A. Söka fram de medlemmar som ska vara med i utskriften. (Börjar längre ned på denna sida)

Transkript

1 14. Att göra utskrifter version Att göra utskrifter (etiketter, medlemslista, adresslista, kuvert och födelsedagslista) Den här dokumentationen beskriver hur man gör utskrifter i SPFs medlemsregister via Internet. Observera att bilderna är exempel på hur det ser ut på skärmen. Beroende på vilket operativsystem, vilken webbläsare och vilka skärminställningar du själv har i din dator kan vissa bilder se något annorlunda ut jämfört med de i dokumentationen. Observera att statistik och utskrift av inbetalningskort hanteras i andra dokumentationer än denna. Se dokumenmtation 18 Skriva ut inbetalningskort och dokumentation 19 Statistik. Alla utskrifter i SPFs medlemsregister bygger på att man först söker fram de personer som man vill ha med i sin utskrift och att man sedan väljer vilken typ av utskrift man vill göra. Därför är denna dokumentation uppbyggd av två delar: A. Söka fram de medlemmar som ska vara med i utskriften. (Börjar längre ned på denna sida) B. Skriva ut urvalet av medlemmar. (Börjar på sidan 14.5) a. Etiketter (Sidorna ) Det etikettark som ska användas är: 3 etiketter i bredd, 8 etiketter i höjd, varje etikett är 70mm bred och 37 mm hög. Arket ska inte ha några marginaler utan etiketterna ska vara helt utfallande. Etiketter till brevduveområden (Sidan 14.8) b. Medlemslista (Sidorna ) c. Adresslista (Sidorna ) d. Kuvert (Sidan 14.13) De kuvert som utskriften i dagsläget är gjord för är C5-kuvert utan fönster. Kuvertutskriften kommer att förändras till att bli en pdf-utskrift samt korrigeras i utseende och kompletteras med val av föreningsbrev och begränsad eftersändning. e. Födelsedagslista (Sidorna ) Möjlighet att få ut en lista på de medlemmar som fyllar jämna år (70, 75, 80 osv.). A. Söka fram de medlemmar som ska vara med i utskriften. 1. Börja med att gå till menyn, klicka på den så att undermenyn fälls ut:

2 14. Att göra utskrifter version I denna går man till så att ytterligare en undermeny fälls ut:. Klicka på valet. 2. Nu kommer följande bild fram: Denna bild består av två delar: den övre delen innehåller knappar för de olika utskrifter som går att göra. Den nedre delen innehåller en Sök-funktion där man söker fram de medlemmar man önskar att utskriften ska innehålla. Innan man gjort en sökning kan man inte trycka på utskriftsknapparna, det är därför de är gråfärgade. Vi börjar alltså med att göra en sökning. Sökdelen av bilden består av ett antal olika fält, listor, rutor och boxar. Dessa går att fylla i och kombinera med varandra så att man kan göra det urval man själv önskar vid varje tillfälle. Nedan följer en genomgång av de olika sökdelarna: Namn Funktion Begränsar urvalet till medlemmar inom ett distrikt. Välj distrikt genom att klicka på. Då fälls en lista ut med tillgängliga distrikt (i nummerordning). Klicka på det distrikt du önskar. Obs! Om du är användare på distrikts- eller lokalföreningsnivå är denna ruta förvald till det distrikt du jobbar inom och går inte att ändra

3 14. Att göra utskrifter version Namn (NNNNN = Postnumren skrivs med fem siffror i en följd, ex 75326) Klicka i en bock om du vill söka vänmedlemmar. Klicka bort bocken här annars får du med alla medlemmar. Klicka i en bock här om du vill söka fram intresseanmälda. Klicka bort bocken I de andra rutorna för att få med endast intresseanmälda. Den här rutan måste också vara bockad. Det är denna ruta man bockar i för att skriva ut sammankopplade medlemmar, det fungerar på alla utskrifter utom födelsedagslistan. (ÅÅÅÅMMDD anger hur man skriver datumet, ex ) Funktion Begränsar urvalet till medlemmar inom en lokalförening. Välj lokalförening genom att klicka på. Då fälls en lista ut med tillgängliga lokalföreningar (i nummerordning). Klicka på den lokalförening du önskar. Obs! Om du är användare på lokalföreningsnivå är denna ruta förvald till den lokalförening du jobbar inom och går inte att ändra. Begränsar urvalet till medlemmar som bor inom ett postnummerintervall. Om man vill söka på ett enstaka postnummer fyller man i detta i båda rutorna. Begränsar urvalet till att endast ta med vänmedlemmar. Klicka i rutan så att det sätts en bock där: för att välja att begränsa enligt detta val. Observera du måste ta bort boken I Aktiva annars får du fram både vänmedlemmar medlemmar.. Begränsar urvalet till att endast ta med intresseanmälda personer. Klicka i rutan så att det sätts en bock där: för att välja att begränsa enligt detta val. Begränsar urvalet till att endast ta med medlemmar som har en bock i rutan tidning och alltså får Veteranen. Klicka i rutan så att det sätts en bock där: för att välja att begränsa enligt detta val. Gör så att listor, etiketter, inbetalningskort etc. skapas med hänsyn tagen till sammankoppling i hushåll. Dvs. i en lista står hushållsmedlemmar ihop även om de har olika efternamn, på etiketter står hushållsmedlemmar på samma etikett och på inbetalningskort står de ihop så att de får ett inbetalningskort tillsammans. Klicka i rutan så att det sätts en bock där: för att ta hänsyn till sammankoppling i hushåll. Möjlighet att begränsa urvalet till att ta med medlemmar som gått in i SPF mellan valda datum. Om man vill söka på ett specifikt inträdesår ska det året skrivas i båda intervallrutorna

4 14. Att göra utskrifter version Namn (ÅÅÅÅMMDD anger hur man skriver datumet, ex ) Funktion Möjlighet att begränsa urvalet till att ta med medlemmar som är födda mellan valda datum. Om man vill söka på ett specifikt födelsesår ska det året skrivas i båda intervallrutorna. Möjlighet att begränsa urvalet till att ta med medlemmar som är kvinnor alternativt sådana som är män. Klicka på så fälls det ut en lista på de val som går att göra. Står det Alla kön kommer både män och kvinnor med i urvalet. Du får fram de personer som inte betalt det inskrivna året. Bocka i när du gör detta. (ÅÅÅÅMMDD anger hur man skriver datumet, ex ) Skall vara ibockad. (ÅÅÅÅMMDD anger hur man skriver datumet, ex ) OBS! Använd inte denna knapp om du vill skriva ut etiketter till alla medlemmar, både de som har och de som inte har Brevduveprofil se Etiketter sidan Detta fungerar endast om du varit konsekvent och lagrat betalningsdatum när du fyllt i Förfallolistan. Begränsar urvalet till att endast ta med medlemmar som står som utträdda. Klicka i rutan så att det sätts en bock där: för att välja att begränsa enligt detta val. För att kunna fylla i uppgifter här krävs att man satt en bock för Utträdda medlemmar. Har man det kan man begränsa urvalet ytterligare genom att ange mellan vilka datum medlemmarna utträtt. För att kunna välja en orsak här krävs att man satt en bock för Utträdda medlemmar. Har man det kan man begränsa urvalet ytterligare genom att ange av vilken orsak medlemmarna utträtt. Möjlighet att begränsa urvalet till de medlemmar som är märkta med vissa profiler. Klicka på knappen och välj vilken grupp och vilken profil du vill begränsa urvalet på. Klicka därefter på Lägg till. Du kan lägga till flera olika profiler eller hela profilgrupper. Medlemmar som har någon av de valda profilerna kommer med i urvalet. Vill du ta bort någon profil du valt ur urvalet klickar du på (som blir synlig när man lagt till en profil)

5 14. Att göra utskrifter version När du fyllt i de olika sökrutorna på det sätt du önskar trycker du på. Då sätts sökningen igång utefter de kriterier du angett. 6. Efter en stund är sökningen färdig och ditt sökresultat visas i nedre delen av bilden, under sökknappen, i form av en lista på de medlemmar som motsvarat sökkriterierna. Bilden ser ut så här: Obs persondata är fiktiva. Klicka på texten I listen ovanför sökresultatet för att sortera efter den kolumn du väljer. Obs! Denna lista är bara en översikt över ditt sökresultat och det är alltså ingen medlemslista i sig, som går att skriva ut. För att skriva ut listor, gå till del B nedan. Observera också antalsberäkningen i nedre delen av bilden: Den ger summan hur många medlemmar som visas i översikten. Dock: är det så att sökningen görs med en bock ikryssad för alternativet Hushållsutskick så är siffran totalt inte det antal medlemmar som är med i sökningen, utan antalet hushåll som är med i sökningen. Alltså kommer siffran totalt att vara lägre än det antal medlemmar som faktiskt skrivs ut. Men om man exempelvis skriver ut etiketter med en etikett per hushåll, så anger siffran totalt det antal etiketter som kommer att användas. B. Skriva ut urvalet av medlemmar. När du gjort ditt urval enligt instruktionen ovan (del A) så har knapparna i övre delen av bilden Rapport medlem aktiverats, vilket gör att det nu går att klicka på dem:

6 14. Att göra utskrifter version a. Etiketter 1. Klicka på knappen. 2. Då öppnas en ruta som ser ut så här: 3. Rutan innehåller följande delar: Denna ruta erbjuder möjlighet att få viss extrainformation utskriven på varje etikett. Exempelvis kanske någon förening använder sig av brevduvedistrikt i sin förening och vill att distriktskoden ska vara synlig på etiketten. För att välja bland den extrainformation som är möjlig att skriva ut klickar man på så att en lista på tillgängliga alternativ blir synlig. Klicka sedan på det alternativ du önskar. Denna ruta erbjuder möjlighet att välja mellan olika sorteringsalternativ för etiketterna när de skrivs ut. För att välja bland de sorteringsalternativ som är möjliga klickar man på så att en lista på tillgängliga sorteringar blir synlig. Klicka sedan på det alternativ du önskar. 4. När du gjort de val du önskar i rutan ovan klickar du på

7 14. Att göra utskrifter version Efter en stund öppnas programmet Adobe Reader och du kan välja om du vill Spara utskriften i din dator eller Öppna den och se den på skärmen. (Beroende på vilket operativ-system du har i din dator kan ovanstående bild vara på svenska) 6. När du har utskriften öppen på skärmen, och alltså ser etiketterna, kan du välja att skriva ut dem på din skrivare. OBS! När man väljer att skriva ut från Adobe Reader så kommer man till ett fönster som innehåller olika utskriftsalternativ. Under rubriken Sidhantering finns en funktion som kallas Sidskalning. Inställningen i rutan intill den rubriken ska vara Ingen: Observera att med en del skrivare passar det bättre med sidskalning så prova detta i fall du får problem med utskriften. Du kan också behöva använda Egendefinierat format för att texten skall hamna rätt på etiketten, använd samma bredd som A4 (210 * 297 mm) men gör sidan några millimeter längre till att börja med. Gör en provutskrift på skrotpapper och mät skillnaden och justera därefter, efter några försök brukar resultatet bli godtagbart

8 14. Att göra utskrifter version Etiketter till brevduvor. För att få flera brevduveområden utskrivna områdesvis måste du välja profilgruppen i Extrainformation och välja Profil, postnummer, Adress I Sortering. Utskriften sker sedan enligt ovan. Om du vill ha med dem som saknar profil och dem med profil så gör som det står nedanför bilden. Utskrift av alla etiketter med dem som saknar brevduveprofil först. 1. Arkiv/Rapport/Medlem. 2. Bocka i Hushållskoppling (Om du vill ha det så vilket är troligt). 3. Lägg INTE till någon "Adress" profil. 4. Klicka sök. 5. När du fått fram listan. 6. Klicka Etiketter. 7. Välj "Extrainformation" Profil Adress. 8. Välj "Sortering" Profil, postnummer, adress. 9. Klicka OK. 10. Du får nu fram etiketterna sorterade så att de som saknar brevduveprofil kommer först därefter kommer brevduveprofilerna i stigande ordning. 11. Klart att skriva ut

9 14. Att göra utskrifter version b. Medlemslista 1. Klicka på knappen. 2. Då öppnas en ruta som ser ut så här: 3. Denna ruta innehåller följande delar: I fältet Underrubrik kan du själv ge din utskrift ett extra namn, som blir synligt på utskriften. Utskriften har redan rubriken Medlemsförteckning, men du kanske vill lägga till vad listan är avsedd till, exempelvis Kassörens lista eller Avprickning månadsmöte. Man behöver inte skriva något i detta fält, utan man kan lämna det blankt. I rutan Datum anger man det datum som man vill att utskriften ska märkas med. Datumet som föreslås är dagens datum och normalt sett ska man inte ändra det datumet. Det står nämligen som Utskriftsdatum på utskriften och det kan vara praktiskt att datumet faktiskt är det då man skrev ut rapporten. Men det går alltså att ändra ifall man så skulle önska. Denna ruta erbjuder möjlighet att välja mellan olika sorteringsalternativ för medlemmarna i listan, när den skrivs ut. För att välja bland de sorteringsalternativ som är möjliga klickar man på så att en lista på tillgängliga sorteringar blir synlig. Klicka sedan på det alternativ du önskar

10 14. Att göra utskrifter version När du gjort de val du önskar i rutan ovan klickar du på 5. Efter en stund öppnas programmet Adobe Reader och du kan välja om du vill Spara utskriften i din dator eller Öppna den och se den på skärmen. (Beroende på vilket operativ-system du har i din dator kan ovanstående bild vara på svenska) 6. När du har utskriften öppen på skärmen, och alltså ser medlemslistan, kan du välja att skriva ut den på din skrivare. OBS! När man väljer att skriva ut från Adobe Reader så kommer man till ett fönster som innehåller olika utskriftsalternativ. Under rubriken Sidhantering finns en funktion som kallas Sidskalning. Inställningen i rutan intill den rubriken ska vara Ingen: Observera att med en del skrivare passar det bättre med sidskalning så prova detta i fall du får problem med utskriften

11 14. Att göra utskrifter version c. Adresslista 1. Klicka på knappen. 2. Då öppnas en ruta som ser ut så här: 3. Denna ruta innehåller följande delar: I fältet Underrubrik kan du själv ge din utskrift ett extra namn, som blir synligt på utskriften. Utskriften har redan rubriken Adresslista, men du kanske vill lägga till vad listan är avsedd till, exempelvis Inför skidtävling eller Avprickning månadsmöte. Man behöver inte skriva något i detta fält, utan man kan lämna det blankt. I rutan Datum anger man det datum som man vill att utskriften ska märkas med. Datumet som föreslås är dagens datum och normalt sett ska man inte ändra det datumet. Det står nämligen som Utskriftsdatum på utskriften och det kan vara praktiskt att datumet faktiskt är det då man skrev ut rapporten. Men det går alltså att ändra ifall man så skulle önska. Denna ruta erbjuder möjlighet att välja mellan olika sorteringsalternativ för medlemmarna i listan, när den skrivs ut. För att välja bland de sorteringsalternativ som är möjliga klickar man på så att en lista på tillgängliga sorteringar blir synlig. Klicka sedan på det alternativ du önskar

12 14. Att göra utskrifter version När du gjort de val du önskar i rutan ovan klickar du på 5. Efter en stund öppnas programmet Adobe Reader och du kan välja om du vill Spara utskriften i din dator eller Öppna den och se den på skärmen. (Beroende på vilket operativ-system du har i din dator kan ovanstående bild vara på svenska) 6. När du har utskriften öppen på skärmen, och alltså ser medlemslistan, kan du välja att skriva ut den på din skrivare. 14 OBS! När man väljer att skriva ut från Adobe Reader så kommer man till ett fönster som innehåller olika utskriftsalternativ. Under rubriken Sidhantering finns en funktion som kallas Sidskalning. Inställningen i rutan intill den rubriken ska vara Ingen: Observera att med en del skrivare passar det bättre med sidskalning så prova detta i fall du får problem med utskriften

13 14. Att göra utskrifter version d. Kuvert 1. Klicka på knappen. 2. Då öppnas en ruta som ser ut så här: 3. Rutan innehåller följande: Denna ruta erbjuder möjlighet att välja mellan olika sorteringsalternativ för kuverten när de skrivs ut. För att välja bland de sorteringsalternativ som är möjliga klickar man på så att en lista på tillgängliga sorteringar blir synlig. Klicka sedan på det alternativ du önskar. Om du sätter en bock I rutan Skriv ut avsändare får du föreningens namn och adress utskriven I övre vänstra hörnet om du fyllt I denna information I lokalföreningsuppgifterna. 4. När du gjort de val du önskar i rutan ovan klickar du på. 5. Efter en stund är utskriften skapar och du kan välja om du vill Spara utskriften i din dator eller Öppna den och se den på skärmen

14 14. Att göra utskrifter version (Beroende på vilket operativ-system du har i din dator kan ovanstående bild vara på svenska) 6. När du har utskriften öppen på skärmen, och alltså ser kuverten, kan du välja att skriva ut dem på din skrivare

15 14. Att göra utskrifter version e. Födelsedagslista 1. Klicka på knappen. 2. Då öppnas en ruta som ser ut så här: 3. Denna ruta innehåller följande delar: I fältet Underrubrik kan du själv ge din utskrift ett extra namn, som blir synligt på utskriften. Utskriften har redan rubriken Födelsedagslista, men du kanske vill lägga till vad listan är avsedd till, exempelvis Styrelsens lista Man behöver inte skriva något i detta fält, utan man kan lämna det blankt. I dessa två rutor anger man hur gamla medlemmarna ska vara för att komma med på listan år är förvalt intervall, men man kanske inte börjar uppvakta medlemmar förrän de fyller 75 och då kan man ju skriva in det i rutan Fr.o.m ålder. Observera att de medlemmar som kommer med är de som fyller jämnt, med 5- årsintervall, alltså 65, 70, 75 osv. I denna ruta anger man för vilket år man vill ta ut födelsedagslistan. Man kan alltså redan i slutet av ett år ta fram en lista för kommande år

16 14. Att göra utskrifter version I rutan Utskriftsdatum anger man det datum som man vill att utskriften ska märkas med. Datumet som föreslås är dagens datum och normalt sett ska man inte ändra det datumet. Det står nämligen som Utskriftsdatum på utskriften och det kan vara praktiskt att datumet faktiskt är det då man skrev ut rapporten. Men det går alltså att ändra ifall man så skulle önska. 4. När du gjort de val du önskar i rutan ovan klickar du på 5. Efter en stund öppnas programmet Adobe Reader och du kan välja om du vill Spara utskriften i din dator eller Öppna den och se den på skärmen. (Beroende på vilket operativ-system du har i din dator kan ovanstående bild vara på svenska) 6. När du har utskriften öppen på skärmen, och alltså ser medlemslistan, kan du välja att skriva ut den på din skrivare

17 14. Att göra utskrifter version OBS! När man väljer att skriva ut från Adobe Reader så kommer man till ett fönster som innehåller olika utskriftsalternativ. Under rubriken Sidhantering finns en funktion som kallas Sidskalning. Inställningen i rutan intill den rubriken ska vara Ingen. Observera att med en del skrivare passar det bättre med sidskalning så prova detta i fall du får problem med utskriften