AGDA Webb Enskild användare registrera reseräkning 1 AGDA WEBB. Manual

Transkript

1 AGDA Webb Enskild användare registrera reseräkning 1 AGDA WEBB Manual Registrera reseräkning...2 Kostavdrag...5 Utlägg...6 Representation...7 Utskrift...8 1

2 AGDA Webb Enskild användare registrera reseräkning 2 Registrera reseräkning När du ska registrera en ny reseräkning så väljer du: - Inrapportering - registrera reseräkning - resedata För att registrera en ny reseräkning så klickar du på Ny reseräkning. Om du har tidigare registrerade reseräkningar så kommer den senaste visas i övre delen av bilden. 2

3 AGDA Webb Enskild användare registrera reseräkning 3 När du är klar med Ändamål, Notering och eventuell kontering så klickar du på Spara Vid registrering ska du alltid ange: Ändamål: Noteringar: Vilket syfte har resan Vart har mötet/konferensen ägt rum och på vilken ort. Vid resa till flera olika orter, uppge datum för varje ort. Vem har kallat till mötet/konferensen På flera enheter så är det den som är utsedd till att stämma av reseräkningen som ska kontera den. Fråga enhetens administratör om vilka rutiner som gäller. För dig som konterar din egen reseräkning eller är den som stämmer av reseräkningen görs det enligt följande: I första hand ska kontering ske i de övre rutorna (som finns bredvid Ändamål ). När kontering sker i dessa rutor belastar hela räkningen denna kontering. Om någon enstaka post ska konteras på annat kostnadsställe och/eller kostnadsbärare, så särkonteras den raden i själva reseräkningen. Har den övre rutan fyllts i och sparats och kontering ej skett, måste varje rad konteras var för sig. Om du på en och samma reseräkning har ett flertal kostnader som ska belasta olika kostnadsställen eller flera på varandra följande tjänsteresor så konteras varje rad för sig. Du kan alltid klicka på förstoringsglas så visas vilka kostnadsbärare alt. kostnadsställen det finns allt välja på I fältet notering kan du även göra anteckningar som är av relevans för reseräkningen eller information som underlättar för de som ska stämma av och attestera. 3

4 AGDA Webb Enskild användare registrera reseräkning 4 Klicka alltid på Spara efter varje ifylld rad i reseräkningen. Efter att du fyllt i och sparat i övre delen av reseräkningen så är det dags att fylla i de resedata som tjänsteresan har genererat. Landskod behöver bara fyllas i om du har en utlandsförrättning. När en tjänsteresa inte avslutas hemma utan en ny tjänsteresa tar vid direkt, dvs. om den nya tjänsteresan ska belasta ett annat kostnadsställe och/eller kostnadsbärare så kryssar du i rutan Forts och då kan du skriva in en ny tjänsteresa som fortsätter där den tidigare avslutas. Om du under en och samma resa har flera olika tjänsteresor som belastar samma kostnadsställe/kostnadsbärare så kan du skriva in resan på samma sätt som en enkel resa dock bör information om de olika tjänsteresorna skrivas in i noteringar. Resedata som ska fyllas i är: Startdatum: Startdatum för resan, dvs. när lämnade du hemmet eller kontoret Slutdatum: Slutdatum för resan, dvs. när du kommer hem till bostaden eller kontoret Syftet med resan: Oftast är det samma som ändamål men det kan även vara att en del av resan behöver förtydligas. Kontering: Sker endast om inte kontering skett i den övre delen av reseräkningen. Om du är osäker på kontering ta kontakt med enhetens administratör 4

5 AGDA Webb Enskild användare registrera reseräkning 5 Kostavdrag Klicka på spara efter att du är klar med kostavdrag/kostförmån Spara knappen blir synlig när det finns något markerat i kostrutorna Kostavdrag sker om du erhåller måltider under din tjänsteresa. Markera vilka måltider som ingått. Kostavdrag sker inte för måltider som ingår obligatoriskt i priset på allmäna transportmedel. En kostförmån uppstår när ST eller annan har betalat för dina måltider. Kostförmån ska markeras för måltider som ingått om inte nedanstående undantag uppfylls. Förmånsbeskattning avser måltider som du faktiskt har intagit. Undantag för kostförmån Måltider som obligatoriskt ingår i priset på allmänna transportmedel (tåg, flyg) Frukost som ingår i hotellpriset Måltider vid intern kurs/utbildning Måltider vid extern och intern representation Med intern representation avses här personalfester, informationsmöten med personalen, interna kurser och planeringskonferenser. En måltid är skattefri om följande villkor är uppfyllda. Förmånen ges vid ett internt möte inom företaget eller koncernen etc. Sammankomsten pågår under högst en vecka. Sammankomsterna hålls inte regelbundet med korta mellanrum (varje eller varannan vecka). Det är gemensamma måltider. 5

6 AGDA Webb Enskild användare registrera reseräkning 6 Utlägg Har du haft utlägg/avdrag så klickar du på fliken Utlägg/avdrag och fyller i datum för utlägget. Klicka sedan på förstoringsglaset för att få upp de olika utläggsalternativen, markera det som utlägget gäller och dubbelklicka. Har du använt dig av egen bil och ska ha milersättning eller bott privat och har rätt till nattraktamente måste skriva in utlägget 2 gånger, en rad för skattefri och en rad för skattepliktig ersättning. Milersättning gäller inte för de med förmånsbil Klicka på spara efter att du är klar med dina utlägg. Alla utlägg ska verifieras med kvitton i original. Markera kvittot med bilaganummer (1, 2 osv.) skriv in bilaganumret på räkningen. Om du har flera utlägg så gör du på samma sätt för varje utläggskvitto. 6

7 AGDA Webb Enskild användare registrera reseräkning 7 Representation Klicka på spara efter att du är klar med dina utlägg för representation. Om du har haft representationskostnader så klickar du på fliken Representation Företag/deltagare samt syfte MÅSTE anges Representation måste alltid vara godkänd av enhetschefen, Vid representation måste STs policy om representation följas. Policyn finns på intranätet under ST anställd- Personalhandbok- Policy. 7

8 AGDA Webb Enskild användare registrera reseräkning 8 Utskrift På fliken Totalsida får du uppgift om den totala ersättningen för resan. Kontrollera dina ersättningar och om du inte har klarmarkerat din reseräkning så gör du det genom att bocka i rutan klar Om du vill rätta något och redan har klarmarkerat din reseräkning så måste du börja med att ta bort bocken i Klar rutan efter det är det bara att välja fliken du vill gå in och rätta och sedan klarmarkera reseräkningen igen. OBS! Viktigt att klarmarkera för att avstämning/attest ska kunna ske. Om du har kvitton eller att reseräkningen ska betalas av en annan enhet så måste du skriva ut din reseräkning och bifoga kvitton i original. Lämna reseräkningen och underlagen till den på er enhet som är utsedd att göra avstämning. Utskrift sker under fliken Utskrift 8