LATHUND FÖR GRANSKAREN

Transkript

1 PA/KTH-RES/ LATHUND FÖR GRANSKAREN Öppna din webbläsare och skriv in nedanstående webbadressen i adressfältet: Du hittar även länken under KTH Intranät/Administrativt stöd/kth-res, eller också KTH Intranät/Administrativt stöd/tjänsteresor. Här loggar du in med ditt kth.se-konto. Om du inte har något, kontakta Menyn som du kommer till efter inloggning innehåller de funktioner i systemet som du har rättigheter till. Under Hjälp hittar du kontaktuppgifter till systemadministrationen, lathundar till resenär, granskare och attesterare.

2 2 HUR MAN LÄGGER IN ETT RESEFÖRSKOTT När resenären har fått sin reseorder/reseförskott attesterad så skall han eller hon lämna en utskrift till dig. Reseförskottet läggs in i KTH-RES, dels för utbetalning, dels för att kunna kvittas mot reseräkningen. Välj Resa/Reseräkning/Reseförskott/Skapa nytt reseförskott Välj resenär, använd antingen pilen eller lilla sökrutan vid sidan om. Tryck på Fortsätt. Fyll i Belopp (OBS endast SEK), Beskrivning, Påbörjas datum, Avslutas datum, Land, Resmål. Kontera på org.enhet. OBS: Ändra inte Utbetalningsdatum (det skall vara dagens datum som default) eller Status (den skall vara registrerad ) och inte heller Betalningssätt. Tryck på Spara. Reseförskottet är nu klart att hämtas för utbetalning vid närmaste utbetalningstillfälle.

3 3 HUR MAN SKAPAR EN NY RESERÄKNING FÖR T EX ARVODISTER För upplägg av nya arvodister kontakta KTH-RES-systemadministrationen. Välj Resa/Reseräkning/Skapa ny reseräkning Välj resenär, antingen med hjälp av pilen eller genom att använda lilla sökrutan vid sidan om. Välj typ av resa (endagsförrättning, flerdygnsförrättning, flerdygnsresa utan traktamentstillägg eller endast utlägg/bilresor) samt land. Tryck på Fortsätt. Om det ligger ett reseförskott kommer information om detta nu. Här kan du kvitta förskottet mot aktuell reseräkning. Markera aktuellt förskott och tryck på Fortsätt. Förskottet läggs in nederst i reseräkningen. Grunduppgifter Nu fyller du i datum (ÅÅÅÅ-MM-DD eller välj direkt i kalendern vid sidan om), klockslag (TT:MM), resmål, ändamål, beskrivning (t ex namn på konferensen, eller om resenären besökte flera länder etc) samt kontering (vill du kontera på flera projekt, fyll i första raden tryck sedan på Ny rad ). Huvudkonteringen följer med till flikarna utlägg och bilersättning. Påbörjas datum: när resenären lämnade bostaden eller KTH. Avslutas datum: när resenären kom hem eller var tillbaka på KTH. Vid utrikesresor tillkommer ett fält där man fyller i restider mellan länderna. Avresa från land och ankomst till land anges i lokal tid i respektive land. Knappen Ny rad används om resan företas genom flera länder (OBS med övernattning eller tjänsteförrättning i landet; gäller inte vid enbart byte av flyg).

4 4 Måltider/nattraktamente Varje dag kan frukost, lunch och middag kryssas i (med eller utan kostförmån). För måltider på allmänna transportmedel (t ex flyglunch) görs inget måltidsavdrag. Inga fria luncher/middagar: måste kryssas i då resenären varken har blivit bjuden på lunch eller middag. Utan kostförmån: kryssas i vid extern eller intern representation samt för frukost som ingår i hotellpriset. Måltidsavdrag sker på traktamentet och på eventuellt traktamentstillägg. Med kostförmån: Måltidsavdrag sker på traktamentet och på eventuellt traktamentstillägg. Dessutom beräknas en underlagssumma för beskattning på dessa måltider, om arbetsgivaren har betalat för dessa måltider. Privat övernattning (nattraktamente): Kryssas i för varje natt resenären bor privat. Utlägg

5 5 Här registrerar man utlägg som resenären har haft under resan och ska ha ersättning för. För varje utlägg väljs en utläggstyp (val sker ur lista), datum, utlägg, belopp inkl moms, kvittonummer (varje kvitto numreras med 1, 2 etc) och eventuellt beskrivning. När beloppet anges beräknas momsen automatiskt beroende på vilken momssats som är kopplad till den valda utläggstypen (obs gäller inte utlägg i utlandet). Detta ser man när man har tryckt på Lägg till utlägget. På en utrikesresa skall valutakod och kurs anges. Kursen är köpkursen som gällde vid utläggsdagen. Om du inte har fått uppgift om vilken kurs som gällde då kan du öppna valutakonverteraren under Hjälp-knappen? vid sidan om valutakursfältet. Tryck på Lägg till utlägget. Uppgifterna läggs in som en ny rad längst ner. Ange eventuellt ytterligare utlägg tryck igen på Lägg till utlägget för att spara utlägget i reseräkningen. Om utlägget avser representation måste antalet deltagare samt namn på deltagarna anges (OBS: ange en rad per deltagare). Om utlägget skall konteras med annan kontering än huvudkontering tryck på Ändra kontering. Kvittona numreras och häftas ihop med utläggsbilagan som skall skrivas ut när man har sparat reseräkningen som definitiv. OBS: lägg inte in negativa belopp, då följer inte reseräkningen med utbetalningsfilen till lönesystemet. Bilersättning Ange färdsätt, färdväg, antal km samt eventuellt en kort beskrivning.

6 Färdsätt: Egen bil, full ersättning: resenären får den skattefria samt den skattepliktiga ersättningen. Egen bil, end skattefri ers: då erhålls bara den skattefria ersättningen. Tryck på Lägg till bilresan för att spara bilersättningen i reseräkningen. 6 Avbrott Ett avbrott i en förrättning måste anges för att reseavtalets regler om eventuella reduceringar av traktamenten och traktamentstillägg efter en viss tid skall kunna följas. Avbrott i förrättning skall anges om resenären under förrättningsperioden har varit på en annan förrättning eller varit ledig för t ex semester eller hemresa under en helg. Påbörjas datum: skriv första semesterdagens datum kl 00:00 Avslutas datum: skriv första arbetsdagens datum kl 00:00 OBS: semester räknas endast i heldagar! Tryck på Lägg till avbrottet för att spara avbrottet i reseräkningen. Spara definitivt/spara preliminärt Spara preliminärt: innebär att det som är noterat sparas för senare komplettering. Reseräkningen kan ändras och är inte färdig för granskning och attest. Efter komplettering spara definitivt. Spara definitivt: innebär att reseräkningen är klar och skickas automatiskt för granskning och sedan attestering. Det går inte längre att ändra i reseräkningen. Eventuella ändringar eller korrigeringar kan göras vid granskningen.

7 När man sparar reseräkningen som definitiv skall attestant väljas. Välj attestant ur rullistan, tryck sedan på Fortsätt. Reseräkningen kan skrivas ut och skrivas under av arvodisten. Reseräkningen är nu klar för granskning. 7 HUR MAN GRANSKAR EN RESERÄKNING Välj Attestering/Reseräkning/Granska reseräkning. Tryck på Sök. Sökresultatet visar de reseräkningar som har status Definitiva. Om du söker efter en speciell reseräkning finns olika urvalsmöjligheter: Reseräkningsnummer, Resenär, Datum, Status och Kostnadsställe. Kontrollera reseräkningen genom att välja Ändra-symbolen eller klicka direkt på raden. Om det finns utlägg, kontrollera dessa mot kvittona på utläggsbilagan som du har fått i pappersform. Om bilaga med kvitton saknas så ska reseräkningen inte godkännas och skickas till attest. Ikonen Ändra reseavtal använder du om resenären har valt fel typ av resa.

8 8 Om allt är ok, välj Godkänn. Knappen Underkänn underkänner reseräkningen. En informationsruta visas där du anger orsak. Resenären meddelas via e-post (OBS: detta gäller inte arvodister). Knappen Reseräkning visar en sammanställning av reseräkningen i utskriftsformat. Knappen Ersättningar visar en sammanställning av traktamentsersättningar, utlägg etc. Här kan även Reducering av ersättning göras. Knappen Anteckningar använder du för att göra en eller flera anteckningar som hör till reseräkningen, dessa följer med reseräkningen. Du kan även bifoga bilagor. Tryck på Lägg till anteckning. Kryssa i så att den blir permanent. Välj Browse. Välj det dokumentet som du vill bifoga. Tryck på Bifoga. Nu ser du att bilagan ligger som en rad under Bilagor. Stäng.

9 9 Flera reseräkningar kan godkännas på en gång i resultatlistan efter sökning. Varje reseräkning måste dock öppnas. Markera därefter de du vill godkänna, avsluta genom att klicka på Godkänn markerade. De markerade reseräkningarna är nu godkända, de försvinner ur listan och skickas automatiskt till attesteraren för attest.

10 10 ADMINISTRERA RESERÄKNINGAR Under fliken Resa/Reseräkning/Administrera reseräkningar kan du dels ändra status på en reseräkning (välj Ny status), dels byta till annan granskare eller attestant (klicka på den brandgula ikonen under Åtgärder). Om du vill påminna en attestant att han/hon skall attestera en viss reseräkning, välj attestanten en gång till och tryck på fortsätt. Attestanten får då ett nytt e-postmeddelande.

11 11 RAPPORTER Hur man söker reseförskott Välj Rapporter/Reseräkning/Sök reseförskott Om man söker ett reseförskott för en anställd så kan man också använda sig av Resa/Reseräkning/Reseförskott/Sök reseförskott. Hur man söker reseräkningar Välj Rapporter/Reseräkning/Sök reseräkningar Du har många sökmöjligheter, t ex per resenär, enbart preliminära etc. Tryck på Sök.

12 12 Resultatet kan på ett enkelt sätt exporteras till en excelfil. Man kan också söka reseräkningar för en anställd genom att välja Resa/Reseräkning/Sök reseräkning.