Intern kontroll i system och rutiner för materiella anläggningstillgångar

Transkript

1 Revisionsrapport Linda Yacoub Intern kontroll i system och rutiner för materiella anläggningstillgångar Vaxholms stad

2 Linda Yacoub Projektledare Susanna Collijn Uppdragsledare Vaxholms stads revisorer

3 Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning Inledning Bakgrund Syfte, revisionsfråga och kontrollmål Revisionsmetod och avgränsning Iakttagelser Organisation och ansvar Styrande och stödjande dokument samt rutiner Gränsdragning drift/investering Intern kontroll avseende anläggningstillgångar Konst Verifiering av anläggningsregistrets innehåll Avstämning mot fordonsregistret Avstämning mot Lantmäteriets fastighetsregister Konstregister Bedömning Avstämning mot kontrollmål Svar på revisionsfråga Vaxholms stads revisorer

4 1. Sammanfattande bedömning har på uppdrag av Vaxholms stads revisorer genomfört en granskning avseende system och rutiner för materiella anläggningstillgångar. Efter genomförd granskning bedömer vi att kommunstyrelsens interna kontroll avseende rutiner för system och rutiner för materiella anläggningstillgångar inte är tillräcklig. I övrigt hänvisar vi till de bedömningar och rekommendationer som redovisas i avsnitt 5. Vaxholms stads revisorer 1 av 12

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund Nämndernas ansvar i arbetet med intern kontroll framgår av kommunallagen 6 kap 7 : Nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. En av revisorernas uppgifter enligt kommunallagen 9 kap 9 är att utröna om räkenskaperna är rättvisande och om den kontroll som görs inom nämnderna är tillräcklig. Med tillräcklig intern kontroll avses i denna granskning att rutinerna kring anläggningsregistret är säkra och att uppgifterna i registret är tillförlitliga. Revisorerna har i sin analys av väsentlighet och risk identifierat behov att granska tillförlitligheten i anläggningsredovisningen. Granskningen föreslås fokusera på rutiner kring anläggningsregistret och substansen i anläggningsregistret Syfte, revisionsfråga och kontrollmål Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfråga: Är kommunstyrelsens interna kontroll avseende redovisning av materiella anläggningstillgångar tillräcklig? För att besvara revisionsfrågan och därmed uppnå syftet med granskningen har följande kontrollmål formulerats: 1. Det finns tydliga och aktuella dokumenterade regler/anvisningar avseende anläggningsredovisningen. 2. Det finns ett tydligt ansvar för anläggningsregistret och dess innehåll, samt rutiner för hanteringen. 3. Handhavanderutinerna (dvs. inrapportering och borttagande samt avstämning) avseende anläggningsregistret är ändamålsenliga. 4. Det finns rutiner för att säkerställa att alla upptagna fastigheter och inventarier i anläggningsregistret existerar och tillhör kommunen. 5. Det finns tydliga och aktuella dokumenterade riktlinjer avseende utrangering och försäljning. Inom ramen för granskningen ska följande revisionskriterier uppnås: Kommunal redovisningslag God redovisningssed Kommunens policys/riktlinjer Vaxholms stads revisorer 2 av 12

6 2.3. Revisionsmetod och avgränsning Granskningen sker genom intervjuer med ansvariga tjänstemän, genom kartläggning och analys av styrdokument och rutinbeskrivningar samt verifieringar enligt nedan. Stickprov görs avseende inköp, försäljningar och utrangeringar av materiella anläggningstillgångar. Detta för att säkerställa att rutinerna för inrapportering till och borttagande av uppgifter från registret är ändamålsenliga. För att säkerställa att uppgifterna i anläggningsregistret är korrekta utifrån existens och tillhörighet görs följande: För fastigheter och fordon görs avstämning mot Lantmäteriverkets register samt fordonsregistret. För inventarier sker en genomgång av kommunens kontrollrutiner samt dokumentation från genomförda inventeringar. Granskningen inriktas mot att kartlägga och bedöma generella rutiner samt att genom urval/stickprov kontrollera följsamhet mot regelverk. Granskningen omfattar kommunstyrelsen samt samtliga nämnder inom Vaxholms stad. Vaxholms stads revisorer 3 av 12

7 3. Iakttagelser 3.1. Organisation och ansvar Ansvaret för anläggningsredovisningen och anläggningsregistret ligger centralt och hanteras av två ekonomer på kommunledningskontoret, där den ena hanterar det löpande administrativa arbetet och den andra bistår med stöd och expertkunskap och fungerar som backup vid frånvaro. Vad gäller beslutsnivåer (delegation) avseende inköp och försäljning av anläggningstillgångar inom staden, beslutar budgetansvariga om inköp av inventarier inom befintlig ram på förvaltningsnivå. Vad gäller fastigheter kan tekniska enheten fatta beslut om investeringar upp till 1 mnkr om det inryms i budgetramen. Utöver det tas beslut av teknik-, fritid- och kulturnämnden, planeringsutskottet eller kommunstyrelsen, beroende på investeringsbeloppets storlek. Det finns för närvarande ingen angiven beloppsgräns för dessa investeringar, men revidering pågår Styrande och stödjande dokument samt rutiner Staden har ett dokument som dels utgör en investeringspolicy, dels består av regler och riktlinjer för hantering av anläggningstillgångar. Dock har vi inte tagit del av detta dokument då det enligt uppgift är inaktuellt. Det har inte skett någon uppdatering av dokumentet sedan anläggningsregistret infördes i ekonomisystemet Raindance Tidigare har anläggningstillgångarna hanterats i Excel. Det senaste året har staden arbetat med en ny investeringspolicy, men ett omtag har fått ske när man insåg att själva policydokumentet behövde åtskiljas från regler och rutiner. De två ekonomer som ansvarar för anläggningsregistret arbetar för närvarande med att utforma en renodlad investeringspolicy samt ta fram dokumenterade riktlinjer och rutinbeskrivningar för anläggningsredovisningen inklusive hanteringen av anläggningsregistret. Dokumenten beräknas enligt uppgift vara klara till hösten Staden har dessutom en ny organisation vad gäller tekniska nämnden, stadsbyggnadsnämnden och planeringsutskottet, vilket föranleder nya regler och ny delegation. Även vad gäller handhavanderutiner, dvs. inrapportering och borttagande samt avstämning av anläggningstillgångar i anläggningsregistret, har staden endast muntliga rutiner och ett arbete med att ta fram dokumenterade anvisningar pågår. Vad gäller uppstart och avslut av projekt, har staden dock en särskild blankett som verksamheten/enheterna ska fylla i. Enligt ekonomerna läggs inte projekt upp utan ifyllnad av denna blankett. Anledningen till detta krav är för att kunna aktivera projekt vid delårs- och årsbokslut. Staden har idag inga rutiner för att säkerställa att alla upptagna fordon och fastigheter i anläggningsregistret existerar och tillhör staden, dvs. det görs ingen kontroll Vaxholms stads revisorer 4 av 12

8 mot fordonsregistret eller Lantmäteriets fastighetsregister. I samband med bokslutet 2012 skickade ekonomerna ut information till samtliga enheter med krav om att dessa skulle inkomma med underskrivna listor på samtliga anläggningar inom enheten. Detta föranledde en rensning i anläggningsregistret där två anläggningarna som var fullt avskrivna utrangerades. Denna kontroll planeras bli en årlig rutin framöver. Ekonomerna gjorde ingen ytterligare kontroll utöver listorna som inkom (dvs. ingen okulär besiktning eller liknande), utan förväntade sig att de stämde. Vidare saknar staden riktlinjer och rutiner avseende försäljning av olika sorters anläggningstillgångar. Enligt uppgift följer staden KRL och bokföring sker i enlighet med rekommendationer från RKR. Försäljning av fordon ska ske endast genom inbyte av fordon och har aldrig skett genom ekonomisk försäljning. Inbyten av fordon ska alltid specificeras på fakturan vid ett nytt köp och i samband med detta ska utrangering och bokföring av eventuell vinst eller förlust ske. Detta har, enligt uppgift, dock inte fungerat fullt ut i praktiken, vilket medfört att ekonomerna på kommunledningskontoret ska se över rutinerna för att säkerställa en ändamålsenlig hantering. Riktlinjer och rutiner saknas även för utrangering av inventarier, som sker utifrån den inventering som görs av enheterna. Staden använder SKL:s idéskrift om avskrivningstider som visst stöd för att säkerställa att avskrivningstider återspeglar anläggningstillgångarnas ekonomiska livslängd, men det görs även individuella bedömningar för specifika anläggningar. Bedömningen om vilken avskrivningstid en anläggningstillgång ska ha görs av ansvariga ute i verksamheten, dvs. av förvaltningscheferna. Ekonomerna på kommunledningskontoret bistår med stöd i detta vid behov. Den nya investeringspolicyn och de redovisningsrutiner för investeringar som är under utformning ska redogöra för avskrivningstider för olika typer av anläggningstillgångar Gränsdragning drift/investering Vid bedömning av huruvida inköp av maskiner och inventarier ska bokföras som driftskostnad eller tas upp i anläggningsregistret som investering, har staden en inofficiell gräns på 10 tkr. I dagsläget saknas en skrivning om hur denna gränsdragning ska göras. De två ekonomerna informerar enheterna samt bistår med stöd. Bedömningen och gränsdragningen görs dock centralt av ekonomerna som upplever det svårt att ta beslut, vilket till stor del beror på att enheterna i många fall vill bokföra inköp av maskiner och inventarier som investering istället för driftskostnad. Därför upplever ekonomerna att det finns behov av att höja gränsen, vilket kommer att regleras i den nya investeringspolicyn och redovisningsrutinerna för investeringar Intern kontroll avseende anläggningstillgångar Stadens internkontrollplan omfattar inte intern kontroll avseende anläggningstillgångar. Ekonomerna på kommunledningskontoret gör i dagsläget inga kontroller av anläggningstillgångarna. Enligt uppgift gjordes en avstämning mellan anläggnings- Vaxholms stads revisorer 5 av 12

9 registret och Lantmäteriets fastighetsregister för ett antal år sedan, dock dokumenterades inte denna kontroll Konst Den konst som finns inom Vaxholms stad finns inte upptagen i anläggningsregistret, utan finns i ett sidoordnat konstregister som hanteras av två handläggare på kommunledningskontoret. Det finns ett konto för konst i balansräkningen med ett värde uppgående till 64 tkr, dock har inte staden varit konsekvent vad gäller gränsdragning mellan drift och investering avseende konst. Enligt uppgift gjordes det en inventering av stadens konst för cirka fem år sedan som omfattade bilder på konstobjekten. Vilket värde inventering visade på är enligt uppgift oklart då de konstobjekt som rapporterades in dels har bokförts som driftskostnad, dels som investering. Dock konstaterades att ytterligare konstobjekt finns ute i staden, samt att uppgifter om var dessa finns saknas. Den konst som idag finns inom staden är hänförlig till nämnden för teknik, fritid och kultur samt stadsbyggnadsförvaltningen. En ny inventering har gjorts under sommaren 2013 och inrapportering i konstregistret pågår vid granskningstidpunkten. Enligt de två handläggarna på stadsbyggnadsförvaltningen som under åren varit ansvariga för inköp av konst, har det inte köpts in någon tavla för över 10 tkr de senaste 20 åren. Kulturanslaget ligger på totalt 30 tkr per år och detta används både till kulturarrangemang och konst. Staden köper i snitt en till två tavlor om cirka 1 tkr till 4 tkr per år, och dessa bokförs som driftskostnad mot kulturanslaget. Enligt uppgift har staden endast en tavla av högre värde (Acke JAG Kapprodd) som har funnits i stadens ägo sedan tidigt 1900-tal. Tavlan renoverades 2002, och den kostnaden finns enligt uppgift aktiverad på kontot konst i balansräkningen. Alla tavlor (även inramade IKEA tavlor) finns enligt uppgift i det sidoordnade konstregistret med bild och plats. Ekonomerna på kommunledningskontoret anser att det finns brister vad gäller gränsdragningen mellan driftskostnad och investering avseende konst inom staden i enlighet med ovanstående. Staden kommer att förtydliga hanteringen och reglerna samt beloppsgränsen för driftskostnad/investering avseende konst, men i praktiken bokförs konst till stor del som driftskostnad. Vaxholms stads revisorer 6 av 12

10 4. Verifiering av anläggningsregistrets innehåll För att säkerställa att uppgifterna i anläggningsregistret är korrekta utifrån existens och tillhörighet har stadens anläggningstillgångar stämts av mot fordonsregistret och Lantmäteriets fastighetsregister. Avstämningen sker enligt följande: 1. En sökning på stadens organisationsnummer görs i Vägtrafikregistret och Lantmäteriets fastighetsregister. 2. Fordon samt mark och fastigheter sorteras ut från stadens anläggningsregister. 3. Först sker en avstämning av de uppgifter som erhållits från Vägtrafikregistret och Lantmäteriets fastighetsregister mot uppgifterna i stadens anläggningsregister. Avstämningen sker utifrån registreringsnummer för fordon och fastighetsbeteckning för mark och fastigheter. Vid denna avstämning kan en del avvikelser påträffas. 4. Sedan sker en avstämning av uppgifterna från stadens anläggningsregister mot de uppgifter som erhållits från Vägtrafikregistret och Lantmäteriets fastighetsregister. Även vid denna avstämning kan en del avvikelser påträffas. 5. Om avvikelserna inte kan förklaras utifrån andra uppgifter i anläggningsregistret ombeds stadens ekonomer inkomma med kompletterade uppgifter för att säkerställa att staden äger upptagna anläggningstillgångar samt att registrerade anläggningstillgångar i Vägtrafikregistret och Lantmäteriets fastighetsregister finns registrerade hos staden Avstämning mot fordonsregistret Avstämning mellan stadens anläggningsregister (senast uppdaterat ) och registrerade fordon på stadens organisationsnummer ( ) i Vägtrafikregistret har skett per Avstämningen har skett utifrån registreringsnummer. Vid avstämningen påträffades en del avvikelser, vilka har följts upp. Vid granskningstidpunkten fanns det 13 fordon i stadens anläggningsregister och 17 fordon i Vägtrafikregistret. Detta har staden förklarat enligt följande: - Ett fordon som finns upptaget i stadens anläggningsregister saknar vid granskningstillfället registreringsnummer och anges endast med fordonsmodell, vilket inte möjliggör avstämning mot Vägtrafikregistret. I samband med granskningen har uppgift om registreringsnumret erhållits av staden. Vaxholms stads revisorer 7 av 12

11 - Ett fordon som finns upptaget i stadens anläggningsregister ägs enligt Vägtrafikregistret av privatperson sedan Enligt staden byttes denna bil in vid köp av annan bil, dock utan ekonomiavdelningens vetskap. En av ekonomerna är i kontakt med berörd bilfirma, staden har eventuellt inte fått pengar vid inbytet, men undersökning som visar hur det ligger till pågår. - Tre fordon som finns registrerade i Vägtrafikregistret finns inte upptagna i stadens anläggningsregister. För tre av dessa fordon står Vaxholms stad som ägare sedan , samt Enligt staden har dessa fordon köpts in för under 10 tkr vardera och bokförts som driftskostnad och finns därför inte upptagna i anläggningsregistret. - Ett fordon som finns registrerade i Vägtrafikregistret finns inte upptaget i stadens anläggningsregister. Detta fordon avser leasing för vilken Vaxholms stad står som brukare sedan Enligt uppgift bestämde staden någon gång mellan år 2005 och 2009 att ingen leasing skulle ske (uppgift om exakt tidpunkt saknas), men leasingavtal avseende ett fordon tecknades under september 2007 och uppgiften kom inte till ekonomienhetens kännedom förrän kontraktet var påskrivet. I samband med att dessa uppgifter har erhållits från staden har även kontroll av leasingkontraktet skett. Enligt uppgift uppgår beräknat restvärde till kronor per Avstämning mot Lantmäteriets fastighetsregister Avstämning har gjorts mellan stadens anläggningsregister per och registrerade mark och fastigheter på stadens organisationsnummer i Lantmäteriets fastighetsregister Avstämning har skett utifrån fastighetsbeteckning. Vid avstämningen framkom följande: Vid granskningstidpunkten fanns det 118 anläggningsobjekt registrerade som mark och fastigheter på Vaxholms stad i Lantmäteriets fastighetsregister. Vid avstämning mot stadens anläggningsregister framkom att två markanläggningar inte finns upptagna i anläggningsregistret. Detta har staden förklarat enligt följande: - Den ena marken (VAXHOLM ÖVERBY 29:56) köptes enligt Lantmäteriets fastighetsregister av staden mars 2007 för 1 kr. Enligt staden avser denna en tomt för Överby förskola och anledningen till att denna inte lagts in är att när förskolan byggdes var inte avstyckning av tomten klar. Enligt stadens ekonomer ska denna läggas in som mark (till ett värde av 1 kr) till delårsbokslutet För den andra marken (VAXHOLM BOGESUND 1:1) står Statens fastighetsverk som lagfaren ägare (sedan ). Enligt uppgift från staden har man inte fullständigt uppgifter om denna mark. De uppgifter som finns är att det står en badplats på marken som staden arrenderar från Statens fastighetsverk, ett så kallat lägenhetsarrende. Vaxholms stad ansvarar för skötsel av stranden där en tredje part driver caféverksamhet (denne har be- Vaxholms stads revisorer 8 av 12

12 kostat all utbyggnad och renovering själv). Stadens ekonomer ska undersöka detta vidare. Stadens anläggningsregister innehöll vid granskningstidpunkten 228 anläggningsobjekt registrerade som mark och fastighet. Vid avstämning mot Lantmäteriets fastighetsregister kunde en stor del av anläggningsobjekten inte matchas mot registret. Som ett led i granskningen genomfördes en uppföljning och staden ombads förklara dessa avvikelser. En anledning till att anläggningsobjekten inte kunde matchas mot registret på ett enkelt sätt är hänförligt till att fastighetsbeteckning inte finns angivet för samtliga anläggningsobjekt i stadens anläggningsregister. Detta eftersom en del anläggningsobjekt består av fastigheter som byggts på befintlig anläggningstillgång, andra anläggningsobjekt utgör tilläggsinvesteringar till befintliga anläggningar. För att förstå denna koppling bör detta tydliggöras och framgå av fastighetsbeteckningen för anläggningsobjekten. I samband med faktaavstämningen framkom att staden, utöver anläggningsregistret, har en objektsförteckning som kopplar samman en ny fastighet på befintlig ägd mark, eller en anläggningstillgång med en tilläggningsinvestering. Detta görs med hjälp av objektskoder. Kopplingen mellan befintliga anläggningstillgångar och tilläggsanläggningar, borde möjliggöra en kontroll av att samtliga anläggningsobjekt hänger samman med befintligt ägd mark och fastigheter. Eftersom denna objektsförteckning erhölls i granskningens slutskede har en fullständig kontroll inte kunnat genomföras Konstregister Som nämnts i avsnitt 3.5 finns inte stadens konst upptagen i anläggningsregistret, utan finns i ett sidoordnat konstregister. I samband med faktaavstämningen har vi tagit del av det sidoordnade konstregistret, dock utan bilder på konstobjekten. Konstregistret innehåller uppgift om placering, konstnär och titel, men saknar övriga uppgifter, såsom inköpsdetaljer. De uppgifter som finns avseende placering bör vara mer specifika. Granskning av de konstobjekt som finns i registret har inte skett. Vaxholms stads revisorer 9 av 12

13 5. Bedömning 5.1. Avstämning mot kontrollmål Kontrollmål Det finns tydliga och aktuella dokumenterade regler/anvisningar avseende anläggningsredovisningen. Kommentar Delvis uppfyllt. Staden har inte fastställda dokumenterade regler/anvisningar avseende anläggningsredovisning samt hantering av anläggningsregister. Under granskningens gång har dock ett arbete med att uppdatera gamla regler/anvisningar pågått. Staden har utformat en investeringspolicy samt redovisningsrutiner för investeringar som ska upp i ledningsgruppen och politiken under hösten (2013). Det finns ett tydligt ansvar för anläggningsregistret och dess innehåll, samt rutiner för hanteringen. Delvis uppfyllt. I samband med intervju med berörda tjänstemän i staden framkom att det finns ett tydligt ansvar för anläggningsregistret och dess innehåll, dock finns inte ansvarsfördelningen dokumenterad, vilket stickprovet visar på att det finns ett behov av. Detta för att tydliggöra vilka medarbetare som ska utföra vissa moment avseende bl.a. inrapportering av uppgifter i anläggningsregistret vid exempelvis inköp och försäljning av objekt, för att säkerställa att anläggningsregistret hålls uppdaterat. Handhavanderutinerna (dvs. inrapportering och borttagande samt avstämning) avseende anläggningsregistret är ändamålsenliga. Delvis uppfyllt Det finns i dagsläget inga dokumenterade handhavanderutiner avseende inrapportering och borttagande av anläggningstillgångar i anläggningsregistret. Genomförda stickprov visar på att det finns brister vad gäller inrapportering och borttagande samt avstämning, främst avseende fordon. Vaxholms stads revisorer 10 av 12

14 Det finns rutiner för att säkerställa att alla upptagna fastigheter och inventarier i anläggningsregistret existerar och tillhör staden. Ej uppfyllt. Det finns i dagsläget inga dokumenterade rutiner som säkerställer att upptagna fastigheter och inventarier i anläggningsregistret existerar och tillhör kommunen. Utifrån genomförda stickprov har vi noterat brister i stadens rutiner som säkerställer att alla upptagna fastigheter och fordon i anläggningsregistret existerar och tillhör kommunen, vilket tyder på att tydliga rutiner bör införas. Det finns tydliga och aktuella dokumenterade riktlinjer avseende utrangering och försäljning. Ej uppfyllt. Staden saknar en skrivning avseende utrangering och försäljning av anläggningstillgångar Svar på revisionsfråga Efter genomförd granskning bedömer vi att kommunstyrelsens interna kontroll avseende rutiner för system och rutiner för materiella anläggningstillgångar inte är tillräcklig. Det finns idag inga tydliga och aktuella riktlinjer eller anvisningar avseende anläggningsredovisningen och hanteringen av anläggningstillångar i stadens anläggningsregister. Staden har under sommaren (2013) utformat en investeringspolicy samt redovisningsrutiner för investeringar som ska upp i ledningsgruppen och politiken under hösten (2013). Dessa bedöms vara ett stöd för en ändamålsenlig hantering av anläggningsredovisningen. Dock bedöms inte dessa vara fullständiga då de inte redogör för hur hantering av utrangering och försäljning av anläggningstillgångar ska ske. Enligt ekonomerna på kommunledningskontoret kommer detta att tydliggöras i en rutinbeskrivning. Vaxholms stad bedöms ha ett tydligt ansvar för anläggningsregistret och dess innehåll. Dock finns inte detta ansvar dokumenterat, vilket kan leda till att anläggningstillgångar inte registreras eller uppdateras i stadens anläggningsregister. Genomförda stickprov påvisar brister i handhavanderutinerna avseende inrapportering och borttagande samt avstämning av anläggningstillgångar i anläggningsregistret (främst avseende fordon), vilket tyder på att det bör finnas tydliga och aktuella rutiner som säkerställer att alla upptagna fastigheter och inventarier i anläggningsregistret existerar och tillhör staden. Vaxholms stads revisorer 11 av 12

15 Vid avstämning av uppgifter i stadens anläggningsregister mot Lantmäteriets fastighetsregister har en fullständig kontroll inte kunnat göras då kompletterande uppgifter om hur staden lagt upp tilläggsinvesteringar till mark och fastigheter i anläggningsregistret inkom vid granskningen slutskede. Det kan konstateras att nuvarande upplägg i anläggningsregistret inte möjliggör en enkel avstämning mot Lantmäteriets fastighetsregister. För att göra en sådan krävs fastighetsbeteckning för samtliga anläggningsobjekt i anläggningsregistret. Detta visar på behovet av att staden utformar och dokumenterar tydliga rutinbeskrivningar för hantering av anläggningstillgångar, och särskilt mark och fastigheter, i anläggningsregistret. Vad gäller fordon bör staden säkerställa att försäljning och utrangering sker på ett ändamålsenligt sätt, vilket bör dokumenteras och regleras i tydliga rutiner. Vad gäller konst inom stadens hanteras denna i ett sidoordnat konstregister, vilket innebär att konstobjekten inte tagits upp i anläggningsregistret. Staden bör säkerställa att det finns en tydlig gränsdragning avseende driftskostnad och investering vad gäller konst. Konst som uppfyller kraven för att klassificeras som investering ska aktiveras och ingå i anläggningsregistret (hur sortering kan ske i anläggningsregistret kan diskuteras, dock bör det finnas en tydlig koppling mellan anläggningsregistret och objekten i konstregistret). Det bör införas rutiner som säkerställer att uppgifter om var konsten finns dokumenteras. För att löpande fånga konstinköpen i redovisningen kan staden förslagsvis ha särskilda objektskoder alternativt projektkoder. Staden har idag inget system för intern kontroll avseende anläggningstillgångar. Det finns inga löpande rutiner för att kontrollera och säkerställa att materiella anläggningstillgångar, dvs. att alla upptagna fastigheter och inventarier i anläggningsregistret existerar och tillhör staden. Efter genomförd granskning vill vi lämna kommunstyrelsen följande rekommendationer: - Att uppföljning sker av det utvecklingsarbete som för närvarande pågår inom staden avseende utformning av ny investeringspolicy och nya redovisningsrutiner för investeringar. - Att ett system för intern kontroll avseende materiella anläggningstillgångar införs för att säkerställa att samtliga upptagna fastigheter och inventarier i anläggningsregistret existerar och tillhör staden. - Att ansvarsfördelningen avseende hantering av anläggningstillgångar tydliggörs och är känd bland berörda medarbetare. - Att avstämning mellan anläggningsobjekt i stadens anläggningsregister och Lantmäteriets fastighetsregister förenklas genom att fastighetsbeteckning läggs in för samtliga objekt. - Att avstämning mellan fordon i anläggningsregistret och Vägtrafikregistret förenklas genom att registreringsnummer läggs in för samtliga fordon. Vaxholms stads revisorer 12 av 12