INTERN KONTROLLGRANSKNING 2013 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION LÄNSSJUKVÅRDEN

Transkript

1 För kännedom Länssjukvårdsnämnden Landstingsdirektör Jan Grönlund Ekonomidirektör Nicholas Prigorowsky Sektionschef Samlad Redovisning Maria Hultman Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Hälso- och sjukvårdschef Jörgen Striem Ekonomichef Åsa Hedin-Karlsson INTERN KONTROLLGRANSKNING 2013 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION LÄNSSJUKVÅRDEN Landstinget Sörmlands revisionskontor har på uppdrag av landstingets revisorer genomfört en verifikationsgranskning för att bedöma tillförlitligheten och den interna kontrollen i den löpande redovisningen. Den översiktliga, analytiska granskningen har genomförts genom ett urval av transaktioner bokförda under perioden januari-juni Vi har gjort ett antal kontoanalyser för att bland annat granska rutiner att ange syfte och deltagare samt kontraattester. Vi har också bedömt leverantörsfakturans formalia samt avtalstrohet mot, av landstinget, ingångna avtal. GRANSKNINGENS RESULTAT Granskningens resultat kan sammanfattas enligt nedan: Syfte och deltagare Kontraattest Leverantörsfakturans formalia Inte tillfredsställande Inte helt tillfredsställande X X Tillfredsställande God X Tillämpning av rutinen att ange uppgifter som syfte och deltagare har blivit svagare och bedöms som inte helt tillfredsställande och vi lämnar rekommendationen att stärka rutinen. Leverantörsfakturans formalia bedöms tillfredsställande trots brister i betalningsunderlagen vid två fall. Vi kan inte bedöma avtalstroheten på grund av saknade kompletterande uppgifter. Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tel landstinget.sormland@dll.se SID 1(8)

2 Vi har noterat vid flera kontoanalyser att kontoplanen tillämpas inkonsekvent. Ur uppföljnings- och internkontrollsynpunkt är det betydelsefullt att kontoplanen tillämpas konsekvent. Detta kan också ge förutsättningar för förbättrad ekonomisk information. lämnar följande rekommendationer utifrån granskningens iakttagelser; Rekommendationer Tillämpningen av rutinen för att anlita uppdragstagare behöver stärkas för att säkerställa att sociala avgifter och skatteavdrag hanteras korrekt. Rekommendationer Rutinen att ange syfte och deltagare behöver fortfarande stärkas. Rekommendationer Rutinen för kontraattester behöver fortfarande stärkas. Rekommendationer Hantering av avdragsgill moms vid intern och extern representation bör säkerställas. SID 2(8)

3 IAKTTAGELSER Syfte och deltagare För att kunna bedöma den interna kontrollen har vi granskat löpande redovisning främst utifrån Hälso- och sjukvårdens inköps- och beställningsrutiner och administrativa anvisningar, Redovisningsrutiner 1, landstingets anvisningar enligt Ekonomihandboken samt landstingets Tillämpningsanvisningar till attestreglemente 2. Enligt anvisningarna ska fakturan bland annat innehålla uppgifter som syfte och deltagare samt om utgiften avser den som attesterar, måste kontraattest ske. Detta gäller sådana aktiviteter som exempelvis representation, resor, konferenser, personalbefrämjande åtgärder och uppvaktningar. Vi har gjort stickprov på nedanstående konton; Konto 4611, Kurs- och konferensavgift På kontot har bokförts kostnader på tillsammans 7 mnkr. Vi har granskat 34 verifikat. Vi har gjort noteringar vid 13 verifikat enligt följande; Syfte och/eller deltagare saknas för 6 verifikat vilket också innebär att det inte går att bedöma om kontraattest av överordnad har varit nödvändigt, ändamålsenligheten samt om fakturan har konterats på rätt konto. För 1 verifikat saknas kontraattest. 6 verifikat borde ha konterats på annat konto. I 2 fall har landstinget betalat kursavgifter till anställda för deras utlägg för kursavgifterna. Vi rekommenderar att fakturorna följer landstingets leverantörsfakturarutin och sänds direkt till särskilda fakturaadress. Det är viktigt att uppgifter som syfte och deltagare anges vid leverantörsfakturahantering. På grund av saknade uppgifter är det omöjligt att bedöma om ändamålsenligheten, momsen har hanterats korrekt och kostnader har bokförts rätt konto. Det går inte heller att uttala sig om kontraattest har varit nödvändig. Ur uppföljnings- och intern kontrollsynpunkt är det betydelsefullt att tillämpa kontoplanen konsekvent. En konsekvent användning av landstingets kontoplan kan också ge förutsättningar förbättrad ekonomisk information. Konto 4612 Extern föredragshållare Kontot består av 14 fakturor på tillsammans 198 tkr. Vi har granskat 4 verifikat. Vi har noterat följande vid 3 verifikat; För 1 verifikat saknas uppgifter som syfte och deltagare. På grund av detta är det omöjligt att bedöma om ändamålsenligheten med inköpet och om momsen har hanterats korrekt. Det är oklart om kostnaderna har bokförts på 1 Redovisningsrutiner, Ledningsinfo Hälso- och sjukvård nr Landstingsstyrelsen 134/2007 Tillämpningsanvisningar till attestreglemente SID 3(8)

4 rätt konto. Detta går inte heller att uttala sig om kontraattest har varit nödvändig. För 1 verifikat saknas uppgift om deltagare. 1 verifikat är utbetalningsorder där utbetalning har skett till privatperson utan faktura. På vilket sätt sociala avgifter har hanterats framgår inte. Vi rekommenderar att tillämpningen av rutinen för att anlita uppdragstagare stärks för att säkerställa att sociala avgifter och skatteavdrag hanteras korrekt. Vi har inte kunnat finna anvisningar för detta. För att underlätta hanteringen bör skriftliga rutiner finnas tillgängliga i Ekonomihandboken på landstingets intranät, Insidan. Konto 4613 Interna kurser (personalutbildning) Kontot består av 14 interna och externa fakturor på tillsammans 168 tkr. Vi har granskat 2 verifikat. Kontot har använts i stort för utbildningar i SYSteam Cross. Vår granskning visar att av underlagen framgår tydligt syfte och deltagare. Konto 4631 Uppvaktning personal Kontot består av 41 transaktioner på tillsammans 50 tkr. Vi har granskat 4 verifikat. Vi har noterat följande; 3 verifikat borde ha konterats på ett annat konto varav 1 fall där avdragsgill moms också borde ha korrigerats. 1 verifikat avser blomsterpresentkort. Av underlaget framgår att dessa avser tack för deltagande i läkemedelstudie. Det framgår inte om presentkort har delats ut till personal eller utanför landstinget, dvs. det saknas information om mottagare. Konto 4632 Informationsmöten, personalfester Kontot består av 17 fakturor på tillsammans 82 tkr. Vi har granskat 3 verifikat och noterat följande; För 1 verifikat har för mycket moms dragits av och kontraattest saknas. 1 verifikat avser underhållning där uppgifter som syfte och deltagare saknas. Fakturor som omfattar aktiviteter som inte entydigt är kopplade till verksamheten ska styrkas genom att syfte med aktiviteten och vilka personer som deltagit ska anges. Det är också viktigt att kostnader som avser samma arrangemang kan följas i redovisningen för att kunna bedöma den skattemässiga behandlingen då det finns begränsningar för avdragsgill moms. SID 4(8)

5 1 verifikat avser intern planeringskonferens och aktivitet. Av underlaget framgår syfte och deltagare samt kontraattest. Det är oklart vad korrigering av avdragsgill moms avser. Av underlaget framgår inte redovisning av momsberäkning. Ram för avdragsgill moms är 90 kr för måltider. I dessa fall där konferenser avser både interna konferenser och middag med karaktär av personalfest bör underlaget innehålla information om fördelningen. Konto 4639 Övrig personalrepresentation och trivselåtgärder Kontot består av 664 transaktioner på tillsammans 1,2 mnkr. Vi har granskat 15 verifikat. Enligt landstingets anvisningar är kontot avsett för bokföring trivselåtgärder av mindre värde såsom kaffe, bulle, frukt och förfriskningar. Vi har noterat följande vid 12 verifikat; Av 2 verifikat framgår inte vad inköp avser och de uppfyller inte kraven på fakturaformalia. Dessa utbetalningar har skett via kontantkassa. 2 verifikat avser logikostader och fakturorna borde ha kostnadsförts som logikostnader. För det ena verifikat saknas uppgift om syftet samt kontraattest. På det andra saknas uppgift om deltagare och på grund av saknade uppgifter är det oklart om kontraattest varit nödvändig. 2 verifikat avser måltider och borde ha bokförts på annat konto. För det ena verifikat saknas uppgift om syfte och deltagare därför är det oklart om kontraattest varit nödvändig. 1 verifikat avser presentkort till bio och av underlaget framgår att dessa är till deltagare i traumaövningar. Det framgår inte om presentkort har delats ut till personal eller utanför landstinget, dvs. det saknas information om mottagare. 1 verifikat avser konferens- och logikostnader. Av underlaget framgår tydligt deltagare men inte syftet. Detta ska framgå för att ändamålsenligheten ska kunna bedömas och att kontering blir korrekt. Kontraattest saknades. 1 verifikat avser kostnader för bussresor och borde ha konterats på kostnader för resor. Bussbeställningen har skett från en tidigare avtalad leverantör men för närvarande har inte landstinget avtal för dessa tjänster. 1 verifikat avser intern representation och borde ha bokförts som intern representation. Avdragsgill moms understiger gränsvärdet. SID 5(8)

6 1 verifikat avser utemöbler och borde ha bokförts på annat konto. Det är också oklart om inköpsrutiner har följts. 1 verifikat avser måltidskostnader och borde ha bokförts på annat konto. På kontot finns också bokförda kostnader avseende uppvaktning av personal. Vid uppvakning av personal med blommor, t.ex. 50-årsdagar och i samband med pension, ska kontot 4631 Uppvaktning och gåvor till personal användas enligt anvisningarna. Ur uppföljnings- och intern kontrollsynpunkt är det viktigt att tillämpa kontoplanen konsekvent. Konto 7596 Förtäring, konferens lokal vid möten/sammankomster Kontot används både för intern fakturering genom TM-systemet och för konferenskostnader från externa leverantörer. Kontot består av 289 transaktioner på tillsammans 2,9 mnkr. Vi har granskat 12 verifikat. 3 verifikat avser konferenskostnader men saknar uppgift om syftet och namn på de personer som deltagit. Kontraattest saknas i 2 fall. Det är viktigt att dessa uppgifter framgår för att kunna bedöma ändamålsenligheten, för att kunna kontera på rätt konto samt göra korrekt momsavdrag. I de fall där kostnaderna avser intern representation (middag med aktiviter med karaktär av personalfest) ska dessa kostnader bokföras till konto för intern representation. Det finns också ram för avdragsgill moms för dessa kostnader. 1 verifikat borde ha kostnadsförts på kontot för kursavgifter. 2 verifikat avser konferenskostnader där uppgifter om deltagare och syfte framgår tydligt men kontraattest saknas. Konto 7070 Extern representation Kontot består av 12 fakturor på tillsammans 5 tkr. Vi har granskat 3 verifikat och noterat följande; 1 verifikat avser krans vid dödsfall. Av underlaget framgår inte uppgifter som t.ex. företaget/organisation. Momsen har dragits av. Enligt Lathund för representation mm hanteras avdragsgill moms på olika sätt beroende på om mottagare är extern eller intern. Därför är det viktigt att all information framgår av underlaget. Kransar vid extern representation är inte avdragsgilla. Vi rekommenderar att rutinen för hantering avdragsgill moms vid extern representation bör säkerställas. SID 6(8)

7 Leverantörsfakturans formalia Ett urval av leverantörsfakturor har granskats för att säkerställa att fakturorna uppfyller kraven på en fullständig faktura. Konto 7551 Konsultarvode På kontot finns 3,1 mnkr bokförda och vi har granskat 12 av de 75 transaktioner. Vår granskning visar att fakturorna uppfyller kraven på en fullständig faktura. Vi har noterat att på kontot finns bokförda fakturor vilka avser hyrpersonal på 533 tkr. Ur uppföljnings- och intern kontrollsynpunkt är det viktigt att tillämpa kontoplanen konsekvent. Analytisk granskning av konton Vi har gjort en översiktlig granskning över om det förekommer s.k. bluffakturor inom förvaltningen. Vår bedömning grundar sig på Svensk Handels varningslista i juli. Vi har gjort stickprov på 22 övriga kostnaders konton varav 3 var utan saldo. Granskningens resultat visar att fakturor från oseriösa leverantörer inte har förekommit i detta granskningsurval. Vi har noterat att en faktura avser två batterier på 1 tkr. Fakturan har godkänts och attesteras enligt rutinen. Beställaren är beslutsattestanten. Av underlaget framgår inte om beställningen skett via inköp eller syftet med inköpet. Enligt anvisningarna 3 ska fakturorna som omfattas av aktiviteter/produkter som inte entydligt kan kopplas till verksamheten styrkas genom att lämna uppgifter om inköpets syfte. I fakturaportalen finns möjlighet att komplettera fakturans uppgifter i anteckningsfältet. Avtalstrohet Vi har gjort en översiktlig granskning av bokförda transaktioner på hyrpersonalkostnadskontot för att bedöma förvaltningens avtalstrohet. Bedömningen grundar sig mot landstingets avtalsdatabas. Vi har granskat kontot för inhyrd personal. På kontot redovisas ca 900 transaktioner för 38 mnkr. Vi har översiktligt granskat kontot avseende avtalstrohet. Granskningen visar att det förekommer fakturor från 23 leverantörer på 4 mnkr utanför avtalsdatabasen.. Vi kan inte bedöma avtalstroheten på grund av saknade 3 Landstingsstyrelsen 134/2007, Tillämpningsanvisningar till attestreglemente SID 7(8)

8