Riktlinjer för representation och gåvor på Ekonomihögskolan

Transkript

1 Riktlinjer för representation och gåvor på Ekonomihögskolan ALLMÄNT I dessa riktlinjer anges hur vi arbetar med intern och extern representation på Ekonomihögskolan. Riktlinjerna är till största delen en sammanslagning av vad som tidigare gällt för Högskolan i Kalmar samt för Växjö universitet, och de ska gälla för Ekonomihögskolan fram till dess att riktlinjer för hela Linnéuniversitetet tagits fram. När det gäller gåvor och vad Ekonomihögskolan väljer att uppmärksamma är detta mer upp till varje institution att bedöma. Beloppsnivåer ses över av ledningsgruppen varje år. I skattelagstiftningen återfinns de yttre ramarna när det gäller högsta belopp som berättigar till avdrag av inkomstskatt och moms per person och typ av representation, förmånsbeskattning samt skattepliktig inkomst när det gäller gåvor. Utöver det är riktlinjerna ett resultat av den hållning Ekonomihögskolan har valt att ha i olika delar, såsom belopp m.m. När det gäller skatteregler i anslutning till representation och externa/interna gåvor finns information att hämta i Skatteverkets allmänna råd SKV A 2004:5 och när det gäller interna gåvor m.m. i Skatteverkets allmänna råd SKV A 2007:37 och 2007:38, i Skatteverkets ställningstagande /111 samt i Skatteverkets meddelande SKV M 2008:23. REPRESENTATION Extern representation ska rikta sig mot företrädare för andra universitet och högskolor, företag, offentlig sektor och andra organisationer som ett uttryck för sedvanlig gästfrihet. Representationen ska ha en direkt anknytning till, och vara av betydelse för, institutionens ordinarie verksamhet och får bara ske i den omfattning det är motiverat av verksamhetens art. Intern representation riktar sig emot institutionens anställda, inklusive pensionärer som tidigare varit anställda. Representationen genomförs som ett led i att skapa ett trivsamt arbetsklimat för goda arbetsresultat i den egna verksamheten. Representationskostnader kan avse kostnader för mat, dryck, serveringsavgift, teaterbesök och liknande evenemang och gåvor. Reglerna gäller såväl anslags- som bidrags- och avgiftsfinansierad verksamhet. Avseende externa medel kan emellertid avtal eller dylikt medföra inskränkningar i rätten att disponera medel för representation. Reglerna gäller oberoende av var representationen äger rum, det vill säga såväl inom Sverige som vid tjänsteresa utomlands. Ekonomihögskolans verksamhet finansieras till stor del av skattemedel vilket medför ett särskilt ansvar för att medelsanvändningen kan motiveras. Alla kostnader ska ha ett tydligt samband med institutionens verksamhet. 1

2 All representation ska godkännas av ekonomiskt ansvarig chef genom att denne attesterar fakturan/motsvarande. Vid all representation ska uppgift om syfte, deltagare, datum och plats dokumenteras. Enligt Skatteverkets allmänna råd bör avdrag vid såväl intern som extern representation tillåtas upp till följande belopp per person (exklusive moms): - Kostnad för lunch, middag eller supé 90 kr - Kostnad för övriga måltidsutgifter 60 kr Avdragsrätten för måltidskostnader är densamma för intern respektive extern representation. För Ekonomihögskolans vidkommande innebär detta att rätten till kompensation för ingående moms uppgår till högst 22,50 kr/person i samband med lunch, middag eller supé och 15 kr i samband med övriga måltider. Skatteverket bedömer också att en skälig avdragsgill utgift för t ex. teaterbesök eller, vid extern representation, för greenfee vid golfspel vara högst 180 kr/person (exkl. moms). Extern representation Extern representation kan ske i samband med Ekonomihögskolans kontakter inom Sverige, vid utländska besök, invigningar, jubileum etc. och avser i huvudsak sådan gästfrihet som på grund av sedvänja visas utomstående besökare. Representationen bör omfatta endast sådana personer som varit direkt inblandade i kontakterna mellan institutionen och gästen i samband med överläggningar i frågor som har ett omedelbart samband med institutionens verksamhet (exempelvis diskussioner om projektsamarbete, affärsförhandlingar, gästföreläsningar). Endast i specifika undantagsfall får anhöriga till vår personal inbjudas, såsom då gästerna själva har med sina anhöriga. Antalet representanter från Ekonomihögskolan ska vara väl avvägt i förhållande till antalet gäster. Öl och vin får ingå i representationskostnaden i den mån det ryms inom beslutade beloppsramar. Endast i undantagsfall, då enbart vid besök av utländska gäster, kan sprit ingå i kostnaden för representationen. Kostnaden för representationen per representationstillfälle får uppgå till högst 400 kr per person exklusive moms, inklusive vin. I beloppet ingår serveringsavgift, entréavgift till restaurangen och liknande kostnader, men exklusive moms. Beloppsgränsen kan undantagsvis överskridas, dock endast i samband med representation för utländska gäster. I normalfallet bör emellertid 400 kr/person anses vara tillräckligt även där. Högsta belopp för momsavdrag är 90 kr/person. Det innebär att när beloppet vid representation överstiger 90 kr exklusive moms får endast 22,50 kr konteras mot kontot för ingående moms. Andra måltider som förfriskningar m.m. får högst uppgå till 60 kr/person. 2

3 Gåvor av personlig karaktär, bekostade av Ekonomihögskolan, är inte tillåtna. Gåvor bör ha anknytning till Linnéuniversitetet och dess verksamhet och därmed hämtas ur det sortiment som tagits fram för detta ändamål. Intern representation Med intern representation avses måltider och dylikt i samband med informationsmöten, personalfester och liknande. En förutsättning för att något ska betraktas som intern representation är att det i huvudsak är fråga om interna möten för myndighetens verksamhet. Kostnaden för representation per representationstillfälle får uppgå till högst 300 kr per person, inklusive vin. I beloppet ingår serveringsavgift, entréavgift till restaurangen och liknande, men exklusive moms. Sprit får inte ingå. Beloppet kan undantagsvis överskridas, t ex vid julbord. Avdragsrätten för moms är 90 kr/person (se kapitel extern representation ovan). Andra måltider som förfriskningar m.m. får högst uppgå till 60 kr/person. I representationsbeloppet ska även inräknas eventuella kostnader för lokalhyra och underhållning, exempelvis vid personalfest. Vid teaterbesök och liknande arrangemang med efterföljande förtäring är den samlade kostnaden att betrakta som ett representationsbelopp. Personalfester, där arbetsgivare bjuder, bör hållas högst två gånger per år. Informationsmöten där representation ingår får inte hållas regelbundet med kortare mellanrum såsom varje eller varannan vecka. I dessa situationer kan det i annat fall bli aktuellt med kostförmån. Interna kurser och konferenser Intern representation i form av interna kurser och konferenser betraktas som driftskostnader och således kan hela momsen lyftas. Vid interna kurser och konferenser som förläggs utanför universitetets lokaler gäller följande: Ett detaljerat program över kursen/konferensen ska upprättas i samband med planering av konferensen. Programmet ska bifogas verifikatet på konferenskostnaderna. Minst 6 timmar per hel dag ska utgöras av konferenstid (restiden får räknas in till den del som sker under normal arbetstid). Om konferensen är förlagd till normalt ledig dag gäller tidskravet som om dagen vore arbetsdag. Den lediga dagen ersätts enligt gällande avtal. Gemensamma arrangemang för samtliga konferensdeltagare och vars syfte är att skapa bättre sociala kontakter får betalas med medel som förvaltas av institutionen. 3

4 Vid planering av eventuella arrangemang ska återhållsamhet gälla. Enskilda aktiviteter ska betalas av respektive person personligen Vid konferensen ska normal konferensmat väljas. Vin eller starköl får förekomma endast i amband med middag eller vickning och vid högst ett tillfälle under konferensen. I övrigt får inte alkoholdrycker betalas med högskolemedel. Resultatet av en konferens ska dokumenteras och kunna förevisas på begäran. Representation i hemmet Representation i hemmet medges om särskild motivering finns. Vid representation i hemmet gäller samma beloppsgränser som vid intern- respektive extern representation. Räkning ska ställas till den som ska teckna representationskostnaderna och åtföljs av originalkvitton samt notering om vilka som varit närvarande samt anteckning om vilken organisation dessa företräder. Måltider i samband med externa kurser/konferenser som ej är representation Måltider i samband med externa kurser/konferenser som anordnas av högskolan betraktas ej som representation utan som en kurs- och konferenskostnad. Därmed föreligger full avdragsrätt för moms, det vill säga hela momsbeloppet får lyftas av. Beslutande i representationsfrågor Beslut om representation inom institutionen eller på dess avdelningar fattas av biträdande prefekt, avdelningschef eller motsvarande. Redovisning av representation Oberoende av var representationen äger rum ska verifikationen innehålla uppgifter om: Datum för representationstillfället Måltidens benämning (lunch, middag etc.) Ändamålet med representationen Namn på samtliga deltagande personer Namn på myndighet, företag eller organisation som gästerna företräder 4

5 Momsen ska vara specificerad på restaurangnotan och andra eventuella kvitton Då representationskostnaderna avser kaffe med bröd vid interna sammankomster kan deltagarnas namn ersättas med uppgift om antalet personer som deltagit per institution, enhet eller sektion. GÅVOR Gåvor till externa parter Gåvor till externa parter kan ges i form av reklamgåvor eller representationsgåvor. Reklamgåvor är artiklar utan personlig karaktär och av förhållandevis obetydligt värde ur universitetets sortiment. Representationsgåvor kan överlämnas då för Ekonomihögskolan viktiga avtal tecknas eller värdefullt samarbete inleds eller avslutas. De kan även överlämnas i samband med betydelsefulla invigningar eller liknande. Beloppsgränsen för representationsgåva är 400 kronor inkl. moms. Högsta belopp för momsavdrag är 180 kronor/person. Gåvor och uppvaktning till anställda Gåvor till anställda jämställs i princip med ersättning för utfört arbete. En gåva som grundar sig på arbetsprestation är alltid skattepliktig för mottagaren. Julgåva, jubileumsgåva och minnesgåva från arbetsgivare till anställd är under vissa förutsättningar skattefria. Skattefriheten gäller inte gåvor som lämnas i pengar eller motsvarande (såsom check, postväxel eller presentkort som det går att byta mot pengar). Julgåvor är skattefria om värdet inte överstiger 450 kr inklusive moms. Med jubileumsgåva avses gåva av minneskaraktär som lämnas till anställda i samband med att företaget (universitetet) firar en betydande milstolpe såsom 50- eller 100-års jubileum. Rektor fattar beslut när det gäller jubileumsgåvor. I skattehänseende är dessa skattebefriade om värdet understiger kr inklusive moms. Med minnesgåva avses gåva av minneskaraktär som lämnas till varaktigt anställda (anställningstid minst sex år) i samband med att den anställde uppnår en viss ålder (t ex 50 år), efter viss anställningstid (25 år eller mer) eller när en anställning upphör. Minnesgåva är skattefri under vissa förutsättningar. Vid uppvaktningar utöver julgåva, jubileumsgåva och minnesgåva får uppvaktning ske med blommor, fruktkorg, bok eller liknande. Det kan gälla avslut av tjänst för anställda med en 5

6 sammanlagd anställningstid som uppgått till mindre än sex år, pensionsavgångar, disputation, dödsfall, längre sjukskrivning m.m. För en sammanställning över vilka tillfällen/högtider som uppmärksammas inom Ekonomihögskolan, se bilaga 2. 6

7 Bilaga 1: Lathund för intern och extern representation Extern representation Högsta prisram exkl. moms (p=person) Högsta momsavdragvid skattesats 25% (12 % inom parentes) Underlag vid redovisning av kostnad Förmånsbeskattning Måltid (lunch, middag, supé) Enklare måltid (frukost, trivselförmån) Teaterbesök och liknande Intern representation Måltid (lunch, middag, supé) Enklare måltid (frukost, trivselförmån) Teaterbesök och liknande 400 kr/p 22,50 kr/p (10,80 kr) Regelrätt 60 kr/p 15 kr/p (7,20 kr) Regelrätt 180 kr/p 10,80 kr, moms 6 % Regelrätt 300 kr/p 22,50 kr/p (10,80 k/p) Regelrätt 60 kr/p 15 kr/p (7,20 kr/p) Regelrätt 180 kr/p 10,80 kr, moms 6 % Regelrätt samt biljett * Kvitto ska innehålla namn och organisationsnummer på säljare. Momsen måste vara specificerad. 7

8 Bilaga 2: Lathund med belopp för gåvor (övrigt bekostas inte av institutionen) Samtliga belopp är inklusive moms. Typ av gåva/uppvaktning Ansvarig Typ av uppvaktning och högsta prisram inkl. moms Högsta momsavdrag vid skatt 25 % Underlag för redovisning av kostnad Förmånsbesk. Gåva till externa parter Reklamgåva enklare presentartikel ur Lnu s sortiment Prefekt/BP/AC Faktura/kvitto Representationsgåvor Prefekt/BP/AC 400 kr Gåvor och uppvaktning till anställda Julgåva Prefekt 450 kr Jubileumsgåva Rektor kr Avslut av tjänst (>6 år) Närmaste chef Tårta, blommor och present för 800 kr Anställd fyller 50 år Prefekt Tårta, blommor och present för 800 kr Avslut av tjänst (<6 år) Närmaste chef Blommor för 400 kr Pensionsavgång. Uppmärksammans när medarbetaren fyller 65 år, oavsett om han/hon fortsätter arbeta därefter Prefekt Tårta, blommor och present för 800 kr Medarbetare avlider Prefekt Kondoleansblommor eller insättning på fond för 400 kr Disputation, Docenttitel, Professorsutnämn. Prefekt Blommor och present för 500 kr Längre sjukskrivn. (>3 veckor) Närmaste chef Blomma för 400 kr skickas hem. 8

9 Övrigt, såsom barnafödande och andra jämna födelsedagar, uppmärksammas inte av institutionen. Firande och insamlingar i dessa fall görs på eget initiativ av kollegor, ämne, avdelning eller liknande. 9