Lathund skriva reseräkning. Tur och Retur (T&R)

Transkript

1 Lathund skriva reseräkning Tur och Retur (T&R)

2 Innehållsförteckning - Normal inloggning Sidan 3 - Inloggning första gången (eller om du glömt lösenordet) Sidan 4 - Ändra lösenord Sidan 5 - T&R inloggad och redo (startsidan) Sidan 6 - Skapa reseräkning Sidan 7 - Utlägg Sidan 9 - Bokningsbekräftelsen Sidan 11 - Support Sidan 15 2

3 Normal inloggning OBS! Om det är första gången du loggar in i den nya versionen av T&R eller om du har glömt ditt lösenord går du vidare till sidan 4 i lathunden OBS! 1 Inloggning genomförs med Internet Explorer (eller motsvarande) på adressen: (Länken till T&R finns även på Personalwebben > Login och systemhjälp > Tur&Retur ) 2 Skriv in din användare (samma användaridentitet (P-IDEAL) som du normalt använder för att komma in i din dator). Skriv också in det personliga lösenord du har valt. Om det uppstår problem vid beställning av nytt lösenord, skapande av reseräkning eller om det är något annat som inte fungerar kan ni mejla era funderingar till: tor@ltu.se 3

4 Inloggning första gången (eller om du glömt lösenordet) 1. Inloggning genomförs med Internet Explorer (eller motsvarande) på adressen: Första gången du loggar in eller om du glömt ditt lösenord anger du din användaridentitet (OBS! SKRIV INGET LÖSENORD OBS!). Det är samma användaridentitet (P-IDEAL) som du normalt använder för att komma in i din dator. 2. Tryck på knappen Skicka ett nytt lösenord Det nya tillfälliga lösenordet kommer med e-post inom några minuter. 3. Skriv in din Användare Det är samma användaridentitet (P-IDEAL) som du normalt använder för att komma in i din dator. Skriv in ditt tillfälliga lösenord som du fått via e-post. Tryck på Logga in När du loggat in måste du byta lösenord till ett personligt lösenord (se nästa sida) 4

5 Ändra lösenord 4. För att ändra från tillfälligt lösenord till ett personligt lösenord går du in i Min profil > Ändra lösenord 5. Ange ditt nya personliga Lösenord och Upprepa lösenord och glöm ej att Spara Nu kan du i fortsättningen logg in med ditt personliga lösenord och din P-IDEAL användare (se normal inloggning sida 3). 5

6 Tur och Retur inloggad och redo (startsidan) När du lyckats logga in ser du följande bild. 1. Menyer 2. Infoyta (ej klickbar i denna vy) 3. Länkar, bl.a. hjälp, personuppgifter 6

7 Skapa reseräkning OBS! När man skapat en reseräkning måste man alltid bifoga, till sin reseräkningsgranskare, den bokningsbekräftelse man fått från resebyrå eller motsvarande. Där framgår restider och färdmedel m.m. Detta kan göras både elektroniskt eller manuellt. Se mer angående bokningsbekräftelse på sidan 13 OBS! OBS! Resenär som gjort utlägg under resan och har kvitton på detta måste skriva ut en Utläggsbilaga som de skickar tillsammans med kvitton till sin reseräkningsgranskare. Se mer angående utlägg på sidan 9 OBS! 1. För att skriva en ny reseräkning går du in under Resa > Reseräkning > Skapa ny reseräkning 2. Välj vilken typ av reseräkning du vill göra och till vilket land resan görs. Tryck Fortsätt om du vill skriva en reseräkning (annars Avbryt ). 7

8 3. Notera att det kan komma upp rutor med felmeddelanden om någonting inte är korrekt ifyllt. Röda fält är t.ex. obligatoriska. 4. Var noga med att fylla i uppgifterna i de fem flikarna. (OBS! Se exempel fliken Utlägg sidan 9 för hur du hanterar utläggsbilagan). 5. OBS! Tryck alltid på Spara preliminärt innan du trycker på Spara definitivt. 6. För att skicka iväg en reseräkning till attestant trycker man Spara definitivt 8

9 7. Markera fliken Utlägg och fyll i de uppgifter som gäller för dina utlägg. Utläggsbilagan måste skrivas ut och bifogas tillsammans med kvitton på kostnaden/kostnaderna och skickas till granskare för underskrift. Även du som resenär ska skriva under bilagan. 8. Tryck på Lägg till utlägget (När du fyllt i reseräkningens uppgifter på alla flikar måste den sparas definitivt för att gå vidare till granskning och attest). 9

10 9. När du tryckt på Spara definitivt måste du ange vem som ska attestera reseräkningen. 10. Bocka för om du vill Skriva ut. OBS! Om du har utlägg måste Utläggsbilaga alltid skrivas ut och bifogas med originalkvitton till granskaren. 11. Tryck Fortsätt för att skicka reseräkningen till attestanten och för att öppna ett nytt fönster med utläggsbilagan för utskrift. 12. Nytt fönster för utskrift öppnas. Välj ikonen för utskrift i webbläsaren (utseendet kan variera beroende på webbläsare). Får du inte upp något fönster för utskrift se nästa sida. 10

11 13. Första gången kan det hända att utskriftsfönstret blockeras av Internet explorer. Ett gult fält syns då enligt exempel nedan. 14. Markera Tillåt alltid popup-fönster från den här platsen och godkänn sedan ( Ja ). 11

12 15. OBSERVERA att reseräkningen inte kommer att kunna utbetalas förrän den blivit Sparad definitivt. Dessutom måste bokningsbekräftelse alltid skickas till institutionens/enhetens reseräkningsgranskare (se nästa sida). Eventuella utläggskvitton, tillsammans med Utläggsbilaga, måste också vara skickade till granskare. När reseräkningen är granskad skickas den till ansvarig attestant för godkännande och först därefter kan den gå till utbetalning via lönesystemet (Primula). 12

13 Bokningsbekräftelsen Den bokningsbekräftelse man fått från resebyrå eller motsvarande (restider, boende och färdmedel) ska bifogas till respektive reseräkningsgranskare. Detta kan göras både elektroniskt eller manuellt. (Följande beskrivning gäller hur man bifogar bokningsbekräftelse elektroniskt. Den som skickar bekräftelsen manuellt i pappersform behöver inte läsa detta.) 1. För att kunna bifoga en elektronisk bokningsbekräftelse måste du först spara den korrekt ifyllda reseräkningen genom att trycka Spara preliminärt. 2. När du gjort detta får du fram knappen Anteckningar. Tryck på Anteckningar. 13

14 3. Välj Browse för att hitta den fil som du sparat ned och som är bokningsbekräftelsen 4. Välj önskad fil som du vill bifoga och tryck Öppna. 5. Tryck Bifoga. 6. Spara (OBS!) 14

15 Support Om det uppstår problem vid beställning av nytt lösenord, skapande av reseräkning eller om det är något annat som inte fungerar kan ni mejla era funderingar till: 15