Lathund för kontering av kostnader avseende representation, kurser/konferens, arbetsmöten samt gåvor/uppvaktning

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Lathund för kontering av kostnader avseende representation, kurser/konferens, arbetsmöten samt gåvor/uppvaktning"

Lucas Fransson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Lathund för kontering av kostnader avseende representation, kurser/konferens, arbetsmöten samt gåvor/uppvaktning Den förändring som sker from 1 april 2013 innebär att det kan räcka med kommentarer i MIUNs elektroniska fakturahanteringssystem (EFH) kommentarsfält. Det framgår i detta dokument när ett underlag skall bifogas samt kontering i kontofält 1. Extern representation Med extern representation avses dels mat och dryck vid besök från utomstående i samband med affärsförhandlingar/kontakter dels gåvor till företrädare från andra universitet/myndigheter/företag. Du får göra avdrag om utgifterna har ett omedelbart samband med verksamheten och om representationen ingår som ett naturligt led i affärsförhandlingar. Antal gäster får normalt inte vara färre än antalet företrädare från Mittuniversitetet. Skälig kostnad för en extern representationsmåltid är 450 kr. Avdragsgill kostnad 90 kr. Momsen på restaurang- och cateringtjänster har sänkts till 12 % from 1/ Sänkningen gäller inte vin, starköl eller sprit. Ingår ej alkohol får avdrag göras med 10,80 (12 % av 90 kr). Ingår både mat och alkohol i en måltid kan avdrag för moms schablonmässigt medges med 14 kr. Representation (extern), utomstatlig Den avdragsgilla delen 90: -/person konteras på konto 5521, den ing.momsen konteras Resterande del av fakturan konteras 5522 (inkl den moms som ej är bokförd) Representation (extern), inomstatlig Inomstatlig innehåller ingen mervärdeskatt. Konteras konto 5521avdragsgill del, konto 5522 ej avdragsgill del Hotell- och restaurang, avdragsgill moms 5522 Hotell- och restaurang, ej avdragsgill moms 5551 Hotell- och restaurang, inomstatlig 5552 Hotell- och restaurang, inomstatlig syfte/ändamål och deltagare (namn/grupp) och företag i ej namnkrav på gäster vid disputation syfte/ändamål och deltagare (namn/grupp) i ej namnkrav på gäster vid disputation syfte/ändamål och deltagare (namn/grupp) och myndighet i syfte/ändamål och deltagare (namn/grupp) i 1

Extern representation Med extern representation avses dels mat och dryck vid besök från utomstående i samband med affärsförhandlingar/kontakter dels gåvor till företrädare från andra

2 Intern representation, gåvor och uppvaktning Kostnader i samband med arbetsmöten, avdelningsträffar Med intern representation avses anställdas informationsmöten och personalvård. Med infomöten menas möten som är oregelbundna och inte planlagda enligt kalendarium. I begreppet personalvård ingår personalfester (högst 2 per år). Enklare förtäring som ex kaffe med bröd kan förekomma. Skälig kostnad för en intern representationsmåltid är 350 kr. Avdragsgill kostnad 90 kr för måltid, 60 kr för enklare förtäring. Intern representation Den avdragsgilla delen 90 kr (60 kr)/person konteras 4961, den ing.momsen konteras på Resterande del av fakturan konteras 4962 (inkl den moms som ej är bokförd). Fruktkorg till personalen bokförs och administreras av Camp. Budgetansvar för konto Personalavdelningen Personalrepresentation, syfte/ändamål och deltagare (namn/grupp) i 4962 Personalrepresentation, ej syfte/ändamål och deltagare (namn/grupp) i 4963 Presentartiklar gåvor till syfte/ändamål och deltagare (namn/grupp) i anställda NOR (ej skattepl) gåvor vid uppvaktning 4983 Pausdrycker till personal Fruktkorg till personalen (Norrpartner, jobmeal etc.) konteras på konto 4983 Arbetsmöten ex. avdelningsmöte, projektmöte Måltider för personal som intas vid sammanträden, möten skall förmånsbeskattas Uppgift lämnas till PER om anställd ska förmånsbeskattas för måltiden. Förfriskningar och enklare förtäring i samband med arbetet skall konteras Som representation. Ex kaffe, smörgås, frukt Fria eller subventionerade måltider 4961 Personalrepresentation, 4962 Personalrepresentation, ej syfte/ändamål och deltagare (namn/grupp) i kommentarsfält syfte i syfte i 2

Enklare förtäring som ex kaffe med bröd kan förekomma. Skälig kostnad för en intern representationsmåltid är 350 kr. Avdragsgill kostnad 90 kr för måltid, 60 kr för enklare förtäring.

3 Gåvor Gåvor till anställda ex. jullunch/julmiddag, gåva vid födelsedag, vid disputation, när anställning upphör och vid pension. Skattepliktiga gåvor dvs. när gåvan överskrider fastställt belopp för gåva och uppvaktning. Överskrids beloppet för gåva blir allt skattepliktigt. Kostnaden för julmiddag/jullunch får uppgå till 400 kr inkl moms. Vid 50-årsdag uppvaktas den anställde med blommor, belopp 500 kr inkl moms. Blommor vid disputation får uppgå till 200 kr inklusive moms. Kringarrangemang får uppgå till 75 kr inkl.moms per person. Minnesgåva vid pension samt NOR budgetansvar Personalavdelningen Personalrepresentation, syfte/ändamål och deltagare (namn/grupp) i 4962 Personalrepresentation, ej syfte/ändamål och deltagare (namn/grupp) i 4963 Presentartiklar gåvor till anställda NOR (ej skattepl) gåvor vid uppvaktning syfte/ändamål och deltagare (namn/grupp) i (pensionsgåva + NOR) Interna kurser och konferensavgifter Redovisas hotell och resor separat för en konferens/kurs konteras kostnaden på kontonumren För att det skall betraktas som en intern kurs/konferens skall minst 6 timmar per dag utgöras av arbete. Kursavgifter, konferenspaket egen personal samt kostnader för måltid i samband med konferensen/avdelningsmötet konteras 4811 eller Kursavgifter, inomstatlig arrangör (inkl kost och logi) 4812 Kursavgifter, utomstatlig arrangör (ex konferenspaket egen personal) bifoga kallelse/inbjudan, program och deltagare om det inte redan framgår på fakturan bifoga kallelse/inbjudan, program och deltagare om det inte redan framgår på fakturan 3

Vid 50-årsdag uppvaktas den anställde med blommor, belopp 500 kr inkl moms. Blommor vid disputation får uppgå till 200 kr inklusive moms. Kringarrangemang får uppgå till 75 kr inkl.moms per person.

4 Uppehälle och resor i samband med kurser och konferenser, arbetsmöten, avdelningsträffar När kostnader för uppehälle och resor vid kurser och konferenser inte är inkluderade i kurs- eller konferensavgift skall dessa kostnader bokföras på följande konton Biljetter - Sverige syfte och deltagare (namn/grupp) i 5512 Biljetter - utlandet kallelse/inbjudan, program och deltagare bifogas fakturan (ej vid vidarefakturering) 5513 Hotell och logi - Sverige syfte och deltagare (namn/grupp) i 5514 Hotell och logi - utlandet kallelse/inbjudan, program och deltagare bifogas fakturan (ej vid vidarefakturering) 5515 Lokala resor, buss, taxi syfte och deltagare (namn/grupp) i 5516 Leasinghyra hyrbil syfte/ändamål och namn 5517 Campusresor campusresa räcker som info i 5518 Övriga resekostnader syfte och deltagare (namn/grupp) i Övriga tjänster Här kan övriga tjänster som uppgår till mindre belopp och för övriga tjänster/kostnader där inte särskilda kontonummer läggs upp i kontogruppen redovisas. Ex. på kostnader: hotelltjänster när fakturan avser konferenshyra eller hyra av annan utrustning, annons- och reklamtjänster, konferenskostnader som inte konteras under personalkostnader (ex. hyra av lokal, mat, fika) samt konferenskostnader i externa projekt. Övriga tjänster som inte kan identifieras till något annat kontonummer i kontoplanen Övriga tjänster, utomstatliga syfte och deltagare (namn/grupp) i 5798 Övriga. tjänster, inomstatliga syfte och deltagare (namn/grupp) i 4

5511 Biljetter - Sverige syfte och deltagare (namn/grupp) i 5512 Biljetter - utlandet kallelse/inbjudan, program och deltagare bifogas fakturan (ej vid vidarefakturering) 5513 Hotell och logi -

5 Övriga varor Här redovisas kostnader för övriga köpta konsumtionsvaror. Ex. på kostnader är profilprodukter, produkter i samband med ett projekt, porslin m.m. samt de kostnader för köpta varor som man inte kan identifiera till något annat kontonr. i kontoplanen Övriga varor, utomstatliga Övriga varor, inomstatliga - Mer information finns att läsa i dokumentet Regelverk för representation samt EAhandboken. Ekonomiavdelningen

and med ett projekt, porslin m.m. samt de kostnader för köpta varor som man inte kan identifiera till något annat kontonr.

Relevanta dokument

Sammanfattning och förtydligande av regelverk avseende representation, kurser/konferens, arbetsmöten, resor samt gåvor/uppvaktning

2017-02-1621 DNR: MIUN 2016/848 Sammanfattning och förtydligande av regelverk avseende representation, kurser/konferens, arbetsmöten, resor samt gåvor/uppvaktning Publicerad: Beslutsfattare: Förvaltningschef