Riktlinjer för representation vid Härnösands kommun Extern och intern representation

Transkript

1 Kommunstyrelseförvaltningen Per Falkman RIKTLINJER/RUTINER Riktlinjer för representation vid Härnösands kommun Extern och intern representation Dokumentnamn Fastställd/upprättad av Dokumentansvarig/processägare Dokumentinformation Dokumentet gäller för Annan information Riktlinjer för representation vid Härnösands kommun Extern och intern representation Kommunstyrelsen Personalkontoret Version 1 Dokumenttyp Riktlinjer Senast reviderad Giltig t o m Riktlinjer för representation vid Härnösands kommun, både extern och intern representation Alla anställda inom Härnösands kommun Innehåller bilaga med beloppsgränser

2 2(8) Innehåll 1 Allmänt Alkoholförtäring Verifikationer Gåvor Beloppsgränser... 7 Bilaga: Beloppsgränser för representation och gåvor

3 3(8) 1 Allmänt Med representation avses sedvanlig gästfrihet i form av värdskap som har ett direkt samband med kommunens verksamhet. Representationen kan vara riktad mot externa intressenter, extern representation eller mot anställda, intern representation. Extern representation skall ske för att skapa intresse för kommunen och för att knyta för kommunen viktiga kontakter, Med intern representation avses t ex uppvaktningar, informationsmöten med personal, personalfester m m. Representationskostnader kan vara kostnader för t ex mat, dryck, hotellrum, resor, underhållning, biljetter, personalfester, gåvor till gäster eller gåvor till anställda. Det viktigaste kravet vid representation är att den har ett omedelbart samband med kommunens verksamhet. Det kravet gäller både tidpunkt och plats och de personer mot vilka representationen riktar sig. Allmänt gäller att all representation skall ske med måtta och inom den kostnadsram kommunen fastställt. Återhållsamhet bör iakttas beträffande återkommande representation mot en och samma person eller grupp av personer.

4 4(8) 2 Alkoholförtäring Alkoholförtäring vid extern representation. Servering av alkohol bör begränsas till ett glas vin eller en öl som serveras vid måltid. Undantagsvis kan avsteg göras från denna regel när kommunen är värd för inter- nationella gäster eller vid andra särskilda tillfällen. Ett sådant undantag kräver beslut av ansvarig förtroendevald eller chef. Intern representation skall vara alkoholfri. Vid konferenser, personalfester eller liknande kan ett glas vin eller en öl som serveras vid måltid tillåtas. Ett sådant undantag kräver beslut av ansvarig förtroendevald

5 5(8) 3 Verifikationer Det ställs stora krav på hur en verifikation som avser representation skall vara utformad. På restaurangnotor och andra kvitton skall anges syftet med förrättningen, datum samt namn på de personer som deltagit. Vid konferenser, seminarier eller liknande bör program bifogas. Beslutsattest av faktura får ej göras av den som svarat för representationen och bör ej heller göras av någon som själv deltagit. I övrigt gäller för attest de regler som följer av gällande attestreglemente.

6 6(8) 4 Gåvor Gåvor från Härnösands kommun bör ha anknytning till kommunen och dess verksamhet. Gåvor kan indelas i tre kategorier. Gåvor i marknadsföringssyfte, representationsgåvor och gåvor till anställda. Gåvor i marknadsföringssyfte Sådana avser artiklar utan personlig karaktär och av obetydligt värde. Representationsgåvor I samband med att ett samarbete inleds eller avslutas kan en gåva överlämnas till en representant för ett företag, myndighet eller liknande. Detsamma gäller vid invigningar och jubileer. Exempel på sådan gåva är blomsteruppsats, bok, chokladask eller liknande. Krans eller bukett i samband med dödsfall räknas också som representationsgåva. Gåvor till anställda Under vissa förutsättningar är gåvor till anställda skattefria. En julgåva till anställda kan vara skattefri. För skattefrihet krävs dock att två förutsättningar är uppfyllda. Gåvan skall avse annat än pengar och värdet av gåvan skall uppgå till högst 450 kr inkl. moms. Härnösands kommun uppvaktar medarbetare med 25 års anställning. Därutöver kan minnesgåva ges till varaktigt anställda vid anställningens upphörande. Minnesgåvan är skattefri under förutsättning att gåvans värde inte överstiger kr inkl. moms och inte ges vid mer än ett tillfälle utöver vid anställningens upphörande.

7 7(8) 5 Beloppsgränser Beloppsgränser för extern och intern representation redovisas i särskild bilaga. I beloppen skall inrymmas kostnader för lunch, middag eller supé inkl. dryck, serveringsavgift, entreavgift och liknande kostnader

8 8(8) Bilaga: Beloppsgränser för representation och gåvor 2012 Representationsform Extern representation Aktivitet/gåva biljetter och måltid Max kr/pers inkl moms 650 Extern representation middag eller supé 550 Extern representation lunch 100 Extern representation biljetter eller dylikt 450 Intern representation middag eller supé 450 Intern representation ex personalfest 250 Intern representation lunch 100 Reklamgåva Representationsgåva Uppvaktn 25 år i tjänst Minnesgåva ex pennor ex bävern beslutas av KF när anst. upphör beslutas av KF 300