Riktlinjer för representation i Trelleborgs kommun

Transkript

1 TRELLEBORGS KOMMUN Kommunstyrelsen Datum Diarienummer KS 2015/727 1 (5) Kommunsekreterare Stefan Didrik , Stefan.Westling-Didrik@trelleborg.se Riktlinjer för representation i Trelleborgs kommun Antagna av kommunfullmäktige 2016-XX-XX XX 1. Inledning En förutsättning för att trelleborgarna ska ha förtroende för oss som arbetar inom kommunen är att vi utför vårt arbete med omdöme och att vi följer gällande lagar och regler. Det är viktigt att vi har en god etik och hög moral. Dessa riktlinjer har utformats utifrån detta förhållningssätt. Riktlinjerna skall vara ett stöd för tjänstemän och politiker i vårt arbete och i vår relation med andra som vi kommer i kontakt med i tjänsten eller uppdraget. Riktlinjerna gäller för alla förtroendevalda och anställda i kommunens förvaltningsorganisation. De kommunala bolagen har egna representationsriktlinjer. Representationen ska alltid ha ett omedelbart samband med och direkt värde för verksamheten. Det gäller både tidpunkt och plats för representationen samt de personer mot vilka representationen riktar sig. Återkommande representation med en och samma person eller grupp av personer bör inte förekomma. Det bör inte vara fler deltagare från kommunen än utomstående gäster. Trelleborg1000, v 1.0, Uppförandekod vid representation Medarbetare som deltar i representation är i samband med denna företrädare för Trelleborgs kommun och är genom sitt agerande och uppträdande en del av kommunens kommunikation och varumärke. Det finns ett tydligt samband mellan Trelleborgs varumärke och vårt etiska agerande, då etik i grunden handlar om förtroendet i våra relationer. Vår värdegrund speglar våra intentioner, men visar sig i vårt agerande och uppförande. Trelleborgs kommun Telefonväxel: E-post: trelleborgs.kommun@trelleborg.se Postadress: Trelleborg Org.nr:

2 2 (5) 3. Vem får representera Generell rätt till representation har kommunalråden, kommunfullmäktiges presidium, nämndsordförande, kommundirektör och förvaltningschef. Dessa kan uppdra åt annan att svara för representationen. 3.1 Vem får bjudas Det gäller för den som utövar representation att inbjuda med gott omdöme. Dock gäller att försiktighet bör iakttagas vid ofta förekommande representation mot en och samma person eller grupp av personer. I sådan representation kan finnas inslag av personlig gästfrihet, d.v.s. att bygga relationer genom att umgås över en måltid. Detta sätt att bygga relationer är inte fel utan en del utav vår kultur. Men det ställer krav på gott omdöme i representationssammanhang. 3.2 Vart bör representationen ske Även vid valet av ort där representationen utövas bör försiktighet iakttagas. Så kan t ex representation på annan ort än verksamhetsorten vara ett tecken på att omedelbart samband saknas. Såväl intern som extern representation bör förläggas inom Trelleborgs kommuns geografiska område. Representation i hemmet ska inte förekomma annat än i rena undantagsfall och fordrar förvaltningschefs godkännande. För den sistnämnda gäller godkännande av nämndordförande eller styrelseordförande. 3.4 Vad får representationen omfatta Trelleborgs representation skall ses som en del av den rika matkulturen på Söderslätt. Denna matkultur är baserad på de råvaror som den bördiga jorden och havet producerar. När det gäller representationens omfattning måste den i hög grad vara beroende av den enskildes omdöme. Riktmärke bör vara att den skall ske med viss återhållsamhet, men inte framstå som snål. Representationen skall återspegla de skånska mattraditionerna; d.v.s. rätter och råvaror med lokal anknytning med tonvikt på lokalt hållbart producerade råvaror. Gåvor kan med fördel spegla regionens kulturliv i form av litteratur, musik och konsthantverk eller produkter från det skånska matföretagandets särart och kvalitet. 3.5 Gällande skattelagstiftning I skattelagstiftningen finns regler om representation. Dessa reglerar bland annat vad som är avdragsgill representation. Om representationen är avdragsgill eller inte påverkar emellertid för kommunens del endast vilken mervärdesskatt som ska redovisas, eftersom kommunen inte inkomstbeskattas. Kostnader utöver vad

3 3 (5) som är avdragsgillt kan därför få förekomma vid kommunen under förutsättning att kostnaden ryms inom för ändamålet budgeterade medel, att eventuella riktlinjer meddelade för den enskilda förvaltningen följs samt att policyns uppsatta regler och gränser inte överskrids. Förvaltningarna är dock skyldiga att vid beslut om och kontering av representation känna till och iaktta de skatteregler som gäller. Ekonomikontoret ansvarar för att information om skattereglerna finns tillgängliga på kommunens interna nät, Slättnet. Det finns också i Skatteverkets allmänna råd exempel på olika typer av representation. 4. Extern representation Med extern representation menas i detta sammanhang: Sedvanlig gästfrihet i samband med kontakter med myndigheter, organisationer och företag som anses ha ett omedelbart samband med verksamheten. Sådan gästfrihet på kommunens vägnar som på grund av sedvänja eller besökets art exempelvis logikostnader, visas utomstående besökare i vissa sammanhang. Gåvor till företrädare för andra myndigheter, organisationer eller företag i samband med studiebesök, seminarier, vänortsbesök, jubileer, födelsedagar eller liknande. Officiell mottagning, där flertalet av gästerna är externa, i anledning av förtroendevalds eller anställds högtidsdag eller avtackning Kostnad vid extern representation En representationsmåltid på restaurang får högst uppgå till högst 300 kronor exklusive moms per person och måltid 1. Kostnader för spritdrycker och vin får inte ingå i underlaget. För kommunledningen (kommunfullmäktiges ordförande, kommunalråden och kommundirektören) kan detta belopp kunna 1 Enligt Skatteverkets riktlinjer Momsavdrag vid representation 2016

4 4 (5) överskridas, om det gäller besök av utländska gäster eller personer av stor betydelse för kommunen. Vid extern representation som sker för ett större antal gäster medges också kringkostnader för lokalhyra, musik, underhållning eller liknande. Vin/öl får ingå i externa representationskostnader om högst 2 glas per person. Men stor restriktivitet skall iakttas och en noggrann prövning skall ske i varje enskilt fall. Endast i undantagsfall, vid besök av utländska gäster, exempelvis vid kommunens årliga julbord, kan starksprit få ingå i representationskostnaderna. Beslut om att servera starksprit vid prepresentation medges av kommunfullmäktiges ordförande. Alkoholfria alternativ skall alltid finnas. 5. Intern representation Med intern representation avses måltidsutgifter etc. i samband med arbetsplatsträffar, informationsmöten, personalfester, avtackningar och liknande. En förutsättning för att något skall betraktas som intern representation är att det i huvudsak är fråga om interna möten för kommunen. Måltidsarrangemangen skall vara gemensamma för alla berörda deltagare. 5.1 Kostnad vid intern representation Vid intern representation får beloppet inte 200 kronor exklusive moms per person och måltid. Kostnader för starköl får ingå i underlaget men inte kostnader för spritdrycker och vin. 2 Vid intern representation som sker i form av personalfest eller liknande medges också kringkostnader för lokalhyra, musik, underhållning eller liknande. Vin/öl får ingå i interna representationskostnader om högst 2 glas per person. Men stor restriktivitet skall iakttas och en noggrann prövning skall ske i varje enskilt fall. Starksprit får inte ingå i interna representationskostnader. Alkoholfria alternativ skall alltid finnas. 6. Förtäring som inte är att betrakta som representation I samband med exempelvis interna kurser och konferenser kan det förekomma att deltagarna, anställda såväl som icke anställda hos kommunen, bjuds på enklare förtäring. Sådana arrangemang är inte att betrakta som representation utan ska ses som kostnader för verksamheten. Även måltid vid avslutning av en längre intern kurs eller internt utbildningsprogram räknas normalt som en del i utbildningskostnaden och inte som representation. 2 Enligt Skatteverkets riktlinjer Momsavdrag vid representation 2016

5 5 (5) 7 Gåvor till anställda Regler om gåvor bör vara utformade så att de avser samtliga anställda inom förvaltningen eller bolaget. Andra gåvor än dem som skattelagstiftningen accepterar som avdragsgilla kan medföra skatteplikt för den anställde. Grundtanken är att en anställd aldrig ska erhålla en gåva, eller annan förmån, som skulle kunna medföra skatteplikt för henne eller honom. För alla andra typer av gåvor till anställda (anställningstid, pension, 50 års firande etc.). Skall skatteverkets gällande gränsvärden alltid bejakas så att ingen beskattning åläggs den anställde. Gåvor kan med fördel spegla regionens kulturliv i form av litteratur, musik och konsthantverk eller produkter från det skånska matföretagandets särart och kvalitet. 7.1 Julgåva. Skatteverket har i sina allmänna råd angivit gränsvärde för julgåva SKV A 2015:30. Inom kommunen bör återhållsamhet iakttas och värdet på eventuella julgåvor beaktas enligt skatteverkets gällande gränsvärde. Julgåva ska avse samtliga anställda inom förvaltningen eller bolaget.