Riktlinjer för tjänsteresor inom Försäkringskassan

Transkript

1 1 (7) Riktlinjer för tjänsteresor inom Försäkringskassan 1 INLEDNING DEFINITIONER ALLMÄNNA BESTÄMMELSER BESLUT OM RESA BETALKORT ÅRS/HALVÅRSKORT BONUS FÖRSKOTT FÖRSÄKRING SÄKERHET PRIVATRESOR OCH MEDFÖLJANDES RESOR RESERÄKNING TRAKTAMENTE BESTÄLLNING FLYG TÅG HOTELL MARKTRANSPORT HYRBILAR BILERSÄTTNING BÅT KONFERENSER UTRIKES HYRBILAR FÖRSÄKRING UTLANDSRESOR I TJÄNSTEN SJUKDOM VACCINATIONER VISUM...6

2 INLEDNING Syftet med dessa riktlinjer är att skapa gemensamma rutiner och tillämpningar för tjänste- och konferensresor inom Försäkringskassan. Definitioner Tjänsteresa: Resa som beror på att tjänstgöring har beordrats på annat ställe än ordinarie tjänsteställe. En tjänsteresa kan påbörjas och/eller avslutas vid bostaden. Arbetsresa: Resor mellan bostaden och ordinarie tjänsteställe. Om arbetsgivaren står för kostnaden för sådana resor är ersättningen skattepliktig inkomst. Ansvarig chef: I dessa riktlinjer används begreppet ansvarig chef. Med ansvarig chef avses i de flesta fall den som har ansvaret för kostnaden. Det kan vara en projektledare eller annan person med eget kostnadsställeansvar. 2 (7) ALLMÄNNA BESTÄMMELSER Dessa riktlinjer omfattar alla anställda samt personer som reser på uppdrag av myndigheten i tjänsten. Tjänsteresor ska utföras på det för myndigheten totalekonomiskt bästa sättet. Det innebär att kostnad, tid, säkerhet och miljöaspekter ska vägas in. Huvudregeln vid planering av tjänsteresor och konferenser är att alltid överväga möjligheterna till att nyttja video- eller telefonmöte. Först därefter kan beslut om resa fattas av ansvarig chef. Vid tjänsteresa ska befintliga statliga ramavtal samt Försäkringskassans egna leverantörsavtal tillämpas. Alla resor beställs via den resebyrå Försäkringskassan tecknat avtal med (fortsättningsvis kallad resebyrån).

3 Beslut om resa Beslut om tjänsteresa fattas av ansvarig chef. 3 (7) Betalkort Försäkringskassan tillhandahåller företagsupphandlat privatkort för anställda som reser frekvent i tjänsten eller som i övrigt behöver kort för tjänsteutlägg. Kortet är ett betalkort med personligt betalningsansvar, s.k. privatkort. Beslut om att tilldela betalkort fattas av ansvarig chef. Års/halvårskort/destinationskort Vid ett frekvent resande i tjänsten kan det vara ekonomiskt motiverat att införskaffa års- eller halvårskort. Innan köp av års/halvårskort/destinationskort ska en kostnadskalkyl göras. Den ska visa antalet beräknade resor och den ordinarie kostnaden för dessa enligt våra gällande avtal. Bedömningen av när det är lämpligt bör ske i samråd med Travel Manager samt ansvarig chef. Beslut fattas av ansvarig chef. Anställda ska använda kortet endast för tjänsteresor. Bonus Alla typer av bonus-/lojalitetssystem (rabatter, bonus, fribiljetter, kontanta ersättningar med mera) som lämnas i samband med tjänsteresor från till exempel flygbolag och hotell är inte en privat förmån enligt svensk skattelagstiftning utan tillfaller Försäkringskassan, och får endast användas vid andra tjänsteresor. Anställda har skyldighet att redovisa innehav av bonuspoäng. Förskott Förskott ska normalt inte förekomma eftersom Försäkringskassan erbjuder ett betalkort för utlägg i tjänsten. Förskott utbetalas enbart om särskild anledning finns, exempelvis om den anställde i annat fall tvingas till stora privata utlägg. Beslut om förskott fattas av ansvarig chef. Försäkring Försäkringskassans anställda omfattas av statens tjänstereseförsäkring vid alla tjänsteresor. Försäkringen gäller under hela den tid tjänsteresan omfattar. Vad försäkringen omfattar kan man hitta information om på intranätet. Detaljerade försäkringsvillkor och skadeanmälningsblanketter finns på Kammarkollegiets webbplats. För utlandsresor i tjänsten se även punkt 4.2

4 Säkerhet Personer i ledande befattning och grupper bör av säkerhetsskäl inte resa tillsammans utan i möjligaste mån dela upp resandet på olika transportmedel och tider. 4 (7) Privatresor och medföljandes resor Privatresor och medföljandes resor får inte bokas med åberopande av Försäkringskassans avtal med resebyrån. Reseräkning Reseräkning attesteras av ansvarig chef. Kvitto i original på utlägg vid tjänsteresor bifogas reseräkningen. Reseräkningen ska vara lönekontoret tillhanda snarast efter tjänsteresans slut, dock senast den första veckan i den månad den anställde vill att utbetalning ska ske. Traktamente Regler för traktamenten och reselönetillägg med mera finns på intranätet. _ pdf BESTÄLLNING Samtliga resor ska bokas genom resebyrån. Syftet är att det mest prisvärda och effektiva alternativet ska väljas, vilket är resebyråns uppdrag. Anställda ska i största möjligaste mån åka med en elektronisk biljett, s.k. biljettlöst resande. Flyg Bokning ska alltid ske i ekonomiklass eller motsvarande. Tåg Frekventa tågresenärer bör vara commeo-medlemmar. Medlemskap beställs via resebyrån. Detta ger möjlighet till ytterligare sänkta biljettkostnader för Försäkringskassan. Information om Commeo-medlemskap lämnas av resebyrån/travel Manager. Tågbiljett bokas normalt i 2:a klass. Resa i 1:a klass kan vara befogat om arbetet så kräver eller andra särskilda skäl, till exempel om det finns medicinska orsaker som kräver bättre komfort. Vid resa med nattåg får egen kupé bokas.

5 5 (7) Hotell Hotell med normal standard ska bokas, vilket innebär enkelrum, dusch, toalett och fönster på rummet. Försäkringskassan står inte för kostnader så som privata samtal, minibar, betal-tv etc. Betalning görs antingen direkt vid avresa från hotellet med det betalkort som tillhandahålls av Försäkringskassan, eller genom fakturering via resebyrån. Direktfakturor från hotellet får normalt inte förekomma. Marktransport Vid anslutnings- och lokalresor ska i första hand billigaste allmänna färdsätt väljas. Om anslutningstransport är nödvändig bokas denna om möjligt vid samma tillfälle som biljett bokas med resebyrån. Om taxiresa är motiverat ska möjligheterna till samåkning beaktas. Taxi är motiverat om det saknas allmänna kommunikationer, om resenären har tungt eller skrymmande bagage eller om tidsfaktorn kräver det. Hyrbilar Hyrbil kan vara ekonomiskt fördelaktigt jämfört med att låta Försäkringskassans anställda åka i sina egna bilar. Milersättningen för privatbil kan i vissa fall överskrida kostnaden för hyrbil. Hyrbil kan även vara säkrare och mer miljövänlig. Storlek på hyrbil ska normalt vara mellanklass. Hyrbil ska lägst uppfylla kraven enligt miljöklass Bilersättning Tjänsteresa med egen bil ersätts enligt avtal, information finns på intranätet _ pdf Båt Vid båtresa som kräver hytt har den anställde rätt att bo i enkelhytt. Konferenser I planering av konferenser ska alltid telefon-/videokonferens övervägas som första alternativ. Därefter ska konferens inom Försäkringskassan godkännas av ansvarig chef. Konferensprogrammet ska uppgå till minst sex timmar per dag. Kollektiva färdmedel ska användas när det är praktiskt möjligt. Samåkning för konferensdeltagare kan vara fördelaktigt till exempel med hyrd buss eller

6 gemensam taxi. Konferensadministratören avgör lämpligheten av gemensamma transporter. UTRIKES Utrikes resor ska skriftligen beslutas av ansvarig chef. 6 (7) Hyrbilar Vid bokning av hyrbilar utomlands måste hänsyn tas till försäkringar och eventuella andra villkor som gäller i landet. Mer information lämnas av resebyrån. Försäkring Utlandsresor i tjänsten Om den anställde reser till EU/EES-land ska ett intyg tas med om svensk försäkringstillhörighet. (Europeiska sjukförsäkringskortet, beställs på Försäkringskassans webbplats ). Vid resa till ett land med vilket Sverige har en konvention eller avtal om sjukvårdsförmåner med gäller särskilda regler. Mer information om blankett samt vilka länder Sverige har konvention eller avtal med finns på: Vid tjänsteresa utomlands ska dessutom ett särskilt försäkringsbevis tas med som intygar att den anställda på Försäkringskassan omfattas av statens tjänstereseförsäkring (Swedish State Business Travel Insurance Certificate). Underlag för sådant kort tillhandahålls av Travel Manager Detaljerade försäkringsvillkor, statens tjänsteförsäkring och skadeanmälningsblanketter finns på Kammarkollegiets webbplats. Sjukdom Den som under tjänsteresa råkar ut för sjukdom eller olycksfall ska alltid meddela detta till närmaste chef. Vid allvarlig sjukdom, intagning på sjukhus, hemtransport eller behov av aktiv skadehjälp ska kontakt tas med SOS International i Köpenhamn, telefon , fax eller e-post: sos@sos.eu. Vaccinationer Vaccination som är nödvändig i samband med tjänsteresa ersätts av arbetsgivaren. Visum Visum som är nödvändigt i samband med tjänsteresa ersätts av arbetsgivaren. Resebyrån kan hjälpa till med visering och andra legaliseringsärenden om så önskas. Mer information om visering med mera lämnas av resebyrån.

7 7 (7) Rolf Lindberg HR-direktör Anna Asplund