Revisions-PM Motala Kommun

Transkript

1 Revisions-PM Rutiner för hantering och kontroll av anläggningstillgångar Motala Kommun Matti Leskelä Stefan Knutsson 3 april 2012

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning Bakgrund Revisionsfråga Avgränsning och metod 2 3 Granskningsresultat 3 3 april 2012 Motala Kommun

3 1 Sammanfattning Har kommun fungerande och redovisningsmässigt korrekta rutiner gällande ekonomisk redovisning och kontroll av anläggningstillgångar? De redovisningsmässiga rutinerna är i allt väsentligt välfungerande. Anskaffningsvärden och avskrivna belopp bör i kommande bokslut särredovisas i enlighet med från år 2011 gällande normering frän Rådet för Kommunal Redovisning. Kontrollen bedöms i dagsläget som god i och med den registrering och kategorisering som finns anläggnings- och inventarieregister. Kontrollen kan stärkas i och med att exempelvis inventeringsrutiner fastställs i kommunövergripande rutiner och riktlinjer. Till följd av granskningen drar vi följande slutsatser: Kommunens tillgångar är i huvudsak korrekt klassificerade Tillgångarnas avskrivningstider förefaller i allt väsenligt vara rimliga En omfattande inventering och registrering av stöldbegärlig utrustning gjordes för ca tre år sedan. Det är oklart om förändringar i stöldbegärligt innehav har hanterats på ett enhetligt vis efter den initiala inventeringen. Arbete pågår inom kommunen med att utarbeta riktlinjer och rutiner gällande hur stöldbegärliga tillgångar ska registreras och kontrolleras. Anläggningsregistret speglar inte det som är i kommunens ägo eftersom objekt med automatik utrangeras vid avskrivningstidens slut. Det är mycket viktigt att inventarieregistret Nilex hålls aktuellt och att stöldbegärliga tillgångar inventeras med ett visst tidsintervall på ett enhetlig vis inom kommunens förvaltningar. 2 Inledning 2.1 Bakgrund Kommunen har en mängd maskiner och inventarier i sin verksamhet. Det är viktigt att ägda maskiner och inventarier redovisas ekonomiskt korrekt och registerförs på ett sådant vis att kommunen har en kontroll över ägda tillgångar. Den redovisningsmässiga hanteringen av anläggningstillgångar är bl.a. fastställd i Rådet för Motala Kommun 1 av 4

4 Kommunal Redovisnings (RKR) rekommendation 11:2 som gäller från och med år Revisionsfråga Granskningens revisionsfråga är: Har kommun fungerande och redovisningsmässigt korrekta rutiner gällande ekonomisk redovisning och kontroll av anläggningstillgångar? Revisionsfrågan ska besvaras utifrån följande granskningsmål: Är anläggningstillgångarna korrekt klassificerade? Är stöldbegärliga tillgångar förtecknade och/eller märkta så att dessa är spårbara? Sker löpande inventering av inventarier och maskiner? Sker avskrivningar i enlighet med god redovisningssed? Sker utrangering av objekt på ett välstrukturerat och redovisningsmässigt korrekt vis? 2.3 Avgränsning och metod Granskningen avgränsas till bokförda maskiner och inventarier per den 30 november Granskningen har genomförts genom: Jämförelse av huvudbok mot anläggningsregister. Granskning av anläggningsregistret avseende klassificering, avskrivning och utrangering. Stickprov i form av fysisk inventering av i anläggningsregistret upptagna maskiner och inventarier. Intervjuer/kontakter med kommunens ekonomichef samt ekonomer inom kommunens förvaltningar. Motala Kommun 2 av 4

5 3 Granskningsresultat Är anläggningstillgångarna korrekt klassificerade? Kommunen har inga dokumenterade riktlinjer eller rutiner för klassificering. Den princip som tillämpas är att dyrare maskininvesteringar (t.ex. städmaskiner, köksutrustningar) klassas som maskiner medan billigare maskininvesteringar klassas som inventarier, Redovisningsansvarig tar månadsvis ut investeringsrapporter och aktiverar tillgångarna i anläggningsregistret. Vid aktivering anges konto och avskrivningstid. Vid en genomgång av anläggningsregistret har vi inte identifierat något som kan ses som felklassificerat. Vi bedömer att anläggningstillgångar i allt väsentligt är korrekt klassificerade. Ett arbete med att dokumentera riktlinjer och rutiner för klassificering pågår enligt uppgifter som vi fått i samband med granskningen. Är stöldbegärliga tillgångar förtecknade och/eller märkta så att dessa är spårbara? Kommunen har genomfört ett projekt avseende registrering och märkning av maskiner, inventarier, och konst (ca 440 konstföremål) med värden över 2000 kr per objekt. Objekten finns registrerade i ett databaserat system som heter Nilex. Projektet avseende initial märkning och registrering avslutades vid årsskiftet Därefter överfördes ansvaret för registret till respektive förvaltning. Det finns inga beslutade riktlinjer för det fortsatta arbetet. Ett förslag på riktlinjer finns dock framtaget. Respektive förvaltning har möjlighet att lägga till information i registret. Vissa förvaltningar har enligt uppgift inte gjort några uppdateringar i inventarieregistret efter att ansvaret överfördes. Enligt uppgift görs förändringar i Nilex inom vissa av kommunens verksamheter. Behörighet att ta bort objekt ur registret innehas av säkerhetschefen. Om objekt försvinner eller utrangeras så behöver detta rapporteras från förvaltningarna. Detta har ej förekommit i någon större utsträckning enligt uppgift. Sammantaget är en stor del av stöldbegärliga tillgångar märka och förtecknade tom år Därefter har det inte skett någon fullständig märkning och registrering i förteckning. Stickprovsinventering som vi genomfört påvisar att objekt är märkta. Vi bedömer att maskiner, inventarier och konst till största del är märkta och registerförda. De senaste årens förändringar av innehav har dock sannolikt ej registretats fullt ut. Vi anser att det är viktigt att av kommunen påbörjad process med framtagande av riktlinjer och införande av enhetliga rutiner slutförs. Motala Kommun 3 av 4

6 Sker löpande inventering av inventarier och maskiner? Vi bedömer att granskningen visar att det inte genomförs löpande inventeringar av maskiner och inventarier i någon större omfattning. Även om viss kontroll förekommer på enhetsnivå så är det viktigt att rutinerna tydliggörs och att en rutin för inventering av maskiner och inventarier utarbetas. Omfattningen av inventeringsinsatsen kan klargöras i riktlinjerna. Sker avskrivningar i enlighet med god redovisningssed? Kommunen tillämpar i princip SKL:s tidigare rekommendation gällande avskrivningstider. Kommunens redovisningsansvarige sätter avskrivningstid vid aktivering. Anläggningsregistret innehåller information om avskrivningstid, anskaffningsdatum och anskaffningsvärde. Rådet för kommunal redovisnings rekommendation rörande redovisning av totala anskaffningsvärden och avskrivningar följs ej. Vi bedömer dock att avskrivningar görs enligt en princip som innebär att ett rättvisande tillgångsvärde kan uppnås. Sker utrangering av objekt på ett välstrukturerat och redovisningsmässigt korrekt vis? Utrangering av objekt sker med automatik i anläggningsregister kopplat till balansräkningen då objektets avskrivningstid utgått. Ett objekt kan därigenom vara utrangerat ur anläggningsregistret även om det fortfarande är ägt av Motala kommun. I samband med utrangeringar och större försäljningar före utrangeringar menar vi att eventuellt uppkomna realisationsposter kan redovisas på ett tydligare vis i kommunens bokslut. Motala Kommun 4 av 4