Revisionsrapport 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna 12 december Alingsås Kommun. Löpande granskning 2012

Transkript

1 Revisionsrapport 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna 12 december 2012 Alingsås Kommun Löpande granskning 2012

2 Innehåll 1. Inledning Bakgrund Granskningsansats Iakttagelser och förslag till förbättringar Bokslutsprocessen / Ekonomihandbok Gjorda iakttagelser Bedömning / förslag till förbättring Inköpsprocessen Gjorda iakttagelser Bedömning / Förslag till förbättringar Löneprocess Gjorda iakttagelser Bedömning / Förslag till förbättringar Anläggningstillgångar Gjorda iakttagelser Bedömning / Förslag till förbättringar Exploateringsredovisning Gjorda iakttagelser Bedömning / Förslag till förbättringar Kontoanalys av förtroendekänsliga konton och verifikationsgranskning Gjorda iakttagelser Bedömning / Förslag till förbättringar Körjournaler Gjorda iakttagelser Bedömning / Förslag till förbättringar Bidrag Gjorda iakttagelser Bedömning / Förslag till förbättringar Systemdokumentation Gjorda iakttagelser Bedömning / Förslag till förbättringar

3 1. Inledning 1.1. Bakgrund Som ett led i årets redovisningsrevision har våra noteringar från granskning av intern kontroll under hösten 2012 sammanställts. Rapporten omfattar samtliga förvaltningar. Sammanfattningsvis är det vår bedömning att den interna kontrollen kan förstärkas inom vissa områden. Vår granskning täcker endast områden och aspekter väsentliga för revisionen och är ej av sådan omfattning att den täcker in alla svagheter i rutiner och intern kontroll Granskningsansats Vår granskning och bedömning av den interna kontrollen omfattar: Granskning och bedömning av följande väsentliga rutiner och konton enligt upprättad riskanalys: - Bokslutsprocessen - Inköpsprocessen - Löneprocessen - Finansiella instrument - Pensionsredovisning - Anläggningstillgångar - Exploateringsprocessen Ovanstående granskning innebär i de flesta fall att vi följer hela flödet, d v s från det att en intäkt eller kostnad genereras till dess att registrering sker i huvudboken och slutligen blir reglerad. Vidare utför vi: Dataregisteranalys av löner. Analys av aktiveringar och avskrivningar på anläggningstillgångar Kontroll av avstämningar på väsentliga konton som kundfordringar, leverantörsskulder, likvida medel etc. Övergripande resultatanalys samt kontoanalyser på väsentliga intäkts- och kostnadskonton. Kontoanalys av förtroendekänsliga kostnader. Stickprovsgranskning av moms, sociala avgifter och källskatt. Uppföljning av motsvarande granskning

4 2. Iakttagelser och förslag till förbättringar 2.1. Bokslutsprocessen / Ekonomihandbok Varje år kartlägger vi kommunens rutin för upprättande av bokslut vid den centrala ekonomifunktionen, Kommunledningskontoret (KLK). Bokslutsprocessen är en av de mest väsentliga och centrala redovisningsprocesserna varför det är av största betydelse att den fungerar tillfredsställande Gjorda iakttagelser Kommunen har en gemensam ekonomihandbok med centrala anvisningar avseende t.ex. investeringsanvisningar, kravrutiner, avstämningar etc. I en decentraliserad organisation, där många beslut fattas ute på enheterna, är det därför av extra vikt att centrala riktlinjer och anvisningar hålls aktuella och uppdaterade. Enligt kommunen kan både tillgängligheten och användarvänligheten i ekonomihandboken förbättras då den i dagsläget är i pdf-format och det kan vara svårt att söka information i ekonomihandboken. Kommunen avser att utveckla ekonomihandboken när det nya intranätet har tagit form. Kommunen har hittills inte prioriterat arbetet med ekonomihandboken då ett nytt intranät är under uppbyggnad. År 2012 ändrades delårsbokslutsdatum från juni till augusti. Bolagen rapporterade sina delårsbokslut senare än kommunen. Historiskt har vi noterat vissa förseningar vid färdigställandet av koncernredovisningen gällande bolagen. Kommunen räknar inte med några liknande förseningar från bolagens sida till årsbokslutet Bedömning / förslag till förbättring Vi har inte noterat några väsentliga brister i bokslutsprocessen. Vi vill dock lyfta fram vikten av att ha en aktuell och lättanvänd ekonomihandbok då organisationen har delegerat viktiga ekonomiska frågor till verksamheten. Vidare rekommenderar vi att ekonomihandboken snarast möjligt görs tillgänglig på nya intranätet och hålls uppdaterad. Vi rekommenderar kommunen att hitta metoder för att tillse och verifiera att verksamheterna utför de analyser och bedömningar som de är ålagda att göra enligt ekonomihandboken. Det delegerade ansvaret fråntar inte kommunens ansvar att säkerställa efterlevnaden av centrala direktiv och riktlinjer. Ett förslag för att tillse att verksamheterna tar sitt ansvar gällande efterlevnaden av ekonomihandboken är att kommunen upprättar en checklista med obligatoriska moment som ansvarig verksamhet skall signera och rapportera till central ekonomi vid de större boksluten såsom årsbokslutet Inköpsprocessen Rutin för inköpsprocessen och hantering av behörigheter, attester mm har granskats. En så kallad walkthrough har genomförts, vilket betyder att en transaktion följs från start till mål. I detta fall innebar det att granska transaktionsflödet från att ramavtal tecknas, beställning till leverantör görs, faktura registreras, bokförs och slutligen betalas. Dessutom har ett särskilt framtaget granskningsprogram uppdaterats rörande väsentliga kontroller för inköpsprocessen från föregående år Gjorda iakttagelser Kommunen har under året jobbat med området inköp och upphandling till följd av revisionsrapporter och kommuninterna enkäter från tidigare år. 3

5 Kommunen har under år 2012 fått en ny upphandlingschef som tillsammans med den nya ekonomichefen har påbörjat ett arbete med att se över inköpsprocessen. Uppföljning av det arbetet sker under nästkommande års granskning. Uppföljning avseende förra årets rapport Granskning av upphandling och inköp sker i särskild rapport. Utöver noteringar i denna rapport har vi noterat följande tre kontroller för inköp som kommunen saknar: - kontroll av registrering av grunddata, - medarbetarbekräftelse på inköpsregler samt - attest av fakturor med högre belopp ska attesteras högre upp i organisationen. Förändring av grunddata attesteras alltså inte av någon annan person än den som utför ändringen, som t.ex. ändring av organisationsnummer, momsregistreringsnummer, bankkonto etc. En sådan kontroll skulle med fördel kunna ske mot logglista. Kommunen utför stickprov på fakturor vilket dock inte enligt oss kompenserar för behovet av en logglista. Det finns inte någon rutin för medarbetarbekräftelser där samtliga medarbetare som upphandlar eller avropar intygar att de är införstådda med vilka regler som gäller. Fakturor med högre belopp attesteras högre upp i organisationen i vissa verksamheter som t.ex. tekniska förvaltningen. De flesta förvaltningarna har dock inte några beloppsgränser i attestförteckningen Bedömning / Förslag till förbättringar Vi anser att ändringar av fasta data skall kontrolleras av någon annan än den som registrerar. Någon form av kontroll och uppföljning mot logglista över förändring av fasta uppgifter bör utföras. Kommunen avsåg att utföra kontroller mot logglistor under 2012 vilket dock inte har skett. Vi rekommenderar att kommunen, förutom de stickprov som faktiskt utförs, även inför kontroller av logglista. Den kontrollen skall utföras av person som själv inte är behörig att göra ändringar av grunddata. Vi rekommenderar kommunen att när de ser över inköpsprocessen även överväga att införa någon form av årlig medarbetarbekräftelse eller utbildning som intygar att samtliga medarbetare som upphandlar eller avropar är införstådda med gällande regler. Kommunen bör även införa uppföljning av att ramavtal är tecknat och att korrekt upphandling har skett. Vi rekommenderar likaså att se över om beloppsgränser i attestförteckningen bör införas i andra förvaltningar. 2.3 Löneprocess Löner och sociala avgifter utgör merparten av personalkostnaderna och är således en betydande del av kommunens kostnadsmassa. De totala personalkostnaderna för Alingsås kommun beräknas på årsbasis uppgå till mellan 60-70% av den totala kostnadsmassan. Hantering av lön är således en av de mest centrala och väsentligaste rutinerna. I samband med årets granskning har vi följt upp den kartläggning som gjordes under föregående år för att kontrollera om några förändringar skett i hanteringen av löner och förra årets framtagna granskningsprogram rörande väsentliga kontroller för personalkostnader har uppdaterats. Vi har vidare utfört en registeranalys av kommunens löner för perioden januari till september. I analysen granskas avvikande belopp och företeelser såsom: 4

6 - Enskilda transaktioner med höga belopp - Höga bruttolöner - Låga skattavdrag - Lönetransaktioner där anställningsnummer, löneart och belopp är identiska Gjorda iakttagelser Personalavdelningen har under flera år jobbat kontinuerligt med utveckling av rutiner och kontroller för att tillse att korrekt lön betalas ut. Ett antal kontroller och rutiner är dock ännu ej tagna i bruk. Kommunen har delegerat ansvar även vad gäller lön och det åligger således chefer i verksamheten att utföra flertalet kontroller. Alla förändringar av lön i systemet kontrolleras av cheferna före utbetalning men det är också respektive budgetansvarig chefs ansvar att kontrollera analyslistan i systemet efter att lönen har betalats ut. Förändring av grunduppgifter loggas men kommunen har ingen rutin för uppföljning mot logglista. Stickprovsmässig granskning av kommunens skattedeklaration avseende sociala avgifter samt källskatteavdrag har genomförts utan anmärkning Bedömning / Förslag till förbättringar Vi ser det positivt att kommunen arbetar med att ta fram olika kontroller och rutiner för att säkerställa en korrekt löneutbetalning och korrekta kostnader. Vi rekommenderar kommunen att ta de utformade kontrollerna/stickprovsgranskningarna i bruk. Vi anser att det är betydelsefullt att införa någon av kontrollerna och se vad de ger för resultat. Efterhand kan kontrollerna sedan bli fler och utvecklas. Vi anser att det är positivt att kommunen har infört att löneadministratörerna inte kan ändra sin egen lön men vi rekommenderar kommunen att utöka kontrollen genom kontroll av logglistan, t.ex. via stickprovskontroll, för ändringar av fast grunddata i lönesystemet. Registrerade uppgifter skall kontrolleras av någon annan än den som registrerar dem. 2.4 Anläggningstillgångar Det är av central betydelse att rutiner avseende hantering av anläggningstillgångar fungerar tillfredsställande och finns dokumenterade med tanke på hur stor del av balansomslutningen dessa utgör. Vi har tillsammans med ansvarig personal gått igenom rutinerna för anläggningstillgångar, särskilt med avseende på investeringar, avskrivningar, utrangeringar, försäljningar etc. Vi har följt en transaktion från avtal och beslut om delegation till inköp, attest och utbetalning. Vidare har vi följt upp föregående års granskning avseende kontroller för hantering av anläggningarna och anläggningsregistret Gjorda iakttagelser Från och med 2012 framgår ackumulerade värden i anläggningsregistret. Det ger möjlighet att på ett enklare sätt skaffa sig en uppfattning av aktuella värden för anläggningarna. Det tydliggör exempelvis behov av utrangeringar och nedskrivningar. 5

7 Enligt kommunens bokslutsanvisningar ligger ett stort ansvar gällande anläggningarna på respektive verksamhet. Enligt det särskilt framtagna granskningsprogrammet för anläggningstillgångar framkommer att flertalet kontroller inte finns på plats men att det i ett antal fall finns kompenserande kontroller. Jämfört med föregående års noteringar har vi noterat att kommunen numera utför dokumenterade analyser av avskrivningstid/nyttjandeperiod. De noteringar vi gjort i samband med vår granskning och där vi anser att kompenserande kontroller inte finns eller inte är tillräckliga är: - Analys av nedskrivningsbehov utförs inte. - Inventering av anläggningstillgångar sker inte. Respektive verksamhet har ett ansvar att meddela ekonomifunktionen centralt om utrangeringar och försäljningar skett. - I vår granskning har vi noterat att kommunen från centralt håll inte har någon samlad bild av om register över stöldbegärlig egendom förs ute i verksamheten. Datorer och IT-utrustning registerförs på den förvaltning som köper in i samband med inköpet men någon uppföljning mot register sker inte löpande. Enligt anvisningarna i ekonomihandboken ( Investeringar och kapitalkostnader ) framgår att samtliga stöldbegärliga inventarier oavsett om de klassas som en investering eller en förbrukningsinventarie skall finnas nedtecknade i en inventarieförteckning. Vidare anges att inventarieförteckningen skall uppdateras åtminstone en gång per år. Kommun kommer under december 2012 påbörja ett arbete med att se över anläggningarna i verksamheten såsom eventuellt nedskrivningsbehov och utrangeringar. Avtalen för leasade bilar finns centralt medan övriga leasingavtal finns ute på förvaltningarna. Det är endast ekonomichefen och förvaltningschefen på tekniska förvaltningen (bilar) som på delegation har rätt att teckna leasingavtal. Ett leasingavtal innebär framtida kostnader och det är därför viktigt att ha kontroll över omfattningen Bedömning / Förslag till förbättringar Vi ser det som positivt att ackumulerade värden nu framgår i anläggningsregistret. Det ger ett bra underlag för stickprovskontroller såsom för behov av utrangering och nedskrivning. Med tanke på hur decentraliserad organisationen är, anser vi att det är viktigt att fastställa en princip för uppföljning från centralt håll. Vi rekommenderar kommunen att åtminstone utföra stickprovsvisa kontroller för att tillse att verksamheten har bedömt eventuellt nedskrivningsbehov, inventering, nyttjandeperiod etc. Enligt ekonomihandboken skall verksamheten utföra olika kontrollmoment för investeringar. Inför årsbokslut rekommenderar vi att kommunen inför en blankett innehållandes de kontroller som verksamheten skriver under när de utfört momenten och returnerar till Kommunledningskontoret i syfte att tydliggöra verksamhetens ansvar för sina investeringar. Under flera år har vi i våra rapporter noterat att kommunen saknar ett komplett inventarieregister. Kommunen har inte från centralt håll jobbat aktivt med frågan under året. Vi rekommenderar att kommunen kartlägger hur inventarier registerförs ute i verksamheterna. För att säkerställa omfattningen av leasingavtalen bör en rutin upprättas kring hantering av leasingavtal. Det bör även göras årliga avstämningar av redovisningen mot avtal och då också kontrollera att avtalen är korrekt redovisade och attesterade. 6

8 2.5 Exploateringsredovisning Exploateringarna är stora investeringar vars hantering får stor effekt på redovisningen. Området är ett väsentligt granskningsområde i flera kommuner och området har diskuterats i Alingsås under de senaste årens löpande granskning. I år har genomgång gjorts med representanter för exploatering avseende rutiner, redovisning och gränsdragningar etc. Vi har även följt en exploateringstransaktion från beslut om exploatering till att en tomt från exploateringen säljs Gjorda iakttagelser Vi har i tidigare granskningsrapporter kommenterat bristande uppföljning avseende exploateringsredovisningen. En av anledningarna har varit organisationsförändringar med tillhörande pensionsavgångar och byte av personal. Kommunen har under 2012 påbörjat ett arbete med att se över rutiner för framtagande av exploateringarnas kalkylberäkningar och rutiner för uppföljningar av utfall mot budget etc. Det vi kunnat konstatera i vår granskning är att kommunen, likt många andra kommuner, väljer att redovisa samtliga utgifter kopplade till exploateringen som omsättningstillgång oavsett om tillgången är avsedd för stadigvarande bruk, vilket strider mot gällande lag och rekommendationer. Oftast skall kommunen fortsätta äga och ansvara för skötsel av t ex gata, gång- och cykelväg, grönområden etc. och då skall utgifter av detta slag direkt särskiljas och redovisas som en anläggningstillgång Bedömning / Förslag till förbättringar Vi ser det som positivt att kommunen påbörjat ett arbete med hanteringen av exploateringar i såväl kalkylskede som uppföljningsskede. Vi rekommenderar att förvaltningen arbetar fram rutiner och bygger upp ett strukturkapital kring redovisning, budget och kalkylering av exploateringsprojekt. Det gör förvaltningen mindre sårbar vid omorganisationer och personalomsättning. I strukturkapitalet bör även framgå att regelbunden översyn avseende eventuella nedskrivningsbehov bör genomföras. Vi vill också uppmuntra kommunen till att fortsätta arbetet för efterlevelse av lagar och rekommendationer även kring andra exploateringsområden framförallt gällande gränsdragning omsättningstillgång / anläggningstillgång. 2.6 Kontoanalys av förtroendekänsliga konton och verifikationsgranskning Vi har i vår granskning av kostnader tagit stickprov på konton som ur förtroendehänseende kan anses vara mer känsliga som t.ex. representation, kurser, konferenser etc. Vidare har vi granskat att fakturorna lever upp till de krav som finns för vad en verifikation skall innehålla enligt BFL (Bokföringslagen) Gjorda iakttagelser Vår granskning har inte resulterat i några väsentliga iakttagelser som skulle kunna ifrågasätta kostnadernas rörelsegiltighet. Vi har noterat att det i ett fall saknats en deltagarförteckning för representation uppgående till 19 tkr (inklusive moms). Deltagarförteckning skall bifogas fakturan när det rör sig pm representation i kommunen. En faktura avseende ett inköp av tjänst för 75 tkr (inklusive moms) saknar momsregistreringsnummer och detsamma gäller två fakturor gällande underhållning på 93 tkr respektive 76 tkr. 7

9 Enligt kommunens ekonomihandbok åligger det attestanten att tillse att det finns uppgifter såsom f-skatt och momsregistreringsnummer. Det skall bifogas fakturan utdrag som styrker att de är registrerade för f-skatt och moms om det inte framgår av fakturan. Kommunen utför enligt uppgift stickprovskontroller avseende representation, innehav av F- skattsedel och momsregistrering. Vi ser det som positivt att kommunen utför stickprovskontroller och att det omnämns i ekonomihandboken vilka moment som attestanten ansvarar för även gällande grunduppgifter om leverantören Bedömning / Förslag till förbättringar Vi vill lyfta fram att det är viktigt av att kommunen tillser att underlagen innehåller tillräckliga uppgifter i form av F-skattsedel, momsregistreringsnummer, deltagarförteckning etc. Vi rekommenderar kommunen att fortsättningsvis göra stickprovskontroller på känsliga konton i syfte att tillse att det finns underlag som styrker kostnaden. 2.7 Körjournaler Brister har tidigare uppmärksammats avseende hanteringen av körjournaler i kommunens fordon, där det inte alltid angavs var bilen hade körts Gjorda iakttagelser Kommunen har särskilda bestämmelser för användande av fordon och bensinkort. Verksamheter där dessa frågor blir väsentliga är vård- och äldreomsorgen samt tekniska kontoret. Enligt uppgift från personal på tekniska förvaltningen kvarstår tidigare uppmärksammade problem för kommunen som helhet. Vi har erhållit information om att en utökad kontroll av underlag sker på vård- och äldreomsorgsförvaltningen innan underlag skickas till tekniska kontoret, vilket är en förändring gentemot föregående år. Några skriftliga rutiner finns ännu inte framtagna men kommer enligt ansvariga på vård- och äldreomsorgsförvaltningen att tas fram. Ansvariga för fordonshantering på Tekniska förvaltningen utför från centralt håll kontroller för att säkerställa normal drivmedelsförbrukning. Däremot sker ingen central uppföljning avseende körjournaler som tillser att dessa hanteras enligt kommunens bestämmelser Bedömning / Förslag till förbättringar Vi rekommenderar kommunen att utföra kontroller för att säkerställa en korrekt hantering av körjournaler, överväga att införa elektroniska körjournaler på kommunens fordon samt att upprätta skriftliga rutiner. 2.8 Bidrag Gjorda iakttagelser Revisorerna har under ett antal år framfört kritik avseende avsaknad av rutin för hur erhållna bidrag skall hanteras. Kommunen hade för avsikt att i tidigare internkontrollplaner närmare granska bl.a. att korrekt redovisning av statsbidrag sker, om ansökan är korrekt vad gäller belopp, om ansökan lämnas i rätt tid och om möjliga statsbidrag verkligen har sökts o.s.v. Kommunen har inte arbetat med frågan under året. 8

10 2.8.2 Bedömning / Förslag till förbättringar Vi rekommenderar att arbetet med att upprätta nämnda beskrivning påbörjas samt att kommunen närmare granskar hantering av bidrag så som det var planerat att göra. 2.9 Systemdokumentation Gjorda iakttagelser Revisorerna noterade under 2006 att det enligt lagen om kommunal redovisning kapitel 2 7 i varje kommun skall finnas en sådan beskrivning över bokföringssystemets organisation och uppbyggnad som behövs för att ge överblick över systemet (systemdokumentation). Kommunen är medveten om kravet men anser att det hittills inte funnits någon resurs som kan upprätta dokumentationen. Kommunen ansåg föregående år inför uppgraderingen av ekonomisystemet 2011 att det skulle vara lämpligt att se över dokumentationen. Enligt uppgift finns det planer på att genomföra detta tillsammans med en annan kommun. Någon sådan dokumentation finns dock fortfarande inte. Något ytterligare har inte skett under Bedömning / Förslag till förbättringar Vi rekommenderar att arbetet med att upprätta nämnda beskrivning påbörjas snarast när det nu skett en uppgradering av ekonomisystemet. Alingsås den 12 december 2012 Ulrika Berling Auktoriserad revisor Certifierad kommunal revisor Ernst & Young AB Peter Öfverström Auktoriserad revisor Certifierad kommunal revisor Ernst & Young AB 9