Riktlinjer för representation och gåvor

Transkript

1 Ekonomihandboken Riktlinjer för representation och gåvor Beslutad av: Tf universitetsdirektör Per Brolin Datum: Författare: Ekonomiavdelningen, Joakim Karlsson Datum:

2 Innehåll 1. Inledning 3 2. Beloppsgränser och skatteregler 3 3. Representation Extern representation Intern representation Representation i hemmet Interna konferenser Jubileum och invigningar Måltider i samband med interna kurser/konferenser som ej är representation Redovisning av representation 6 4. Gåvor Gåvor till externa parter Gåvor till anställda 7 Bilagor Lathund anvisningar till riktlinjer för representation och gåvor ( med beloppsgränser) 2 (8)

3 1. Inledning I det följande redovisas universitetets riktlinjer för representation. Riktlinjerna gäller all verksamhet oberoende av finansiering och var representationen äger rum, det vill säga inom Sverige som vid tjänsteresor utomlands. All typ av representation skall godkännas av respektive verksamhetsansvarig chef. All representation ska ha direkt anknytning till och vara av betydelse för Linnéuniversitetets ordinarie verksamhet och den får bara ske i den omfattning det är motiverat Universitetets verksamhet finansieras till stor del av skattemedel. Detta medför ett särskilt ansvar för att medelsanvändningen kan motiveras och att vi skall kunna visa att kostnaderna har en klar och tydlig verksamhetskoppling. Detta gäller inte minst representationskostnader. 2. Beloppsgränser och skatteregler Skatteverket har utfärdat regler och rekommendationer för avdragsrätt, momsavdrag med mera. För närmare information gå in på Observera att Linnèuniversitetet har fastställt högsta tillåtna belopp som i vissa fall avviker från vad som är högsta tillåtna avdragsgilla beloppet enligt skatteverkets regler. Då teaterbesök eller andra arrangemang förekommer i anslutning till representationsmåltid räknas kostnaden för detta in i totalkostnaden för representationstillfället. Detsamma gäller t ex uppvaktning med gåvor som sker vid representationstillfället (gäller endast vid extern representation). Lunch och middag kan räknas som separata representationstillfällen även om de sker samma dag. 3. Representation 3.1 Extern representation Den externa representationen riktar sig mot företrädare för andra högskolor och universitet, företag, offentlig sektor och andra organisationer, som ett uttryck för sedvanlig gästfrihet. Representationen ska ingå som ett naturligt led i Linnéuniversitetet kontakter med omvärlden (till exempel med andra högskolor, universitet, enskilda forskare, företag eller liknande) och den ska rikta sig till personer, som tillsammans med företrädare för Linnéuniversitetet överlägger i frågor, som har ett omedelbart samband med Linnéuniversitetet verksamhet. Det kan exempelvis vara diskussioner om projektsamarbete, affärsförhandlingar och gästföreläsningar. Representationen ska normalt ske på någon av de orter, där parterna har sin verksamhet. Ersättning för deltagande av Linnéuniversitetets representants eller svensk gästs make/maka medges undantagsvis och då med särskild motivering. Antalet representanter från Linnéuniversitetet ska vara väl avvägt i förhållande till antalet gäster. 3 (8)

4 Kostnaden för extern representation får uppgå till högst 550 kronor per person exklusive moms. Öl och vin får ingå i representationskostnader i den mån det ryms inom beloppsramen. Endast i undantagsfall, t ex vid besök av utländska gäster, kan sprit ingå i kostnaden för representation. Representationsbeloppet avser pris inklusive serveringsavgift, entréavgift till restaurang och liknande kostnader, men exklusive mervärdesskatt. Högsta belopp för momsavdrag är 90 kronor/person. Det innebär att när beloppet vid representation överstiger 90 kr exklusive moms får endast 22,50 kr konteras mot ingående momskontot. Andra enklare måltidsutgifter som förfriskningar mm får högst uppgå till 60 kr/person exklusive moms. Andra utgifter än måltider vid representation (t ex teaterbiljetter) ät tillåtet med högst 350 kr/person. 3.2 Intern representation Med intern representation avses måltider, annan förtäring eller vissa andra utgifter i samband med informationsmöten, personalfester och liknande. En förutsättning för att något ska betraktas som intern representation är att det i huvudsak är fråga om interna möten för myndighetens verksamhet där förtäringen ingår som en naturlig del i den pågående aktiviteten. Intern representation får uppgå till högst 500 kr/person exklusive moms. Högsta belopp för momsavdrag är 90 kronor/person + ytterligare 180 kr/person för utgifter av lokalhyra/underhållning. Det innebär att när beloppet vid representation överstiger 90 kr/270 kr exklusive moms får endast 22,50 kr/67,50 kr konteras mot ingående momskontot. Öl och vin får ingå i representationskostnader, däremot inte sprit. Representationsbeloppet avser pris inklusive serveringsavgift, entréavgift till restaurang och liknande kostnader, men exklusive mervärdesskatt. Andra enklare måltider som förfriskningar mm får högst uppgå till 100 kr/person exklusive moms. Högsta belopp för momsavdrag är här 60 kr/person, vilket innebär att endast ingående moms på denna delen får konteras på ingående momskonto. För att undvika risken att de anställda ska beskattas för kostförmån i samband med dessa bjudningar har Skatteverket utfärdat riktlinjer som innebär att personalfester, där arbetsgivare bjuder, bör hållas högst två gånger per år samt att informationsmöten med personalen, interna kurser och planeringskonferenser (t ex diskussioner om budgetering, personalfrågor), där representation ingår, inte får hållas regelbundet med kortare mellanrum. Dokumentation skall finnas som gör det möjligt att i efterhand bedöma om mötet är intern representation (jfr avsnitt 3.4). Arbetsluncher där t ex en grupp personer träffas i en mindre konstellation för ett arbetsmöte för t ex information om en händelse med efterföljande diskussioner och sedan går på lunch tillsammans på sitt vanliga lunchställe är inte tillåtna. Detta är även att anse som en skattepliktig förmån för den anställde. Vid personalfester och informationsmöten för anställda får lokalhyra och underhållning ingå i representationskostnaden. Enligt Linnéuniversitetets regler är beloppsgränsen vid personalfest totalt 750 kr/person, varav 500 kr avser måltiden och 250 kr kringkostnader som hyra av lokal, underhållning mm. 4 (8)

5 Andra utgifter än måltider vid representation (t ex teaterbiljetter) är tillåtet med högst 350 kr/person Måltider mm i samband med interna kurser och interna konferenser ses som driftskostnader. Det betyder att hela momsen får lyftas. Interna kurser och konferenser räknas som internt även om externa personer deltar, givet att syftet är internt för verksamheten. Regler för hur interna konferenser ska utformas finns beskrivna i avsnittet rörande Interna konferenser. Universitetet bjuder anställda på kaffe. Kostnaden bärs av respektive enhet. Övriga skattefria personalvårdsförmåner beslutas av respektive prefekt/enhetschef eller motsvarande. Med personalvårdsförmån avses förmån av mindre värde som inte är ersättning för direkt utfört arbete utan avser enklare åtgärder, vilka syftar till att skapa trivsel i arbetet eller liknande och som i regel tillhandahålls på arbetsplatsen. 3.3 Representation i hemmet Vid representation i hemmet gäller samma belopp per person som vid extern/intern representation. Räkning ska ställas till den som ska teckna representationskostnaderna och åtföljas av originalkvitton och notering om vilka som varit gäster och vilken organisation de företräder. Representation i hemmet medges endast undantagsvis och då med särskild motivering. 3.4 Interna konferenser Ibland kan det finnas behov för verksamhet att på avskild plats kunna arbeta med olika frågeställningar. Då interna konferenser förläggs utanför Linnéuniversitetets lokaler ska följande anvisningar tillämpas. Punkterna arrangemang och mat gäller även för konferenser i Linnéuniversitetets lokaler. - ett detaljerat program över kursen/konferensen ska upprättas i samband med planering av konferensen. Programmet ska bifogas verifikatet på konferenskostnaderna. - minst 6 timmar per hel dag ska utgöras av konferenstid (restiden får räknas in till den del som sker under normal arbetstid). Om konferensen är förlagd till normalt ledig dag, gäller tidskravet som om dagen vore arbetsdag. Den lediga dagen ersätts enligt gällande avtal. - gemensamma arrangemang för samtliga konferensdeltagare och vars syfte är att skapa bättre sociala kontakter får betalas med medel som förvaltas av Linnéuniversitetet. Vid planering av eventuella arrangemang ska återhållsamhet gälla. Enskilda aktiviteter ska betalas av respektive person personligen. - vid konferensen ska normal konferensmat väljas. Vin eller starköl får förekomma endast i samband med middag eller vickning och vid högst ett tillfälle under konferensen. I övrigt får inte alkoholdrycker betalas med universitetsmedel. - resultatet av en konferens ska dokumenteras och kunna förevisas på begäran. 5 (8)

6 Interna konferenser som följer anvisningarna ovan ger rätt till ersättning för eventuella resor i samband med konferensen enligt gällande regler för tjänsteresor. 3.5 Jubileum och invigningar Vid jubileer och invigningar kan det finnas intresse av att uppmärksamma detta med någon form av förtäring. Vid sådana arrangemang ska följande anvisningar tillämpas. - medel som förvaltas av Linnéuniversitetet får användas för att bekosta förtäring vid jubileer som är en betydande milstolpe i Linnéuniversitetets verksamhet. - syftet gör att Linnéuniversitetets lokaler normalt ska användas vid sammankomsten. - vid jubileer och invigningar får inbjudas de anställda som är berörda samt företrädare för i sammanhanget viktiga externa samverkanspartners såsom finansiärer, representanter för byggherren och kunder. Kostnaden per person bör inte överstiga beloppet för intern representation såvida inte särskilt rektorsbeslut föreligger. 3.6 Måltider i samband med interna kurser/konferenser som ej är representation Måltider i samband med interna kurser/konferenser som anordnas av Linnéuniversitetet betraktas ej som representation utan som en kurs- och konferenskostnad. Därmed föreligger full avdragsrätt för moms, det vill säga hela momsbeloppet får lyftas av. 3.7 Redovisning av representation Oberoende av var representationen äger rum ska verifikationen innehålla uppgifter om: - Datum för representationstillfället - Måltidens benämning (lunch, middag etc.) - Ändamålet med representationen - Namn på samtliga deltagande personer, (eller en väl definierad grupp t ex studenter i viss årskurs eller program) - Namn på myndighet, företag eller organisation som gästerna företräder - Momsen ska vara specificerad på restaurangnotan och andra eventuella kvitton* Då representationskostnaderna avser kaffe med bröd vid interna sammankomster kan deltagarnas namn ersättas med uppgift om antalet personer som deltagit per institution, enhet eller sektion. 6 (8)

7 *Om verifikationen inte är en regelrätt faktura utan t ex ett kassakvitto ska det av kvitto framgå namn och organisationsnummer på säljaren. Dessutom ska momsen vara specificerad. Om inte detta framgår på kvittot ska ett skrivet kvitto begäras. 4. Gåvor 4.1 Gåvor till externa parter Gåvor till externa parter kan ges i form av reklamgåvor eller representationsgåvor. Reklamgåvor är artiklar utan personlig karaktär och av förhållandevis obetydligt värde ur Linnéuniversitetets sortiment. Representationsgåvor kan överlämnas då för Linnéuniversitetet viktiga avtal tecknas eller värdefullt samarbete inleds eller avslutas. De kan även överlämnas i samband med betydelsefulla invigningar och jubileer. Exempel på sådan gåva kan vara blommor, fruktkorg, bok eller liknande. Beloppsgränsen för representationsgåva är 400 kronor inkl moms. Högsta belopp för momsavdrag är 180 kronor/person. Detta innebär att när beloppet vid representationsgåvor överstiger 180 kr får endast 45 kr konteras mot ingående momskontot. 4.2 Gåvor och uppvaktning till anställda Gåvor till anställda jämställs i princip med ersättning för utfört arbete. En gåva som grundar sig på arbetsprestation är alltid skattepliktig för mottagaren. Undantag från detta är i princip julgåva, jubileumsgåva och minnesgåva. Samtliga övriga gåvor eller uppvaktningar i form av gåvor till anställda är att anses som lön och ska beskattas hos den anställde. Enda undantagen från detta är uppvaktningar i samband med avslut av tjänst och vid anställds längre tids sjukdom. Samtliga avdragsgilla respektive skattefria belopp nedan är s k gränsbelopp, vilket innebär att om beloppet överskrids beskattas detta från första kronan. Vid användning av universitetmedel till andra gåvor eller uppvaktningar enligt nedan, utan rektors skriftliga medgivande, blir den som tecknat utbetalningen personligen betalningsansvarig för Linnéuniversitetets kostnader. Julgåva, jubileumsgåva och minnesgåva från arbetsgivare är under vissa förutsättningar skattefria. Skattefriheten gäller inte gåvor som lämnas i pengar. Som pengar anses även andra betalningsmedel såsom check, postväxel och presentkort som kan bytas mot pengar. Julgåva Julgåva av mindre värde är skattefri. I Skatteverkets allmänna råd anges följande En julgåva bör anses vara av mindre värde om värdet inte överstiger 450 kr inkl mervärdesskatt. 7 (8)

8 Sedvanlig jubileumsgåva Sedvanlig jubileumsgåva till anställd är skattefri. Med jubileumsgåva avses gåva till anställda när företaget firar en betydande milstolpe i Linnéuniversitetets verksamhet, t ex 50- eller 100-års jubileum etc. Jubileumsgåva är skattefri under förutsättning att gåvans värde inte överstiger 1350 kr inklusive moms. Rektor fattar särskilt beslut när det gäller jubileumsgåvor. Minnesgåva Med minnesgåva avses gåva av minneskaraktär som lämnas till varaktigt anställda i samband med att den anställde uppnår en viss ålder (t ex 50 år), efter viss anställningstid (25 år eller mer) eller när en anställning upphör. I Skatteverkets allmänna råd anges att Med varaktigt anställda i samband med minnesgåva bör anses anställda med en sammanlagd anställningstid som uppgått till minst sex år. Minnesgåva är skattefri under förutsättning att gåvans värde inte överstiger kr inklusive moms. Övriga gåvor vid uppvaktningar Gåvor vid uppvaktningar utöver julgåva, jubileumsgåva, minnesgåva, avslut av anställning eller efter längre tids sjukdom är skattepliktiga för mottagaren från första kronan. 8 (8)