Med chef avses: För förbundsstyrelsen förbundsordföranden. För kansliet generalsekreteraren. För föreningar styrelseordföranden.

Transkript

1 Sida 17 (24) 10 Resepolicy Omfattning Dessa bestämmelser gäller förtroendevalda, anställda och funktionärer vid Sveriges Veteranförbund Fredsbaskrarna (SVF), vars resor och möten sker på SVF uppdrag och som bekostas av SVF. Syfte Bestämmelser och policy: utgör ett styrinstrument för ett kostnadseffektivt resande, där tjänsteresor företas så kostnadseffektivt som möjligt med hänsyn till medarbetarnas individuella förutsättningar och behov, samt till att arbetseffektiviteten optimeras. skapar förutsättningar för en trygg och säker arbetsmiljö för förbundets styrelse, kansli, föreningar och medlemmar vid tjänsteresor Ansvar Varje medarbetare ansvarar för att hans eller hennes resor i tjänsten sker på ett ekonomiskt, säkert och miljöanpassat sätt i enlighet med resepolicyn. Varje chef ansvarar för att policyn efterlevs av hans eller hennes medarbetare. Det innebär att chefen: ska säkerställa att alla medarbetare känner till innehållet i policyn med tillhörande styrdokument och följa upp att den följs ska säkerställa att medarbetarna har kunskaper om säker och miljöanpassad trafik så att de förstår syftet med policyn och handlar som goda föredömen ska besluta om och regelbundet följa upp medarbetarnas tjänsteresor. Med chef avses: För förbundsstyrelsen förbundsordföranden. För kansliet generalsekreteraren. För föreningar styrelseordföranden. Allmänt Resenären ska alltid överväga om det finns alternativ till en tjänsteresa, som t.ex. telefon-, webb- eller videomöte. När resa bedöms som nödvändig ska resenären välja det lämpligaste färdsättet med hänsyn till kostnad, tid, säkerhet och miljö. Försök ska ske för att samordna flera möten och minimera vistelsen. Ansvariga och personal ska noggrant planera verksamheten så att transporter kan samordnas eller undvikas. Samåkning ska eftersträvas om så är möjligt. Längre resor inom landet ska i första hand ske med tåg eller buss, i andra hand med bil och i sista hand med flyg. Det är varje resenärs skyldighet att planera sina resor i så god tid som möjligt, detta påverkar ofta priset på resan Resenärer ska ha en skälig komfort och service till en rimlig kostnad.

2 Sida 18 (24) Alla beställningar av biljetter, hotell samt övriga arrangemang som normalt tillhör en resebyrås utbud ska ske genom avtalad resebyrå eller godkända bokningskanaler. Resa må bokas på egen hand när så är lämpligt. En tjänsteresa får inte kombineras med en privat resa om det resulterar i extra kostnader för förbundet. Om särskilda skäl föreligger kan man få kombinera en tjänsteresa med en privat resa men då krävs det godkännande från närmsta chef eller att kallelse har skett med sådan inbjudan eller godkännande. Alla extra tillkommande kostnader som till exempel logi, betalas av resenären. De leverantörer som förbundet har tecknat avtal med eller valt ut som prioriterade leverantörer ska alltid användas i första hand om priset är konkurrenskraftigt. Förbundet står för vaccinationer som behövs i samband med tjänsteresa. Det är varje resenärs ansvar att ha ett giltigt pass och visum. Alla SVF funktionärer är försäkrade via Salus Ansvar reseförsäkringar i samband med resor som sker på uppdrag av SVF. Varje resa ska vara godkänd av närmsta chef. Informera alltid din chef om dina tjänsteresor så att han/hon vet var du befinner dig Begreppet tjänsteresa Resa som berättigar till resekostnadsersättning är en resa på order av en chef som en tjänsteman företar för att sköta tjänsteåligganden utanför tjänstestället. Resan kan också företas av arbetstagare för att sköta arbetsuppgifter utanför arbetsplatsen. Som tjänsteresa räknas inte färd mellan bostaden eller motsvarande ställe och tjänstestället eller arbetsplatsen. Med tjänsteställe eller arbetsplats avses det fasta tjänstgöringsställe där personen i fråga arbetar eller, om han eller hon på grund av arbetets art inte har något fast tjänstgöringsställe, ett motsvarande ställe. Anmärkning: Tjänstemän har ett tjänsteställe och arbetstagare en i arbetsavtalet överenskommen arbetsplats Val av färdmedel Kortare tjänsteresor skall i första hand ske med cykel, kollektivtrafik eller promenad, i andra hand skall tjänstebil eller om möjligt miljöbilspool användas. I de fall taxi är ett alternativ ska miljötaxi väljas. Kollektivtrafik prioriteras framför bil. För resor som är längre än 50 km från arbetsstället, skall tåg och buss i linjetrafik utgöra förstahandsalternativet. Detta motiveras av såväl miljömässiga som ekonomiska och säkerhetsmässiga skäl.

3 Sida 19 (24) För utrikesresor samt resor till destinationer där tåg eller buss inte utgör något realistiskt alternativ kan flyg användas. Huvudresan måste vara längre än 50 mil för att flyg skall användas. Flygresor där mellanlandning eller anslutning till internationella rutter sker i Stockholm eller Köpenhamn accepteras. Reseprioriteringar Vid val av färdmedel tillämpas följande principer: Billigaste färdmedel tåg, buss, flyg, båt, hyrbil eller egen bil Flyg, rabatterad reguljär biljett Tåg med plats i 1:a klass Måste sovplats användas, får singelkupé bokas Privat bil Privat bil får användas endast när andra alternativ enligt ovanstående stycken inte är rimliga i ett samlat perspektiv på miljö, kostnadseffektivitet och säkerhet. Det åligger resenären att kunna redovisa skälen i det enskilda fallet till varför privat bil har valts. Vid resa med bil ska samåkning ske i största möjliga utsträckning. Bilar som är anpassade för miljöbränsle skall i första hand tankas med det. Ombokningar För att undvika extra kostnader ska avbokning/ombokning ske, så fort anledning därtill uppstår. Övrigt Förbundet ser helst att var och en lägger ut för kostnader som uppstår i samband med resa och yrkar på ersättning med reseräkning. Vid behov kan kansliet lämna ut förskott som regleras när reseräkning lämnats dock senast före utlämnande av nytt förskott. Blankett reseförskott skall då användas och blankett reseräkning vid redovisning. Reseförskott understigande 1500 kronor utbetalas inte. Vid bokning av hyrbil ska försäkring och självriskeliminering alltid ingå i hyrespriset Traktamenten och ersättningar Förbundet följer statliga avtalet (avser skattefria delen) Det krävs alltid minst en hel övernattning (kl ) för att förbundet ska kunna betala ut skattefritt traktamente. Om tjänsteresan omfattat tiden anses det vara en övernattning även om den anställde har arbetat under natten. Traktamente som betalas ut vid s.k. endagsförrättning (utan övernattning) hanteras som vanlig lön skatte- och avgiftsmässigt. När förbundet betalar traktamente som inte överstiger de avdragsgilla schablonbelopp som finns, ska den anställde inte deklarera traktamentet och inte heller göra

4 Sida 20 (24) avdrag i självdeklarationen. Förbundet upplyser bara genom en kryssmarkering på den anställdes kontrolluppgift, att förbundet betalat ut traktamente som inte är högre än avdragsgillt schablonbelopp Minskning för kost Om förbundet bekostat den anställdes måltidskostnader under tjänsteresan ska det skattefria traktamentet minskas, eftersom den anställde/resenären då inte haft ökade måltidskostnader. Kost som obligatoriskt ingår i priset på allmänna transportmedel ska inte minska traktamentet. Om arbetsgivaren har bekostat alla måltider kan endast traktamente för småutgifter betalas ut skattefritt. Detta motsvarar 10 % av maximibeloppet. Minskning för kost görs enligt följande tabell: Schablonavdrag för ökade utgifter för måltider och diverse småutgifter Minskning för: Frukost, lunch Helt max.bel. 220 kr (hel dag) Minskning bör ske med: Halvt max.bel 110 kr (halv dag el. natt) Minskning bör ske med: och middag 198 kr 99 kr Lunch och middag 154 kr 77 kr Lunch/middag 77 kr 39 kr Frukost 44 kr 22 kr Fri kost under tjänsteresa Reglerna om vad som gäller i olika fall när den anställde får kost under tjänsteresa kan sammanfattas enligt följande: Minskning av traktamente Förmåns beskattning Fri kost under tjänsteresa huvudregel Hotellfrukost som ingår obligatoriskt i rumspriset Kost på allmänna transportmedel som ingår obligatoriskt i priset Extern representation Intern representation

5 Sida 21 (24) Kostförmån Om förbundet bekostat den anställdes måltider har den anställde också fått skattepliktig kostförmån som värderas enligt schablon till 84 kr för lunch respektive middag och till 42 kr för frukost. Däremot sker ingen förmånsbeskattning för hotellfrukost och kost på allmänna transportmedel om kosten obligatoriskt ingår i priset för övernattningen eller transporten Utlandstraktamenten Vid utlandsresor gäller det besökta landets traktamenten enligt skatteverket.