Resepolicy för Malmö stad. Malmö stads policy för resor och möten gäller alla medarbetare i kommunen. Den avser alla resor i tjänsten.

Transkript

1 Lll löm, kmkåkpsenast sparat av bodnoräöbodnor Sidan öl, Resepolicy för Malmö stad med riktlinjer Resepolicy godkänd av kf 14/ , 213, bih 152. Ändr av kf 20/ , 274, bih 169. Riktlinjer godkända av ks , 430. Resepolicy för Malmö stad Malmö stads policy för resor och möten gäller alla medarbetare i kommunen. Den avser alla resor i tjänsten. Goda kontakter inom staden och med andra kommuner i Sverige och världen är en väsentlig del av Malmös utvecklingsarbete. Samtidigt har vi högt ställda ambitioner i Miljöprogrammet, Energistrategi och Trafikmiljöprogrammet om att energianvändningen i stadens förvaltningar och bolag ska minska med 30 % till år Detta kräver att vår mötesverksamhet och vårt resande i tjänsten utförs på ett så energisnålt och klimatvänligt sätt som möjligt. Inom Malmö stad ska det finnas förutsättningar för var och en att mötas och resa hållbart på ett kostnadseffektivt, miljöanpassat och säkert sätt. Så här prioriterar Malmö stad färdsätten Gå eller cykla när du ska göra korta resor i staden. Använd kollektiva färdmedel som buss eller tåg före taxi och bil. Välj tåg före flyg. Det här ska Malmö stad Vi ska utveckla möjligheterna till att hålla resfria möten. Vi ska genomföra våra möten och tjänsteresor kostnadseffektivt, miljöanpassat och säkert så att de bidrar till en hållbar utveckling. Vi ska utifrån verksamhetens förutsättningar ta hänsyn till den enskildes livssituation när vi planerar möten och resor.

2 Vi ska ställa höga miljö- och säkerhetskrav på leverantörerna när vi upphandlar resor och när vi köper in eller hyr fordon. 2 (6) Vi ska regelbundet följa upp så att policyn och riktlinjerna följs. Ansvar Du som medarbetare ansvarar för att undersöka om det i första hand finns ett alternativ till att resa på möten. Därefter ansvarar du för att resor i tjänsten följer resepolicyn med riktlinjer. Du som chef ansvarar för att dina medarbetare känner till och följer innehållet i resepolicyn med riktlinjer. Du ska se till att dina medarbetare har grundläggande kunskaper om kostnadseffektivt, miljöanpassat och säkert resande. Du ska se till att det finns förutsättningar att följa resepolicyn med tillhörande riktlinjer. Du följer upp dina medarbetares tjänsteresor. Resepolicyn med riktlinjer gäller från och med den 1 mars 2011.

3 3 (6) Riktlinjer till resepolicy för Malmö stad Möten Möten mellan människor är en viktig del av Malmö stads verksamhet. Planera därför möten i god tid och undersök olika mötesalternativ. Så liten miljöpåverkan som möjligt ska vara utgångspunkten, men kostnadseffektivitet och tidsåtgång ska också beaktas. Ibland kan vi mötas utan att träffas. Den billigaste, mest miljövänliga och säkraste resan är den som inte behövde göras. Att mötas utan att träffas När du arrangerar ett möte undersöker du alltid om det finns ett alternativ till att resa, till exempel telefonmöte, videokonferens eller webbmöte. Du och dina mötesdeltagare sparar tid, pengar och miljö om ni möts på distans. Du som är chef ser till att teknik för enklare telefon- och webbmöten är lätt tillgänglig. Dina medarbetare ska få bra och tydlig information om dessa alternativ och kunna få stöd när de använder tekniken. Resor i tjänsten När du reser i tjänsten ska Malmö stads ramavtal för tjänsteresor och logi användas där sådant finns. Genom ramavtalet blir det lättare att uppmärksamma de hotell och färdmedel som når upp till resepolicyns krav och riktlinjer. Ska du åka lokala resor inom Skåne eller till Köpenhamn kan Skånetrafikens olika rabattkort användas.

4 4 (6) Resor med poängsystem Om du tecknat medlemskap som ger poäng på resor används alltid insamlade poäng i tjänsten. Betalkort Använd betalkort vid utlägg i tjänsten när detta underlättar administrationen och sänker kostnaderna. Säkra resor En olycka kan få stora konsekvenser för Malmö stad om många medarbetare reser tillsammans. Överväg därför olika avgångar eller transportsätt. Vid utlandsresor följer du UD:s råd. Logi Du måste själv välja logi på orter där inte avtal finns. Välj då i möjligaste mån ett boende som har en hög miljöprofil erbjuder etiskt certifierade och/eller ekologiska produkter visar en positiv syn på jämställdhet och mångfald är porrfritt (enligt beslut i kommunfullmäktige , 40). När du ordnar konferens Malmö stad har avtal med flera olika konferensanläggningar. Du väljer en anläggning som gör att kostnadseffektiva, miljöanpassade och säkra resor till och från konferensen blir möjliga. Boka konferensanläggning som deltagarna har nära till och som de kan nå med kollektiva färdmedel. Anpassa mötestiderna efter när bussar och tåg anländer.

5 Att välja färdsätt Du föregår med gott exempel genom att främst välja färdsätt med låg miljöbelastning. Självklart följer du alla lagar och bestämmelser samtidigt som du visar hänsyn i trafiken. När du ska bedöma restiden inkluderar du tiden för resan, väntetider under resan, tid för parkering, gångtid och väntetid mellan ankomst och mötets början. 5 (6) Gång eller cykel Att gå eller cykla ska alltid vara det första alternativet vid resor inom staden. Du som chef ansvarar för att tjänstecyklar finns lätt tillgängliga, att de är lagenligt utrustade och du tillhandahåller också cykelhjälm och reflexväst. Buss eller tåg Att åka buss eller tåg är både ekonomiskt och miljöriktigt. Du som chef ser till så att det finns enkla rutiner för medarbetarnas lokala buss- och tågresor. Taxi eller bil Taxi eller bil använder du när transporten ger en påtaglig tidsvinst och därmed är mer kostnadseffektiv. En påtaglig tidsvinst för taxi eller bilresa inom Malmö är när restiden kan minskas med minst trettio minuter enkel resa. Om du måste åka taxi, använd de avtal Malmö stad har. Vid upphandlingar ställs krav på bland annat miljö, kostnad och trafiksäkerhet. För att inte medarbetare ska behöva använda egen bil i tjänsten, ska varje förvaltning skapa alternativ för dessa resor. Du som chef skapar de rätta förutsättningarna vid bilkörning genom att se till att bilpool eller bokningsbara bilar används boka hyrbil genom de avtal och regler som finns.

6 När du kör bil ska du 6 (6) undvika mobiltelefonsamtal alternativt använda frihandsutrustning samåka eller samordna transporter köra sparsamt enligt exempelvis ecodriving-metoden. Flyg Flygresor väljer du bara när verksamheten kräver det, exempelvis när tidsvinsten är påtaglig i jämförelse med övriga färdsätt för långresor och därmed är mer kostnadseffektiv. En påtaglig tidsvinst är när restiden kan minskas med minst tre timmar enkel resa. För att ta dig till och från flygplatsen använder du i första hand ett transportsätt som ger låg miljöbelastning, exempelvis tåg eller buss. Till och från arbetet Resorna till och från arbetet har en betydande påverkan på miljön. Varje förvaltning kan därför informera om vilka alternativa färdsätt till bilen som finns och uppmuntra medarbetarna till att prova dessa erbjuda cykelparkering kontinuerligt minska möjligheterna till förmånsparkering för privat bil. På längre sikt ska förmånsparkering endast erbjudas om det föreligger särskilda skäl. Uppföljning Resepolicyns efterlevnad ska följas upp regelbundet som en del av nämndernas interna kontroll. Kommungemensam handlingsplan och redovisning inom miljöområdet ska även behandla Malmö stads tjänsteresor.