Primula web guide att skapa en reseräkning

Transkript

1

2 Sida 1 av 13 Innehållsförteckning Primula web guide att skapa en reseräkning... 2 Välj formulär... 2 Välj anställning... 2 Hantera kontering... 3 Resor inrikes... 4 Resor utrikes... 6 Endast utlägg/bilersättning... 8 Reseförskott... 9 Rapportera utlägg Utlägg Representation Bilersättning Förmånsbeskattning Beräkna Kasta (Makulera) Spara Skriv ut Skicka Posta Uppdaterad senast:

3 Sida 2 av 13 Primula web guide att skapa en reseräkning Logga in på med LUCAT-användarnamn och lösenord. I menyn till vänster väljer man Resor/utlägg under fliken Min sida. Välj formulär De olika alternativen innebär att olika former av ersättning betalas ut. Förenklat kan man säga att nummer 1 och 2 innebär att man ansöker om traktamente i samband med tjänsteresa, nummer 3 berör endast ersättningar för utlägg, och nummer 4 berör förskott för utgifter i samband med resa. Även om du har varit ute och rest men inte begär traktamente för resan, utan endast ersättning för utläggen, ska du klicka på 3. Endast utlägg/bilersättning. Välj anställning Här visas en ruta där man ska välja vilken anställning som man ska lägga ersättningen på. Vanligtvis finns det bara en enda anställning, men för vissa som har flera anställningar eller som har olika tjänster måste man välja vilken av tjänsterna som ska belastas. Vid osäkerhet vid flera eller inga valmöjligheter, välj Systemkod (minirapporterad). Tryck sedan på

4 Sida 3 av 13 Hantera kontering Tryck på knappen Här skriver man i kostnadsställe, aktivitet och verksamhet som kostnaden ska belasta. Det går att ändra omfattning, om exempelvis pengar ska dras ifrån två olika aktiviteter, så länge omfattningen i slutänden blir totalt 100%. Tänk dock på att pengar inte kan dras ifrån två olika kostnadsställen. Resterande rutor lämnas tomma. Vet man inte själv vilken kontering som ska fyllas i frågar man ekonomen för respektive avdelning. När konteringen är klar, klickar man på och sedan på för att spara.

5 Sida 4 av 13 Resor inrikes Används för resor i Sverige. Inkluderar ansökan om traktamente. Välj formulär 1 Följ sedan punkterna under Hantera kontering Tryck på knappen för att skriva en övergripande beskrivning av anledningen till varför ersättning efterfrågas. Var noggrann med beskrivningen så att nästföljande granskare, attesterare och revisorer som sedan ska granska ärendet lätt förstår vad det är utlägget gäller. Tryck sedan på för att spara. Välj ändamålet med resan utifrån en rullista. De efterföljande rutorna rör resans längd. Fyll i datum i rutorna Avresa och Hemkomst samt vilket klockslag det rörde sig om i rutorna för klockslag. Biljetter från exempelvis tågresa eller flygresa måste bifogas i pappersform som underlag till dessa tider. Regler för nattraktamente finns i informationsmenyn i högermarginalen.

6 Sida 5 av 13 Man kan därefter fylla i om det skett ett avbrott i resan för exempelvis semester eller liknande. Skälet till avbrottet i resan anges utifrån en rullista, och sedan fyller man i från vilket datum och klockslag det rör sig om till det datum då man återupptar resan. En speciell ruta för om man rört sig inom verksamhetsorten finns också som alternativ, vilken bockas i om förrättningen varit inom 50 km från hemmet/tjänstestället. Sedan följer att fylla i Om du betalat för ALLA måltider själv, kryssa i rutan Ingen kostförmån = sätt ett kryss för alla de måltider som ingår i - resa med allmänna transportmedel - priset för övernattning, exempelvis hotellfrukost - representation både intern och extern - arbetsmöten med mer än 6 timmars program, samt terminsavslutningar, exempelvis julfest Med kostförmån = sätt ett kryss för alla de måltider som - ingår i konferensen/motsvarande som du deltar i - är gratis men inte passar in i ovanstående kategorier Om du betalat för vissa måltider själv = lämna alla rutor för den måltiden fria Redovisa slutligen alla relevanta punkter under Rapportera utlägg samt följ stegen Spara, Skriv ut, Skicka och Posta. Dessa kan man läsa om under respektive punkt nedan.

7 Sida 6 av 13 Resor utrikes Används för resor utanför Sverige. Inkluderar ansökan om traktamente Välj formulär 2 Följ sedan punkterna under Hantera kontering I informationsmenyn till höger under regelverk finns utrikesreseavtalet samt PM- resor i tjänst som är bra att ha läst igenom. Tryck på knappen för att skriva en övergripande beskrivning av anledningen till varför ersättning efterfrågas. Var noggrann med beskrivningen så att nästföljande granskare, attesterare och revisorer som sedan ska granska ärendet lätt förstår vad det är utlägget gäller. Tryck sedan på för att spara. Välj ändamålet med resan utifrån en rullista. De efterföljande rutorna rör resans längd. Fyll i datum i rutorna Avresa och Hemkomst samt vilket klockslag det rörde sig om i rutorna för klockslag. Biljetter från exempelvis tågresa eller flygresa måste bifogas i pappersform som underlag till dessa tider. Regler för nattraktamente finns i informationsmenyn i högermarginalen.

8 Sida 7 av 13 I nästkommande rutor fyller man i Avgång från Sverige till destination med datum, klockslag, samt när man anländer till destinationen med klockslag. Om nattraktamente ska tas ut fylls det i. Det samma gäller för avgång från destinationen till Sverige samt när man anländer i Sverige (till bostaden). Man kan därefter fylla i om det skett ett avbrott i resan för exempelvis semester eller liknande. Skälet till avbrottet i resan anges utifrån en rullista, och sedan fyller man i från vilket datum och klockslag det rör sig om till det datum då man återupptar resan. Sedan följer att fylla i Om du betalat för ALLA måltider själv, kryssa i rutan Ingen kostförmån = sätt ett kryss för alla de måltider som ingår i - resa med allmänna transportmedel - priset för övernattning, exempelvis hotellfrukost - representation både intern och extern - arbetsmöten med mer än 6 timmars program, samt terminsavslutningar, exempelvis julfest Med kostförmån = sätt ett kryss för alla de måltider som - ingår i konferensen/motsvarande som du deltar i - är gratis men inte passar in i ovanstående kategorier Om du betalat för vissa måltider själv = lämna alla rutor för den måltiden fria Redovisa slutligen alla relevanta punkter under Rapportera utlägg samt följ stegen Spara, Skriv ut, Skicka och Posta. Dessa kan man läsa om under respektive punkt nedan.

9 Sida 8 av 13 Endast utlägg/bilersättning Välj formulär 3. Följ sedan punkterna under Hantera kontering Klicka på symbolen och beskriv vad utlägget avser. Var noggrann med beskrivningen så att nästföljande granskare, attesterare och revisorer som sedan ska granska ärendet lätt förstår vad det är utlägget gäller. Tryck sedan på för att spara. Redovisa slutligen alla relevanta punkter under Rapportera utlägg samt följ stegen Spara, Skriv ut, Skicka och Posta. Dessa kan man läsa om under respektive punkt nedan. Observera att alla resor och hotell ska bokas genom Egencia enligt lagen om offentlig upphandling. Likaså ska alla taxiresor bokas genom Ringduvetaxi AB. Övriga avtal som ingår i den offentliga upphandlingen har ekonomerna kännedom om. Man kan också själv söka efter avtal i Lupin/Proceedo med en gästinloggning.

10 Sida 9 av 13 Reseförskott Välj formulär 4. Reseförskott Följ sedan punkterna under Hantera kontering Klicka på symbolen och beskriv vad ärendet avser. I rutan anger man från vilket datum reseförskottet ska gälla. Välj alternativet I rutan skriver man in vilket belopp som ska gälla som reseförskott. Därefter följer man stegen Spara, Skriv ut, Skicka och Posta. Dessa kan man läsa om under respektive punkt nedan.

11 Sida 10 av 13 Rapportera utlägg Utlägg I rutan för utlägg väljer man från och till vilket datum utlägget gäller Här väljer man det datum som står på kvittot. OBS! För varje kvitto skapar man ett nytt utlägg. Genom att trycka på knappen även ta bort utlägg genom att trycka på knappen får man upp en ny blank utläggsruta. Man kan Nästa steg är att välja vilket utlägg det handlar om. Här finns det en rullista där ett antal olika utlägg är uppställda Därefter skriver man i rutorna Står det ingen moms på kvittot skriver man noll (0) kr. enligt hur det står på kvittot. Är utlägget i utländsk valuta väljer man ur en rullista vilken valutan är. Därefter fyller man i rutan då betalningen skedde. vilken kurs som valutan hade under det datum Om kontoutdrag med exakt valutakurs för ens bank ej finns bifogad till handlingarna kan man ovanför rutan om utlägg hitta

12 Sida 11 av 13 På Varav moms* skriver man alltid noll (0) kr vid inköp i utlandet. Det gäller även exempelvis tågresor till och från Kastrup. Därefter gör man en av utlägget och det ändamål det hade. Man kan även fylla i om det rör sig om en avvikande kontering i rutan Var noggrann med att bifoga originalkvitto till varje utlägg som ersättning begärs för, samt lämpligt underlag till reseräkningen som helhet. Exempel på underlag till reseräkningen är: inbjudan, program, kvitto på anmälningsavgift eller deltagarcertifikat till konferens, inbjudan eller mailkonversation med bestämmelser om möte, festligheter eller kurser, förklarande text vid inköp av varor eller tjänster som inte är köpta genom den offentliga upphandlingens leverantörer. Underlag behövs för varje separat inskickad reseräkning, även om flera reseräkningar berör samma resa/utlägg. Tips: När man väljer vilken typ av utlägg det handlar om utifrån rullistan och man inte tycker att något passar speciellt bra, välj Tjänster köpta i samband m fältresa/dyl alternativt Varor köpta i samband m fältresa/dyl. Representation I rutan för representation väljer man först vilket datum som representationen gäller och vilken typ av representation som skett enligt rullistan. Sedan fyller man i den totala kostnaden och antal personer. Därefter trycker man på företag/enhet de kommer ifrån. och skriver in namnet på alla deltagarna samt vilket Under gör man en beskrivning av representationens syfte. Glöm inte att bifoga inbjudan eller motsvarande i pappersform till ärendet som underlag. I rutan kan man även fylla i om det rör sig om en avvikande kontering. Man kan fylla i flera representationer genom att trycka på knappen Man kan även ta bort representationer genom att trycka på knappen

13 Sida 12 av 13 Bilersättning Rutan för bilersättning fyller man i om man har gjort en resa i tjänsten med sin privata bil. Man fyller då i vilket datum det rör sig om och välj därefter utifrån en rullista Man fyller sedan i vilken färdväg som körts och därefter hur många kilometer som körts. Därefter gör man en av resan och vilket ändamål resan hade, samt bifogar underlag i pappersform som stärker anledningen till resan och även utmätt färdväg på en karta, till exempel via Google maps. Man kan även fylla i om det rör sig om en avvikande kontering i rutan Man kan även lägga till flera bilersättningar genom att trycka på knappen eller ta bort bilersättningar genom att trycka på knappen Förmånsbeskattning Förmånsbeskattning ska göras vid gemensamma måltider i samband med sammankomst eller arbetsmöte för att man vid sådana tillfällen ska betala skatten för måltiden privat. Förmånsbeskattning ska dock inte göras vid intern eller extern representation. I rutan för förmånsbeskattning fyller man i datum I rullistan väljer man Beskatt medavg Därefter fyller man i vilket förmånsbelopp det rör sig om i rutan Förmånsbelopp = hela beloppet som exempelvis den lunch som du åt kostade. Om man inte vet är standardbeloppet 50 kr. Till slut skriver man en av vilken typ av förmånsbeskattning det rör sig om. Man kan även fylla i om det rör sig om en avvikande kontering i rutan Man kan även lägga till flera förmånsbeskattningar genom att trycka på knappen eller ta bort bilersättningar genom att trycka på knappen

14 Sida 13 av 13 Beräkna När man fyllt i alla utlägg, representationer, bilersättningar och förmånsbeskattningar trycker man på och får då fram totalsumman. Extra utbetalningstillfälle Om man lägger in reseräkningar mellan den 13:e och den 3:e och vill ha pengarna tidigare än den normala löneutbetalningen kan dessa skickas vid det extra utbetalningstillfället nästkommande månad och därför ska rutan för (under Beräkna ) vara förkryssad. OBS! Detta sker automatiskt så lägger man in reseräkningar mellan den 3:e och 13:e och vill ha pengarna tillsammans med den normala löneutbetalningen ska denna ruta klickas bort. Kasta (Makulera) Skrolla ner en bit på sidan till rutan med symbolen om ärendet ska makuleras. Spara Skrolla ner en bit på sidan till rutan med symbolen för att spara ärendet, exempelvis om du behöver pausa för att gå ifrån ärendet och återkomma senare. Skriv ut Hämta blanketten som ska skrivas ut längst ner på sidan Det hämtas då hem en fil som man sedan öppnar i Word. Denna ska skrivas ut och läggas som försättsblad till underlaget. Glöm inte att signera pappret på raden Underskrift! Skicka Sista steget är att ärendet vidare i programmet så att nästa person i ledet kan gå in och granska det. Ärendet skickas då automatiskt iväg till administratören för kostnadsstället. Här har man även möjlighet att välja vem som ska granska ärendet om det inte ska följa det normala flödet. Posta Posta slutligen hela häftet med blanketten som försättsblad, alla kvitton och allt underlag till administratören som granskar ärendet.