Granskning av leasingavtal

Transkript

1 Revisionsrapport Sonja Moré Granskning av leasingavtal Sollentuna kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer Inledning Bakgrund Revisionsfrågor Revisionsmetod och avgränsning Utgångspunkter Rådet för kommunal redovisning (RKR) Granskningsresultat Det finns en samlad förteckning över kommunens samtliga tecknade leasingavtal Bedömning och redovisning samt upplysning i årsredovisningen avseende leasingavtal sker enligt RKR Bedömning Avstämning mot kontrollmål Svar på revisionsfrågan... 9 Sollentuna kommun

3 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Sollentuna kommun genomfört en granskning av leasingavtal. Efter genomförd granskning bedömer vi att kommunens nuvarande rutiner avseende leasingavtal i huvudsak är tillfredsställande men där den interna kontrollen kan stärkas ytterligare. Av de två kontrollmålen som granskats bedöms ett vara delvis uppfyllt och ett vara uppfyllt. I syfte att stärka den interna kontrollen rekommenderar vi kommunen följande: Att säkerställa att kommunens instruktioner kring undertecknande avseende leasingavtal efterlevs. Att ta fram dokumenterade riktlinjer avseende redovisningen av leasingavtal, vilka omfattar den senast utgivna rekommendationen RKR 13:2. Att se över nuvarande rutin vid bedömning av leasingavtal, där fastställande av operationella leasingavtal inte enbart görs utifrån avtalsperioden utan där nyttjandeperioden och övriga kriterier beaktas, vilka framgår av RKR 13:2. Sollentuna kommun 1 av 10

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Utifrån en risk- och väsentlighetsanalys framkom behovet av att genomföra en granskning rörande redovisning av kommunens leasingavtal. Avgörande för om ett leasingavtal ska anses utgöra ett finansiellt eller operationellt avtal är i vilken omfattning de ekonomiska riskerna och fördelarna med ägandet av det aktuella leasingobjektet enligt en helhetsbedömning finns hos leasegivaren eller leasetagaren. För att underlätta bedömningen avseende klassificeringsfrågan finns underliggande kriterier vilka var för sig eller tillsammans avgör om ovanstående huvudkriteriet är uppfyllt. Finansiell leasing innebär bl a att leasetagaren redovisar objektet i sin balansräkning. Vår risk- och väsentlighetsanalys har visat att risk finns dels för att man klassificerar leasingavtal felaktigt, dels finns en generell risk för att redovisning/periodisering av leasingavtal inte sker enligt normer Revisionsfrågor Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Finns det en ändamålsenlig hantering som gör att klassificering och redovisning av hyres-/leasingavtal överensstämmer med god redovisningssed? Följande kontrollmål ska bedömas för att besvara revisionsfrågan: Det finns en samlad förteckning över kommunens samtliga tecknade leasingavtal, Bedömning och redovisning samt upplysning i årsredovisningen avseende leasingavtal sker enligt RKR Revisionskriterier utgår från kommunallag, kommunal redovisningslag och normgivning inom området samt interna riktlinjer Revisionsmetod och avgränsning Granskningen sker genom genomgång av rutiner samt verifiering av uppställda kontrollmål via urvalsmässig granskning. Detta kompletteras genom intervjuer med verksamhetsansvariga. Granskningsobjekt är kommunstyrelsen och avgränsning sker utifrån formulerade konrollmål. Rapporten har varit föremål för faktaavstämning. Sollentuna kommun 2 av 10

5 3. Utgångspunkter Ett leasingavtal är ett avtal enligt vilket en leasegivare enligt avtalade villkor under en avtalad period ger en leastagare rätt att använda en tillgång i utbyte mot betalningar. Två former av leasingavtal förekommer, finansiell leasing och operationell leasing. Leasingavtal kallas ibland för hyresavtal, särskilt när det gäller leasing (hyra) av fastighet Rådet för kommunal redovisning (RKR) 13.2 I september 2013 utgav RKR en reviderad rekommendation avseende hyres- och leasingavtal. Rekommendationen ersätter tidigare rekommendation 13.1 och gäller från räkenskapsåret Ett leaseavtal klassificeras som finansiellt om de ekonomiska fördelar och risker förknippade med ägandet av objektet i allt väsentligt överförs från leasegivaren till leasetagaren. T ex kan ett avtal klassificeras som finansiell leasing om äganderätten till tillgången överförs till leasetagaren när leasingavtalet löpt ut eller om leasetagaren äger rätt att köpa leasingobjektet till ett pris som understiger förväntat verkligt värde med så stort belopp att det vid leasingavtalets början framstår som rimligt säkert att rätten kommer att utnyttjas. Ett annat exempel är om nuvärdet av minimileaseavgifterna vid leasingavtalets början är större än 80 % av leasingobjektets verkliga värde. Finansiell leasing redovisas i balansräkningen och resulterar i både avskrivningar och räntekostnader. Alla avtal som inte klassificeras som finansiella är operationella leasingavtal. Operationell leasing kostnadsförs löpande i redovisningen i takt med att leasingavgiften betalas. Förutsatt att leasingobjektets nyttjandeperiod inte väsentligt överstiger leasingkontraktets avtalstid samt att det sammantagna beloppet för flera avtal inom samma tillgångskategori inte är väsentligt, får leasingavtal med en avtalstid om högst tre år redovisas ett operationellt avtal, oavsett om det uppfyller kriterierna för ett finansiellt avtal i övrigt. Leasingavtal får även redovisas som finansiella om värdet är obetydligt, oavsett hur det klassificeras. Bedömning om värdet är obetydligt bör ske utifrån samma grunder som gäller vid bedömning om huruvida förvärvade tillgångar ska tas upp i balansräkningen. Klassificeringen av avtalet sker vid leasingavtalets början. Förändringar i uppskattningar, exempelvis beträffande nyttjandeperiod eller restvärde eller förändrade omständigheter resulterar inte i en förändrad klassificering. Den nya rekommendationen RKR 13:2 innehåller även anvisningar om vilka upplysningskrav som följer beroende på om leasingavtalet är operationellt och ej uppsägningsbart leasingavtal med en avtalstid överstigande tre år eller om det är ett finansiellt leasingavtal. Sollentuna kommun 3 av 10

6 Av rekommendationen framgår att upplysningar ska lämnas om vilka kriterier som använts om leasingavtal hänförts till operationella avtal enbart med hänsyn till avtalets värde. Sollentuna kommun 4 av 10

7 4. Granskningsresultat Kommunen har per sista december 2015 ca 430 leasingavtal och 15 hyresavtal (leasingavtal kallas ibland för hyresavtal, särskilt när det gäller hyra av fastighet). Hantering av ingångna leasingavtal, förberedelser inför upprättande av kontrakt och bedömning om avtal ska tecknas, hanteras i samarbete med företaget Leaseright KB. Konsultföretaget analyserar och är rådgivare kring finansiering och inköp i större organisationer inom privat och offentlig sektor och har specialistkunskap inom leasing. Enligt uppgift anser ekonomiavdelningen att samarbetet med Leaseright fungerar bra Det finns en samlad förteckning över kommunens samtliga tecknade leasingavtal Senast framtagna förteckning per över kommunens samtliga operationella leasingavtal, vilken tagits fram med hjälp av företaget Leaseright, visar att kommunen har 430 olika operationella leasingavtal och ett finansiellt leasingavtal. Förteckningen innehåller uppgift om bl a avtalsnummer, objektstyp, objektsbeskrivning, leasinggivare, avtalets startdatum, slutdatum och verkligt slutdatum samt minimileaseavgifter inom olika intervaller. Kommunen har själva tagit fram en förteckning över tecknade hyresavtal som innefattar 15 olika avtal. Leaseright kontrollerar samtliga avtal och fakturor som passerar genom kommunen. I inledningsfasen innan tecknande av leasingavtal utför Leaseright utvärdering av leasingavtalet och avlämnar sedan en rekommendation om huruvida avtal bör tecknas. I kommunens författningssamling som senast reviderats av fullmäktige samt i vilken riktlinjer framgår för Sollentuna kommuns kortsiktiga medelsförvaltning och utlåning till Sollentunahem och Sollentuna Energi AB, anges bl a att kommunledningskontoret ansvarar för att efter framställan från beställaren avgöra om leasingavtal skall träffas. Förutom denna ansvarsfördelning gäller kommunens ordinarie attestinstruktion. Enligt uppgift innebär ovanstående att det är kommunens finanschef som är den som ska teckna leasingavtalen. Enligt uppgift efterlevs dock inte detta fullt ut. Flertal leasingavtal tecknas inom respektive förvaltning inom kommunen och skickas inte vidare till kommunledningskontoret och i nuläget är flertal leasingavtal, enligt uppgift, inte undertecknade av kommunledningskontoret (finanschefen). Inom ramen för denna granskning har vi inte genomfört någon vidare granskning/kontroll avseende att behörig befattningshavare attesterat avtalet. Enligt uppgift, skulle det även förenkla arbetet för Leaseright att samla in och inhämta uppgifter om tecknade leasingavtal inom kommunen, om samtliga leasingavtal fanns samlade på ett ställe inom kommunen. I dagsläget förekommer att Leaseright inte kan göra en fullständig bedömning avseende t ex klassificeringen av ett leasingobjekt i tid utan behöver invänta nödvändiga uppgifter. Sollentuna kommun 5 av 10

8 4.2. Bedömning och redovisning samt upplysning i årsredovisningen avseende leasingavtal sker enligt RKR 13.2 Leaseright hjälper kommunen bedöma och klassificera om avtalen är finansiella eller operationella. Hur leasingavtalen ska bokföras rent tekniskt sköter kommunen själv. För närvarande saknar kommunen skriftliga anvisningar avseende detta. Efter översiktlig analys av kommunens förteckning över leasingavtal har vi valt att granska sex leasingavtal, där vi bedömt störst risk finnas för felklassificering. Vid analys och bedömning av risken för fel har vi främst utgått ifrån typ av objekt, objektets uppskattade ekonomiska livslängd, avtalsperiodens längd samt leasingavgiftens storlek. Avsikten med kontrollen är att bedöma huruvida dessa har klassificerats korrekt samt om de har redovisats i bokföringen i enlighet med RKR Vi har även kontrollerat att erforderliga upplysningar avseende dessa finns i årsredovisningen. Av de sex valda leasingavtalen avsåg fem operationella och ett finansiellt. Resultatet av vårt stickprov visar inte på några direkta felaktigheter. Kommunen har dock inte utfört beräkningar avseende huruvida nuvärdet av minimileaseavgifterna vid leasingavtalets början är större än 80 % av de granskade leasingobjektens vekliga värde, vilket innebär att vi inte har kunnat göra en fullständig bedömning om samtliga granskade leasingobjekt har klassificerats korrekt. I samband med vår granskning har därutöver framkommit att viss risk finns för framtida fel till följd av kommunens hantering/rutin avseende bedömning/klassificering av leasingavtalen. Exempelvis utgår kommunen i ett flertal fall från i huvudsak avtalets längd vid klassificering av leasingavtalet. Detta riskerar att bli felaktigt om t ex kommunens uppskattning redan från början är att en förlängning av avtalet med stor sannolikhet kan behöva göras. Fyra avtal avsåg moduler (uppställningar avseende bl a skolor) där respektive avtals framtida minimilesaseavgifter uppgår till mellan ca 1,9 mnkr till 4,6 mnkr. Avtalsperioden för dessa moduler uppgick till 3 år. Av de uppgifter som framgår av dessa avtal går inte att tydligt påvisa vem av leasegivaren eller leasetagaren som uppbär den huvudsakliga ekonomiska risken. I avtalen står inget om att kommunen har rätt till att förlänga avtalen mot en avgift som är väsentligt lägre än marknadsmässig avgift, vilket är ett kriterium som talar för att det inte är finansiell leasing. Då avtalsperioden uppgår till tre år har kommunen valt att bedöma dessa som operationella, vilket är en korrekt hantering under förutsättning att kommunens avsikt vid avtalets början är att endast utnyttja dessa i tre år. I annat fall behöver hänsyn tas till fler kriterier än enbart avtalsperioden vid klassificeringen. Samtliga fyra avtal är nya och startar hösten 2015 och avslutas Huruvida dessa avtal kommer att förlängas när avtalsperioden gått ut är i dagsläget inte känt, detta kommer enligt uppgift beror på huruvida tidsplanen i renoveringen av skolorna ändras. Vid diskussioner med kommunen framgår att det har förekommit att kommunen historiskt leasat moduler i längre perioder än tre år. Därför finns risk att dessa moduler också kan göra det. Viktigast är att kommunen gör en så rättvis Sollentuna kommun 6 av 10

9 bedömning som möjligt av nyttjandeperioden redan vid avtalets tecknande i avsikt att dessa avtal får rätt klassificering och att kommunen inte fastställer utifrån enbart avtalsperiodens längd. Ett avtal avsåg en massagefotölj där avtalsperioden avsåg tre år och tre månader och där nuvärdet av minimileaseavgifterna uppgick till drygt 100 tkr exkl. moms, d v s överstiger beloppsgränsen för vad som betraktas som väsentligt. Av villkoren för leasingobjektet framgick inte att kommunen har rätt att förlänga leasingavtalet mot en avgift som är lägre än marknadsmässig avgift, vilket talar för att det är en operationell leasing. Ett avtal som avsåg kopiatorer och klassificerats som finansiellt leasingavtal av Leaseright hade ett baspris om ca 12,6 mnkr och avtalsperiod om 3 år och fem månader. Detta avtal har kommunen inte bokfört som ett finansiellt och därmed inte tagit upp dessa kopiatorer i sin balansräkning. Anledningen till detta beror på att kommunen inte betraktat avtalet som ett klassiskt finansiellt avtal utan där en fyrpartsituation gjort att kommunen inte står för den huvudsakliga ekonomiska risken. Vid en genomgång av underliggande tecknade avtal framkommer bl a att kommunen inte har något restvärde avseende dessa kopiatorer utan det är leverantören av kopiatorerna som förbundit sig att förvärva dessa när avtalsperioden gått ut såvida inte kommunen valt att förlänga avtalet. Vi bedömer att hantering rimligen är korrekt och har inte utfört en djupare utredning av fyrpartssituationen mer än att ha tagit del av avtalen. En översiktlig genomgång av kommunens förteckning över operationella leasingavtal i övrigt visar att flertalet har en avtalsperiod om max tre år. Vi har även noterat att flertal objekt har en livslängd som understiger tre år och/eller har ett värde som understiger väsentligt belopp (d.v.s. som ligger under ett basbelopp) och som därigenom får klassificeras som operationell leasing enligt RKR Det kan omnämnas att ca 65 % av objekten i förteckningen avser datautrustning vilket innebär att risken för att dessa är felklassificerade är liten. Sollentuna kommun 7 av 10

10 5. Bedömning 5.1. Avstämning mot kontrollmål Kontrollmål Det finns en samlad förteckning över kommunens samtliga tecknade leasingavtal Kommentar Delvis uppfyllt Senast framtagna förteckning innehållande belopp och övriga uppgifter är per och har tagits fram med hjälp av Leaseright. Vid granskningen har framkommit att förteckningen innehåller ett flertal leasingavtal som saknar underskrift av rätt befattningshavare. Enligt uppgift efterlevs inte kommunens instruktioner avseende undertecknande av leasingavtal fullt ut. Flertalet leasingavtal tecknas inom respektive förvaltning inom kommunen och skickas inte vidare till kommunledningskontoret, i enlighet med kommunens anvisningar. En efterlevnad av kommunens anvisningar skulle även innebära att arbetet för Leaseright att samla in och inhämta uppgifter om tecknade leasingavtal inom kommunen underlättas och påskyndas, då samtliga leasingavtal skulle finnas samlade på ett ställe inom kommunen. Bedömning och redovisning samt upplysning i årsredovisningen avseende leasingavtal sker enligt RKR 13:2 Uppfyllt Leaseright hjälper kommunen bedöma och klassificera om avtalen är finansiella eller operationella. Hur leasingavtalen ska bokföras rent tekniskt sköter kommunen själva. För närvarande saknar kommunen skriftliga anvisningar avseende detta. Vårt stickprov och översiktliga analys av kommunens förtecknade leasingobjekt Sollentuna kommun 8 av 10

11 visar inga direkta fel. Kommunen har inte utfört beräkningar avseende huruvida nuvärdet av minimileaseavgifterna vid leasingavtalets början är större än 80 % av de granskade leasingobjektens verkliga värde, vilket innebär att vi inte har kunnat göra en fullständig bedömning om samtliga granskade leasingobjekt har klassificerats korrekt. Dock indikerar våra iakttagelser avseende flertalet övriga kriterier att korrekt klassificering har skett. I samband med vår granskning har därutöver framkommit att viss risk finns för framtida fel till följd av kommunens hantering/rutin avseende bedömning av leasingavtalen Svar på revisionsfrågan Efter genomförd granskning bedömer vi att kommunens nuvarande rutiner avseende leasingavtal i huvudsak är tillfredsställande men där den interna kontrollen kan stärkas ytterligare. Av de två kontrollmålen som granskats bedöms en vara delvis uppfylld och en är uppfylld. I syfte att stärka den interna kontrollen rekommenderar vi kommunen följande: Att säkerställa att kommunens instruktioner avseende undertecknande av leasingavtal efterlevs. Att ta fram dokumenterade riktlinjer avseende redovisningen av leasingavtal, vilka omfattar den senast utgivna rekommendationen RKR 13:2. Att se över nuvarande rutin vid bedömning av leasingavtal, där fastställande av operationella leasingavtal inte enbart görs utifrån avtalsperioden utan där nyttjandeperioden och övriga kriterier beaktas, vilka framgår av RKR 13:2. Sollentuna kommun 9 av 10

12 Sonja Moré Projektledare Anders Haglund Uppdragsledare Sollentuna kommun 10 av 10