Riktlinjer för representation

Transkript

1 Riktlinjer för representation Inledning Dessa riktlinjer syftar till att konkretisera policyn. Bakgrund Riktlinjerna anger den norm som gäller för representation, uppvaktningar och gåvor inom Falköpings kommun. Utgångspunkten är att representationen ska kännetecknas av måttfullhet och gott omdöme. Riktlinjerna för representation utgår från vad som enligt skattelagstiftningen utgör en avdragsgill kostnad i näringsverksamhet. Mervärdesskatt är avdragsgill enligt samma regler som inkomstskatt i de fall verksamheten är mervärdeskattepliktig. Aktuella belopp gällande representation, uppvaktningar och gåvor återfinns i Anvisning till Falköpings kommuns policy och riktlinjer för representation, som upprättas av ekonomiavdelningen. Allmänt om representation Representation kan antingen vara extern eller intern. Extern representation riktar sig utåt och syftar till att inleda eller utveckla relationer som är viktiga för verksamheten eller som ett led i kommunens marknadsföring och näringslivsfrämjande åtgärder. Intern representation riktar sig inåt mot kommunens personal och har mera karaktär av personalfrämjande åtgärder, t ex personalfester eller informationsmöten. Riktlinjerna gäller såväl extern som intern representation. Falköpings kommun är en organisation, varför representation mellan kommunens verksamheter räknas som intern representation. Begreppet innefattar förutom det som traditionellt menas med representation, d v s mat och dryck, även gåvor och uppvaktningar. Representationen ska godkännas av närmast behörig chef. Omfattning Riktlinjerna omfattar anställda och förtroendevalda i Falköpings kommuns förvaltningar och bolag. Riktlinjerna gäller såväl inom som utom Sveriges gränser.

2 Extern representation Extern representation riktar sig till utomstående organisationer och enskilda personer. Extern representation ska ha ett direkt samband med och nytta för verksamheten. Det ska som huvudregel inte vara fler deltagare från den egna organisationen än utomstående gäster. Endast i undantagsfall får anhöriga inbjudas. Det kan vara motiverat vid internationella besök eller representation i utlandet, då gästerna själva har med sig anhöriga. Skriftligt godkännande från närmast behörig chef ska inhämtas i förväg så anhörig ska delta vid representation. Dokumentationen ska bifogas redovisningsunderlaget för representationen. Försiktighet ska iakttas vid återkommande representation mot en och samma person eller grupp av personer. Representation i samband med pågående upphandling får inte förekomma. Representation får inte heller förekomma i samband med myndighetsutövning. Alla som representerar för kommunens räkning har ett särskilt ansvar och förväntas visa gott omdöme vid utövandet. Måttfullhet ska iakttas vid representationsmåltider. Kommunfullmäktige har tidigare, kf , reglerat: Alla kommunala sammankomster ska som huvudregel vara alkoholfria. Undantag från denna huvudregel kan endast ske vid extern representation exempelvis i samband med internationellt utbyte eller vid andra speciella fall. Dylika undantag, som ska ske med stor restriktivitet, ska före representationstillfället beslutas av tjänstgörande kommunstyrelseordförande. Kommunfullmäktiges externa representation ska beslutas av kommunfullmäktiges ordförande. Besluten ska fortlöpande dokumenteras. Beloppsramarna för extern representation framgår av anvisningarna. I beloppet ingår, utöver mat och dryck, serveringsavgift, entréavgift till restaurangen eller liknande kostnader. Dricks ersätts inte av kommunen. Om beloppsramarna överskrids ska godkännande från närmast behörig chef inhämtas i förväg och dokumenteras på lämpligt sätt. Dokumentationen ska bifogas redovisningsunderlaget för representationen. Extern representation i hemmet, bekostad av kommunen, får endast förekomma i undantagsfall och ska skriftligen godkännas i förväg av närmast behörig chef.

3 Intern representation Intern representation är representation som riktar sig till den egna verksamheten i form av t.ex. personalfester och informationsmöten. Intern representation ska ha som mål att skapa ett trivsamt arbetsklimat för goda arbetsresultat i den egna verksamheten. Intern representation omfattar även representation mellan kommunens olika verksamheter. Representationen ska ha ett direkt samband med kommunens verksamhet. Med informationsmöte avses ett internt möte där arbetsgivaren samlar personal, projektgrupp eller liknande och delger viktig information eller planerar ett nytt projekt. Här ska finnas en agenda med program eller dagordning där syftet och innehåll framgår, samt uppgift om deltagare och eventuell inbjudan. Informationsmöten, där representation ingår, får inte hållas regelbundet med kortare mellanrum (var eller varannan vecka). Gäller mötet information eller planering av det löpande arbetet är det inte intern representation utan vid dessa tillfällen utgör en kostnadsfri måltid en skattepliktig arbetsmåltid. Om en mindre grupp anställda träffas för ett arbetsmöte och därefter går på lunch och arbetsgivaren betalar så är det också en skattepliktig arbetsmåltid. Personalfester är som huvudregel en avdragsgill intern representationskostnad med avdragsrätt enligt bestämda beloppsramar. I enlighet med Skatteverkets riktlinjer ska inte personalfester, inklusive julbord, där arbetsgivaren betalar hållas mer än två gånger per år. Alkohol vid intern representation bekostas inte av kommunen. Arbetsgivaren kan dock i samband med middagsmåltid vid personalfest servera alkohol som bekostas av den anställde. Beloppsramarna för intern representation framgår av anvisningarna. I beloppet ingår, utöver mat och dryck, serveringsavgift, entréavgift till restaurangen och liknande kostnader. I representationsbeloppet ska även inräknas eventuella kostnader för lokalhyra, musik och andra uppträdande, exempelvis vid personalfest. Intern representation i hemmet får endast förekomma i undantagsfall och ska skriftligen godkännas i förväg av närmast behörig chef. Interna arbetsluncher med mera Interna arbetsluncher som bekostas av arbetsgivaren är en verksamhetsrelaterad driftskostnad och är inte att betrakta som intern representation. Huvudregeln är att sådana måltider är skattepliktiga och ska förmånsbeskattas hos den anställde. Personen som har intagit måltiden ansvarar för att redovisa förmånen. Kommunen ansvarar för redovisning av sociala avgifter.

4 I samband med internt arbete eller möten inom eller mellan avdelningar och enheter/sektioner och/eller i projekt får undantagsvis enklare förtäring, t.ex. smörgås eller sallad, ingå. Detta förutsätter dock att det finns särskilda skäl och att tids- eller effektivitetsvinster kan påvisas. Interna kurser, konferenser och liknande arrangemang Interna kurser, planeringskonferenser och liknande arrangemang är att betrakta som verksamhetsrelaterade driftskostnader. Huvudregeln är att måltider och övriga förmåner vid dessa tillfällen är skattepliktiga och ska förmånsbeskattas hos den anställde. För att måltidskostnaderna eller övriga kostnader i dessa sammanhang inte ska bli föremål för förmånsbeskattning hos den anställde ska samtliga villkor nedan uppfyllas: Det ska avse interna möten Sammankomsten ska ha en varaktighet på högst en vecka Det ska inte vara regelbundet återkommande möten med korta mellanrum (varje eller varannan vecka) Måltidsarrangemangen ska vara gemensamma Sammankomsten ska omfatta minst sex timmars effektivt arbete per dag, jämt fördelade på 30 timmar under en vecka. Inslaget av nöje/rekreation får inte vara omfattande. Fullständigt program ska upprättas och bifogas redovisningsunderlaget Om mötet är förlagt till normalt ledig dag gäller tidskravet som om dagen vore arbetsdag. Interna kurser, konferenser och liknande arrangemang ska alltid vara måttfulla, ske kostnadsmedvetet och med klar målinriktning där nyttan vid varje tillfälle är tydlig. Trivselfrämjande åtgärder Trivselfrämjande åtgärder är t.ex. när de anställda bjuds på kaffe/te. Förfriskning och annan enklare förtäring i samband med arbete anses inte vara intern representation. Med förfriskningar och annan enklare förtäring avses sådant som inte kan vara en måltid som t.ex. kaffe med bulle, smörgås, sallad och frukt. Kostnaderna för förfriskningar och enklare förtäring är inte föremål för förmånsbeskattning hos den anställde.

5 Gåvor och uppvaktningar Gåvor och uppvaktningar till anställda och förtroendevalda I skattelagstiftningen jämställs gåvor till anställda med ersättning för utfört arbete. Sådana gåvor utgör alltid skattepliktig inkomst för mottagaren. Det finns vissa typer av gåvor från arbetsgivaren som är särskilt undantagna från skatteplikt. I Falköping regleras dessa frågor i Riktlinjer för uppvaktning av anställda samt i Riktlinjer för uppvaktning av förtroendevalda. Gåvor till externa parter Gåvor till organisationer eller personer utanför Falköpings kommun kan ges i form av reklamgåvor eller representationsgåvor. Vid gåvor måste policy och riktlinjer mot muta beaktas. Med reklamgåvor avses artiklar utan personlig karaktär och av förhållandevis obetydligt värde som t.ex. almanackor, pennor eller liknande varor. Gåva av detta slag ska vara försedd med verksamhetens namn och logotyp för att uppfylla kriterierna för en reklamgåva. I samband med att avtal tecknas, att värdefullt samarbete inleds eller avslutas samt vid invigningar och jubiléer kan representationsgåva överlämnas till representant för en extern organisation. Exempel på sådan gåva kan vara blommor, fruktkorg, chokladkartong eller liknande. Beloppsram för representationsgåva framgår av anvisningarna. Representationsgåvor till externa kontakter i samband med helger och personliga högtidsdagar anses inte ha tillräckligt samband med verksamheten varför kostnaden inte är avdragsgill och avdrag för mervärdesskatt inte heller medges. Gåvor från andra Om det tvärtom handlar om att en extern part vill lämna en gåva till anställd eller förtroendevald i Falköpings kommun kan det bli fråga om mutbrott. Se vidare av kommunstyrelsen antagna Riktlinjer mot muta och bestickning ks Krav på redovisningsunderlag Redovisningsunderlaget för representation ska innehålla uppgifter om: Datum för representationstillfället Måltidens benämning (lunch, middag etc.) Syftet med representationen Namn och titel på samtliga deltagande personer I förekommande fall ska program bifogas Namn på organisation som gästerna företräder

6 Mervärdesskatt ska vara specificerad på restaurangnotan och andra eventuella kvitton Till faktura eller begäran om ersättning för eget utlägg ska alltid bifogas kvitton i original Faktura/restaurangnota ska innehålla specificerade uppgifter om mat och dryck Fakturan ska innehålla uppgift om arrangemang Godkännande i förväg från närmast behörig chef om det krävs enligt riktlinjerna På redovisningsunderlaget för interna kurser och konferenser ska finnas angivet motsvarande uppgifter som för representation. Information och uppföljning Alla förtroendevalda och anställda inom Falköpings kommun ska ta del av denna riktlinje. Detta ska lämpligen ske vid anställning, introduktion och på arbetsplatsträffar. Riktlinjen ska finnas tillgänglig i Falköpings kommuns författningssamling. Varje förvaltning, bolag och stiftelse där kommunen är förvaltare eller utser majoriteten av styrelsen ansvarar för att denna riktlinje följs. Beslut om representation Vid representation krävs godkännande av närmast behörig chef. Sådant godkännande ska skriftligen dokumenteras. I vissa fall krävs ett godkännande före representationstillfället, vilket framgår specifikt i denna riktlinje. Det är inte tillåtet att beslutsattestera egna representationskostnader. Vägledning och avsteg Förvaltning, bolag samt stiftelser där Falköpings kommun är förvaltare eller utser majoriteten av styrelsen som anser att det finns skäl att göra avsteg från denna riktlinje kan inhämta vägledning eller godkännande från kommunstyrelsen arbetsutskott. Sådana framställningar ska ges in till personalenheten eller motsvarande. Avsteg från ovanstående riktlinjer kan innebära ett personligt betalningsansvar.

7 Anvisning till Falköpings kommuns policy och riktlinjer för representation - Beloppsramar avseende representation, gåvor m.m. (2013) Observera att en lathund alltid ska användas med försiktighet. Förutsättningarna vid det enskilda representationstillfället kan ge olika bedömningsgrunder. Extern representation Falköpings kommuns beloppsram (exkl. Högsta underlag för inkomstskatteavdrag (exkl. Högsta avdrag för moms vid skattesats 25 % (12 % inom parentes) 1) Syfte, deltagarförteckning, program Förmånsbeskattning Måltid (lunch, middag eller supé) 600 kr/pers 90 kr/pers 22,50 kr/pers (10,80 kr/pers) Enklare måltid 100 kr/pers 60 kr/pers 15 kr/pers (7,20 kr/pers) Kundaktivitet och Beror på liknande arrangemang 350 kr/pers 180 kr/pers mervärdesskattesats Representationsgåvor 350 kr/pers 180 kr/pers 45 kr/pers (21,60 kr/pers) Minnesgåvor i samband med högtid 350 kr/pers Inget avdrag Inget avdrag för mervärdesskatt Blommor i samband med begravning 350 kr/pers Inget avdrag Inet avdrag för mervärdesskatt Intern representation Falköpings kommuns beloppsram (exkl. Högsta underlag för inkomstskatteavdrag (exkl. Högsta avdrag för moms vid skattesats 25 % (12 % inom parentes) 1) Syfte, deltagarförteckning, program Förmånsbeskattning Styrelsesammanträde Personalfest (högst 2 ggr/år) inkl. jullunch varav måltid 100 kr/pers 2) 60 kr/pers 15 kr/pers (dagordning) 450 kr/pers 90 kr/pers 22,50 kr/pers (10,80 kr/pers) (syfte och grupp) Personalfest (högst 2 ggr/år) inkl. jullunch varav kringkostnader 350 kr/pers 180 kr/pers 45 kr/pers (21,60 kr/pers) (syfte och grupp) Informationsmöte (lunch eller middag) 200 kr/pers 90 kr/pers 22,50 kr/pers (10,80 kr/pers) (syfte och grupp) 6) / Informationsmöte (enklare måltid) 100 kr/pers 60 kr/pers 15 kr/pers (7,20 kr/pers) Avtackning (enklare måltid) 200 kr/pers 60 kr/pers 15 kr/pers (7,20 kr/pers)

8 Gåvor till anställda Falköpings kommuns beloppsram (exkl. Högsta underlag för inkomstskatteavdrag (exkl. Högsta avdrag för moms vid skattesats 25 % (12 % inom parentes) 1) Syfte, deltagarförteckning, program Förmånsbeskattning Minnesgåva 25-årig tjänstgöring 10 % av prisbasbelopp (inkl. per person Högst kr inkl. moms per person Avdrag för moms om värdet är högst kr per person 5) / Minnesgåva Pensionsavgång Efter minst 10 år Efter minst 20 år 2 % av prisbasbelopp 4 % av prisbasbelopp inkl. moms Högst kr inkl. moms Avdrag för moms om värdet är högst kr Blommor vid avgång efter minst 5 års tjänstgöring eller vid anställds 50-årsdag 1 % av prisbasbelopp inkl. moms Avdrag för moms Gåva i samband med kr dödsfall/begravning Prisbasbelopp 2013: kronor Inget avdrag Inget avdrag för moms Andra verksamhetskostnader Planeringsdagar (exkl. resor och logi) varav måltid Varav kringkostnader Interna konferenser (exkl. resor och logi) Varav måltid Varav kringkostnader Falköpings kommuns beloppsram (exkl. (800 kr/pers och dag) 450 kr/pers 350 kr/pers (800 kr/pers och dag) 450 kr/pers 350 kr/pers Högsta underlag för inkomstskatteavdrag (exkl. Ingen begränsning Ingen begränsning Högsta avdrag för moms vid skattesats 25 % (12% inom parentes) 1) Fullt Fullt Syfte, deltagarförteckning, program Förmånsbeskattning 6) /nej 6) / Interna kurser 3) (exkl. resor och logi) Varav måltid Varav kringkostnader (800 kr/pers och dag) 450 kr/pers 350 kr/pers Ingen begränsning Fullt 6) / Reklamgåvor 150 kr (med 4) 4) verksamhetens Fullt logotype) 1) 12 % moms gäller vid inköp av egna livsmedel samt mat på restaurang. 2) Moms för enklare måltid får dras av vid styrelsesammanträde. 3) Med interna kurser avses kurser anordnade av Falköpings kommun för personalen. 4) Med reklamgåvor avses artiklar av förhållandevis obetydligt värde och ska vara försett med verksamhetens emblem eller logotyp. 5) Skattefrihet för minnesgåva gäller endast om gåva inte ges vid mer än ett tillfälle utöver anställningens upphörande. I annat fall är gåvan skattepliktig i sin helhet. 6), om mer frekvent varje eller varannan vecka.