19. Skriva ut statistik

Transkript

1 19. Skiva ut statistik version Skriva ut statistik Den här dokumentationen beskriver hur man skriver ut statistik från SPFs medlemsregister via Internet. Observera att bilderna är exempel på hur det ser ut på skärmen. Beroende på vilket operativsystem, vilken webbläsare och vilka skärminställningar du själv har i din dator kan vissa bilder se något annorlunda ut jämfört med de i dokumentationen. Statistik Åldersfördelning beskrivs i dokumentation 27. I SPFs medlemsregister kan man ta ut statistik för den period man själv önskar. Dock får perioden man tar ut statistik för inte passera ett årsskifte. Vill man ta ut statistik för en period över ett årsskifte får man alltså göra två körningar: en för varje år som ingår i den önskade perioden. Denna dokumentation består av följande fyra delar: A. Ta ut statistik för förbundet innevarande år. (Börjar längre ned på denna sida) B. Ta ut statistik för ett distrikt innevarande år. (Börjar på sidan 19.4) C. Ta ut statistik för en lokalförening innevarande år. (Börjar på sidan 19.6) D. Ta ut statistik för ett annat år än innevarande år (funktionen Byt databas ). (Börjar på sidan 19.9) A. Ta ut statistik för förbundet innevarande år. Alla användare, oavsett behörighet ska ha möjlighet att ta fram statistik i form av en förbundssammanställning med en översikt innehållande samtliga distrikt. (I skrivande stund fungerar inte detta för användare i distrikt- och lokalföreningar, men det kommer att fungera inom kort.) 1. Gå till menyn, i den meny som fälls ut går du till, i och med att du för musen till det menyvalet fälls det ut ytterligare en meny: går du till alternativet och klickar på det.. I den menyn 2. Nu öppnas följande bild i fönstret: 19Skrivautstatistik 19.1

2 19. Skiva ut statistik version I denna bild fyller du i för vilken period du vill ta ut statistik. Du skriver de datum du önskar i rutorna Datum fr.o.m och Datum t.o.m: Rutorna är förifyllda med förslag på intervallet från årets början till dagens datum, dvs. den dag du går in för att ta ut statistiken. Detta intervall går givetvis att ändra. Vill du ta ut statistik för en specifik dag skriver du samma datum i båda rutorna. 4. När du valt intervall trycker du på. (Det finne en knapp som är gråmarkerad och heter Skriv ut och som är gråmarkerad. Den är gråmarkerad innan du gjort sökningen så den statistik du önskat kommer fram på skärmen. Sen tänds upp så du kan skriva ut din statistik, se punkt 6 nedan) 5. I och med att du sätter igång sökningen tänker programmet en stund och sedan kommer följande bild fram på skärmen: (Förhoppningsvis är kolumnerna och dess innehåll tillräckligt tydliga för att behöva förklaras ytterligare, därför är det ingen genomgång av dessa i denna dokumentation.) 6. För att skriva ut denna statistik på papper trycker du nu på. 19Skrivautstatistik 19.2

3 19. Skiva ut statistik version Nu börjar programmet jobba och efter en stund kommer följande bild fram på skärmen: (Denna bild kan se annorlunda ut beroende på vilken Windowsversion du har i din dator. Antagligen är bilden på svenska, men den fungerar på samma sätt som denna). 8. I denna bild kan man välja att öppna filen, så man kan se den på skärmen före utskrift, tryck då på (öppna). Man kan också välja att spara filen direkt i datorn, tryck då på (spara) (då får du fram en ruta med möjlighet att döpa filen till det du önskar och välja var i din dator filen ska sparas). Vill du inte att utskriften ska skapas alls så kan du trycka på (avbryt), då kommer du tillbaka till översikten som är avbildad i punkt 5 ovan. 9. Väljer du att trycka på (öppna) öppnas programmet Adobe Reader och så småningom får du fram din statistik på skärmen i form av en pdf-fil. Denna kan du då välja att skriva ut på din skrivare eller spara i din dator: 19Skrivautstatistik 19.3

4 19. Skiva ut statistik version B. Ta ut statistik för ett distrikt innevarande år. Alla användare, oavsett behörighet ska ha möjlighet att ta fram statistik i form av en distriktssammanställning med en översikt innehållande det egna distriktet och alla lokalföreningar ingående i distriktet. (I skrivande stund fungerar inte detta för användare i lokalföreningar, men det kommer att fungera inom kort.) 1. Gå till menyn, i den meny som fälls ut går du till, i och med att du för musen till det menyvalet fälls det ut ytterligare en meny: går du till alternativet och klickar på det.. I den menyn 2. Nu öppnas följande bild i fönstret: 3. Om du är distriktsanvändare eller lokalföreningsanvändare är distriktsrutan redan ifylld med det distrikt du jobbar inom. Då kan du nämligen endast ta ut statistik för det egna distriktet. Har du högre behörighet måste du välja distrikt i rutan. Det gör du med hjälp av. När du klickar på fälls det ut en lista med tillgängliga distrikt. Klicka på det distrikt du vill ta ut statistik för, så att distriktsrutan fylls i så här: (exempel Gotlandsdistriktet). 4. När distrikt är valt fyller du i för vilken period du vill ta ut statistik. Du skriver de datum du önskar i rutorna Datum fr.o.m och Datum t.o.m: Rutorna är förifyllda med förslag på intervallet från årets början till dagens datum, dvs. den dag du går in för att ta ut statistiken. Detta intervall går givetvis att ändra. Vill du ta ut statistik för en specifik dag skriver du samma datum i båda rutorna. 5. När du valt intervall trycker du på. (Det finne en knapp som är gråmarkerad och heter Skriv ut och som är gråmarkerad. Den är gråmarkerad innan du gjort sökningen så den statistik du önskat kommer fram på skärmen. Sen tänds upp så du kan skriva ut din statistik, se punkt 7 nedan) 19Skrivautstatistik 19.4

5 19. Skiva ut statistik version I och med att du sätter igång sökningen tänker programmet en stund och sedan kommer följande bild fram på skärmen: (Förhoppningsvis är kolumnerna och dess innehåll tillräckligt tydliga för att behöva förklaras ytterligare, därför är det ingen genomgång av dessa i denna dokumentation.) 7. För att skriva ut denna statistik på papper trycker du nu på. 8. Nu börjar programmet jobba och efter en stund kommer följande bild fram på skärmen: (Denna bild kan se annorlunda ut beroende på vilken Windowsversion du har i din dator. Antagligen är bilden på svenska, men den fungerar på samma sätt som denna). 9. I denna bild kan man välja att öppna filen, så man kan se den på skärmen före utskrift, tryck då på (öppna). Man kan också välja att spara filen direkt i datorn, tryck då på (spara) (då får du fram en ruta med möjlighet att döpa filen till det du önskar och välja var i din dator filen ska sparas). Vill du inte att utskriften ska skapas alls så kan du trycka på (avbryt), då kommer du tillbaka till översikten som är avbildad i punkt 5 ovan. 19Skrivautstatistik 19.5

6 19. Skiva ut statistik version Väljer du att trycka på (öppna) öppnas programmet Adobe Reader och så småningom får du fram din statistik på skärmen i form av en pdf-fil. Denna kan du då välja att skriva ut på din skrivare eller spara i din dator: C. Ta ut statistik för en lokalförening innevarande år. 1. Gå till menyn, i den meny som fälls ut går du till, i och med att du för musen till det menyvalet fälls det ut ytterligare en meny: går du till alternativet och klickar på det.. I den menyn 2. Nu öppnas följande bild i fönstret: 19Skrivautstatistik 19.6

7 19. Skiva ut statistik version Om du är distriktsanvändare eller lokalföreningsanvändare är distriktsrutan redan ifylld med det distrikt du jobbar inom. Då kan du nämligen endast ta ut statistik för det egna distriktet. Om du är lokalföreningsanvändare är dessutom rutan Lokalförening också ifylld redan, eftersom du då endast kan ta ut statistik för din egen förening. Om du har distriktsbehörighet måste du välja lokalförening och har du ännu högre behörighet måste du först välja distrikt och sedan välja lokalförening: För att välja distrikt går du till rutan och klickar på. Då fälls det ut en lista med tillgängliga distrikt. Klicka på det distrikt du önskar. För att välja lokalförening går du till rutan och klickar på ut en lista med tillgängliga lokalföreningar. Klicka på den lokalförening du önskar.. Då fälls det Exempel på ifyllda rutor (SPF Bagarmossen-Kärrtorp i Stockholmsdistriktet): 4. När distrikt och lokalförening är valda fyller du i för vilken period du vill ta ut statistik. Du skriver de datum du önskar i rutorna Datum fr.o.m och Datum t.o.m: Rutorna är förifyllda med förslag på intervallet från årets början till dagens datum, dvs. den dag du går in för att ta ut statistiken. Detta intervall går givetvis att ändra. Vill du ta ut statistik för en specifik dag skriver du samma datum i båda rutorna. 5. När du valt intervall trycker du på. (Det finne en knapp som är gråmarkerad och heter Skriv ut och som är gråmarkerad. Den är gråmarkerad innan du gjort sökningen så den statistik du önskat kommer fram på skärmen. Sen tänds upp så du kan skriva ut din statistik, se punkt 7 nedan) 19Skrivautstatistik 19.7

8 19. Skiva ut statistik version I och med att du sätter igång sökningen tänker programmet en stund och sedan kommer följande bild fram på skärmen: (Förhoppningsvis är kolumnerna och dess innehåll tillräckligt tydliga för att behöva förklaras ytterligare, därför är det ingen genomgång av dessa i denna dokumentation.) 7. För att skriva ut denna statistik på papper trycker du nu på. 8. Nu börjar programmet jobba och efter en stund kommer följande bild fram på skärmen: (Denna bild kan se annorlunda ut beroende på vilken Windowsversion du har i din dator. Antagligen är bilden på svenska, men den fungerar på samma sätt som denna). 9. I denna bild kan man välja att öppna filen, så man kan se den på skärmen före utskrift, tryck då på (öppna). Man kan också välja att spara filen direkt i datorn, tryck då på (spara) (då får du fram en ruta med möjlighet att döpa filen till det du önskar och välja var i din dator filen ska sparas). Vill du inte att utskriften ska skapas alls så kan du trycka på (avbryt), då kommer du tillbaka till översikten som är avbildad i punkt 5 ovan. 19Skrivautstatistik 19.8

9 19. Skiva ut statistik version Väljer du att trycka på (öppna) öppnas programmet Adobe Reader och så småningom får du fram din statistik på skärmen i form av en pdf-fil. Denna kan du då välja att skriva ut på din skrivare eller spara i din dator: D. Ta ut statistik för ett annat år än innevarande år (funktionen Byt databas ). För att ta ut statistik för ett annat år än innevarande år måste man ta hjälp av den funktion som heter Byt databas. Denna funktion beskrivs nedan. Om man försöker ta ut statistik för ett annat år än innevarande år får man följande meddelande på skärmen: Får du meddelandet klickar du på och följer instruktionen nedan. (Har du inte fått meddelandet men ändå vill byta databas följer du såklart också nedanstående instruktion). 19Skrivautstatistik 19.9

10 19. Skiva ut statistik version Gå till menyn, i den meny som fälls ut går du till och klickar på det alternativet. 2. Nu öppnas följande bild i fönstret: 3. I rutan Databas ska du välja vilket år du vill gå in och titta på. Klicka på så fälls en lista ut med tillgängliga år. (Finns från och med 2005 som var det år då SPFs nya medlemsregister installerades). Klicka på det år du önskar. 4. När du valt år loggas du automatiskt ut ur medlemsregistret och kommer till inloggningssidan: 5. Du loggar in med dina uppgifter precis som vanligt. När du kommer in i registret ser det ut som det brukar, med den skillnaden att du nu är inne i databasen för det år du valt. Om det är ett annat år än innevarande år kan du inte göra några förändringar på de uppgifter du ser. Däremot går det utmärkt att titta på uppgifter och ta ut statistik. Följ denna dokumentation, del A, B eller C för att ta ut den statistik du önskar ur den gamla databasen. 6. När du gjort det du ska i den gamla databasen är det viktigt att du byter databas igen så att du kommer tillbaka till innevarande år. Gör då enligt punkt 1-4 ovan, men välj innevarande år i punkt När du loggats ut och loggat in på nytt är du åter i den aktuella databasen för innevarande år, där du alltså kan göra förändringar och ta ut uppgifter precis som vanligt. 8. Vid varje årsskifte arkiveras det senaste årets databas och görs tillgänglig via funktionen Byt databas. På så sätt kan man alltid gå tillbaka till ett år och se hur förutsättningarna i den egna föreningen/det egna distriktet var under det året. 19Skrivautstatistik 19.10