Interna riktlinjer till representationspolicyn

Transkript

1 Sida 1(5) Enheten för ekonomi EvaLena Östlin, Datum enna eslubeslbebeslutad av regiondirektören Interna riktlinjer till representationspolicyn Dessa riktlinjer anger normer som bör gälla för representation, uppvakning och gåvor inom Region Värmland. Enligt av Regionstyrelsen fastställd Representationspolicy ska all representation ske med måtta och kostnaderna ska hållas inom rimliga och försvarbara gränser. Riktlinjerna gäller för samtliga anställda och förtroende valda inom Region Värmland oavsett finansiering. Representation i EU-projekt och i andra projekt som Region Värmland är projektägare för, ska ske med beaktande av att kostnaderna för representation är stödberättigade inom det för projektet gällande regelverk. Enhetschef har ett särskilt ansvar för att skapa förståelse för riktlinjerna bland anställda samt att beslut fattas på det sätt som riktlinjerna föreskriver. Extern representation Extern representation riktar sig till företrädare för externa organisationer och avser sedvanlig gästfrihet i form av värdskap som har ett direkt samband med Region Värmlands ordinarie verksamhet både vad gäller tid, person och ort. Representationen ska ingå som ett naturligt led i att inleda och avsluta förbindelser som är viktiga för organisationen. Deltagarna från organisationen ska ha en direkt anknytning till mötet och stå i proportion till antalet gäster. Återkommande representation mot samma person och grupp bör begränsas. Internationell representation ska alltid godkännas av regiondirektören i förväg. I undantagsfall kan Region Värmlands representation bestå av att stå värd för en viss måltid i samband med en annan organisations evenemang. Det är då viktigt att evenemanget har anknytning till vår verksamhet samt att vi har ett tydligt värdskap. I särskilda fall kan representationen även bestå av biljetter till teater, museum och sportevenemang. För övriga kostnader godkänner Skatteverket att moms lyfts på 180 kronor (exklusive moms) Besökare vid Region Värmland kan, i enlighet med vanlig gästfrihet, bjudas på kaffe med bröd men då i Region Värmlands lokaler eller för tillfället hyrda lokaler. Region Värmland - kommunalförbund Postadress Box KARLSTAD Besöksadress Lagergrens gata 2 Telefon vx Fax E-post kansliet@regionvarmland.se Webbplats Orgnr Bankgiro PlusGiro

2 REGION VÄRMLAND Vin och starköl får serveras då gästfrihet så påbjuder. Detta får ske då Region Värmland är värd för t.ex. internationella besök eller vid andra särskilda tillfällen. För att detta ska medges krävs godkännande av regiondirektör. Region Värmland representerar med gåvor i följande fall: 1. Reklamgåvor i samband med mässor och konferenser. Gåvan ska vara enklare presentartiklar och helst vara försedd med Region Värmlands logotyp. 2. Representationsgåvor får ske från Region Värmland till en annan organisation vid t.ex. invigning. Representationsgåvor från Region Värmland till en enskild person t.ex. vid högtidsdagar, julgåvor och avslutande av tjänst är endast tillåtet i undantagsfall. Beslut fattas av enhetschef eller rektor. Extern representation i hemmet Representation i hemmet medges om särskild motivering finns. Vid representation i hemmet gäller samma beloppsgräns som vid övrig representation. Räkningen ska åtföljas av originalkvitto samt en notering om syftet, vilka som varit närvarande samt vilken organisation de företräder. Beslut om representation i hemmet fattas i samma ordning som övrig representation. Intern representation Med intern representation avses representation mot Region Värmlands anställda och förtroendevalda, regionstyrelsens arbetsutskott, kollektivtrafiknämnden, regionstyrelse samt regionfullmäktige. Intern representation förekommer oftast för att skapa goda arbetsförhållanden och då som regel i samband med informationsmöten, kurs och konferens. Vid intern representation, enligt ovan, får inte alkoholhaltiga drycker serveras. Interna kurser och planeringskonferenser Intern representation i form av interna kurser och planeringskonferenser betraktas som driftkostnader och alltså kan hela momsen lyftas. Vid interna kurser och planeringskonferenser som förläggs utanför Region Värmlands lokaler gäller: Detaljerat program över kurs/konferens ska upprättas samt bifogas verifikationen. Gemensamma arrangemang för samtliga kurs/konferens deltagare, i syfte att stärka de sociala relationerna, ska ske med rimlighet. Normal konferensstandard och mat ska väljas. Sammankomsten får ha en varaktighet av högst en vecka. Det får inte vara frågan om regelbundet återkommande möten med korta mellanrum s.k. löpande arbetsmöten Resultatet av konferensen ska dokumenteras och kunna uppvisas på begäran. Interna kurser och planeringskonferenser som förläggs utanför Sveriges gränser ska alltid godkännas av regiondirektör.

3 REGION VÄRMLAND Arbetslunch I samband med interna arbetsmöten får undantagsvis enklare måltid förtäras. Det förutsätter dock att det finns särskilda skäl och att tids- och effektivitets vinster kan påvisas. Övriga luncher i samband med arbete förmånsbeskattas. Intern representation i hemmet Representation i hemmet medges om särskild motivering finns. Vid representation i hemmet gäller samma beloppsgräns som vid övrig representation. Räkningen ska åtföljas av originalkvitto samt en notering om syftet samt vilka som varit närvarande Beslut om representation i hemmet fattas i samma ordning som övrig representation. Redovisning av extern- och internrepresentation Enligt god redovisningssed ska representationsutgifter styrkas med att på restaurangnoter och andra kvitton uppge syftet med representationen, datum samt namn och organisation på deltagarna. Momsen ska vara specificerad på restaurangnotan eller andra kvitton. Då representationskostnaderna avser kaffe med bröd vid interna sammankomster kan deltagarnas namn ersättas med uppgifter om antalet personer som deltagit. Slutattest får inte ske av någon som svarat för representationen. Om restaurangnotor eller andra kvitton inte är fullständigt ifyllda risker den som utövat representationen att få betala kostnaderna privat. Kompensationsrätten för ingående moms vid extern och intern representation Avdragsrätten är begränsad. För den del som överstiger högsta avdraget per måltid och person blir momsen en kostnad i verksamheten. För närvarande är avdragen (exklusive moms): Typ av representation exklusive moms enbart mat med dryck Extern representation inklusive öl 300:- per person 36:- per person 46:- per person Extern representation inklusive vin 180:- per person 28:- per person 28:- per person Intern representation inklusive öl 200:- per person 24:- per person 31:- per person Intern representation inklusive vin 180:- per person 28:- per person 28:- per person Övriga kostnader 1 180:- per person 45:- per person 21:60 per person 1 Exempel på övriga kostnader kan vara teater- eller operabiljetter, inträde till idrottsevenemang, greenfee, kringkostnader vid personalfest t.ex. lokalhyra och musikunderhållning. Observera att den kan förekomma varor och tjänster där momsen är 6% t.ex. teaterbiljetter. Det högsta momsavdraget blir då 10:80 per person.

4 REGION VÄRMLAND Exempel på kontering av extern och intern representation Typ av representation Beloppsgräns exklusive moms Konto Extern representation Extern representation ej Se ovan - Högsta belopp för momsavdrag Allt som överstiger högsta beloppet för momsavdrag Extern uppvaktning 180:- per person 7102 Reklamgåvor Intern representation avdragsgill moms Intern representation ej Interna kurser och planeringskonferenser 280:- per person Se ovan - Högsta belopp för momsavdrag Allt som överstiger högsta beloppet för momsavdrag Interna arbetsluncher Enklare måltid 60:- per person 7111 Trivselåtgärder av mindre värde t.ex. bulle, kaka och tårta Enklare förtäring 60:- per person 7111 Korruptionsregler - Mutor Förtroendevalda och anställda vid Region Värmland har daglig kontakt med ett stort antal organisationer och företag. Vid dessa kontakter är risken stor att utsättas för otillbörlig påverkan. Med brott mot korruptionsbestämmelserna avses bestickning, mutor och otillbörlig markandsföring. Reglerna kan vara aktuella i samband med representation där Region Värmlands förtroende valda och anställda är mottagare av representation. Anställda och förtroendevalda vid Region Värmland ska agera så att misstanke om korruption aldrig uppstår. Det är inte alltid lätt att förutse om förmånen som erbjuds är olaglig eller olämplig. Ibland kan osäkerhet uppstå var gränsen mellan det tillåtna och det otillåtna går. Vid tveksamhet bör vi tacka nej eller rådgöra med vår närmste chef. Frågor som bör ställas vid erbjudan av något från utomstående part är: Är detta en förmån och varför erbjuds den mig? Finns det en koppling mellan förmånen och min tjänsteutövning? Hur är förmånen beskaffad och vad är den värd? Vilket inflytande har jag på min arbetsgivares relation med den som erbjuder förmånen?

5 REGION VÄRMLAND Det bör särskilt beaktas: - Representation i samband med inköp och upphandlingar får i princip inte förekomma - Representation från bidragsmottagare/potentiella bidragsmottagare bör begränsas - Julgåvor och födelsedagspresenter kan utgöra mutor eller bestickning - Förmån, i form av inbjudan till kulturella eller sportliga arrangemang, ska riktas till Region Värmland. Den anställde ska informera närmaste chef och få förmånen godkänt Studieresor Då anställda och förtroendevalda blir bjuden av annan organisation att delta i studieresa är det viktigt att syftet med resan har ett omedelbart samband med vår verksamhet. Studieresan ska innehålla en inte oväsentlig del effektivt arbetet. Då Region Värmland bjuder in andra organisationer till studieresa gäller samma regler. Enhetschef beslutar i samtliga fall av studieresor.