Manual Revision: A. Medlemssystem - Föreningssupport.se Version

Transkript

1 Manual Revision: A Medlemssystem - Version

2 Innehållsförteckning Allmänt om Medlemssystemet... 5 Funktioner... 5 Systemkrav... 5 Support... 6 Om administrationen... 6 Att tänka på... 6 Om manualen... 7 Medlemssystemet... 8 Inloggning... 8 Modulbilden... 8 Startsidan... 9 Arbeta med medlemmar och intressenter Lägga till ny medlem Ändra befintlig medlem Utträde av medlem Utträde av medlem i hushåll Återregistrera medlem Hushållskoppling Sammankoppla medlemmar i ett hushåll Avregistrera medlem i hushåll Ta bort hushållskoppling Redigera förenings- och distriktsuppgifter Lägga in logotyp Registrera styrelseledamöter Registrera förtroendeuppdrag Sök och Skriv ut Medlem och Intressent Enkel sökning Utökad sökning Sökresultatet Sida 2 av 57

3 Skriva ut en medlemslista Skriva ut en profillista Skriva ut Brev/Inbetalningskort Skriva ut Etiketter och Kuvert Ta ut en Excel-fil Felsökning Spara urval Skriva ut en lista på styrelsen eller övriga förtroendevalda Använda funktionen Intresseanmäld Skapa inbetalningskort till nya medlemmar (intresseanmälda) Aktivera intresseanmälda Använda profiler för kategorisering Lägga upp en profilgrupp Lägga in profiler i profilgruppen Koppla profil till en medlem Söka fram medlemmar som är märkta med profil Grupputskick Skapa ett grupputskick Välj mottagare Betalningsrutin för medlemsavgift Manuell avprickning av inbetalningar Automatisk avprickning med OCR FAQ - Vanliga frågor/svar och problemlösning Behörighetsnivåer Ordlista Fältbeskrivning: Ny/ändra medlem Inställningar för Acrobat Reader Tilläggsfunktioner Bli medlem via webben (Intresseanmälningar) E-postlista Sida 3 av 57

4 Min Sida Värva nya medlemmar Medlemskort Avisera medlemsavgifter Webbverktyg (Webtool) Sida 4 av 57

5 Allmänt om Medlemssystemet Medlemssystemet bygger på webbteknik och all administration sker i ett webbgränssnitt. Systemet finns installerat hos, Bizsys AB i Söderhamn. Registret är skiktat i tre huvudsakliga behörighetsnivåer; riks, region och lokalförening. Riks kan administrera hela registret. Region kan administrera sina föreningar Lokalförening kan administrera sina egna medlemmar. (Benämningarna på nivåerna kan vara andra än dessa) Funktioner Medlemshantering Hushållskopplingar Intressenthantering Intressent = icke medlem Föreningsadministration föreningens kontaktuppgifter, styrelse mm Statistik Förändringar över tid, åldersfördelning Rapporter utskrifter, etiketter och datafiler Avisering av medlemsavgift + avstämning Systemkrav OBS! Systemkrav för att kunna köra medlemssystemet är Internet Explorer, två senaste versionerna. Senaste versionen går att ladda ned gratis från Microsofts webbplats: Andra webbläsare (exempelvis Google Chrome och Firefox) kan orsaka problem vid användandet av medlemssystemet (En kontroll av vilken webbläsare som används görs vid inloggning). Sida 5 av 57

6 Du behöver också Adobe Reader: Microsoft Excel behövs om du vill ta ut datafiler i det formatet. Excel ingår i Office-paketet. Det finns också en gratis Excel-läsare som finns att ladda ner på Microsofts webbplats. Support Support och hjälp med systemet får du normalt hos ditt förbund. Om du i undantagsfall behöver kontakta Föreningssupport direkt så når du oss på support@foreningssupport.se Om administrationen Medlemssystemets alla funktioner finns i menyerna (Arkiv, Konfigurera, Hjälp, Program och Logga ut). Beroende på vilken behörighet du har så visas endast de menyer du har tillgång till. Som komplement till menyn finns i högerkant knapparna Ny medlem och Öppna medlem. Detta är snabbknappar till de två vanligaste funktionerna i systemet. Genom att använda dessa behöver du inte gå in under menyn arkiv/öppna/medlem osv. Bredvid snabbknapparna ligger också en ruta för direkt sökning på personnummer/medlemsnummer. Att tänka på När man arbetar i webbmiljö är det viktigt att tänka på att trycka på spara - knappen när man gjort en förändring. Programmet sparar aldrig utan att man själv valt det. Spara - knappen ligger alltid längst ner i fönstret. När du arbetat klart i systemet trycker du på Logga ut, eller stänger ner webbläsaren. Detta för att undvika att obehörig kommer åt uppgifterna i medlemssystemet. För att kunna skriva ut etiketter, kuvert, inbetalningskort med mera, behövs Adobe Reader installerat på din dator. För att ta ut filer i Excel behövs Microsoft Excel (Officepaketet) installerat på din dator. Sida 6 av 57

7 Om manualen Observera att detta är en generell manual och att avvikelser kan förekomma i ert specifika system. Som exempelbilder har använts utseendet som finns vid standardinstallation. Saknar ni något i manualen eller tycker att något borde ändras är ni välkommen med önskemål och synpunkter, e-postadress: support@foreningssupport.se Sida 7 av 57

8 Medlemssystemet På de följande sidorna beskrivs steg för steg hur man utför vanliga uppgifter i medlemssystemet och hur saker och ting kan fungera. Ditt förbund har stora möjligheter att styra utseende och innehåll och funktion, för lokala rutiner gällande din förening eller ditt förbund, se eventuell särskild dokumentation. Det kan också skilja sig något vilka standardfält som finns i ditt system, vilket innebär att hänvisningar i manualen inte alltid är korrekta. Tanken är att du ska bli bekant med systemet för att sedan kunna vara kreativ och hitta lösningar som passar just er verksamhet. Inloggning För att komma in i systemet så öppnar du Internet Explorer och skriver in följande adress i adressfältet: på ditt förbund/open24 Där loggar du in med det användarnamn och lösenord du blivit tilldelad. Dessa uppgifter har du antingen fått från förbundet, ditt distrikt eller från någon annan användare i din lokalförening. Obs! Var noggrann när du skriver in användarnamn och lösenord. Det är viktigt att skilja på små och stora bokstäver. Se till att Caps Lock inte är aktiverad, så du inte av misstag skriver stora bokstäver när det ska vara små och tvärtom. Beroende på din behörighet kommer du efter inloggning till en av två bilder; startsidan alternativt modulbilden. Modulbilden Modulbilden innehåller ett antal olika moduler beroende på din behörighetsnivå. Klicka på Medlemsregister för att komma till Startsidan. Sida 8 av 57

9 Startsidan På startsidan finns olika rutor med information. Snabbstatistik Detta visar en snabb översikt av innehållet i registret. Nyheter Här publicerar nyheter som rör systemet. Detta kan vara uppdateringar eller andra nyheter ni som användare har nytta av. Nyheter från förbund eller annan övergripande systemadministratör Här publiceras instruktioner eller annat från ert förbund. Registrerade händelser utförda av utomstående Registrerade händelser utförda av utomstående kan visas på startsidan. Detta är ändringar som gjorts på en medlem av någon annan än den föreningsanvändare som är inloggad. Det kan vara ändringar som gjorts av förbund eller distrikt. Det kan också vara ändringar som är gjorda av en annan förening, om man använder sig av vänmedlemskap. Funktionen används inte av alla kunder. Du kan själv bocka av att du läst listan genom att trycka Markera alla och Arkivera markerade. Du raderar då endast meddelandet från listan inget ändras i medlemsregistret. Begärda uppdateringar Ibland visas en knapp Begärd uppdatering. Detta används framförallt i samband med att man använder adressuppdatering via Spar. Klicka på knappen för att komma till en lista som visar vilka uppdateringar Spar föreslår dig att göra. På listan kan du antingen acceptera ändringen eller avslå. Senaste ändringar Här visas de medlemmar som senast ändrats. Sida 9 av 57

10 Arbeta med medlemmar och intressenter Det finns två typer av poster i registret medlemmar (aktiva, utträdda och ännu ej betalda medlemmar) och intressenter (icke medlemmar, t ex prenumeranter eller andra kontakttyper). I ditt system kan intressenter kallas för något annat, exempelvis prenumeranter, kontakter eller möjligen inte användas alls. Nya medlemmar som ännu inte betalt sin medlemsavgift registreras i systemet som "Intresseanmälda". Lägga till ny medlem Gå till Arkiv/nytt/medlem (alt. klicka på knappen Ny medlem uppe i menyraden). Sidan Ny medlem visas. Vilka fält som finns på sidan beror på den konfiguration som gjordes när ert system installerades. Sida 10 av 57

11 Fyll i formuläret. Förklaring till vanliga nummer- och textformat finns i ordlistan senare i manualen. Tryck på knappen Spara, längst ned på sidan. Ändra befintlig medlem Gå till Arkiv/öppna/medlem (alt. klicka på Öppna medlem uppe i menyraden). Sök i sökbilden: Fyll i ett av sökfälten, eller kombinera ihop flera för att hitta rätt medlem. Det går att ange delar av nummer och namn. Klicka på en medlem för att öppna den. Bilden redigera medlem visas Fyll i ändringarna i formuläret Klicka på knappen Spara längst ned på sidan. Utträde av medlem När man utträder en medlem innebär det att medlemmen avregistreras som aktuell Sida 11 av 57

12 medlem. Den utträdda medlemmen finns kvar i registret som utträdd. Det går endast att söka på medlemmen genom att kryssa i rutan Utträdda medlemmar i sökbilden. Gå till Arkiv/Öppna/Medlem Sök efter den medlem du vill utträda Öppna medlemmen genom att klicka på namnet Längst ned i bilden finns knappen Utträde av medlem Välj vilket datum som ska registreras samt välj orsak till utträdet Tryck OK Vid utträde sker även följande: Eventuella uppdrag avslutas. Eventuella vänmedlemsskap avslutas. Eventuella familjekopplingar bryts. Obetalda fakturor makuleras. Utträde av medlem i hushåll Om en medlem som är sammankopplad i ett hushåll (familj) ska utträdas, så ska hushållskopplingen först tas bort. Därefter söker man fram medlemmen som ska utträdas och utträder enligt tidigare instruktion. Ta bort hushållskoppling Gå till Arkiv/Öppna/Medlem Sök efter medlem som ska kopplas bort och öppna den. Om du är inne på huvudmedlemmen så står det Huvudmedlem i hushåll längst upp i bilden. Om du är på hushållsmedlemmen, så står det Medlem i hushåll längst upp i bilden. Öppna hushållets huvudmedlem genom att trycka på huset som finns intill en av medlemmarna under rubriken Hushållskoppling. Huvudmedlemmen öppnas. Sida 12 av 57

13 Koppla bort den medlem som ska avregistreras genom att trycka på papperskorgen intill medlemmen under rubriken Hushållskoppling. OBS! Spara ändringen. Öppna sedan den frikopplade medlemmen och gör ett utträde enligt instruktioner ovan. Återregistrera medlem Om en medlem kommer tillbaka till föreningen kan den återaktiveras igen. Då behöver man inte knappa in all medlemsdata på nytt. Gå till Arkiv/Öppna/Medlem. I sökrutan kryssar du i Utträdda medlemmar. Då visas endast utträdda medlemmar. Ange eventuellt fler sökalternativ. Tryck Sök Klicka på medlemmen för att öppna. Längst ned på medlemsbilden finns knappen Återregistrera Medlem Klicka på Återregistrera Medlem. Medlemmen blir då aktiv och utträdesdatum, samt utträdesorsak tas bort. Vid återregistrering sker även följande: Utträdesdatum tas bort. Utträdesorsak tas bort. Förfallodatum räknas upp (medlemskapet är betalt). Hushållskoppling Sammankoppling av medlemmar i samma hushåll görs främst av två orsaker; dels så vill sammanboende ofta ha en gemensam faktura eller tidning, i stället för två. Dels vill lokalföreningar ofta slippa skicka två brev till medlemmar i samma hushåll och vill därför att de är sammankopplade så att det endast skrivs ut en adressetikett för hushållet. I medlemssystemet kallas de som sammankopplas för Huvudmedlem i hushåll respektive Medlem i hushåll. Denna benämning är egentligen av teknisk betydelse för att databasen Sida 13 av 57

14 ska kunna göra sammankopplingen på ett enkelt sätt. Vem som blir Huvudmedlem och vem som inte blir det i en sammankoppling är helt slumpmässigt. Ofta är det den i ett hushåll som blivit medlem som står som Huvudmedlem men det finns undantag från det också. Sammankoppla medlemmar i ett hushåll Det finns tre olika scenarier som kan uppstå när det gäller att sammankoppla medlemmar. Man registrerar en ny medlem som ska sammankopplas med en befintlig medlem i registret. Man registrerar en ny medlem som ska sammankopplas med en annan ny medlem, som ännu inte är registrerad i registret. Man har två sedan tidigare befintliga medlemmar som man vill sammankoppla. Nedan beskrivs respektive scenario för sig. Registrera en ny medlem som ska sammankopplas med en annan ny medlem Börja med att registrera din nya medlem. Antingen utför du hela registreringen och trycker på Spara innan du går vidare eller så fyller du i alla uppgifter på din nya medlem och går vidare i denna dokumentation innan du sparar. I nyregistreringsbilden finns en knapp som heter Skapa ny medlem. Klicka på den. Nu ändrar ditt registreringsfönster utseende. En bild öppnas som heter Ny medlem i hushåll, den ser ut precis som den vanliga bilden för nyregistrering av medlem. Skillnaden är att uppgifter om adress, telefon och föreningstillhörighet redan är förvalt utefter de uppgifter man fyllt i på den första nya medlemmen. Nu fyller du i personnr, förnamn och efternamn på den nya medlemmen i hushållet. Övriga uppgifter går inte att ändra, eftersom de ska vara lika som för den första medlemmen i hushållet. När du fyllt i uppgifter går du längst ned på sidan och trycker Spara. Du kommer nu åter till den första medlemmen i hushållet med tillägget att den nu har uppgifter om medlem i hushåll. Gå nu längst ned i första medlemmens bild och tryck Spara. Sida 14 av 57

15 Du har nu lagt in två nya medlemmar i medlemsregistret och de båda är sammankopplade. Sammankoppla två befintliga medlemmar Om du har två medlemmar som redan finns i medlemsregistret och som du vill sammankoppla börjar du med att söka fram den ena medlemmen. När du fått fram den aktuella medlemmens översiktsbild på skärmen klickar du på Lägg till befintlig medlem vid rubriken Medlemmar i hushåll. Nu öppnas ett fönster där du kan söka fram den medlem som ska sammankopplas med den medlem du sökt fram. När du hittat den medlem du önskar sammankoppla din nya medlem med klickar på du medlemmens personnummer eller namn. Om du gjort rätt val och är klar med din nyregistrering i övrigt klickar du på Spara längst ned till vänster. Nu är dina två medlemmar sammankopplade med varandra. Avvikelser som kan dyka upp när du sammankopplar medlemmar Om du ska sammankoppla två medlemmar kan det vara så att den ena av medlemmen redan finns i medlemsregister som utträdd. Då får du meddelande om det på skärmen och måste återregistrera medlemmen innan sammankoppling kan ske. Följ då dokumentation för Återregistrera en medlem innan du genomför sammankopplingen. Avregistrera medlem i hushåll Om en medlem som är sammankopplad i ett hushåll (familj) ska avregistreras, så ska hushållskopplingen först tas bort. Därefter söker man fram medlemmen som ska avregistreras och avregistrerar enligt tidigare instruktion. Ta bort hushållskoppling Om du avregistrerar en medlem som är sammankopplad med en annan medlem bryts sammankopplingen automatiskt och programmet ser också till att den medlem som är kvar får ev. tidning (genom att rutan vid fältet Tidning i medlemsöversikten ikryssad). Sida 15 av 57

16 Om du vill bryta en sammankoppling mellan två medlemmar söker du först fram någon av de medlemmar som ingår i sammankopplingen. Gå till Arkiv/Öppna/Medlem och sök efter medlem som ska kopplas bort och öppna den. Om du är inne på huvudmedlemmen så står det Huvudmedlem i hushåll längst upp i bilden. Om du är på hushållsmedlemmen, så står det Medlem i hushåll längst upp i bilden. Det är endast på en huvudmedlem som du kan bryta sammankoppling. Om du kommer in på hushållsmedlemmen som måste du ta dig till huvudmedlemmen först. Öppna hushållets huvudmedlem genom att trycka på huset som finns intill en av medlemmarna under rubriken Hushållskoppling. Huvudmedlemmen öppnas. Koppla bort den medlem som ska avregistreras genom att trycka på papperskorgen intill medlemmen under rubriken Hushållskoppling. OBS! Spara. Öppna sedan den frikopplade medlemmen och avregistrera enligt instruktioner ovan. Vad händer med sammankopplade medlemmar vid avregistrering av någon av de sammankopplade medlemmarna? Hushållskopplingen bryts automatiskt och den kvarstående medlemmen har kvar sina uppgifter om medlemskapet och får eventuell medlemstidning. adressändring Den andra medlemmen i hushållet får också ändrad adress per automatik. utskrifter på listor och etiketter etc. Man kan välja om dessa ska skrivas ihop på listor och etiketter etc. eller om de ska skrivas var och en för sig. Sida 16 av 57

17 Redigera förenings- och distriktsuppgifter Gå till Arkiv/öppna/lokalförening alt. distrikt/region/län. Klicka på föreningsnamnet för att öppna. Bilden Redigera lokalförening visas. Fyll uppgifterna i formuläret Tryck på Spara. Man kan man lägga till egna fält (customfält) i föreningsbilden. Fälten är låsbara, detta innebär att beroende på vilka rättigheter man har som användare kan man ändra på innehållet eller endast läsa innehållet i dessa fält. Notera att egna fält måste beställas hos föreningssupport. Lägga in logotyp Klicka på "Lägg till/ändra logotyp". Klicka på "Bläddra" för att välja din bildfil och spara. Sida 17 av 57

18 Lämplig storlek på bilden är 202x72px. Bildfilen får vara max 100kb. Nu syns den uppladdade logotypen på föreningsbilden (se bild nedan). Klicka på "lägg till/ändra logotyp" för att ändra eller ta bort. Logotypen syns nu på medlemslistor......och i brevhuvuden. Sida 18 av 57

19 Registrera styrelseledamöter Styrelsens ledamöter läggs in från föreningsbilden. Gå till Arkiv/Öppna/Förening. Längst ned i bild finns Styrelseuppdrag. Klicka på pilen i högerkant för att fälla fram. Första gången funktionen används bör man Konfigurera styrelsen. Det betyder att man väljer vilken typ av ledamöter man har i styrelsen, samt hur många ledamöter av varje sort som ska finnas. Klicka på Konfigurera styrelse. Fyll i uppgifterna. Tryck OK. OBS! Kom ihåg att trycka på Spara i det här läget. Annars sparas inte inställningarna du nyss gjort. Varje styrelseuppdrag kan nu antingen vara tillsatt av en person eller vakant. Klicka på Vakant för att tillsätta en person. Sök upp medlemmen. Klicka Spara Du kan nu redigera tillträdesdatum genom att klicka Redigera - symbolen (mappen). Kom ihåg att Spara efter du gjort ändring. Sida 19 av 57

20 För att avsätta en styrelseledamot klickar du på papperskorgen. Kom ihåg att Spara Registrera förtroendeuppdrag Övriga förtroendeuppdrag kan registreras separerat från styrelsen men på precis samma sätt genom att använda fältet nedanför styrelseuppdrag. Denna funktion måste dock aktiveras från förbundshåll innan den kan användas. Sida 20 av 57

21 Sök och Skriv ut Medlem och Intressent Det går att få ut en mängd olika rapporter ur systemet, t ex Medlemslista, Etiketter, Excel filer, inbetalningskort mm. Samtliga utskrifter i medlemssystemet bygger på att man först söker fram de personer som man vill ha med i sin utskrift och att man sedan väljer vilken typ av utskrift man vill göra. Sidan Sök och Skriv ut består av två delar: den övre delen innehåller knappar för de olika utskrifter som går att göra. Den nedre delen innehåller ett sökformulär där man söker fram de medlemmar man önskar att utskriften ska innehålla. Innan man gjort en sökning kan man inte trycka på utskriftsknapparna, det är därför de är gråfärgade. Vi börjar alltså med att göra en sökning genom att öppna: Sök och skriv ut/medlemmar och intressenter från Arkiv-menyn. Det finns två typer av sökformulär; enkel och utökad sökning. Du växlar mellan de två formulären genom att klicka på respektive flik. Sida 21 av 57

22 Enkel sökning I enkel sökning startar sökningen direkt när du väljer sökalternativ. Alternativ kan ej kombineras i enkel sökning förutom valet om hushållsutskick. Distrikt: Begränsar urvalet till medlemmar inom valt distrikt. Förening: Begränsar urvalet till medlemmar inom vald lokalförening. Medlemmar: Begränsar urvalet till att endast ta med medlemmar. Tar ej hänsyn till betalning. Intresseanmälda: Begränsar urvalet till att endast ta med intresseanmälda personer. Betalda: Urval avgörs utifrån om förfallodatumet ej har passerats. Obetalda: Urval avgörs utifrån om förfallodatumet har passerats. Utträdda: Begränsar urvalet till att endast ta med medlemmar som står som utträdda. Intresseanmälda: Begränsar urvalet till att endast ta med intresseanmälda. Intressenter: Begränsar urvalet till att endast ta med intressenter. Hushållsutskick: Gör så att listor, etiketter, inbetalningskort etc. skapas med hänsyn tagen till sammankoppling i hushåll. I en lista står hushållsmedlemmar ihop även om de har olika efternamn, på etiketter står hushållsmedlemmar på samma etikett och på inbetalningskort står de ihop så att de får ett inbetalningskort tillsammans. Klicka i rutan så att det sätts en bock där för att ta hänsyn till sammankoppling i hushåll. Utökad sökning För att göra kombinerade urval går du till fliken Utökad sökning. Fyll i sökkriterier i formuläret och tryck sedan Sök längst ned i bilden. Därefter kan resultatet tas ut i olika former genom att trycka på knapparna längst upp i bilden. Tillhörighet Distrikt: Begränsar urvalet till medlemmar inom ett distrikt. Förening: Begränsar urvalet till medlemmar inom en lokalförening. Vänmedlemmar: Begränsar urvalet till att endast ta med vänmedlemmar. Sida 22 av 57

23 Medlemsstatus Aktiva: Begränsar urvalet till att endast ta med medlemmar. Tar ej hänsyn till betalning. Utträdda: Begränsar urvalet till att endast ta med medlemmar som markerats som utträdda. Intresseanmälda: Begränsar urvalet till intresseanmälda. Medlemstyp: Välj mellan medlemmar och intressenter. Inträdesdatum: Möjlighet att begränsa urvalet till att ta med medlemmar som gått in mellan valda datum. Om man vill söka på ett specifikt inträdesår ska det året skrivas i båda intervallrutorna. Fälten kan användas var för sig eller tillsammans och datum anges i formatet ÅÅÅÅMMDD. Utträdesdatum: För att kunna fylla i uppgifter här krävs att man satt en bock för Utträdda medlemmar. Har man det kan man begränsa urvalet ytterligare genom att ange mellan vilka datum medlemmarna utträtt. Fälten kan användas var för sig eller tillsammans och datum anges i formatet ÅÅÅÅMMDD. Utträdesorsak: För att kunna välja en orsak här krävs att man satt en bock för Utträdda medlemmar. Har man det kan man begränsa urvalet ytterligare genom att ange av vilken orsak medlemmarna utträtt. Betalstatus Betalda: Sätter förfallodatum(from) till dagens datum. Obetalda: Sätter förfallodatum(tom) till morgondagens datum. Förfallodatum: Begränsar urvalet till medlemmar med ett förfallodatum mellan datum i rutorna from och tom. Fälten kan användas var för sig eller tillsammans och datum anges i formatet ÅÅÅÅMMDD. Senast betalt: Begränsar urvalet till medlemmar som betalat medlemsavgiften mellan datum i rutorna from och tom. Fälten kan användas var för sig eller tillsammans och datum anges i formatet ÅÅÅÅMMDD. Geografi Postnummer: Begränsar urvalet till medlemmar som bor inom ett postnummerintervall. Om man vill söka på ett enstaka postnummer fyller man i detta i båda rutorna Postnumren anges i formatet NNNNN, fem siffror i en följd, ex Bor i Län/Bor i kommun/bor i Land: Begränsar urval utifrån geografisk område. Profiler Välj om du vill att resultatet ska inkludera/exkludera medlemmar som har någon av de sökta profilerna, eller som har alla de sökta profilerna. Sida 23 av 57

24 Alla profiler/någon av profilerna: Lägg till en eller flera profiler genom att trycka på Lägg till profil. Välj profil genom att först välja Grupp och sedan Profil. Du kan även välja att inkludera hela profilgruppen. Det betyder att systemet söker på alla ingående profiler, dvs hela Profilgruppen. Tryck Lägg till. Gör om proceduren för att lägga till fler profiler. Undanta profiler: Du kan även välja att Undanta profiler. Det innebär att medlemmen inte ska ha den profilen för att komma med i sökträffen. Gör på samma sätt som ovan. För att ta bort en tillagd profil från söknigen trycker du på soptunnan bredvid profilens namn. Övrigt Tidning: Möjlighet att sortera fram de medlemmas som vill ha tidning respektive vill ej ha tidning. Kön: Möjlighet att begränsa urvalet till att ta med medlemmar som är kvinnor alternativt sådana som är män. Står det Alla kön kommer både män och kvinnor med i urvalet. Födelsedatum: (from-tom) Möjlighet att begränsa urvalet till att ta med medlemmar som är födda mellan valda datum. Om man vill söka på ett specifikt födelsesår ska det året skrivas i båda intervallrutorna. Slumpa: Slumpar fram angivet antal medlemmar. Hushållsutskick: Gör så att listor, etiketter, inbetalningskort etc. skapas med hänsyn tagen till sammankoppling i hushåll. Dvs. i en lista står hushållsmedlemmar ihop även om de har olika efternamn, på etiketter står hushållsmedlemmar på samma etikett och på inbetalningskort står de ihop så att de får ett inbetalningskort tillsammans. Klicka i rutan så att det sätts en bock där för att ta hänsyn till sammankoppling i hushåll. E-postadress: Möjlighet att sortera fram de medlemmas som har respektive saknar angiven e-postadress. När du fyllt i de olika sökrutorna på det sätt du önskar trycker du på Sök. Sida 24 av 57

25 Sökresultatet Efter en stund är sökningen färdig och ditt sökresultat visas i nedre delen av bilden, under sökknappen, i form av en lista på de medlemmar som motsvarat sökkriterierna Klicka på texten I listen ovanför sökresultatet för att sortera efter den kolumn du väljer. Obs! Denna lista är bara en översikt över ditt sökresultat och det är alltså ingen medlemslista i sig, som går att skriva ut. Observera också antalsberäkningen i nedre delen av bilden, den ger summan hur många medlemmar som visas i översikten. Dock är det så att sökningen görs med en bock ikryssad för alternativet Hushållsutskick så är siffran totalt inte det antal medlemmar som är med i sökningen, utan antalet hushåll som är med i sökningen. Alltså kommer siffran totalt att vara lägre än det antal medlemmar som faktiskt skrivs ut. Men om man exempelvis skriver ut etiketter med en etikett per hushåll, så anger siffran totalt det antal etiketter som kommer att användas. När du gjort ditt urval enligt instruktionen ovan så har knapparna i övre delen av bilden aktiverats, vilket gör att det nu går att klicka på dem. Sida 25 av 57

26 Skriva ut en medlemslista Gå till Arkiv/Sök och skriv ut/medlem och intressent Medlemmar är ikryssat från början. Tryck Medlemslista längst uppe i fönstret. Namnge utskriften t ex: Medlemslista februari. Datorn föreslår dagens datum detta går att ändra. Välj sorteringsordning. Tryck OK. Skriv ut genom att trycka på Skriv ut-knappen längst upp i Internet Explorers meny, eller på Arkiv/Skriv ut eller Ctrl + P på tangentbordet. Rapporten öppnas i ett nytt fönster. Skriva ut en profillista Gå till Arkiv/Sök och skriv ut/medlem och intressent Gör det urval som önskas inklusive önskade profiler. Tryck profillista längst uppe i fönstret. Ändra Rubrik och datum om så önskas. Tryck OK. Profillistan öppnas i ett nytt PDF-dokument. Skriva ut Brev/Inbetalningskort Gå till Arkiv/Sök och skriv ut. Gör det urval som önskas. Tryck Brev/Inbetalningskort längst uppe i fönstret. Välj blankettyp i listan. Välj sorteringsordning, om annat än förvalt. Tryck OK. Du kan nu redigera och skriva brev/inbetalningskort. Tryck för förhandsgranska om du vill se hur det kommer att se ut. Sida 26 av 57

27 Tryck på skapa när du är klar, så skapas ett PDF-dokument som innehåller dina brev/inbetalningskort. Skriva ut Etiketter och Kuvert Gå till Arkiv/Sök och skriv ut. Gör det urval som önskas. Tryck Etiketter/Kuvert längst uppe i fönstret. Välj etikett eller kuvert (kuvert med avsändare). Gör ytterligare inställningar (se nedan) Tryck OK. Välj sedan att öppna filen direkt eller spara ned den på hårddisken. Skriv ut. Ytterligare inställningar på Etiketter/Kuvert Sortering Detta sorterar etiketterna efter valda kriterier. Exempel: Om man väljer att t ex sortera efter personnummer, så kommer etiketterna i personnummerordning med den äldsta personen först. Detsamma gäller om man har medlemsnummer istället för personnummer som identifiering. Namnkonfiguration Lägg till familjemedlems namn efter huvudmedlem detta skriver ut huvudmedlemmens namn + namnet på den första familjemedlemmen. Lägg till med familj efter huvudmedlemmens namn exempel: Anders Andersson med familj. Lägg till Till målsman för före namn exempel: Till målsman för Anders Andersson Extrainformation Detta skriver ut en extra rad med text längst ner i högra hörnet på etiketten. För att utskriften ska placeras rätt vid utskrift av etiketter och kuvert är det viktigt att man före utskrift ställer in Acrobat Reader på rätt sätt. Se detta avsnitt senare i manualen. Ta ut en Excel-fil (t ex för att leverera till tryckeri) Sida 27 av 57

28 Gå till Arkiv/Sök och skriv ut/medlem och intressent. Gör det urval som önskas. Om du använt utökad sökning så trycker du Sök längst ned till höger för att genomföra sökningen. Ett urval av resultatet visas nu på sidan. Tryck Textfil/Excel längst uppe i fönstret. Välj någon av de fasta mallarna eller Anpassad Om man väljer anpassad så får man välja exakt vilka fält som ska med i Excel. Välj vilka fält som ska vara med i filen genom att trycka på de svarta pilarna. Den högra kolumnen visar de fält som kommer med i filen. Tryck fortsätt. Spara filen på din hårddisk eller öppna den direkt. För att titta på filen behöver du Microsoft Office Excel, Open Office Calc eller den kostnadsfria "Excel Viewer" från Microsoft. När du öppnar filen kan du råka ut för en säkerhetsvarning som säger att innehållet i filen inte stämmer överens med filändelsen, detta beror på att filen är skapad för att fungera även med äldre versioner av Excel, du kan lugnt svara "Ja" på frågan. Felsökning Felsökning är ett hjälpmedel för att få fram felaktig information i databasen. I felsökningsfliken kan man enkelt få ut rapporter på följande: Felaktigt angivna e-postadresser Saknar eller har felaktigt postnummer Utan angivet kön Felaktigt angivet födelsedatum Utan angivet födelsedatum Spara urval Genom att tryck på knappen "Spara urval" kan ett urval sparas för att sedan återanvändas, namnge urvalet noggrant och skriv en beskrivning så att du kommer ihåg vilka kriterier som använts. Sida 28 av 57

29 Skriva ut en lista på styrelsen eller övriga förtroendevalda Att kunna skriva ut styrelsen förutsätter att du tidigare matat in befattningar i medlemsbilden eller på föreningsbilden. Gå till Arkiv/Sök och skriv ut/uppdrag Välj vilken förening befattningarna gäller. Kryssa i vilka befattningar du vill ha med på listan. För att välja alla kan du trycka på Markera alla. För att ta bort valet trycker du Avmarkera alla. Tryck Sök. Klicka på knappen utskrift längst upp i bild (eller välj någon annan av möjligheterna; fil, etikett osv.). Sida 29 av 57

30 Använda funktionen Intresseanmäld Intresseanmäld kan användas för värvning av nya medlemmar. Lägg då upp en ny medlem och kryssa i Intresseanmäld istället för att ange ett inträdesdatum. Medlemmen ligger då inaktiv ända tills bocken kryssas ur i samband med att medlemsavgiften betalas in. Intresseanmäld kan endast registreras på Ny medlem. Gå till Arkiv/Ny/Medlem Sök efter medlem, öppna genom att klicka på namnet. Kryssa i rutan Intresseanmäld Fyll i övriga personuppgifter Spara Skapa inbetalningskort till nya medlemmar (intresseanmälda) OBS! Detta avsnitt gäller ej dig som använder vår tjänst för utskick. Medlemmen ska först vara markerad som intresseanmäld. Detta görs genom att, vid registrering, bocka i Intresseanmäld på bilden Ny medlem. Därefter kan medlemmarna sökas fram på Arkiv/Sök och skriv ut/medlem och intressent, genom att under Medlemsstatus kryssa i Intresseanmälda. Skriv ut inbetalningskort. Gå till Arkiv/Sök och skriv ut/medlem och Intressent. Fäll fram Utökad sökning. Kryssa i Intresseanmälda under rubriken Medlemsstatus. Tryck Sök. Tryck på Brev/Inbetalningskort och gör inställningar. Skriv ut. Sida 30 av 57

31 Aktivera intresseanmälda OBS! Detta avsnitt gäller ej för dig som använder OCR-fakturering. När betalning inkommit aktiveras intresseanmälda genom att öppna medlemmen (Kryssa i intresseanmälda i sökfönstret på Öppna medlem ). Inne på medlemsbilden kryssas rutan för Intresseanmäld ur. Kontrollera inträdesdatumet. Spara. Gå till Arkiv/Öppna/Medlem Kryssa i rutan Intresseanmäld i sökfönstret Sök fram och öppna medlemmen Kryssa ur rutan Intresseanmäld inne på medlemsbilden Inträdesdatum sätt då till dagens datum. Detta går också att ändra. Fyll i datum i Senast betald (kan också heta annat t ex Avgift senast erlagd ). Fyll i eventuella kompletterande uppgifter. Spara. Sida 31 av 57

32 Använda profiler för kategorisering av medlemmar/intressenter Profiler används för att kunna kategorisera/gruppera medlemmar och intressenter. Konceptet bygger på att man först lägger upp en profil (t ex städansvarig). Profilen kopplas sedan till de medlemmar som är städansvariga. Därefter har man möjlighet att göra en sökning på profilen Städansvarig och få ut dessa i t ex en Excel-fil. Lägga upp en profilgrupp Profiler läggs i grupper för att de ska vara lättare att hitta internt i systemet. Gå till Arkiv/Ny profilgrupp. Skriv namnet på profilgruppen i rutan Profilgrupp, t ex Ansvariga. Ange vilka som skall ha tillgång till profilen (förbund/distrikt/förening). Lägga in profiler i profilgruppen I profilgruppen läggs själva profilen som sedan ska användas för att kopplas till medlem. Gå till Arkiv/Öppna profilgrupp. Tryck Sök. Klicka på den profilgrupp du vill öppna. Sida 32 av 57

33 Tryck på knappen Ny profil till höger i bild. Namnge profilen, t ex Städansvarig Tryck Spara För att ta bort en inmatad profil trycker du på papperskorgen till höger om profilnamnet. Koppla profil till en medlem För att använda profilfunktionen måste profilen kopplas till respektive medlem, dvs alla Städansvariga måste sökas upp och profilen läggas in. Sök upp den medlem du vill märka upp. I nedre delen av medlemsbilden hittar du Profiler Klicka Lägg till profil och nedanstående dialogruta visas. Söka fram medlemmar som är märkta med profil Medlemmar kan sökas fram och t ex tas ut i Excel eller som etiketter mm. Gå till Arkiv/Sök och skriv ut/medlem och Intressent Gå till Utökad sökning. Under rubriken Profiler hittar du inställningarna för profiler. Välj om du vill att resultatet ska inkludera medlemmar som har någon av de sökta profilerna, eller som har alla de sökta profilerna. Lägg till en eller flera profiler genom att trycka på Lägg till profil. Sida 33 av 57

34 Välj profil genom att först välja Grupp och sedan Profil. Du kan även välja att inkludera hela gruppen. Det betyder att systemet söker på alla ingående profiler, dvs hela Profilgruppen. Tryck Lägg till. Gör om proceduren för att lägga till fler profiler. Du kan även välja att Undanta profiler. Det innebär att medlemmen inte ska ha den profilen för att komma med i sökträffen. Tryck Sök och ta ut data på sedvanligt sätt genom att trycka på knapparna längst upp i bild. Sida 34 av 57

35 Grupputskick I systemet finns funktioner för att enkelt kunna göra grupputskick via E-post. Grupputskicket använder Sparade urval eller i systemet fördefinierade grupper, Fasta grupper, som mottagarlistor (de som du vill skicka E-post till). Om inget sparat urval har gjorts tidigare gör detta från Sök och skriv ut (beskrivs i tidigare avsnitt i manualen). Detta förutsatt att du vill göra ett annat urval än de som finns fördefinierade i de fasta grupperna. Skapa ett grupputskick Hur man skapar och skickar ett grupputskick. 1. Välj: Arkiv > Grupputskick > Nytt grupputskick 2. Välj ett ämne (rubrik) för utskicket. Ämne: Detta blir namnet på ditt utskick samt visas som ämne i mottagarens e-postprogram. Skriv in lämplig text, exempelvis Inbjudan till årsmöte Detta fält är obligatoriskt och kan inte lämnas tomt. Ämnet används även som namn på utskicket när det sparas. Sida 35 av 57

36 3. Övriga fält lämnar vi tomma för stunden. Klicka på "Nästa". Nästa: Klicka för att gå vidare till nästa steg och välja mottagare. Välj mottagare 4. Hämta mottagare I detta steg väljer du vilka mottagare som ska få utskicket. Du kan fortfarande ändra på all text samt spara utskicket till ett senare tillfälle. Hämta mottagare: Klicka för att välja mottagare. En dialogruta öppnas där de fasta grupperna (fördefinierade mottagargrupperna) presenteras (beroende på användarbehörighet visas olika grupper). 5A. Fasta grupper Dessa snabbval kan kombineras med varandra. 5B. Sparade urval För att skicka till ett eget urval klicka på Välj istället mottagare från mina sparade urval. En dialogruta öppnas där Sparade urval listas. Välj aktuellt urval i listan och klicka Välj. Sparade urval skapas i Sök och skriv ut. Sida 36 av 57

37 6. Antal mottagare 7. Skriv in ditt meddelande Meddelande: Skriv eller klistra in önskad text i e-postmeddelandet. Se 7A för de datafält som kan användas. 7A. Datafält Sida 37 av 57

38 Dessa koder kan användas i meddelandet för att infoga dynamiskt data, exempelvis medlemmens namn. 8. Bifoga fil 1. Klicka "Bläddra" för att leta upp det dokument som skall bifogas. 2. Klicka "Spara". 3. Upprepa för varje dokument som skall bifogas. Sida 38 av 57

39 9. Ange svarsadress och avsändartitel 1. Svarsadress: Ange den e-postadress dit eventuella svar på grupputskicket skall skickas. 2. Avsändartitel: Det namn som ska stå som avsändare för utskicket. 3. Kopia till: Används för att lägga till mottagare som ej finns med i urvalet. Ange endast e- postadress. Flera adresser separeras med semikolon. Exempel: support@foreningssupport.se;utskick@foreningssupport.se 10. Avsluta meddelandet 1. Spara, sparar ditt utskick. 2. Förhandsgranska, visar en förhandsgranskning av ditt meddelande utan att det skickas. (10a) 3. Skicka, skickar ditt meddelande till valda mottagare (10b) 4. Etiketter/Kuvert, till de som inte har E-postadress och finns med i urvalet. (10c) 5. Ta bort. raderar ditt utskick 10a. Förhandsgranska Här visas en förhandsgranskning av ditt utskick. Det är även möjligt att ange en e-postadress och skicka ett test-mail. 10b. Skicka: Sänder utskicket till angivna mottagare. En dialogruta, som nedan, visas där du får bekräfta ditt utskick. Sida 39 av 57

40 Skulle du välja skicka igen, visas nedanstående meddelande. 10c. Etiketter, nedanstående dialogruta kommer upp och man kan göra några val som sedan Sida 40 av 57

41 producerar ett PDF-dokument för utskrift av etiketter eller kuvert. Sida 41 av 57

42 Betalningsrutin för medlemsavgift Betalningsfunktionen bygger på fältet Förfallodatum som finns på medlemsbilden Arkiv/Öppna/Medlem. Förfallodatum är det datum som medlemmen förfaller till betalning. Vid nyregistrering av medlem anges vilket datum medlemmen nästa gång förfaller till betalning. Exempel: Föreningen har som policy att medlemmen betalar medlemsavgiften årsvis januari december. Då kommer medlemmarna att ha förfallodatum ÅÅÅÅ Det innebär att om man betalt avgiften för år 2010, så har medlemmen förfallodatum Det innebär också att när man skapar t ex inbetalningskort eller gör en OCR-fakturering som gäller medlemsavgift för år 2009, så ska man söka på för att få fram vilka medlemmar som ska faktureras för 2009 års medlemsavgift. Skapa inbetalningskort för medlemsavgift med manuell avprickning av betalningar (OBS! Gäller ej fakturatjänst med OCR se separat beskrivning) Gå till Arkiv/Sök och skriv ut/medlem och intressent Klicka på fliken Utökad sökning. Ange förfallodatum i fältet <t.o.m.> under Betalstatus. Ex , om det gäller avgift för OBS! Om du vill skicka endast ett inbetalningskort till hela hushållet/familjen så kryssar du i rutan Hushållsutskick. Tryck Sök Tryck på knappen Brev/Inbetalningskort. Välj typ av blankett. Ange medlemsavgiften och om ni har en särskild avgift för familjemedlemmar Om du valt en blankett där du har utrymme ovanför inbetalningskortet så kan du skriva meddelanden till medlemmarna i den stora textrutan på skärmen. Meddelande till betalningsmottagaren är den ruta som finns till höger på inbetalningskortet. Tryck förhandsgranska för att se prov på resultatet. Sida 42 av 57

43 När du är nöjd trycker du Skapa inbetalningskort. Öppna eller spara ned filen. Lägg i förtryckta blanketter i skrivare och skriv ut. Manuell avprickning av inbetalningar Avprickning av betalning görs från Arkiv/Förfallolista förening. Där visas medlemmar som förfallit till betalning (baseras på förfallodatum). När betalning inkommit letar du reda på medlemmen i listan och bockar i kanten. Du kan bocka av flera medlemmar. När du är klar trycker du Spara längst ned i bild. Då sätts förfallodatumet fram på respektive medlem. Automatisk avprickning med OCR Denna del av manualen gäller endast om du använder vår Faktureringstjänst med OCR. I steget innan har skapat och skickat ut fakturor. Gå in i faktureringsmodulen (Program/Fakturering) Gå till Arkiv/Inkomna betalningar När sidan öppnas visas en flik som innehåller alla de datum där det finns oavstämda transaktioner, antalet och det sammanlagda beloppet. Sida 43 av 57

44 För att arbeta med transaktionerna kryssar man först i ett eller flera datum, och klickar sedan på fliken "Korrekta betalningar". Tänk på att det kan ta en stund om det är många transaktioner de valda dagarna. Fliken korrekta betalningar innehåller alla de betalningar som där OCR-numret och beloppet stämmer överens med det som fakturerats. Detta visas med en grön bock längst ut till höger. För att godkänna att dessa betalningar stäms av klickar man på knappen "Spara" längst ned på sidan. Fliken "Felaktiga betalningar" innehåller betalningar med felaktiga belopp eller okända avsändare. Varje betalning är markerad med en liten ikon med ett frågetecken längst ut till höger, det innebär att ingen åtgärd är bestämd för den här transaktionen ännu. Sida 44 av 57

45 För att ange en åtgärd för transaktionen klickar man på ikonen till höger, då öppnas ett fönster med detaljerad information Här kan man se all tillgänglig information om betalningen och välja åtgärd: Ingen Åtgärd Posten kommer att ligga kvar orörd och visas även nästa gång man går in. Godkänn betalningen Fakturan kommer att markeras som betald med aktuellt belopp oavsett om det är för stort eller för litet. Godkänn delbetalning Fakturan tillgodoförs beloppet men markeras inte som slutbetald. Godkänn betalningen men överskottet är felaktigt Fakturan markeras som betald med korrekt belopp, överskjutande belopp markeras med en annan åtgärd och eventuellt en kommentar. Hela betalningen är felaktig Sida 45 av 57

46 Fakturan lämnas obetald och hela beloppet markeras med en annan åtgärd och eventuellt en kommentar. Ändra OCR Referens En ruta visas med aktuellt OCR nummer eller annan referens, du kan ändra till ett riktigt OCR nummer om det finns, eller söka efter en befintlig faktura genom att klicka på knappen "Sök" Efter ändringen kommer betalningen att ligga kvar som obehandlad, antingen som korrekt, eller som felaktig med ytterligare behov av åtgärd. Bildfil; Om det finns en bildfil till betalningen och man har avtalat med bankgirot om att leverera dessa bildfiler visas en klickbar länk under datumet via vilken man kan visa bildfilen och därigenom få fram ytterligare uppgifter om betalningen. Felaktiga/Annan åtgärd Belopp som markeras som felaktiga kan hanteras på olika sätt: Återbetalning Ingen notering kommer att göras i medlemssystemet avseende detta belopp utan det förutsätts att det återbetalas till mottagaren eller hanteras på annat sätt utanför systemet, kom ihåg att göra en noggrann anteckning om vilken betalning det rör sig om. Den går inte att hitta i efterhand. Bokföring som Gåva/Medlemsavgift eller Köp En ny fiktiv faktura kommer att skapas och betalas med notering om hur den ska bokföras, om OCR-numret gick att koppla till en medlem kommer den nya fakturan att synas på medlemmen. FAQ - Vanliga frågor/svar och problemlösning F: Vad kan det vara för fel när statistiken inte tycks stämma? S: Det finns en del orsaker till varför statistik inte stämmer. En vanlig orsak är att registret är löpande, dvs. det förändras hela tiden och det går att mata in data bakåt i tiden. En annan orsak kan vara om man använder sig av vänmedlemskonceptet, så kan det i vissa lägen glömmas bort att räkna med dessa eller utesluta dessa. Sida 46 av 57

47 Ett vanligt problem är också om man tar ut statistik som involverar postnummer och kommuner. Vissa postnummer tillhör nämligen två kommuner, vilket kan göra att medlemmen kommer två gånger. F: Går det att söka på delar av t ex namn? S: Ja, det går att använda % (procent) som jokertecken. Exempelvis: %sson för träff på Andersson, Eriksson, Larsson etc Lund% för träff på Lund, Lundgren, Lundström etc Behörighetsnivåer Administratör: Endast om användaren ska kunna göra ändringar i systemet ex. lägga upp användare. Privilegierad: Kan lägga till och ändra information i medlemssystemet. Användare: Kan lägga till och ändra information i medlemssystemet, dock krävs ett godkännande från någon med högre behörighet innan ändringarna träder i kraft. Gäster: Kan läsa och hämta information ur medlemssystemet, utan ändringsmöjlighet. Externa: Åtkomst till vår externa inloggning för medlemskontroll. Begränsad sökning och begränsade sökresultat. Används främst för att ge möjlighet för extern part att till exempel verifiera ett medlemskap. Ordlista Intresseanmäld: Ibland kan det vara så att man vid något tillfälle tar emot en anmälan från en person som vill bli medlem, men vederbörande har ännu inte betalat sin första medlemsavgift och är därmed inte fullvärdig medlem. För att kunna hålla koll på sådana anmälningar och kunna kontakta personer som sagt sig vilja bli medlemmar men som dröjer med betalning, finns funktionen att registrera personen som Intresseanmäld. Vederbörande finns då i medlemsregistret och går att aktivera som fullvärdig medlem den dagen då han/hon betalar. Vanligtvis tas intresseanmälda medlemmar som ej blivit fullvärdiga medlemmar bort efter en viss period. Sida 47 av 57

48 Intressent: Icke medlem, till exempel prenumerant eller annan kontakttyp. I ditt system kan intressenter kallas något annat, exempelvis prenumeranter, kontakter eller möjligen inte användas alls. Utträdd: En medlem som går ur föreningen finns kvar i medlemsregister som Utträdd till dess att en rensning görs av databasen. Denna rensning görs vanligtvis årsvis. Exempelvis kan den 31/12 varje år göras en rensning i databasen så att alla som då stått som utträdda i minst ett år, alltså med ett utträdesdatum 31/12 föregående år eller tidigare, raderas ur databasen. Potentiellt sett kan alltså en medlem finnas som avregistrerad i register under nästan två år, om vederbörande gick ur den 1 januari ett år. Vänmedlem: Vissa föreningar har det som kallas vänmedlem eller stödmedlem. Det innebär att en medlem är fullvärdig medlem i en förening och vänmedlem i en eller flera andra föreningar. Detta för att kunna ta del av lokalföreningens aktiviteter. Som vänmedlem betalar man full avgift i den förening man är fullvärdig medlem i och i de flesta fall endast lokalföreningsavgift i den förening man är vänmedlem i (i andra fall betalar man även distriktsavgift för vänmedlemskapet, i ytterligare andra fall betalar man ingenting för sitt vänmedlemskap). Möjlighet finns att registrera dessa vänmedlemmar i medlemsregistret för att kunna göra utskick till dessa. Nummerformat: Beskriver hur man skriver in ett nummer, ÅÅÅÅ betyder årtal med fyra siffror, MM betyder månad med två siffror, DD betyder dag med två siffror exempelvis NNNNN anger hur man skriver ett nummer, NNNNN betyder nummer med 5 siffror, till exempel postnummer NNNN = nummer med 4 siffror, exempelvis de fyra sista siffrorna i ett personnummer. Ett komplett personnummer skulle beskrivas som ÅÅÅÅMMDD-NNNN. Fältbeskrivning: Ny/ändra medlem Personuppgifter Info om id-nummer: I systemet kan man antingen använda medlemsnummer eller personnummer som id-nummer. Medlemsnummer kan antingen genereras per automatik i systemet eller att det anges av dig som användare. Numret måste alltid vara unikt, antingen inom ditt förbund eller hela föreningen. Dessa förutsättningar bestäms av systemets huvudadministratör. Sida 48 av 57

49 Medlemsnummer: Genereras normalt per automatik. Kan eventuellt ändras. Personnummer: Personnumret skrivs ÅÅMMDDNNNN. Ex Inträdesdatum: Sätts automatiskt till dagens datum, men kan ändras. Ex Intresseanmäld: Används för medlemmar som är under värvning. Medlemmen räknas då inte i statistik mm Utträdesdatum: Medlemmen avaktiveras, men finns kvar i systemet för att kunna återaktiveras. Ex Utträdesorsak: Orsak till utträde, ex. Begärt utträde Förnamn: Ex. Daniel, Anna-Karin Efternamn: Ex. Karlsson, Larsson-Svärd Personnummer/Födelsedatum: Minst födelseår bör anges. Ex. 1930, , Här kan anges bara födelseår eller år mån dag eller komplett personnummer. Detta fält genereras automatiskt om man har personnummer som idnummer. Kön: Välj man eller kvinna Adress: Ex. Gamla Stugsundsvägen 60, Pl. 3490, Box 5487 C/o: Ex. Maria Svensson. Anges om personen är inneboende hos annan Adress annan: Extra adressfält. Postnummer: Ex När man matar in medlemmar utländskt postnummer så ska Land anges först. Då försvinner kontroller på att angivet postnummer är korrekt. Postadress: Ex. SÖDERHAMN. Fylls i automatiskt om man anger korrekt postnummer i Sverige. Land: Ex. Sverige. Kommun: Ex. Söderhamn, om saknas ges förslag vid inmatning av postnummer. Län: Ex. Gävleborg, om saknas ges förslag vid inmatning av postnummer. Sida 49 av 57

50 Telefonnummer: Telefonnumret visas alltid exakt så som du matat in. Ex Telefon annan: Extra telefonnummerfält. Ex , E-postadress: Ex Tidning (antal): Ange 0 om medlemmen inte ska ha någon tidning. Tidning (Kryssruta): Kryss anger att medlemmen ska ha tidning Medlemsavgift erlagd: Vid fakturering (via fakturamodulen) läggs information in i detta fält automatisk. Vid manuell hantering skrivs detta in som ett datum. Ex. datum: Förfallodatum: Detta fält styr när medlemmen ska faktureras. Vid fakturering (via fakturamodulen) räknas detta upp per automatik. Ex. datum: Medlemskap Län/Distrikt/Region: Län/Distrikt/Region som medlemmen tillhör. Välj i lista. Förening/Lokalavdelning: Förening som medlemmen tillhör. Välj i lista. Förvald om du är inloggad som lokalföreningsanvändare. Hushållskoppling Hushållskoppling används för att koppla ihop medlemmar i samma hushåll. Detta bl a för att endast en tidning ska gå ut till hushållet. Lägg till befintlig medlem: Sökfönstret öppnas. Sök efter familjemedlem som redan är medlem i föreningen. Klicka på namnet för att koppla medlemmen till huvudmedlemmen. När en medlem kopplats till en annan, så markeras huvudmedlemmen med ett litet hus. Adress, Postnummer, Postadress, Telefon samt föreningstillhörighet blir samma som huvudmedlemmen. Endast en tidning går till hushållet. Skapa ny medlem: Ny medlem öppnas. Används när medlemmen är helt ny och inte finns i systemet sedan tidigare. Profiler Profiler används för att gruppera medlemmar. Sida 50 av 57

51 Lägg till profil: Profilfönstret öppnas. Sök fram profilen du vill lägga till genom att välja grupp och sedan profil. Klicka Lägg till. Styrelse Här visas personens styrelseuppdrag. Redigera styrelse: Föreningsbilden öppnas för att redigera styrelsen Fri anteckning Kommentar: Fält för egna kommentarer. Fältet kan t ex användas för kommentar om att medlemmen är medlem i flera föreningar, adress till sommarhus eller dyl. Anteckning: Ytterligare fält för anteckning. Kommentar och anteckning kan användas för olika framtida rutiner i systemet. Knappen Avregistrera medlem Används som genväg för att sätta utträdesdatum och orsak. Det är samma funktion som att sätta det manuellt uppe i medlemsformuläret. Sida 51 av 57

52 Inställningar för Acrobat Reader För att utskrifter av tillexempel etiketter och inbetalningskort ska placeras helt riktigt på pappret krävs det att man har korrekta inställningar i programmet som visar PDF-filer, normalt Adobe Acrobat Reader. Dessa inställningar görs i Acrobat Reader efter att man valt "Skriv ut"/"print" eller klickat på skrivarikonen. Då visas en dialogruta där man förutom att välja skrivare kan göra ett antal andra inställningar. Nedan följer inställningar för den vanligaste programversionen: Acrobat Reader/Acrobat 9 Den viktigaste inställningen här är "Sidskala" som måste sättas till "Ingen" för att utskriften ska får rätt storlek på pappret. Inställningen "Autorotera och centrera" har normalt ingen betydelse för normalstora pappersark men kan spela roll exempelvis vid utskrift av enstaka inbetalningskort, olika inställningar kan behövas beroende på skrivare. Sida 52 av 57

53 Tilläggsfunktioner Bli medlem via webben (Intresseanmälningar) Låter intresseanmälningar komma direkt in i medlemssystemet via er webbplats. Intresseanmälningar kommer direkt in i medlemsregistret. Vid aktivering (av förbundet) kan den intresseanmälda även välja mellan olika sätt att betala sitt medlemskap; OCR-faktura via post, OCR-faktura via E-post eller kortbetalning direkt. Nya medlemmar markeras med profiler enligt val de gjort i formuläret och med fasta profiler. Kampanjkoder kan användas och lagras som profiler för senare sammanställningar E-postlista En funktion för att skicka e-post till en grupp medlemmar ur medlemssystemet via e-post. Funktionen möjliggör exempelvis e-postutskick med HTML-format, vilket funktionen grupputskick i medlemssystemet inte har. E-postlistan är som grupputskick baserad på ett tidigare sparat urval. E-postlistan har en unik e-postadress som man skickar utskicket till. Därifrån distribueras sedan utskicket vidare till alla e-postadresser som finns i det aktuella urvalet. Innehållet i meddelandet skapas i annat program. För att kunna använda e- postlistan krävs att man har ett e-postprogram att skicka sitt meddelande ifrån. Exempel på användningsområden kan vara dynamiska urval till personer med vissa intresseområden, som ska delta på en resa, nyhetsbrev till prenumeranter, e-post till styrelsen. En annan möjlighet är att man kan skicka till e-postlistan (om man har rättigheter) utan att vara inloggad i medlemssystemet och på så vis kunna kommunicera med sina medlemmar snabbt och enkelt. Aktivering Funktionen måste beställas/aktiveras av förbundet för att det ska finnas tillgängligt i medlemssystemet. Sida 53 av 57

54 Konfigurering och uppsättning av en e-postlista För att sätta upp ett utskick måste man först skapa och sedan spara ett urval. Detta gör man i sök och skriv ut medlem, se tidigare beskrivning i manualen. För att sätta upp en e-postlista, klicka på inställningssymbolen i det sparade urvalet som du öppnat i sök och skriv ut.( Se markering i bild ovan.) Sida 54 av 57