Granskning av intern kontroll svar på revisionsskrivelse

Transkript

1 STYRELSEN SAMMANTRÄDES PROTOKOLL 30 (36) Sammanträdesdatum Paragraf Kommunstyrelsen 30 januari Diarienummer KS-2011/ Granskning av intern kontroll svar på revisionsskrivelse Kommunstyrelsens beslut Som svar på revisionsskrivelsen från Huddinge kommuns revisorer, daterad , åberopas innehållet i tjänsteutlåtande KS 2011/ , daterat den 9 januari Sammanfattning Kommunens revisorer har med stöd av Ernst & Young genomfört en granskning av den interna kontrollen inom Huddinge kommun år 2011 kopplad till rättvisande räkenskaper och korrekt finansiell rapportering. Sammanfattningsvis bedöms kommunen ha en god ansats i sitt internkontrollarbete och ha kommit långt när det gäller att identifiera verksamhetsrelaterade risker. Revisorerna noterar att kommunen har fortsatt utvecklingen av den interna kontrollen genom att ett pågående arbete för att ta fram en gemensam struktur för internkontrollplanema och deras uppföljning, som även tillser att det finns tydliga kopplingar mellan identifierade risker och mål för verksamheten. Revisionsskrivelsen lämnar utifrån granskningens resultat ett antal rekommendationer som kommunstyrelsen besvarar i detta tjänsteutlåtande.förvaltningen föreslår att innehållet i tjänsteutlåtandet, daterat den, utgör kommunstyrelsens svar på revisorernas skrivelse. Beslutet delges Huddinge kommuns revisorer

2 STYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLATANDE 1 (6) HANDLÄGGARE Johan Lundström johan.lundstrom@huddinge.se Kommunstyrelsen Granskning av intern kontroll svar på revisionsskrivelse Förslag tijjbeslut Kommunstyrelsens beslut: Som svar på revisionsskrivelsen från Huddinge kommuns revisorer, daterad , åberopas innehållet i tjänsteutlåtande KS 2011/ , daterat den. Sammanfattning Kommunens revisorer har med stöd av Ernst & Young genomfört en granskning av den interna kontrollen inom Huddinge kommun år 2011 kopplad till rättvisande räkenskaper och korrekt finansiell rapportering. Sammanfattningsvis bedöms kommunen ha en god ansats i sitt internkontrollarbete och ha kommit långt när det gäller att identifiera verksamhetsrelaterade risker. Revisorerna noterar att kommunen har fortsatt utvecklingen av den interna kontrollen genom att ett pågående arbete får att ta fram en gemensam struktur får internkontrollplanerna och deras uppföljning, som även tillser att det finns tydliga kopplingar mellan identifierade risker och mål får verksamheten. Revisionsskrivelsen lämnar utifrån granskningens resultat ett antal rekommendationer som kommunstyrelsen besvarar i detta tjänsteutlåtande. Förvaltningen föreslår att innehållet i tjänsteutlåtandet, daterat den 9 januari 2012, utgör kommunstyrelsens svar på revisorernas skrivelse. Beskrivning av ärendet På uppdrag av kommunens revisorer har Ernst & Young genomfört en granskning av intern kontroll kopplad till rättvisande räkenskaper och korrekt finansiell rapportering. Granskningen tar sin utgångspunkt i en risk- och väsentlighetsanalys och har inriktats på de mest väsentliga riskområdena i redovisningen. Rapporten betonar att det inte handlar om en fullständig granskning och att den således POSTADRESS BESÖKSADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Kommunalvägen 28 Ekonomiavdelningen Huddinge kommun, Huddinge TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

3 STYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLATANDE 2 (6) inte har klarlagt samtliga svagheter som kan förekomma i kommunens kontrollsystem. Huvudområden vid granskning av den interna kontrollen 2011 har varit: Intern kontrollplan Bokslutsprocessen Leverantörsfakturor - utbetalningar Granskning av ledningsnära kostnader Intäkter - kundfakturering - inbetalningar Materiella anläggningstillgångar Finansiella anläggningstillgångar PA/löneprocessen Försäljning av varor och tjänster vid gymnasieskolans yrkesprogram (Besvaras av barn- och utbildningsförvaltningen) Granskningen har genomförts genom intervjuer med berörd personal samt genom analys av relevant dokumentation, exempelvis rutinbeskrivningar, kopplade till respektive process. För att få en fördjupad kunskap om processerna och säkerställa att de kontroller som beskrivs genomförs har en transaktion per process följts och kontrollerats. Intern kontrollplan Ernst & Young har gått igenom kommunens system för intern kontroll och bedömer att kommunen har en god ansats i sitt internkontrollarbete och har kommit långt när det gäller att identifiera verksamhetsrelaterade risker. Revisorerna noterar att kommunen har fortsatt utvecklingen av den interna kontrollen genom att ett pågående arbete för att ta fram en gemensam struktur för internkontrollplanema och deras uppföljning, som även tillser att det finns tydliga kopplingar mellan identifierade risker och mål för verksamheten. Bokslutsprocessen Granskningen har skett genom intervjuer med ekonomienheten på kommunstyrelsens förvaltning, genom granskning av avstämningar i delårsbokslutet per sista augusti 2011 samt genom stickprovsgranskning av manuella bokföringsorders. Urvalet har gjorts hos samtliga nämnder. Granskningen visar att de dokumentationskrav som ställs i kommunens ekonomihandbok ofta inte följs men att samtliga granskade bokföringsorders uppfyller kravet på attest.

4 STYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLATANDE 3 (6) Att styrelser och nämnder ser över dokumentationen som biläggs manuella bokföringsorders så att de motsvarar lagens krav och interna krav. Leverantörsfakturor - utbetalningar Rutinen får leverantörsfakturor och utbetalningar granskades genom intervjuer med berörd personal samt genom stickprovsgranskning av fakturor och utbetalningar. Revisorerna beskriver kommunens nya e-handelssystem Proceedo, som ska användas från beställning till betalning och de har tittat på inbyggda kontroller samt den avvägning som gjorts kring vilka fakturor som ska granskas aven administratör och gjort bedömningen att den är rimlig. Dokumentera de kontroller som utförs vid avstämning mellan betalningsbekräftelse och kontrollista från ekonomisystemet samt den kontroll som görs för fakturor överstigande 10 mnkr. Granskning av ledningsnära kostnader Revisorerna har stickprovsvis granskat ledningsnära/förtroendekänsliga kostnader vilket inkluderar representation, konferenser och resor, får att säkerställa att dessa inte strider mot gällande lagar och kommuninterna regler. Granskningen omfattar kommunens alla verksamheter. I granskningen noterades att det vid flera tillfållen saknats underlag vid representation och liknande. Revisorerna poängterar vikten av att erforderliga underlag finns tillgängliga då dessa kostnader annars skulle kunna betraktas som löneförmåner, vilket är förenat med förmånsbeskattning samt kan vara förtroendeskadligt för kommunen. Tillse att erforderliga underlag finns tillgängliga till verifikationer avseende representation och liknande kostnader. Intäkter, kundfakturering och inbetalningar Revisorerna har valt att koncentrera granskningen av intäktsprocessen till olika delområden varje år. I år fokuserades granskningen på fakturering och intäktsredovisning inom äldreomsorgen. Granskningen visar att kravrutinerna följer kommunens vanliga rutiner och fåranieder inga noteringar.

5 STYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLATANDE 4 (6) Materiella anläggningstillgångar Granskningen har genomförts genom intervju med redovisnings chef och budgetansvarig och föranleder inte några anmärkningar. En fördjupad granskning av hanteringen av materiella anläggningstillgångar har skett genom en kontroll av kommunens hantering av intäkter och inkomster kopplade till exploateringsprojekt. En övergripande granskning av de två största exploateringsprojekten som avslutades i samband med delårsbokslutet per sista augusti har genomförts. Inga väsentliga noteringar har gjorts. Revisorerna kommer i samband med granskningen av årsbokslutet att fortsätta följa upp redovisningen av exploateringsresultaten. Finansiella anläggningstillgångar - internbank, ett samarbete mellan Huddinge, Botkyrka och Södertälje kommuner Processen för finansiella anläggningstillgångar har granskats genom intervju med finans ansvarig och genom genomgång av de policydokument som finns. Granskningsrapporten beskriver samarbetet kring en gemensam intembank mellan Botkyrka, Huddinge och Södertälje kommunkoncemer. De har också följt upp tidigare rekommendation om att Huddinge kommun inför samarbetet med Botkyrka och Södertälje kommuner noggrant reglerar fonnema för samarbetet avseende ansvar, roller och eventuellt avslut av samarbetet. Revisorema konstaterar att detta regleras i det avtal som finns upprättat mellan kommunema. De rekommenderade även kommunen att fastställa fonnema för insyn i samarbetet och konstaterar nu att detta sker genom den månatliga återrapportering som sker, där information om bland annat ränte- och kapitalbindning samt eventuella avsteg i förhållande till finanspolicyn lämnas. PAJlöneprocessen Granskningen av löneprocessen har fokuserat på rutiner och kontroller kopplade ti1llöneprocessen. Det inbegriper bland annat rutiner för godkännande av anställningar, förändringar av fast lönedata, löpande tidredovisning, utbetalning av löner och ersättningar samt korrekt redovisning. Även kommunens rutiner för inrapportering av data till pensionsförvaltaren SPP har översiktligt granskats. Granskningen har skett genom intervjuer och stickprovsvis granskning av registrering av fast lönedata mot anställnings avtal samt godkännande av avvikelserapporter i personalsystemet Heroma. Dessutom har stickprovsvis granskning av inrapporterade uppgifter till SPP genomförts.

6 STYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLATANDE 5 (6) Granskningen av löneprocessen genomfördes utan några väsentliga noteringar och bedömningen är att kommunen har ändamålsenliga rutiner och kontroller för att hantera löner och personalrelaterade skulder. Däremot konstaterar revisorerna att pensioner är en omfattande post både i resultat- och balansräkning. Både den form ella och den informella kontrollen från de anställda och chefer i organisationen brukar vanligtvis vara lägre inom detta område än vad som gäller för andra poster, exempelvis inköp och löner. Detta beror bland annat på att pensioner är ett komplext område och att kunskapen om pensioner generellt sett är förhållandevis låg. Det är därför viktigt att det finns tydliga dokumenterade kontroller får pensioner som omhändertar riskerna för såväl avsiktliga som oavsiktliga fel. Revisorerna konstaterar att stickprov genomförs i samband med inrapporteringen till SPP, men att dokumentation av dem inte sker med någon regelbundenhet. Dokumentera de stickprov som genomförs i samband med årlig inrapportering till pensionsförvaltare. Förvaltningens synpunkter Revisorernas rekommendationer utgör rubriker nedan och förvaltningens synpunkter och förslag redovisas i brödtext under respektive rubrik. Att styrelser och nämnder ser över dokumentationen som biläggs manuella bokföringsorders så att de motsvarar lagens krav och interna krav. Bokföringsorder ska vara utformade så att de följer krav på dokumentation. Under 2012 kommer ekonomiavdelningen tillsammans med övriga förvaltningars ekonomi funktioner att gemensamt arbeta för att ta fram åtgärder så att kraven till fullo efterlevs. Dokumentera de kontroller som utförs vid avstämning mellan betalningsbekräftelse och kontrollista från ekonomisystemet samt den kontroll som görs för fakturor överstigande 10 mnkr, Kommunen dokumenterar redan de kontroller som utförs vid avstämning mellan betalningsbekräftelse och den kontrollista som erhålls vid betalning av leverantörsfakturor. Däremot dokumenteras inte de kontroller som görs för fakturor överstigande 10 mnkr. Kommunen avser att framöver dokumentera även dessa avstämningar.

7 STYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLATANDE 6 (6) Tillse att erforderliga underlag finns tillgängliga till verifikationer avseende representation och liknande kostnader. Kommunens liktlinjer anger att det ska framgå syfte och deltagare vid representation, kurser och konferenser och vid resor även resväg. Respektive attestant ansvarar får att se till att adekvata underlag finns bilagda varj e verifikation. Därutöver kontrolleras dessa typer av fakturor aven administratör och om underlag saknas ska fakturan skickas tillbaka till attestanten får komplettering innan den bokförs. För att ytterligare förstärka kontrollen avser kommunen att även i efterhand göra granskningar av fakturor som avser representation och liknande kostnader. Dokumentera de stickprov som genomförs i samband med årlig inrapportering till pensionsförvaltare.. I samband med den årliga inrapporteringen till pensionsförvaltaren genomförs stickprov på innehållet i filen. Stickproven har hittills inte dokumenterats. Från och med 2012, och då i samband med inrapportering av 2011 års årsinkomst får anställda, kommer de genomförda stickproven att dokumenteras. Kommundirektör /---7 ~ '- --C-~-" Q -..._~. MatsOber,~--r-- Ekonomichef Bilagor Revisionsskrivelse Revisionsrapport, Granskning av intern kontroll 2011 Beslutet delges Huddinge kommuns revisorer