Revisionsrapport Uppföljande granskning av rapporten Attester och utbetalningsrutiner

Transkript

1 Sida 1(1) Datum Revisionen Till: Kommunstyrelsen För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Revisionsrapport Uppföljande granskning av rapporten Attester och KPMG har på uppdrag av kommunens revisorer följt upp rapporten Attester och som genomfördes Syftet är att bedöma om tidigare rekommendationer är genomförda och om det kvarstår några brister i rutinerna. Revisionen önskar att kommunstyrelsen lämnar synpunkter på de slutsatser som finns redovisade i rapporten senast den 22 februari Av svaret bör det framgå vilka eventuella åtgärder som ska vidtas och när de beräknas vara genomförda. Med vänliga hälsningar Bertil Wiklund Ordförande Postadress Revisionen Kramfors E-post kramfors.kommun@kramfors.se Besöksadress Torggatan 2 Telefon Fax Hemsida Organisationsnr

2 Uppföljande granskning av rapporten Attester och Revisionsrapport Advisory KPMG AB 28 november 2016 Antal sidor: 8 Rapport uppföljning av attest och.docx

3 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Avgränsning 2 5. Revisionskriterier 3 6. Ansvarig styrelse 3 7. Metod 3 8. Projektorganisation 3 9. Riktlinjer och rutiner Riktlinjer Övriga rutiner IT-system Utbetalningar Resultat av stickprov 6 Rapport uppföljning av attest och.docx

4 1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att följa upp rapporten Attester och som genomfördes Uppdraget ingår i revisionsplanen för år År 2014 genomfördes en granskning av rutiner och riktlinjer kring attester och utbetalningar. Granskningen visade att fakturor attesterades utanför delegationsområdet, att egna kostnader attesterades samt att underordnade attesterade överordnades fakturor. Granskningen visade också att utbetalningar inte skedde två i förening. Några av rekommendationerna i granskningen var att förtydliga befintliga riktlinjer rörande attester och utbetalningar, att ta fram skriftliga rutiner för utbetalning av fakturor och löner samt att i leverantörsfakturasystemet begränsa rätten för beslutsattest. Enligt svaret från kommunstyrelsen skulle 9 av de 10 lämnade rekommendationerna åtgärdas. Sammanfattningsvis kan vi konstatera, utifrån vår uppföljande granskning, att kommunstyrelsen verkställt endast 1 av dessa 9 åtgärder. Vi finner det anmärkningsvärt att beslut om fattade åtgärder inte har verkställts. Vi anser att kommunstyrelsen ska följa upp att beslutade åtgärder också vidtas. Det som verkställts är att betalningar via internetbanken numera sker två i förening. Dock finns det personal som fortfarande har behörighet att genomföra utbetalningar ensam. Utöver det är varken reglemente eller rutiner uppdaterade och begränsningar i attesträtten regleras inte genom behörigheter i ekonomisystemet. Vi noterar också att det enligt uppgift finns drygt 100 personer med obegränsad attesträtt. Nedan följer en sammanfattning av våra rekommendationer: Vi rekommenderar kommunstyrelsen att verkställa sitt beslut att revidera riktlinjerna i enlighet med tidigare rekommendationer, se avsnitt 9.1. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att säkerställa att det finns mer heltäckande rutinbeskrivningar inom ekonomiområdet, se avsnitt 9.2. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att begränsa risken för fel i ekonomisystemet genom att begränsa både antalet med attesträtt och omfattningen av behörigheter, se avsnitt 10. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att säkerställa att utbetalningar alltid görs av två i förening, se avsnitt 11. Rapport uppföljning av attest och.docx 1

5 2. Bakgrund Vi har av s revisorer fått i uppdrag att följa upp rapporten Attester och som genomfördes Uppdraget ingår i revisionsplanen för år År 2014 genomfördes en granskning av rutiner och riktlinjer kring attester och utbetalningar. Granskningen visade att fakturor attesterades utanför delegationsområdet, att egna kostnader attesterades samt att underordnade attesterade överordnades fakturor. Granskningen visade också att utbetalningar inte skedde två i förening. Några av rekommendationerna i granskningen var att förtydliga befintliga riktlinjer rörande attester och utbetalningar, att ta fram skriftliga rutiner för utbetalning av fakturor och löner samt att i leverantörsfakturasystemet begränsa rätten för beslutsattest. s revisorer bedömer att det finns en risk att rekommendationerna inte genomförts och de tidigare bristerna kvarstår. Det är väsentligt att kommunen har fungerande rutiner kring attester och utbetalningar för att upprätthålla medborgarnas förtroende för kommunens organisation och personal. 3. Syfte Syftet med uppföljningen är att bedöma om tidigare rekommendationer är genomförde och om det kvarstår några brister i rutinerna. Vi har därför granskat om riktlinjerna för attest och utanordning är reviderade och följer revisionens rekommendationer, om om om det har upprättats skriftliga rutiner kring verifikationer, utbetalningar och kreditkort, det har införts begräsningar i leverantörsfakturasystemet, samt utbetalning sker efter godkännande av två tjänstemän i förening. 4. Avgränsning Granskningen har omfattat år Rapport uppföljning av attest och.docx 2

6 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna/verksamheten uppfyller Lagen om kommunal redovisning Normgivning och praxis inom redovisning och skatt Interna rutiner regelverk och policy 6. Ansvarig styrelse Granskningen har avsett kommunstyrelsen. Rapporten är saklighetsgranskad av Stefan Billström, ekonomichef, och Rolf Westin, enhetschef. 7. Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän Stickprov 8. Projektorganisation Granskningen har utförts av Kristoffer Bodin, kommunal revisor, under ledning av Lena Medin, certifierad kommunal revisor. 9. Riktlinjer och rutiner 9.1 Riktlinjer Dokumentet Riktlinjer för attest och utanordning 1 som finns tillgängligt på kommunens hemsida är fastställd i kommunstyrelsen Det har inte skett någon revidering av riktlinjerna sedan tidigare granskning. 1 Diarienr. KS 159/2012 Rapport uppföljning av attest och.docx 3

7 Vi noterar att riktlinjerna inte har reviderats trots att kommunstyrelsen svarade att det skulle göras 2. Tidigare rekommendation bestod i att komplettera riktlinjerna med bl.a. med förbud för attest av egna kostnader i tjänsten och att en underordnad inte får attestera en överordnad. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att verkställa sitt beslut att revidera riktlinjerna i enlighet med tidigare rekommendationer. 9.2 Övriga rutiner Utöver riktlinjerna finns ett dokument som heter Ekonomihandboken 3. Informationen i dokumentet finns också på kommunens intranät. I handboken finns information om leverantörsfakturor, moms, periodisering, budgetarbetet med mera. Där framgår att attest ska göras av minst två personer och att man inte får attestera egna kostnader. Vid egna kostnader ska attest ske av närmaste chef. Kommunstyrelsen hänvisade till handboken i sitt svar på den tidigare granskningen men framhöll också att riktlinjerna skulle kompletteras med samma uppgifter d.v.s. att attest ska göras av minst två personer, att man inte får attestera egna kostnader samt att underordnad inte får attestera överordnad. Hanteringen av diverse kort, ex. kreditkort/ Coop-kort, finns inte med i handboken och vi har inte ta tagit del av några andra skriftliga rutinbeskrivningar. Samma sak gäller för. Vi ser positivt på att det finns ett samlat dokument dit personalen kan vända sig för att hitta information. Vi ser också positivt på att det i handboken framgår rutinerna kring attest. Vi noterar dock att kommunstyrelsen inte har tagit fram rutiner för korthanteringen och utbetalningar vilket de framgick av svar på den tidigare granskningen. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att säkerställa att det finns mer heltäckande rutinbeskrivningar inom ekonomiområdet. 10. IT-system För leverantörsfakturor använder kommunen ekonomisystemet Å-data. Systemet tillåter att användare begränsas i behörigheten att beslutsattestera. Det innebär att en användare kan begränsas till att attestera fakturor kopplade till en eller flera verksamheter eller projekt. Det är även möjligt att begränsa attesträtten utifrån belopp. Möjligheten att begränsa behörigheten för användare har inte använts tidigare men ekonomienheten har påbörjat ett arbete med att begränsa attesträtten kopplat mot verksamhet. 2 KS , Upprättad i juni 2015 Rapport uppföljning av attest och.docx 4

8 Ekonomienheten utför denna begränsning genom att registrera en nämnd i taget. Däremot kommer inte möjligheten att begränsa till belopp användas vilket har motiverats att attestanterna inte har beloppsgränser i delegationsordningen utan begräsningen ligger i verksamhetens budget. När det gäller registrering i systemet av nya attestanter har BAS-nämnden tagit fram en blankett som ska fyllas i där ansvar, verksamhet, aktivitet och projekt ska fyllas i samt vilken typ av kostnader som attesträtten omfattar. Blanketten ska undertecknas av verksamhetschef och förvaltningschef. För övriga nämnder sker kommunikationen som tidigare, främst muntligen eller via e-post. Attestlistorna uppdateras löpande utifrån inkomna blanketter och e-post men beslut av hela förteckningen tas en gång per år i nämnderna. Enligt uppgift finns det sannolikt uppemot 100 anställda med obegränsad beslutsattesträtt i systemet. Vi ser positivt på att ett arbete har påbörjats med att begränsa behörigheterna till verksamheter och att funktionerna i det befintliga ekonomisystemet används för detta. Vi anser dock att möjligheten med beloppsgränser i systemet också bör användas, i likhet med tidigare rekommendation. Vi noterar också att det finns drygt 100 personer som i systemet kan attestera fakturor för alla verksamheter och till obegränsade belopp. Vi ser en risk för fel när så många personer har obegränsad behörighet att attestera fakturor i ekonomisystemet. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att begränsa risken för fel i ekonomisystemet genom att begränsa både antalet med attesträtt och omfattningen av attest behörigheter. 11. Utbetalningar Rutinerna för utbetalningar har enligt uppgift inte förändrats. Varje dag skickas leverantörsfakturor elektroniskt till bankgirocentralen. En tjänsteman är ansvarig för utbetalning av leverantörsfakturor. Denne tar fram en kontrollista över aktuella utbetalningar och läser på bildskärmen vilka leverantörer och belopp som ska utbetalas. Om listan bedöms vara korrekt så utförs utbetalningen genom att betalfilen skickas. Fakturajournal sparas som dokumentation. Enligt den information vi har fått går det inte att göra en utbetalning om leverantörsfakturan inte är attesterad enligt attestrutinen. Några andra kontroller görs enligt uppgift inte. Vad gäller manuella utbetalningar via bank sker det i huvudsak två i förening. Det är styrt genom behörigheter hos banken och vi har tagit del av en lista över nuvarande behörigheter uttagen Enligt listan har 21 personer behörighet att, två i förening, genomföra betalningar upp till mellan kr samt en person som har behörighet att ensam genomföra betalningar upp till kr. Rapport uppföljning av attest och.docx 5

9 Vi tycker att det är bra att kommunen infört att betalningar via internetbank ska ske två i förening men vi noterar att en person kan göra betalningar ensam vilket vi anser olämpligt. Att utbetalningar görs av två personer är inte bara till för kommunens trygghet utan även de anställdas. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att säkerställa att utbetalningar alltid görs av två i förening. 12. Resultat av stickprov Vi har slumpvis valt ut 25 leverantörsfakturor från perioden januari - oktober som vi granskat om de är attesterade, om attestanten är behörig samt om attesten gäller egna kostnader. De attesterade fakturorna jämfördes mot respektive förvaltnings attestlista. Granskningen visade att en av fakturorna var attesterade av en person som enligt attestlistan inte hade behörighet för den verksamhet kostnaden var registrerad på. Ett sådant fel kan ge upphov till felaktiga utbetalningar och är svårt att upptäcka i efterhand. Vi ser allvarligt på att det är möjligt att attestera fakturor kopplade till andra verksamheter än den egna. Den felaktiga attesten i stickprovet bekräftar risken som uppstår när behörigheterna inte begränsas i ekonomisystemet. Vi rekommenderar därför att behörigheten i ekonomisystemet begränsas, se avsnitt 10. Datum som ovan KPMG AB Kristoffer Bodin Kommunal revisor Lena Medin Certifierad kommunal revisor Lars Skoglund Auktoriserad revisor Rapport uppföljning av attest och.docx 6