Administrera betalningar

Transkript

1 17. Administrera betalningar version Administrera betalningar Den här dokumentationen beskriver hur man kan administrera betalningar av medlemsavgiften för sin förenings medlemmar i SPFs medlemsregister via Internet. Observera att bilderna är exempel på hur det ser ut på skärmen. Beroende på vilket operativsystem, vilken webbläsare och vilka skärminställningar du själv har i din dator kan vissa bilder se något annorlunda ut jämfört med de i dokumentationen. Denna dokumentation beskriver inte hur man skriver ut inbetalningskort ur medlemsregistret. För detta hänvisas till dokumentation 18. Skriva ut inbetalningskort. SPFs medlemsregister gör det möjligt att som lokalföreningsanvändare pricka av vilka medlemmar som betalat medlemsavgiften för innevarande år. Eftersom denna funktion är frivillig, så bygger det på att lokalföreningen själv ser till att hålla uppgifterna uppdaterade för att funktionen ska fungera tillfredsställande. Följande grundförutsättningar är viktiga att känna till: När SPF bytte till nuvarande medlemsregister den 14/ fick alla aktiva medlemmar uppgiften Avgift betald för år: Detta gör att alla medlemmar, som las in i SPFs förra medlemsregister, har en årsuppgift i rutan Avgift betald för år. När nya medlemmar registreras i det nya registret får medlemmen per automatik innevarande år ifyllt i rutan Avgift betald för år : Slutsatsen av de två förutsättningarna ovan är att alla medlemmar i SPFs register har ett år ifyllt i rutan Avgift betald för år. SPFs register är byggt så att man kan administrera betalningar enligt principen: a. Skapa inbetalningskort till alla medlemmar, gällande medlemsavgiften (ta hjälp av dokumentation 18. Skriva ut inbetalningskort). b. Pricka av vilka medlemmar som betalar medlemsavgiften (denna beskrivning, sidorna ). c. Skapa inbetalningskort med en påminnelse till de medlemmar som inte betalat medlemsavgiften till ett visst datum (ta hjälp av dokumentation 18. Skriva ut inbetalningskort). d. Pricka av de medlemmar som betalar medlemsavgiften efter påminnelse (denna beskrivning, sidan 17.4). e. Skriva ut lista på dem som inte betalt medlemsavgiften. f. Avregistrera de medlemmar som, trots påminnelse, inte betalat medlemsavgiften till ett visst datum (denna beskrivning, sidorna ). a. Skapa inbetalningskort till alla medlemmar, gällande medlemsavgiften Ta hjälp av dokumentation 18. Skriva ut inbetalningskort

2 17. Administrera betalningar version b. Pricka av vilka medlemmar som betalar medlemsavgiften 1. Det finns två sätt att fylla i att en medlem betalat sin avgift. Det ena sättet är att man söker upp varje enskild medlem och fyller i fältet och om man så önskar även. Dock är detta sätt tämligen tidskrävande eftersom man måste söka varje medlem för sig, så det är enklare att använda sig av funktionen Förfallolista förening som beskrivs i punkt 2 och framåt, nedan. 2. Tryck på (längst till vänster i menyraden). I den meny som då fälls ut väljer du att klicka på. 3. Då öppnas följande bild: 4. Om du vill byta årtalet till nästkommande år. Skriv i önskat årtal i rutan Förfalloår. Peka på dropplisten Lokalförening och välj lokalförening. Förfallolistan för det inskrivna året framträder. 5. Bilden innehåller några olika delar: Om du arbetar på lokalföreningsnivå så är ovanstående rutor redan ifyllda med det distrikt och den lokalförening du jobbar i. Så då behöver du inte göra något annat för att få fram själva förfallolistan

3 17. Administrera betalningar version Om du arbetar på distriktsnivå så är rutan Distrikt redan ifylld med det distrikt du jobbar i. Däremot måste du i rutan Lokalförening välja den lokalförening du önskar ta fram förfallolistan för. Genom att klicka på får du fram en lista på de lokalföreningar som finns i ditt distrikt och du väljer den lokalförening du önskar genom att, i listan som fälls ut, klicka på den lokalförening du önskar få fram förfallolistan för. När båda fälten är ifyllda kommer själva förfallolistan fram. Själva förfallolistan består av ett antal rader, där varje rad motsvarar en medlem som inte betalt medlemsavgiften för innevarande år. Längst ned i listan finns en summering över hur många medlemmar som finns på förfallolistan. 6. För att pricka av de medlemmar som betalat ska man fylla i information i rutorna längst till höger för respektive person: Genom att klicka i, så markeras den rutan med en bock,. Det innebär att man nu kryssat för att denna medlem har betalat sin avgift. Om man önskar kan man också skriva det datum medlemmen betalade avgiften i fältet till höger, enligt formen ÅÅÅÅMMDD (Årtal med 4 siffror, månad med 2 siffror och dag med 2 siffror). Denna uppgift är inte obligatorisk och man kan sålunda lämna det fältet blankt. Om man skriver ett datum i rutan längst till höger utan att först ha satt en bock i så sätts en bock där automatiskt.. 7. När man prickat för de medlemmar som betalat sin avgift går man längst ned i bilden och klickar på. 8. I och med att man trycker Spara kommer följande meddelande på skärmen:

4 17. Administrera betalningar version Man får alltså frågan avgiften för de medlemmar som man bockar för ska markeras som betalda. (Antalet i frågan är alltså beroende av hur många man själv bockat för, i exemplet ovan är två medlemmar förbockade). Om du vill markera medlemmarnas avgift som betald, klicka på. 9. I och med att man klickar på OK laddas bilden om och förfallolistan kommer åter fram på skärmen, denna gång utan de medlemmar som man nyss bockat för och sparat uppgiften på. 10. Om man går in och tittar på medlemsbilden för någon av de medlemmar man bockade för i förfallolistan kommer rutan uppdaterad med innevarande år. att vara Obs! De små ikonerna ( ) som finns längst till vänster om varje medlem i förfallolistan fungerar så som finns beskrivet i dokumentation Bilaga A. Grundläggande funktioner, nämligen att man kan komma in i den aktuella medlemmens redigeringsbild. Om man trycker på kommer man till medlemmens bild och förfallolistan försvinner. Om man trycker på öppnas medlemmens bild i ett nytt fönster och förfallolistan är kvar i sitt fönster. Det innebär att man kan göra en förändring av medlemmens uppgifter i det nya fönstret, utan att man lämnar förfallolistan. c. Skapa inbetalningskort med en påminnelse till de medlemmar som inte betalat medlemsavgiften till ett visst datum. När man prickat av medlemmar enligt instruktion b, ovan, så kan det trots allt kvarstå ett antal medlemmar som inte betalat när sista datum för betalning passerat. Då kan man skicka påminnelser med inbetalningskort till dessa medlemmar. För att skriva ut inbetalningskort som påminnelse kan man ta hjälp av dokumentation 18. Skriva ut inbetalningskort. d. Pricka av de medlemmar som betalar medlemsavgiften efter påminnelse. Oavsett om en medlem betalar sin avgift i tid eller efter påminnelse går man till väga på samma sätt vid avprickning. Följ därför instruktion b, ovan, med start på sidan e. Skriva ut lista på dem som inte betalt medlemsavgiften. Tryck på Arkiv/Rapport/Medlem och fyll i året du vill ha betalt för i det här fältet. och klicka på Sök Läs i dokumentation 14 om utskriftsmöjligheterna. f. Avregistrera de medlemmar som, trots påminnelse, inte betalat medlemsavgiften till ett visst datum. Alla föreningar hanterar säkert medlemmar som inte betalat på lite olika sätt, men här är ett förslag till hur man kan arbeta om man har principen att medlemmar som inte betalat avgiften till ett visst datum ska avregistreras

5 17. Administrera betalningar version Tryck på (längst till vänster i menyraden). I den meny som då fälls ut väljer du att klicka på. 2. Då öppnas följande bild: I vårt exempel nu så har ovanstående fem medlemmar inte betalat medlemsavgiften trots påminnelse och vi ska därför avregistrera dem. Tryck på, längst till vänster om den medlem du ska avregistrera.nu öppnas den aktuella medlemmens redigeringsbild i ett nytt fönster:

6 17. Administrera betalningar version I denna bild går det nu att avregistrera den aktuella medlemmen. För att veta hur en avregistrering går till hänvisas till dokumentation 5. Avregistrera en medlem, punkt 3 och framåt. När du avregistrerat medlemmen klickar du på högst uppe i högra hörnet på det fönster som innehåller den avregistrerade medlemmen Upprepa förfarandet i punkterna 4-10 ovan för alla medlemmar som du önskar avregistrera. Nu är du klar med ett års hantering av medlemsavgifterna i SPFs medlemsregister via Internet