Resepolicy för SHIF/SPK

Transkript

1 Resepolicy för SHIF/SPK SHIF/SPKs resepolicy om att resa kostnadseffektivt, säkert och miljövänligt innebär i korthet: att inte resa om det inte är nödvändigt att resor planeras i så god tid att kombinationer av biljetter, samordning och anpassning av resor blir möjliga och det mest fördelaktiga färdsättet och login kan väljas, att färdsätt och logi väljs så att tiden utnyttjas effektivt, att beställning av resor och logi görs på ett sådant sätt att förbundets ställning som storkund tillvaratas samt att kostnader för reseadministration minimeras att om du är osäker på denna vad denna policy betyder i praktiken frågar du innan du bokar. Introduktion Denna policy riktar sig till alla som reser å Svenska Handikappidrottsförbundet och Sveriges Paralympiska Kommittés vägnar, oavsett om förtroendevald (i styrelse, arbetsgrupp, utskott, idrottskommitté eller annat uppdrag), arvoderad eller anställd. Syftet med policyn är att alla resor och transporter ska ske så miljöanpassat, trafiksäkert och kostnadseffektivt som möjligt samt att maximera vinsterna utifrån ingångna samarbetsavtal. Miljöhänsyn, trafiksäkerhet och funktionsnedsättning kan i vissa fall motivera en dyrare resa eller en resa som tar längre tid. Var och en har ansvar för att det egna resandet för förbundets räkning sker i enlighet med policyns riktlinjer. Generalsekreteraren har ansvar för att personal, förtroendevalda samt andra som reser på förbundets uppdrag är informerade om policyn och följer den. Generella principer Planera varje resa så att den blir så effektiv, trafiksäker, miljöanpassad och ekonomisk som möjligt. Om de olika kraven skulle stå mot varandra måste en avvägning ske utifrån de specifika förutsättningarna. Det är viktigt med personliga möten men man ska av miljö- och kostnadsskäl undersöka om det går att ersätta en resa med något annat sätt att kommunicera, t.ex. telefon, telefonmöte, skype, e-post eller post. Möten bör förläggas så att resandet minimeras. Planera för att genomföra flera aktiviteter under samma resa. Vid lokala transporter ska i första hand allmänna kommunikationer såsom buss och tunnelbana användas.

2 Tåg är oftast det bästa alternativet med avseende på såväl kostnadseffektivitet som säkerhet och miljö. Flyg är ett godtagbart alternativ om andra färdsätt bedöms vara orimliga ur tidssynpunkt eller tillgänglighet. Saknas allmänna kommunikationer eller om avgång/ankomst och total restid inte passar tidsschemat, kan resa ske med hyrbil. Vid val av färdsätt ska hänsyn också tas till tillgänglighets-, ekonomiska och tidsmässiga faktorer. När möten och konferenser planeras ska platsen väljas med tanke på alla deltagares sammantagna resande. De ska kunna ta sig till mötet på ett säkert och miljöanpassat sätt. Hotell och konferensanläggningar ska ha ett dokumenterat miljöengagemang och skall vara tillgänglighetsanpassade. När hela förbundsstyrelsen, ledningsgruppen m.fl. ska resa ska man undersöka om det är möjligt att resa med olika avgångar. Vid gruppresor ska information om resesätt, resväg, hotell m.m. meddelas generalsekreteraren Vid gruppresor inom idrottskommitteerna ska idrottens idrottskonsulent informeras innan bokning sker. Resebyrå Avtal har SHIF/SPK för närvarande med resebyrån Primetravel, Idrottens Hus, Stockholm, tfn Resebyrån ska vara en aktiv reserådgivare och ansvarar för att organisationernas avtal och policy tillämpas. Enskilda resor kan bokas direkt via internet. I särskilda mer komplicerade fall kan annan resebyrå anlitas efter godkännande av ekonomichefen. Ansvar Var och en har ansvar för att det egna resandet i tjänsten/förtroendeuppdraget sker på ett ekonomiskt, säkert och miljöanpassat sätt. Det är resenären som ansvarar för att den enskilda resan sker enligt policyn. Om du är osäker på vad denna policy innebär i praktiken för din resa - fråga hellre en gång för mycket än en gång för lite. Beställning av resor Tjänsteresor och kostnader i samband med dessa för tjänstemän ska i förväg godkännas av närmaste chef. Resor utanför Norden ska godkännas av respektive ordförande för förtroendevalda och av GS för tjänstemän. Resor inom idrottskommitteerna och arbetsgrupper ska finnas upptagna i av FS godkänd budget eller budgetäskande. Vid beställningar av flyg-, tåg- och båtbiljetter, hotellrum, hyrbilar, flygbuss/taxi och liknande som sker via vårt resebolag ska en referens och vilken arbetsgrupp/funktion det gäller alltid uppges (tex: FS, IK simning,...). Resesätt Tåg SHIF/RF har avtal med SJ.

3 Flyg Priserna på tågresor är flytande och förändras dagligen beroende på tillgång och efterfrågan. Vissa dagar kan 1:a klass vara billigare än 2:a klass. Resebyrån bokar det som är billigast vid varje tillfälle. Både tidsvinst-, och miljö- och kostnadsbesparing samt tillgänglighet ska beaktas i valet mellan X2000 och flyg. För nattåg får resa företas i 1:a klass med egen kupé. I första hand ska vi resa i ekonomi/lågpris alternativt turistklass. Endast om uppdraget kräver möjlighet till snabba ombokningar flyger vi i en dyrare klass. Beställ din resa med god framförhållning för att hålla resekostnaderna nere. Vår resebyrå har fått i uppdrag att alltid presentera fler alternativ där det billigaste alternativet gäller. Vid anslutningsresor till och från flygplats bokas i första hand flygtåg, flygbuss eller alternativt flygtaxi. Detta kan bokas i samband med bokning av flygbiljett via resebyrån. Hotell Hotell bokas i första hand på Scandic Hotels alt via resebyrån. Kreditering Taxi Helt eller delvis outnyttjade biljetter ska genast meddelas resebyrån för möjlighet till kreditering. Taxi får utnyttjas om kollektivt färdmedel inte kan användas, t.ex. om avresa eller hemresa sker mycket tidigt på morgonen eller sent på kvällen, om du har mycket bagage eller av tillgänglighetsskäl. Skäliga utlägg för taxi ersätts mot kvitto. RF har avtal med Taxi Kurir vilket vi bör använda där detta bolag är verksamt. Ange Avtal 20 vid bokning. När Taxi Kurir ej finns tillgänglig väljs en taxi där standardresan enligt gul markering på taxibilen inte kostar mer än 3. Hyrbil Hyrbil ska väljas med beaktande av färdsträcka, antal resenärer samt säkerhets- och miljöaspekter. I första hand bokas miljöbil i mellanklass såvida inte passagerarantal eller bagage kräver mer utrymme. Anställda som tilldelas förmånsbil ska använda denna när det är kostnadsoch tidsmässigt fördelaktigt. Egen bil Egen bil får endast användas efter överenskommelse med avdelningschefen eller den person som är ordförande/ansvarig för den arbetsgrupp/arrangemang du reser för. Egen bil som används i tjänsten bör uppfylla höga säkerhets- och miljökrav, i samma nivå som tjänstebilar.

4 Trängselskatt ersätts endast i samband med tjänsteärende/förtroendeuppdrag och då mot uppvisande av kvitto. Ersättningen är skattefri. Parkering Välj parkering med omsorg, det kan vara en stor kostnad och ska vägas in i beslutet att välja bil istället för kollektiva färdmedel. Efterlevnad av lagstiftningen Vid tjänsteresor med bil betonas särskilt att lagar och regler ska följas, du ska t.ex. inneha erforderligt körkort, följa hastighetsbegränsningar, aldrig köra under inverkan av droger eller alkohol samt se till att alla i bilen använder bilbälte under färd. Körsätt Körsättet har stor påverkan på bränsleförbrukning och avgasutsläpp. Med ett sparsamt körsätt kan man spara både pengar och miljö utan att förlora tid. Medarbetare som kör mycket i tjänsten bör erbjudas utbildning i sparsam körning, t.ex. EcoDriving. Ett förutseende och anpassat körsätt ökar dessutom säkerheten. Vid längre körningar bör rast eller vila tas efter ca 2 timmars körning. Samtal i mobiltelefon ska undvikas under körning. Om samtal är nödvändigt ska s.k. handsfreeutrustning användas. Reseräkning Reseräkning bör upprättas så snart som möjligt efter avslutad resa. Reseräkningen ska medföljas av alla kvitton och underlag som har tagits upp (s.k. slippar godkänns inte som kvitto). Anställda: Reseräkningen attesteras av överordnad chef och ersättning betalas ut via lön. Styrelsen: Reseräkningen attesteras av ordförande och ersättning betalas ut snarast. Idrottskommittéer och arbetsgrupper: Reseräkningen godkänns av kommitténs/arbetsgruppens ordförande, attesteras av tilldelad tjänsteman på kansliet. Bonusprogram Medlemskap i olika bonussystem får inte styra val av leverantör, utan resepolicy och avtal ska alltid följas. Eventuellt intjänade bonuspoäng ska tillfalla förbundet genom att utnyttjas vid bokningar, ombokningar, uppgraderingar etc. Ersättningar Ibland händer det att flygbolag betalar ut ekonomisk ersättning som kompensation till resenärer som drabbas av försening, t.ex. vid överbokning eller tekniska hinder. Sådana ersättningar som du fått i samband med tjänsteresor får du normalt inte tillgodogöra dig som privatperson utan de ska vidarebefordras till förbundet. Ersättning i form av måltidskuponger eller liknande kan du dock själv utnyttja.

5 Försäkringar Vid resor för förbundet gäller reseförsäkring tecknad med Folksam Om snabb hjälp krävs under utlandsresa, ring hotlinenummer , SOS- International i Köpenhamn som har öppet dygnet runt. Vid resor till länder inom EU är det numera mycket viktigt att ha med sig Europeiskt sjukförsäkringskort från Försäkringskassan. Sjukförsäkringskortet ger rätt till akut sjukvård på samma villkor som det egna landets medborgare. Kortet kan beställas på Konferenser och möten Konferenser och möten ska ingå i verksamhetsplaneringen inför varje budgetår, varvid målgrupp, syftet med och finansieringen av konferensen tydligt framgår. Information Vissa avgifter som Prime Travel tar ut vid bokning genom samtal med dem; Flyg inrikes 125 kronor Flyg Europa 225 kronor Flyg världen 325 kronor Marktransporter (Taxi, ARN express etc) Tåg/båt inrikes 75 kronor Tåg/båt utrikes (minst) 195 kronor Hotell Hyrbil