Riktlinjer för representation och gåvor i Bromma stadsdelsförvaltning

Transkript

1 BROMMA STADSDELSFÖRVALTNING ADMINISTRATION TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1 (8) Handläggare: Elin Olaisson Telefon: Till Bromma stadsdelsnämnd Riktlinjer för representation och gåvor i Bromma stadsdelsförvaltning Förslag till beslut Riktlinjer för representation och gåvor godkänns. Bitte Davidsson stadsdelsdirektör Per Edorson administrativ chef Sammanfattning Stadsdelsförvaltningen har uppdaterat policyn och tagit fram ett förslag till riktlinjer och rutiner för förvaltningens representation och gåvor.

2 SID 2 (8) Ärendets beredning Förslaget har tagits fram av verksamhetsområde administration, stabsenheten. Bakgrund Stadens policy för representation m.m. beslutad i Kommunfullmäktige 1999 ligger till grund för förslaget. Stadsdelsnämnden antog den 10 juni 1999 policy för representation mm. Förvaltningen har nu uppdaterat policyn samt utformat riktlinjer för representation och gåvor inom Bromma stadsdelsförvaltning. Personalpolitiska avdelningens cirkulär nr 7 från 2004 liksom Skatteverkets beloppsgränser och rekommendationer har beaktats när riktlinjerna tagits fram. Grundläggande för stadens policy är att representation ska ske med måtta och att kostnaderna ska hållas inom rimliga och försvarbara gränser. Utgångspunkten är att representation och gåvor inte ska leda till att anställda förmånsbeskattas. Förvaltningens förslag Omfattning och ansvar Alla anställda inom förvaltningen omfattas av riktlinjerna. Varje chef ansvarar för att utifrån riktlinjerna fatta beslut om såväl omfattning som art av representation vid respektive enhet. Beslut om avvikelser från dessa riktlinjer fattas av stadsdelsdirektören alternativt nämndordföranden. Chefer är ansvariga att informera all sin personal om gällande riktlinjer. Stabsenheten ansvarar för uppdatering av riktlinjerna. Allmänt om riktlinjerna Extern och intern representation ska användas i syfte att utveckla relationerna internt och externt, att stödja verksamhetsutvecklingen och i syfte att uppmuntra personalen. Representationskostnad kan vara kostnad för t.ex. mat, dryck, underhållning, personalfester, gåvor och liknande. Allmänt gäller att representation ska ske med måtta och att kostnaderna ska hållas inom rimliga och försvarbara gränser. Utgångspunkten är att intern representation i enlighet med riktlinjerna inte ska leda till att anställda förmånsbeskattas. Skulle det dock ske att den anställde har fått en skattepliktig förmån är det den anställdes ansvar att deklarera och meddela arbetsgivaren vilka förmåner som han/hon har fått som är skattepliktiga.

3 SID 3 (8) Skatteplikten påverkas dels av typen av aktivitet, dels av värdet. Huvudregeln är att en förmån är skattepliktig, såvida det inte särskilt reglerats att den är skattefri. På Skatteverkets hemsida ( finns information om vilka förmåner som undantas från skatteplikten. Extern representation Extern representation riktar sig mot utomstående organisationer, företag och enskilda personer. Representationen ska alltid ha ett omedelbart samband med och direkt värde för verksamheten. Det gäller både tidpunkt och plats för representationen samt de personer mot vilka representationen riktar sig. Extern representation beslutas av närmaste överordnad budgetansvarig chef. Beslut ska ske innan representationen äger rum. Representation vid förhandlingar bör uttrycka en sedvanlig gästfrihet i form av värdskap i anslutning till förhandlingarna. Representation vid upphandlingar ska undvikas. Försiktighet bör iakttas vid ofta återkommande representation med en och samma person eller grupp av personer. Det bör inte vara fler deltagare från den egna organisationen än utomstående gäster. Representation i hemmet ska inte förekomma annat än i undantagsfall. Måttfullhet bör iakttas vid representationsmåltider. Särskilt gäller detta bruk av alkohol. Alkoholfria alternativ ska alltid finnas tillgängliga för dem som önskar. Det högsta beloppet som förvaltningen medger för extern representation är 280 kronor per person exkl. moms för middag och 140 kronor per person exkl. moms för lunch. Intern representation Kostnader för intern representation kan förekomma samband med informationsmöten, interna kurser, planeringskonferenser och personalfester för anställda och/eller personal inom Stockholms stad. Intern representation beslutas av budgetansvarig chef med undantag av representation mellan nämnder/förvaltningar och bolag där stadsdelsdirektören är beslutande.

4 SID 4 (8) Fri kost vid intern representation är undantagen från skatteplikt under följande förutsättningar: - Den ska vara arbetsrelaterad - Det är inte möten som hålls regelbundet med korta mellanrum - Det är gemensamma måltidsarrangemang - Det är till övervägande del intern personal som deltar i mötet - Sammankomsten/kursen varar högst en vecka Förfriskningar och annan enklare förtäring som kaffe/te, fruktkorg etc. är undantagen från skatteplikt upp till belopp om 60 kr/person exkl.moms. Den interna aktiviteten får inte vara lyxbetonad, till exempel om man vid en konferensresa låter nöje och rekreation få en framträdande roll eller om man reser under en helg. En tumregel är att studierna/konferenstiden bör uppgå till minst sex timmar per dag, annars kan förmånsbeskattning bli aktuell. Måttfullhet bör iakttas vid representationsmåltider. Särskilt gäller detta bruk av alkohol. Starksprit får inte förekomma. Alkoholfria alternativ ska alltid finnas tillgängliga för dem som önskar. Det högsta beloppet som förvaltningen medger för intern representation vid möten, kurser och konferenser är 180 kronor per person exkl. moms för middag och 90 kronor per person exkl. moms för lunch. Det högsta beloppet som förvaltningen medger för mat och dryck vid personalfest är 1% av prisbasbeloppet 1 avrundat till jämnt tiotal, inklusive moms. Personalfest finansierad av förvaltningen får högst förekomma två gånger/år och i begreppet ingår även julmiddag/julmat. Representation mellan nämnder/förvaltningar och bolag inom Stockholms stad anses vara intern representation. Här bör extra försiktighet iakttas och sådan representation bör enbart förekomma vid speciella tillfällen och ska beslutas av stadsdelsdirektören kronor år 2008

5 SID 5 (8) Gåvor till anställda från arbetsgivaren Förvaltningens gåvor till sina anställda ska inte medföra skatteplikt för den anställde. Skatteverket har i särskilda rekommendationer angivit gränsvärden för gåvor och specificerar vid vilka tillfällen gåvor får ges för att gåvan inte ska medföra skatteplikt. Förvaltningens beloppsgränser understiger klart Skatteverkets gränsvärden, i enlighet med Stockholms stads policy. Minnesgåva till anställd är enligt Skatteverkets anvisningar skattefri under förutsättning att den inte ges vid mer än ett tillfälle utöver vid anställningens upphörande, för stadens del är detta tillfälle när hedersbelöningen delas ut. Budgetansvarig chef fattar beslut om gåva till anställd. Gåvor till anställda i förvaltningen får endast förekomma vid följande tillfällen: Julgåva. Förvaltningens beloppsgräns för julgåvor är 300 kronor inklusive moms per person. Julgåva måste ges till samtliga anställda inom förvaltningen. Minnesgåva vid pensionsavgång eller vid anställningens upphörande, i båda fallen efter minst 6 års anställning. Förvaltningens beloppsgräns för sådan gåva är högst kronor inklusive moms. Storleken på beloppet bör ställas i paritet med hur lång anställningstiden varit. Förutom gåvan kan förvaltningen bjuda på enklare förtäring samt ge en blomma. Minnesgåva efter 30 års anställning, Stockholms stads hedersbelöning. Beslut om hedersbelöning fattas av kommunfullmäktiges presidium utifrån underlag från alla förvaltningar och bolag. Gåvor i form av kontanta medel så som pengar eller check medför alltid att mottagaren förmånsbeskattas och ska därför inte förekomma i förvaltningen. Vissa presentkort kan vara skattefria under förutsättning att det inte går att byta presentkortet mot pengar och att det berättigar mottagaren till en på presentkortet bestämd vara eller tjänst. Uppvaktning av anställda Förvaltningen kan i samband med firande av 50- och 60-åringar bjuda på kaffe/te och tårta till en kostnad av högst 60 kronor exkl. moms per deltagare. Vid dessa tillfällen bekostar inte förvaltningen någon gåva men kan ge en blomma. Detta gäller även vid anställds sjukdom eller liknande. Uppvaktningar beslutas av budgetansvarig chef.

6 SID 6 (8) Gåvor till externa Gåvor till externa, representationsgåvor, är avsedda att bidra till goda förbindelser mellan organisationer. Sådana gåvor får endast förekomma vid inledande eller upprätthållande av affärsförbindelser eller dylikt. Vid studiebesök, till exempel besök hos andra kommuner, får gåvor förekomma som tack för visad gästfrihet. Gåvan ska ha ett nära samband med verksamheten. Det bör vara så kallade profilgåvor, försedda med stadens logotyp, alternativt produkter tillverkade inom förvaltningens verksamheter, som överlämnas. En profilgåva ska sakna inslag av personlig karaktär. Alkohol får inte ges som gåva. Förvaltningens beloppsgräns för representationsgåva är 180 kr exkl. moms. Beslut om gåvor till externa fattas av närmast överordnad chef. Gåvor till brukare Förvaltningen ska inte lämna gåvor till brukare. Mutor samt anställds mottagande av gåvor m.m. från externa kontakter Somliga av de förmåner, tjänster och erbjudanden som ges från organisationer eller enskilda personer som anställda har kontakt med i tjänsten kan vara olagliga, det vill säga betraktas som mutor. Anställda i förvaltningen som har affärskontakter med såväl enskilda personer som organisationer ska agera sakligt och opartiskt i dessa kontakter. Detta gäller i synnerhet i situationer där anställda riskerar att utsättas för otillbörlig påverkan. Råder osäkerhet kring vad som kan betraktas som tillåtet, ska anställd antingen tacka nej till erbjudandet eller rådgöra med sin närmaste chef. Även den juridiska avdelningen på stadsledningskontoret kan ge råd i frågan. I egenskap av anställd ska man inte låta sig bjudas på måltider av entreprenör eller leverantör Om det i direkt anslutning till en entreprenörs visning av till exempel ett projekt eller en informationsträff för kunder ingår lättare förtäring och/eller viss underhållning, är detta inte att betrakta som muta så länge huvudsyftet med tillställningen är information. Arbetstagaren ska dock informera närmaste chef om att han/hon har erbjudits att delta i träffen.

7 SID 7 (8) Resor och konferenser som affärskontakter vill bjuda på ska anställda i förvaltningen alltid tacka nej till. Gåvor bör inte tas emot annan än i de fall som nämns under rubriken Gåvor till anställda från arbetsgivaren. I undantagsfall kan anställda ta emot gåvor från till exempel brukare eller deras anhöriga, om gåvan har ett ringa värde (förvaltningens riktvärde ligger på 100 kronor för ringa värde ) och om det kan upplevas som stötande att den anställde avvisar gåvan. Detta innebär att enheter kan ta emot tårtor, chokladaskar och dylikt som är till samtliga på enheten och inte för personligt bruk. Kontanter får aldrig tas emot. Samråd ska alltid ske med arbetsledare innan gåva accepteras. Rabatter, pengar och lån som inte omfattar alla anställda i Stockholms stad eller som inte är att betrakta som normala marknadsföringsåtgärder, ska anställda alltid tacka nej till. Erbjudande från affärskontakter eller brukare som gäller anställdas fritid ska anställda alltid tacka nej till. Som exempel på sådana aktiviteter kan nämnas gratis eller subventionerad hyra av fritidshus, båt eller deltagande i resor och tävlingar. Frequent flyer rabatt (dvs. rabatter och förmåner som berättigar till olika typer av bonus vid kundtrohet) som erhålls i samband med tjänsteresor ska alltid tillfalla arbetsgivaren. Momsavdrag Förvaltningen får dra av kostnaden för moms för intern och extern representation under vissa förutsättningar: Måltid i samband med längre intern kurs eller ett internt utbildningsprogram räknas normalt som en del i utbildningskostnaden och inte som representation. För att räknas som kurs ska programmet omfatta minst 6 timmar/dag. Momsavdrag för enklare förtäring (t.ex. kaffe/te, frukt, förfriskningar) medges för kostnader upp till 60 kr/person exkl. moms

8 SID 8 (8) Vid extern och intern representation medges momsavdrag för kostnader upp till 90 kr/person exkl. moms för både lunch och middag. Detta gäller även personalfester. Personalfester kan bara finansieras av förvaltningen två gånger per år för att momsavdrag ska medges. I begreppet personalfest ingår även julmiddag/julmat. Vid kringkostnader vid personalfest, t.ex. lokalhyra, utgifter för musikunderhållning eller uppträdande medges momsavdrag för kostnader upp till 180 kr/person exkl. moms. Överstiger kostnaden för representationsmåltiden 90 kr/person exkl. moms medges momsavdrag med högst 22:50 kr per person. Vid kontering ska i sådana fall momsbeloppet på fakturan ändras. För att få fram det korrekta momsbeloppet tar man 22:50 multiplicerat med antal personer och konterar det nya momsbeloppet på fakturan. Momsavdrag får göras för gåvor till anställda under förutsättning att gåvan inte medför skatteplikt för den anställde. För representationsgåva till extern person medges momsavdrag för kostnader upp till 180 kr exklusive moms. Redovisning av representation Till faktura/kvitto i original ska underlag bifogas där datum för representationstillfället och måltidens benämning (lunch, middag etc.) ska anges. Dricks får inte ingå i fakturabeloppet. Syftet med representationen ska framgå, dagordningen eller programmet ska bifogas. En förteckning över deltagarna ska finnas med, vid extern representation även vilket företag/organisation de representerar. Om det är fler än tio deltagare ska istället hela gruppens namn anges, till exempel enhetens namn, samt antal deltagare från varje grupp. Överordnad chef som inte själv deltagit i representationen ska attestera. Även vid gåvor ska överordnad chef attestera. Saknas det nödvändiga underlaget belastas berörd enhet även med kostnaden för moms.