Manual Revision: A. Fakturering - Föreningssupport.se Version: 1.3.1

Transkript

1 Manual Revision: A Fakturering - Version: 1.3.1

2 Innehållsförteckning Allmänt om Fakturering... 3 Funktioner... 3 Systemkrav... 3 Support... 3 Att tänka på... 3 Om manualen... 4 Startsida... 4 Förfallolista... 5 Betalningsrutin för medlemsavgift... 5 Automatisk avprickning med OCR... 5 Manuell avprickning av OCR-fakturor... 9 Makulera en faktura... 9 Bokföringsunderlag Nyinkomna transaktioner Bokföringsunderlag Mallhantering Mallstatus Redigera mallar Redigera mall Mallinformation Fakturalayout Fakturafält Ordlista Inställningar för Acrobat Reader info@foreningssupport.se Sida 2 av 18

3 Allmänt om Fakturering Systemet bygger på webbteknik och all administration sker i ett webbgränssnitt. Systemet finns installerat hos, Bizsys AB i Söderhamn. Funktioner Systemkrav För att kunna köra systemet krävs en webbläsare. Följande webbläsare är testade: Internet Explorer, Firefox, Google Chrome och Safari. Adobe Reader eller kompatibel läsare behövs, systemet skapar PDFfiler vid utskrift. Microsoft Excel eller kompatibelt kalkylprogram behövs om du vill ta ut bl a bokföringsunderlag. Support Support och hjälp med systemet får du normalt hos ditt förbund. Om du i undantagsfall behöver kontakta Föreningssupport direkt så når du oss på support@foreningssupport.se Att tänka på När man arbetar i webbmiljö är det viktigt att tänka på att trycka på spara - knappen när man gjort en förändring. Programmet sparar aldrig utan att man själv valt det. Spara - knappen ligger alltid längst ner i fönstret. När du arbetat klart i systemet trycker du på Logga ut, eller stänger ner webbläsaren. Detta för att undvika att obehörig kommer åt uppgifterna. info@foreningssupport.se Sida 3 av 18

4 Om manualen Observera att detta är en generell manual och att avvikelser kan förekomma i ert specifika system. Som exempelbilder har använts utseendet som finns vid standardinstallation. Saknar ni något i manualen eller tycker att något borde ändras är ni välkommen med önskemål och synpunkter, e-postadress: support@foreningssupport.se Startsida Startsidan visar de händelser som vanligtvis kräver uppmärksamhet. I bilden ovan kan vi se några exempel. Röd ram - visar att det finns något som behöver hanteras. Grön ram visar att det inte finns något som behöver hanteras. - klicka på huset och du kommer tillbaka till startsidan, oavsett var du befinner dig i fakturamodulen. För att snabbt ta sig till en uppgift: klicka på exempelvis mallar att godkänna så kommer man direkt till mallhantering. (Man når samma val via arkiv i menyn, arkiv mallhantering) info@foreningssupport.se Sida 4 av 18

5 Förfallolista I förfallolistan kan man hantera enstaka betalningar som inte kommit in via OCRbankgiro. Se manuell avprickning av OCR-fakturor. Makulera fakturor. Visa betalda, obetalt, förfallna och makulerade fakturor. Visa alla faktureringsuppdrag eller enskilda. Exportera listor till Excel. Betalningsrutin för medlemsavgift Automatisk avprickning med OCR Denna del av manualen gäller endast om du använder vår Faktureringstjänst med OCR. I steget innan har skapat fakturor. Gå in i faktureringsmodulen (Program/Fakturering) Gå till Arkiv/Inkomna betalningar När sidan öppnas visas en flik som innehåller alla de datum där det finns oavstämda transaktioner, antalet och det sammanlagda beloppet. info@foreningssupport.se Sida 5 av 18

6 Bild 1 För att arbeta med transaktionerna kryssar man först i ett eller flera datum, och klickar sedan på fliken "Korrekta betalningar". Tänk på att det kan ta en stund om det är många transaktioner de valda dagarna. Fliken korrekta betalningar innehåller alla de betalningar som där OCR-numret och beloppet stämmer överens med det som fakturerats. Detta visas med en grön bock längst ut till höger. Bild 2 För att godkänna att dessa betalningar stäms av klickar man på knappen "Spara" längst ned på sidan. info@foreningssupport.se Sida 6 av 18

7 Fliken "Felaktiga betalningar" innehåller betalningar med felaktiga belopp eller okända avsändare. Varje betalning är markerad med en liten ikon med ett frågetecken längst ut till höger, det innebär att ingen åtgärd är bestämd för den här transaktionen ännu. Bild 3 För att ange en åtgärd för transaktionen klickar man på ikonen till höger, då öppnas ett fönster med detaljerad information Bild 4 info@foreningssupport.se Sida 7 av 18

8 Här kan man se all tillgänglig information om betalningen och välja åtgärd: Ingen Åtgärd Posten kommer att ligga kvar orörd och visas även nästa gång man går in. Godkänn betalningen Fakturan kommer att markeras som betald med aktuellt belopp oavsett om det är för stort eller för litet. Godkänn delbetalning Fakturan tillgodoförs beloppet men markeras inte som slutbetald. Detta innebär också att om fakturan avser en medlemsavgift flyttas inte förfallodatum på medlemsbilden fram förrän fakturan är betald tillfullo, eventuell påminnelse skickas också på restbeloppet. Godkänn betalningen men överskottet är felaktigt Fakturan markeras som betald med korrekt belopp, överskjutande belopp markeras med en annan åtgärd och eventuellt en kommentar. Exempel: En del medlemmar betalar sin medlemsavgift + gåva, då kan ovanstående metod vara bra för redovisningen. Hela betalningen är felaktig Fakturan lämnas obetald och hela beloppet markeras med en annan åtgärd och eventuellt en kommentar. Ändra OCR Referens En ruta visas med aktuellt OCR nummer eller annan referens, du kan ändra till ett riktigt OCR nummer om det finns, eller söka efter en befintlig faktura genom att klicka på knappen "Sök" Efter ändringen kommer betalningen att ligga kvar som obehandlad, antingen som korrekt, eller som felaktig med ytterligare behov av åtgärd. Bildfil; Om det finns en bildfil till betalningen och man har avtalat med bankgirot om att leverera dessa bildfiler visas en klickbar länk under datumet via vilken man kan visa bildfilen och därigenom få fram ytterligare uppgifter om betalningen. Felaktiga/Annan åtgärd Belopp som markeras som felaktiga kan hanteras på olika sätt: Återbetalning Ingen notering kommer att göras i medlemssystemet avseende detta belopp utan det förutsätts att det återbetalas till mottagaren eller hanteras på annat sätt utanför systemet, info@foreningssupport.se Sida 8 av 18

9 kom ihåg att göra en noggrann anteckning om vilken betalning det rör sig om. Den går inte att hitta i efterhand. Bokföring som Gåva/Medlemsavgift eller Köp En ny fiktiv faktura kommer att skapas och betalas med notering om hur den ska bokföras, om OCR-numret gick att koppla till en medlem kommer den nya fakturan att synas på medlemmen. Manuell avprickning av OCR-fakturor Ibland kommer betalningar in på annat sätt än via OCR-Bankgiro såsom Plusgiro, Bankgiro, kort, kassa, utlandsbetalning. Dessa betalningar hanteras i förfallolistan. Sök reda på aktuell faktura som betalningen avser: bocka för aktuell faktura eller flera du kan även ändra på beloppet om den skiljer sig från fakturan skriv in betaldatum och välj mottagarkonto (se bild) klicka sedan på Spara Makulera en faktura Sök reda på fakturan eller fakturorna som ska makuleras: bocka för aktuell faktura eller flera bocka för makulera fakturan klicka sedan på Spara info@foreningssupport.se Sida 9 av 18

10 Bild 5 Bokföringsunderlag Nyinkomna transaktioner Nyinkomna transaktioner är de samlade godkända betalningarna som hanterats i tidigare steg. Klicka på aktuellt datum så syns de enskilda betalningarna. Kryssa för de datum som ska ingå i bokföringsunderlaget, klicka sedan på skapa underlag. (Vi rekommenderar att samtliga betalningar även eventuella felbetalningar är hanterade innan man skapar ett bokföringsunderlag för önskad tidsperiod. Om detta inte görs kommer de med i senare underlag när de hanteras och tidsperioderna blir då överlappande på aktuella underlag) info@foreningssupport.se Sida 10 av 18

11 Bild 6 Bokföringsunderlag Under fliken bokföringsunderlag finns alla bokföringsunderlag, klicka på Excel ikonen för att ta fram uppgifterna till Excel. Bild 7 info@foreningssupport.se Sida 11 av 18

12 Mallhantering Mallhanteraren låter dig ändra på texter i aviseringar och utskick. I mallhanteraren kontrollerar man utseende och textinnehåll, det är även här som man godkänner texten till aktuella utskick. I bilden ovan visas en översikt av de mallar som finns uppsatta och tillgängliga för redigering, samt mallarnas status. Mallstatus visar att mallen inte är godkänd. visar att mallen är godkänd. Redigera mallar För att redigera önskad mall, klicka på mallnamnet i mallhanteraren. En ny bild öppnas och visar de aktuella mallar som finns till utskicket. Exemplet i bilden nedan visar att det finns ett huvudutskick samt en påminnelse som ska göras klar och godkännas. info@foreningssupport.se Sida 12 av 18

13 Redigera mall Klicka på huvudutskick för att kunna redigera utskicket. Nu öppnas mallen i redigeringsläge. Här kan ni skriva in önskad text. Ni kan alltid förhandsgranska och se hur utskicket ser ut. Se bild nedan. I texten kan man använda kopplingsinstruktioner, för att exempelvis skicka med inloggningsuppgifter till Min sida. [prop.medlemsnr] [prop.namn] [prop.ocr] [prop.konto] [prop.avgift] [prop.anvnamn] [prop.lösenord] Medlemmens medlemsnummer Medlemmens namn Fakturans OCR-nummer Kontonummer för betalningen Medlemsavgiften Medlemmens användarnamn (till Min sida) Medlemmens lösenord (till Min sida) Exempel: Ditt användarnamn är: [prop.anvnamn] och ditt lösenord är: [prop.lösenord] När allt är klart kryssar ni i Godkänn text och lås mallen och sparar. (En förhandsgranskning krävs innan man kan godkänna och låsa mallen). info@foreningssupport.se Sida 13 av 18

14 Mallinformation Ej klar - visar att mallen inte är godkänd. Klar - visar att mallen är godkänd. Förhandsgranska visar hur utskicket kommer att se ut i ett pdf-dokument. Godkänn och lås mallen Låser mallen så att det inte kan ske någon ändring efter godkännande. Det går att låsa upp mallen igen och utskicket övergår till ej klar. Senast ändrad visar datumet då mallen ändrades senast. Senast ändrad av Visar vem som senast ändrat i mallen. info@foreningssupport.se Sida 14 av 18

15 Fakturalayout Vid förhandsgranskning av en mall i mallhanteraren skapas ett PDF-dokument som visar hur texten kommer att se ut i producerat material. Exemplet nedan visar hur mallen årsavisering ser ut. info@foreningssupport.se Sida 15 av 18

16 Fakturafält Blåa fält information hämtas från förenings-/förbundsbilden i medlemsregistret. Gröna fält rubrik och text hämtas från mallarna. Rubrik har plats för 1 rad text, textfältet har plats för 20 rader (varje medlem tar en rad av dessa 20). Orange information hämtas från medlemsbild. Lila fält information hämtas från fakturamodulen. Röda fält kan inte ändras layoutmässigt. info@foreningssupport.se Sida 16 av 18

17 Ordlista Nummerformat: Beskriver hur man skriver in ett nummer, ÅÅÅÅ betyder årtal med fyra siffror, MM betyder månad med två siffror, DD betyder dag med två siffror exempelvis NNNNN anger hur man skriver ett nummer, NNNNN betyder nummer med 5 siffror, till exempel postnummer NNNN = nummer med 4 siffror, exempelvis de fyra sista siffrorna i ett personnummer. Ett komplett personnummer skulle beskrivas som ÅÅÅÅMMDD-NNNN. info@foreningssupport.se Sida 17 av 18

18 Inställningar för Acrobat Reader För att utskrifter av tillexempel etiketter och inbetalningskort ska placeras helt riktigt på pappret krävs det att man har korrekta inställningar i programmet som visar PDF-filer, normalt Adobe Acrobat Reader. Dessa inställningar görs i Acrobat Reader efter att man valt "Skriv ut"/"print" eller klickat på skrivarikonen. Då visas en dialogruta där man förutom att välja skrivare kan göra ett antal andra inställningar. Nedan följer inställningar för den vanligaste programversionen: Acrobat Reader/Acrobat 9 Bild 8 Den viktigaste inställningen här är "Sidskala" som måste sättas till "Ingen" för att utskriften ska får rätt storlek på pappret. Inställningen "Autorotera och centrera" har normalt ingen betydelse för normalstora pappersark men kan spela roll exempelvis vid utskrift av enstaka inbetalningskort, olika inställningar kan behövas beroende på skrivare. info@foreningssupport.se Sida 18 av 18