Representation, gåvor och resor

Transkript

1 Revisionsrapport - på uppdrag av bolagets lekmannarevisorer Representation, gåvor och resor Nils Fredholm Kristina Lindhe Sölvesborgs Energi och Vatten AB Sölvesborgs Energi AB

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2 Granskningens syfte 2 3 Iakttagelser Styrdokument, system och rutiner Kostnader Extern representation Styrelse Personalrepresentation Gåvor Resekostnader Logi 6

3 1 Sammanfattande bedömning Kommunens revisorer har givit PwC i uppdrag att granska hur regelverk avseende representation, resor, gåvor m.m. tillämpas av Sölvesborgs Energi och Vatten AB och Sölvesborgs Energi AB. Vi gör följande bedömning. Riktlinjer för representation behöver införas. Frågan tas också upp i den granskning som gäller Sölvesborgs kommun som också saknar riktlinjer för representation i kommunens verksamheter. Det finns enligt vår bedömning motiv för att gemensamma riktlinjer införs. Vi noterar att Sölvesborgshem har policy för såväl representation som för uppvaktningar fastställda av bolagsstyrelsen i december Den som ansvarar för representation ska se till att anledning till representationen anges och att deltagare namnges. Så är inte alltid fallet i de granskade fakturorna. Intern kontroll behöver införas på området. Fullständiga underlag för den beloppsmässigt enskilt största kostnaden, intern styrelsekonferens, saknas. Regler för redovisning av avdragsgilla kostnader vid representation har inte genomgående iakttagits. Konferenser som sträcker sig över mer än en dag har enligt vår granskning endast ägt rum för den ovan nämnda styrelsekonferensen. Skatteregler för jul- och andra gåvor har följts. 1 av 6

4 2 Granskningens syfte Lekmannarevisorerna har beslutat att granska hur regelverk för representation, gåvor och resor följs. Området bedöms normalt inte omfatta några större kostnader men kan om inte regelverk och andra normer tillämpas förorsaka bolaget, och i förlängningen kommunen, förtroendeskada. Granskningen genomförs både i kommunen och i bolagen. Separata rapporter överlämnas till k0mmunstyrelsen, Sölvesborgshem AB och Sölvesborgs Energi och Vatten AB. Revisionsfråga och kriterier är desamma. Revisionsfråga Genomförs representation och resor i enlighet med fastställda regler i kommunen och i bolagen? Revisionskriterier Har kommunfullmäktige och/eller bolagen fastställt regler för representation och resor? Finns regler för gåvor i samband med personalens pensionering och högtidsdagar och vid uppvaktningar externt? Vilken är kostnaden för extern respektive intern representation 2011 och 2012 för vardera kommunstyrelsen, nämnderna och bolagen? Vilken omfattning har aktiviteter som sträcker sig över mer än en dag och innehåller övernattningar? Vilket program och vilken dokumentation och kostnad finns för nämnda sammankomster? Metod Genomgång av dokument. Förfrågning till styrelsen, nämnderna och bolagen enligt kriterierna. Kompletterande intervjuer. Kontoanalyser av aktuella konton och fakturor avseende betal- och kontokort. För SEVAB:s del har kostnader 2012 granskats. Personalens deltagande i kurser som ofta kan arrangeras på annan ort omfattas inte av granskningen. Granskningen har genomförts under perioden december februari Sakgranskning av rapporten till SEVAB har genomförts bolaget VD och ekonomichef. 2 av 6

5 3 Iakttagelser 3.1 Styrdokument, system och rutiner Extern och intern representation Bolaget har inte fastställt några regler. Hänvisning sker till de skatteregler som finns. Sölvesborgs kommun har inte några styrande regler för kommunkoncernen. Resor Kommunen har en rese- och fordonspolicy sedan 1 januari Beslutet omfattar endast kommunen. Syfte med denna policy är att styra användningen av resor i tjänsten på ett sådant sätt att målen miljöanpassning, effektivitet och säkerhet uppnås. Den gäller för anställda i kommunen. Avsikten är att resor ska minskas, samåkning ske där det är möjligt, kollektivtrafik användas vid resor över 50 km och där det är svårt, använda kommunens leasingbilar. Privatbilar ska endast nyttjas i undantagsfall. Medborgarkontoret ombesörjer beställningar av biljetter, hotell, hyrbilar, flyg och tåg. Lån av kommunens fordon för privat bruk är inte tillåtet. Därutöver finns flera förhållningsregler och administrativa rutiner riktade till personen som företar resor. Riktlinjer angående mutor År 2007 antog fullmäktige - vad gäller kommunen - regler för vad som gäller i kontakter med leverantörer och andra. Syftet är att värna om kommunens opartiskhet och att skydda anställda, förtroendevalda och även leverantörer att hamna i rättsliga processer. Riktlinjerna ska hjälpa till vid bedömningar om erbjudanden eller gåvor kan betraktas som en muta eller inte. Sammantaget kan konstateras att förtroendevalda och anställda ska tacka nej utom där vissa exempel anges: Enstaka befogade arbetsmåltider av vardaglig karaktär Mindre varuprover eller enklare prydnadsföremål och minnesgåvor Enklare uppvaktning på fördelsdagar eller vid sjukdom Betalkort Inom SEVAB har VD, ekonomichefen och marknadschefen betalkort. Genom kreditkortet utställs en faktura till en gång i månaden avseende de transaktioner som personen har genomfört. Vad avser betal- och kreditkort gäller faktura i efterhand och allt betalas samtidigt. Skillnaden dem emellan är att det inte finns någon kredit kopplad till betalkortet. Därför är detta det realistiska alternativet. De så kallade bankkorten är normalt kopplade till privatpersoner och deras bankkonton och då betalas kostnaden direkt via kontot i banken. 3 av 6

6 3.2 Kostnader 2012 Granskningen omfattar följande konton och visar på följande bokförda belopp exklusive mervärdeskatt år Konto Text Belopp, kr 6071 Representation, avdragsgillt D:o, ej avdragsgillt Lämnade gåvor Styrelse, avdragsgillt D:o, ej avdragsgillt Personalrepr., avdragsgillt D:o, ej avdragsgillt Resekostnader Kost och logi Extern representation Under 2012 har bolaget haft representation vid 22 tillfällen till en kostnad på kronor som avdragsgilla kostnader och kronor som ej avdragsgilla. Som exempel har vid ett tillfälle, s.k. höstmötet den 9 november, med 11 deltagare 990 kronor redovisats som avdragsgillt, 90 kronor per person vid måltidsrepresentation. Överstigande kostnad, 240 kronor per person, bokfördes som ej avdragsgillt. Deltagande personer är namngivna. Vid ett annat tillfälle med fem deltagare bokfördes 450 kronor som avdragsgillt och 765 kronor som ej avdragsgillt. I samband med styrelsernas besök på egna anläggningar den 28 juni åt 15 personer lunch till en kostnad på kronor eller 149 kronor per person. Allt redovisades som avdragsgillt. Det kan noteras att avdragsgill kostnad är densamma för intern och extern representation, 90 kronor. För styrelsemöte, bolagsstämma och revisionsmöte är beloppet 60 kronor. En faktura på kronor från lokal restaurang har uppgiften servering utan ytterligare uppgifter. Aktiviteten avser styrelsens julbord. I anslutning till denna finns också en taxifaktura på kronor. Redovisning har skett som ej avdragsgillt för hela beloppen. 3.4 Styrelse För en styrelsekonferens på Strandhotel Rugard i Binz den oktober har en faktura erhållits från Sölvesborgs Taxi på kronor avseende Konferensresa inkl. allt. Resan påbörjades i Sölvesborg kl den 25 oktober med hemkomst dagen efter kl Vid resan avhölls två styrelsemöten den 26 oktober för Sölvesborgs Energi AB under 15 minuter och för Sölvesborgs Energi och Vatten AB 4 av 6

7 45 minuter. I övrigt upptog programmet för styrelsekonferensen programpunkterna kundundersökning, avgifter fjärrvärme, VA, revidering av Mål & Vision samt solenergi. Dessa behandlades på färjan från/till Trelleborg och på hotellet. Styrelseprotokollen upptar fem beslutande ledamöter och två ersättare, tre personer från företagsledningen och fyra personalrepresentanter, totalt 15 personer. Totalt deltog 23 personer på resan. Utslaget per person blir kostnaden kronor. Hela beloppet är bokfört som avdragsgill kostnad. Med fakturan finns inte bifogat några underlag som skulle kunna ge upplysning om taxiföretagets egna kostnader eller färje- resp. hotellkostnader. Sådana uppgifter skulle kunna verifierat om redovisning skett på ett korrekt sätt, men taxibolaget har enligt uppgift inte kunnat få fram något underlag eftersom det i sin tur samarbetar med underleverantörer. Som enda ej avdragsgill kostnad finns en aktivitet tillsammans med kommunen och Sölvesborgshem på Kajutan, kronor, och taxi kronor (konto 64911). Vi noterar att Sölvesborgshem konterat en mindre del av sin motsvarande faktura som avdragsgill kostnad. 3.5 Personalrepresentation Som personalrepresentation finns kronor redovisat. Beloppet avser huvudsakligen fakturor från ICA och Kopparsträdets Hembageri och avser löpaande inköp av kaffe, fikabröd m.m. Personalvårdsförmåner är skattefria. Exempel på skattefria personalvårdsförmåner är kaffe, förfriskningar, frukt och annan enklare förtäring (som inte kan ses som måltid) i samband med arbetet. För att förmånen ska räknas som en personalvårdsförmån måste förmånen rikta sig till hela personalen. Så är här fallet och personalen betalar, till skillnad från vad som är fallet i kommunen, inget för denna förmån. Ett julbord för de anställda på Golfkrogen kostade kr. På Saloon Longhorn ägde en personalfest rum för alla anställda, kronor. På Salvatores avtackades en pensionär till en kostnad på kronor. Då parkförvaltningen flyttade ut hölls en samling på Golfkrogen för kronor. Ytterligare några lägre belopp återfinns. Fakturorna är uppdelade på avdragsgillt och ej avdragsgillt. 3.6 Gåvor Under år 2012 har kronor bokförts som gåvor. Det största enskilda beloppet är kronor och avser 50 Delicard Unlimited, där personen kan välja en produkt och få den hemsänd. Kostnaden för bolaget är 360 kronor per produkt och 70 kronor i fraktkostnad. Beloppet är anpassat till vad företaget får dra av och som är skattefritt för den enskilde, i detta fall som julgåva. I samband med 25 års tjänstgöring och vid pension får en anställd en gåva till ett värde av kronor inkl. moms. Två sådana fakturor finns från av 6

8 3.7 Resekostnader Här återfinns framförallt flyg- och tågresor inom Sverige genomförda av de anställda. Av granskade större belopp avses flygresor från Kristianstad eller Ronneby till Stockholm. 3.8 Logi Den enskilt största kostnaden avser faktura från Svenska Mässan i Göteborg för tio hotellövernattningar i standardrum under VA-mässan. Fem personer deltog växelvis i mässan under två av mässdagarna. Konferensavgifterna är bokförda på annat konto. Sölvesborg den 26 februari 2013 Nils Fredholm Kristina Lindhe 6 av 6