Revisionsrapport. Granskning av leverantörsregister. Sollentuna kommun. pwc

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av leverantörsregister Sollentuna kommun pwc

2 Anders Petersson Anders Haglund Projektledare Uppdragsledare Namn förtydligande Namnförtydligande

3 Innehållsförteckning 1 Inledning l 1.1 Bakgrund i 1.2 Revisionsfråga och kontroll mål i 1.3 Revisionsmetod 1 2 Granskningsrcsultat 2, 2.1 Leverantörsregister och scanningsystem Riktlinjer för upplägg och avslut av leverantörer Avstämning mot kontrollmäl Spridningen av behörighet avseende upplägg och avslut av leverantörer Avstämning mot kontrollmål Kontroll av nya leverantörer Avstämning mot kontrollmål Löpande kontroll av leverantörer Avstämning mot kontrollmål 5 3 Sammanfattande bedömning och rekommendationer 5

4 i Inledning 1.1 Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Sollentuna kommun har PwC genomfört en granskning avseende den interna kontrollen för kommunens leverantörsregister. I kommunens leverantörsregister finns ett stort antal leverantörer som levererar olika typer av varor och tjänster till kommunen. Från internkontrollsynpunkt är det av stor vikt att kommunen har tydliga och dokumenterade regler för upplägg och avslut av leverantörer. Det är även av stor vikt att tillräckliga kontroller görs av leverantörer i samband med upplägg samt att det även sker löpande kontroller. 1.2 Revisionsfråga och kontrollmål Den övergripande revisionsfråga som ska besvaras med anledning av granskningen är: Är den interna kontrollen vad gäller kommunens leverantörsregister tillräcklig? Granskningen syftar till att besvara följande kontrollmål: 1. Det finns tydliga regler/riktlinjer för upplägg och avslut av leverantörer i kommunens leverantörsregister. 2. Spridningen av behörighet avseende upplägg och avslut av leverantörer är ändamålsenlig. 3. Det sker en tillräcklig kontroll av leverantörer i samband med att dessa läggs upp i leverantörsregistret. 4. Det sker en löpande kontroll av leverantörer i kommunens leverantörsregister. 1.3 Revisionsmetod Granskningen genomförs genom intervjuer med ansvariga handläggare samt genom genomgång av styrande och stödjande dokument. Ett antal vcrifieringar har ocksä gjorts i samband med granskningen. 1 av 6

5 Granskning av Levcrantörsrcgistor 2 Granskningsresultat 2.1 Leverantörsregister och scanningsystem I leverantörsregistret, som är en modul i kommunens ekonomisystem Raindancc, finns det i nuläget ca leverantörer och det läggs upp mellan 5-10 nya leverantörer varje dag. Alla i kommunen har tillgång till leverantörsregistret men det är endast de som har särskild behörighet som kan utföra ändringar i registret. I systemet lagras historik på vem som har utfört ändringar. Sedan några år tillbaka scannas kommunens leverantörsfakturor. Scanning sköts av ett upphandlat företag. Varje dag kommer ca 500 leverantörsfakturor till kommunen, vilka vaktmästare sköter sorteringen av. Därefter skickas fakturorna till scanningföretaget som sedan scannar in fakturorna samt lägger in information i systemet Ascendo Invoice. Obligatoriska uppgifter som läggs in är följande: bankgiro/plusgiro, organisationsnummer, fakturanummer, förfallodatum, fakturadatum, fakturabelopp, momsbelopp och referenskod. Under intervjuerna framkom att det ofta är lång ledtid för hela processen, dvs hanteringen av leverantörsfakturor. Det händer relativt ofta att felregistrering sker i samband med inscanning av leverantörsfakturor, exempelvis registreras fel bankgiro- eller plusgironummer. Ett annat problem är att inånga fakturor "fastnar" någonstans på vägen, vilket har uppmärksammats genom att fler betalningspåminnelser har kommit från leverantörerna på senare tid. Handläggarna har då t ex uppmärksammat att ingen ordinarie faktura finns registrerad i systemet. Sakgranskningsattest och kontering av leverantörsfaktura sker oftast av samma person, vilket oftast är den person som har beställt tjänsten eller varan. Därefter går fakturan vidare till närmsta chef för beslutsattest. Behörighetsattest sker automatiskt i systemet genom att utsedda attestanter är behöriga att attestera på vissa konton och kodsträngar. Av intervjuerna framkom att fakturorna ofta cirkulerar runt under en längre tid utan att de blir attesterade. Detta sker trots att systemet är uppbyggt så att påminnelse skickas ut till de berörda med jämna mellanrum. Ett annat problem kan vara att leverantörerna inte har fått rätt fakturaadress, vilket gör att fakturan inte går direkt centralt till kommunen. Det tillhör inte ovanligheten att referenskod inte framgår på fakturan vilket också försvårar hanteringen för handläggarna. Tvistefakturor förekommer hos kommunen, vanligast är det med tvistefakturor inom vård och omsorg samt inom teknik och bygg. Systemet är uppbyggt på ett pedagogiskt och tydligt sätt. Under fliken "överskriden tid" framgår tydligt de fakturor där förfallodatum har överskridits. Här hamnar de fakturor som av någon anledning inte har betalats. Vanligast är att attestering ej skett inom tid men det kan även handla om att fakturan bestrids. Under fliken "utredning" ligger fakturor som har kommit fel. Det går åt mycket tid till att reda ut dessa leverantörsfakturor, dock brukar det ligga max 10 fakturor här. Det finns även en flik som heter "sekretess" där sekretessbclagda fakturor hamnar. Det finns även 2 av 6

6 en flik där representationsfakturorna hamnar. Här görs kontroll av bl a syfte och deltagare. 2.2 Riktlinjer för upplägg och avslut av leverantörer Av intervjuerna framgick att det till viss del finns dokumenterade regler/riktlinjer avseende upplägg och avslut av leverantörer i kommunens leverantörsregister. Dessa regler/riktlinjer kan dock utvecklas. Enligt de intervjuade finns det en tydlig arbetsfördelning och rutiner över hanteringen av leverantörsregistret. När ny personal erhåller behörighet till Raindance så får de gå en intern utbildning för att erhålla den kunskap som krävs. Kontroll mål Avstämning mot kontrollmål i. Det finns tydliga regler/riktlinjer för upplägg och avslut av leverantörer i kommunens leverantörsregister. Kommentar Delvis uppfyllt - Dokumenterade regler/riktlinjer fmns till viss del. Dessa kan dock utvecklas. 2.3 Spridningen av behörighet avseende upplägg och avslut av leverantörer I samband med intervjuerna ställdes frågan hur många personer som kan lägga upp nya leverantörer. Vi fick då svaret att det är totalt sex personer (chef för redovisningsenheten, systemförvaltare, ekonomiassistent och kassapersonal) som har behörighet att lägga upp nya leverantörer men att det enligt kommunens rutiner endast är två av dessa (systemförvaltare och ekonomiassistent) som ska lägga upp nya leverantörer i systemet. Däremot brukar samtliga sex som har behörighet utföra ändringar i registret. Vi ställde även frågan hur många som har behörighet att ta bort leverantörer från systemet och det framgick att det endast är systemförvaltaren som kan ta bort leverantörer från systemet. Borttagning av leverantörer görs då och då samt i mån av tid. Vanligare är dock att passivsätta leverantörer, vilket görs enkelt genom att klicka i en ruta i systemet som gör att leverantören blir passiv. Om kommunen börjar använda leverantören igen så är det lätt att göra den aktiv igen. Samtliga sex personer som har behörighet att lägga upp leverantörer i systemet har även behörighet att passivsätta leverantörerna. Dock är det endast två personer som gör det i praktiken. Då och då görs en manuell genomgång och le verantörer som inte har anlitats på lie år passivsätts. 3 av 6

7 Upplägg, ändringar och avslut av leverantörer görs av cn person, dvs det krävs inte två i förening för att utföra detta. Mycket ansvar läggs därför på de som attesterar fakturorna Avstämning mat konlrolhnäl Kontrollmål 2. Spridningen av behörighet avseende upplägg och avslut av leverantörer är ändamålsenlig. Kommentar Uppfyllt - Granskningen visar att kommunen har sex personer som innehar behörighet till upplägg och avslut av leverantörer men det är endast två som sköter detta i praktiken. 2.4 Kontroll av nya leverantörer Vid intervjuerna framkom det att kontroll görs av nya leverantörer. När första fakturan kommer till kommunen görs en manuell kontroll av det organisationsnummer och bolagsnamn som framgår på fakturan. Kontrollen görs mot antingen "Businesscheck" eller "Alla bolag" som båda är upplysningsföretag där kontroll av bolagets uppgifter kan göras. Bankgironummer kontrolleras mot "Bankgirocentralen", vilket ibland kan vara besvärligt då inte alla bankgironummer fmns där. Plusgironummer kontrolleras mot plusgirocentralen, men även detta kan vara problematiskt då inte heller här samtliga nummer finns. Kommunen har även via företaget Inyett AB börjat genomföra kontroller av dc utbetalningar som görs till leverantörer. Kontroll sker då bl a av plusgiro/bankgiro, organisationsnummer etc. Det sker även en del utbetalningar till privatpersoner i form av utanordningar från leverantörsreskontran. Kontroll görs då av namn och personnummer i samband med utbetalningen Avstämning mot kontrollmål Kont roll mal 3. Det sker cn tillräcklig kontroll av leverantörer i samband med att dessa läggs upp i leverantörsregistret. Kommentar Delvis uppfyllt - Granskningen visar att kommunen utför kontroll av bl a bolagsnamn och organisationsnummer. Dock bör kommunen hitta en rutin för att även mer konsekvent kontrollera bankgiro- och plusgironummer. Vissa åtgärder har hittills genomförts för att förbättra dessa kontroller. 2.5 Löpande kontroll av leverantörer Av intervjuerna framgår att det inte görs några löpande kontroller konsekvent av befintliga leverantörer. Kontroller sker när "tillfälle ges". Kommunen tar dock varje 4 av 6

8 månad ut en lista över ändrade leverantörer där vissa kontroller görs, dessa är dock inte heltäckande. Med tanke på att endast ca st leverantörer av totalt de st som fmns i leverantörsregistret varit aktuella under 2012 gör vi bedömningen att en genomgång/uppdatering bör göras av upplagda leverantörer Avstämning mot kontrollmål Kontrollmål 4. Det sker en löpande kontroll av leverantörer i kommunens leverantörsregister. Kommentar Delvis uppfyllt - Granskningen visar att vissa kontroller görs men att de löpande kontrollerna kan förbättras. 3 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att den interna kontrollen gällande kommunens leverantörsregister i huvudsak är tillräcklig. Nedan följer en avstämning gentemot tidigare formulerade kontrollmål utifrån det som framkommit i samband med granskningen: 1. Det finns tydliga regler/riktlinjer för upplägg och avslut av leverantörer i kommunens leverantörsregister. Delvis uppfyllt - Dokumenterade regler/riktlinjer finns till viss del. Dessa kan dock utvecklas. 2. Spridningen av behörighet avseende upplägg och avslut av leverantörer är ändamålsenlig. Uppfyllt - Granskningen visar att kommunen har sex personer som innehar behörighet till upplägg och avslut av leverantörer men det är endast två som sköter detta i praktiken. 3. Det sker en tillräcklig kontroll av leverantörer i samband med att dessa läggs upp i leverantörsregistret. Delvis uppfyllt - Granskningen visar att kommunen utför kontroll av bl a bolagsnamn och organisationsnummer. Dock bör kommunen hitta en rutin för att även mer konsekvent kontrollera bankgiro- och plusgironummer. Vissa åtgärder har hittills genomförts för att förbättra dessa kontroller. 4. Det sker en löpande kontroll av leverantörer i kommunens leverantörsregister. Delvis uppfyllt - Granskningen visar att vissa kontroller görs men att de löpande kontrollerna kan förbättras. Efter genomförd granskning rekommenderar vi kommunstyrelsen att: 5 av 6

9 Upprätta fullständiga styrdokument med regler/riktlinjer avseende upplägg och avslut av leverantörer. Upprätta en rutin för att kontrollera bankgiro- och plusgironummer mer konsekvent. Urvalsmässigt genomföra löpande kontroller av befintliga leverantörer. Detta är särskilt angeliiget dä endast ca st leverantörer av de totalt ca st leverantörer som finns i leverantörsregistret varit aktuella under Säkerställa att tvåhandsprincipen tillämpas vid upplägg av nya leverantörer i leverantörsregistret. 6 av 6

10