INTERN KONTROLLGRANSKNING 2012 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION RE22 KARSUDDEN

Transkript

1 För kännedom Länssjukvårdsnämnden T.f. landstingsdirektör Helena Söderquist Ekonomidirektör Nicholas Prigorowsky Sektionschef Samlad redovisning Maria Hultman Regionsjukhuset Karsudden (RSK) Förvaltningschef Kenth Persson Ekonomichef Kenneth Hultman INTERN KONTROLLGRANSKNING 2012 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION RE22 KARSUDDEN SAMMANFATTNING Landstinget Sörmlands revisionskontor har på uppdrag av landstingets revisorer genomfört en verifikationsgranskning för att bedöma tillförlitligheten och den interna kontrollen i den löpande redovisningen. Den översiktliga, analytiska granskningen har genomförts genom ett urval av transaktioner bokförda under perioden januari-juni Vi har gjort ett antal kontoanalyser för att bland annat granska rutiner att ange syfte och deltagare, kontraattester, leverantörsfakturans formalia och hantering av friskvårdskostnader. Vi har noterat att landstingets anvisningar för representationen behöver ses över på grund av att momssatsen för måltider har ändrats. Den 1 januari 2012 sänktes momssatsen för restaurang- och cateringtjänster från 25 % till 12 %. Anvisningarna avser avdragsgill moms vid 25 % momssats. Vi har försökt att bedöma förvaltningens avtalstrohet utifrån det verktyg som mäter avtalstrohet men vi kan inte göra denna bedömning på grund av att informationen i rapporten inte är komplett. GRANSKNINGENS RESULTAT Granskningens resultat kan sammanfattas enligt nedan: Syfte och deltagare Kontraattest Leverantörsfakturans formalia Friskvård Ej tillfredsställande Ej helt tillfredsställande Tillfredsställande God Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tel landstinget.sormland@dll.se SID 1(7)

2 Vi bedömer att rutinen att ange syfte och deltagare har stärkts jämfört med föregående interna kontrollgranskning. Rutiner kring att kontraattestera fakturor av överordnad och leverantörsfakturornas formalia bedöms som god. RSK har skriftliga rutiner och anvisningar avseende friskvård och tillämpning av regelverket bedöms att fungera bra. RSK:s regelverk för friskvård är inte helt i linje med Koncernpolicy friskvård och riktade arbetsmiljösatsningar 1 därför bedöms hantering av friskvårdskostnader som tillfredställande. Revisionen lämnar följande rekommendationer utifrån granskningens iakttagelser; Rekommendationer Hantering av avdragsgill moms vid intern och extern representation bör stärkas. En konsekvent användning av kontoplanen kan underlätta hantering av avdragsgill moms dessutom även förbättra uppföljning och jämförelser. Rekommendationer Tillämpningen av rutinen för att anlita uppdragstagare behöver säkerställas. Detta för att kunna säkerställa att sociala avgifter och skatteavdrag hanteras korrekt. 1 Koncernpolicy Friskvård, SID 2(7)

3 IAKTTAGELSER Syfte och deltagare För att kunna bedöma den interna kontrollen har vi granskat löpande redovisning främst utifrån landstingets anvisningar enligt Ekonomihandboken och landstingets Tillämpningsanvisningar till attestreglemente 2. Enligt anvisningarna ska fakturan bland annat innehålla uppgifter som syfte och deltagare samt om utgiften avser den som attesterar, måste kontraattest ske. Vi har gjort stickprov på nedanstående konton och noterat följande; Konto 4611, Kurs- och konferensavgift Kontot består av ca 70 fakturor på tillsammans 352 tkr. Vi har granskat 10 verifikat. Vår granskning visar att det framgår mycket tydligt vem och vad utbildningskostnaden avser samt kontraattesten återfinns där denna varit aktuellt. Konto 4631 Uppvaktning och gåvor till personal Kontot består av 2 fakturor på tillsammans 945 kr. Vi har granskat båda verifikaten och har noterat följande; Verifikat , Annas Gröna Rum, avser blommor. Av underlaget framgår inte mottagare eller syfte. Enligt landstingets anvisningar ska informationskrav uppfyllas för gåvor, dvs. att bland annat mottagares namn och syfte ska framgå. Konto 4639 Övrig personalrepresentation och trivselåtgärder Enligt landstingets anvisningar är kontot avsett för trivselåtgärder av mindre värde såsom kaffe, bulle, frukt och förfriskningar. En genomgång av verifikaten visar att kontot används i stort för kaffe och fika. På kontot finns bokförda kostnader avseende uppvaktning av personal. Vid uppvaktning av personal med blommor, t.ex. 50-årsdagar och i samband med pension, ska användas kontot 4631 Uppvaktning och gåvor till personal. Konto 7070 Extern representation Inga bokförda kostnader finns på kontot. 2 Landstingsstyrelsen 134/2007 Tillämpningsanvisningar till attestreglemente SID 3(7)

4 Konto 7596 Förtäring, konferens lokal vid möten/sammankomster Kontot består av 10 interna och externa fakturor tillsammans på ca 50 tkr. Enligt landstingets anvisningar ska kontot användas till bokföring för kostnader för t.ex. interna planeringskonferenser och sammankomster. Vi har granskat 4 fakturor och vi har noterat följande; Verifikat ( och avser samma arrangemang) avser matkostnader. Av ett tydligt underlag framgår att syftet var informationsmöte för personalen. Enligt landstingets anvisningar ska informationsmöten bokföras på kontot 4632, Informationsmöten, personalfester, avseende t.ex. enstaka samling av hela personalen för viktig information. För mycket moms har dragits av. Avdragsgill moms för representation avseende måltider begränsas till den moms som belöper på 90 kr per person. Verifikat , Nya Rolfs Kök AB, på 6122 kr, avser måltidskostnader. En tydlig deltagarelista och kontraattest framgår av underlaget däremot saknas syfte. Enligt landstingets anvisningar används kontot 7596 bland annat för bokföring av interna kurser och arbetsmåltider för medarbetare. Vid extern representation (utomstående) används konto 7070 Extern representation. Fakturan borde ha bokförts som extern representation. Ingen moms har dragits av. Avdragsgill moms för representation avseende måltider är den moms som belöper på 90 kr per person. Landstingets anvisningar för representationen behöver ses över på grund av att momssatsen för måltider har ändrats. Den 1 januari 2012 sänktes momssatsen för restaurang- och cateringtjänster från 25 % till 12 %. Anvisningarna avser avdragsgill moms vid 25 % momssats. Friskvård Ett urval av leverantörsfakturor har granskats för att bedöma hantering av förvaltningens kostnader för anställdas friskvård. Vi har gjort stickprov på följande konton; Konto 4661 Friskvård Kontot består av 6 fakturor på tillsammans 54 tkr. Vi har granskat 2 av fakturor och noterat följande; Verifikat , Katarina Berglund Massage& Friskvård, avser Friskvårds massage. Mycket tydligt underlag finns inskannad i fakturan. SID 4(7)

5 Verifikat , Katrineholms kommun, på 6 tkr, avser årskort och klippkort för badavgifter. Av underlaget framgår inte vem årskortet och klippkorten avser. Enligt uppgift från förvaltningen avser fakturan aktiviteter för patienter och inte personalens friskvård. Fakturan borde inte ha bokförts som personalens friskvårdskostnader. Konto 4665 Övrig fritidsverksamhet Kontot består av 3 fakturor på tillsammans 76 tkr. Fakturorna avser bland annat bidrag avseende 2012 till konstförening Västra och fritidsförening Karsudden. Vi bedömer att förvaltningens hantering av friskvård följer förvaltningens rutiner och Skatteverkets regelverk för en skattefri motions- eller friskvårdsförmån. Enligt Skatteverket kan arbetsgivaren i dag erbjuda sin personal motionsaktiviteter av enklare slag och mindre värde vid motionsanläggningar som ligger skilt från arbetsplatsen eller annan friskvård som exempelvis s.k. kontorsmassage. Det finns reglering vad som anses vara en skattefri motions- eller friskvårdsförmån. Skattefriheten förutsätter att motions- eller friskvårdsförmånen riktar sig till hela personalen. Skatteverket ställer också krav på arbetsgivaren att ha full insyn av aktivitet som betalas. Förvaltningen har skriftliga rutiner för hantering av friskvård. Rutinerna finns på beskrivna på Insidan (landstingets intranät). Förvaltningens rutiner överensstämmer inte helt med den Koncernpolicy friskvård och riktade arbetsmiljösatsningar som finns. Av Koncernpolicy friskvård och riktade arbetsmiljösatsningar framgår bland annat att landstinget har friskvårdsaktiviteter som erbjuds alla medarbetare via personal-/fritidsföreningar. Via föreningarna erbjuds bland annat allmänna friskvårdsaktiviteter genom eget utbud och genom subventionerade träningskort till flera andra arrangörers motionsaktiviteter. Några övriga åtaganden som belastar landstinget ska härutöver inte förekomma. SID 5(7)

6 Leverantörsfakturans formalia Ett urval av leverantörsfakturor har granskats för att säkerställa att fakturorna uppfyller kraven på en fullständig faktura. Vi har gjort stickprov på följande konto; Konto 4612 Extern föredragshållare Kontot består av 2 fakturor på tillsammans 12 tkr. Vi har granskat båda fakturor och har noterat följande; Verifikat , Rytterström Patrik, på 5 tkr avser föreläsning. Av underlaget framgår inte på vilket sätt har avgifter/skatter hanterats. Enligt förvaltningen har ingen skatt dragits av och hela beloppet har betalats ut. Enligt Skatteverkets meddelande 3 är den som betalar ut kontant ersättning för arbete skyldig att göra skatteavdrag. Förutsättningen är att ersättningen från en och samma utbetalare uppgår till minst 1 tkr under inkomståret och att mottagaren inte har en F-skattsedel. Det finns en blankett, Avtal med uppdragstagare som bör användas när förvaltningen anlitar uppdragstagare. Blanketten säkerställer att nödvändig information erhålls och underlättar hanteringen. Vi har inte kunnat finna rutinen i ekonomihandboken 4. För att underlätta hantering av dessa typer av kostnader bör skriftliga anvisningar finnas tillgängliga. Revisionen kommer att lyfta frågan centralt. Konto 7551 Konsultarvode På kontot finns 132 tkr bokförda avseende konsultarvode. Vi har granskat två av fyra verifikat för att säkerställa att fakturan uppfyller kraven enligt landstingets anvisningar och har inget att anmärka på. Konto 7595 Extern handledning På kontot finns 114 tkr bokförda avseende extern handledning. Bland de 16 fakturor finns fem leverantörer. Vi har granskat en faktura från varje leverantör och har inget att anmärka på. 3 Skatteverkets information om vissa förmåner att tillämpas vid beräkning av skatteavdrag och arbetsgivaravgifter för beskattningsåret 2012, SKV M 2011:25 4 Ekonomienhetens samling av regelverk, rutiner och anvisningar för redovisning på landstingets intranät. SID 6(7)

7