Revisionsrapport. Jämtlands läns landsting. Granskning av Rutiner för skanning av fakturor Ante Strängby

Transkript

1 Revisionsrapport Ante Strängby Granskning av Rutiner för skanning av fakturor Jämtlands läns landsting

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning Sammanfattade revisionell bedömning Inledning Bakgrund och revisionsfråga Avgränsning och revisionsmetod Resultat av granskning Skanning av fakturor Revisionell bedömning Hantering av elektroniska fakturor Leverantörsfakturaportal och ekonomisystem Hantering av leverantörsfaktura i leverantörsfakturaportalen Revisionell bedömning Intern kontroll Revisionell bedömning...9

3 1. Sammanfattning och revisionell bedömning Landstingsfullmäktige beslutade i februari 2003 att skanning av leverantörsfakturor skulle införas inom landstinget. Idag utförs skanning av leverantörsfakturor på entreprenad av Schlumberger Sema Infodata i Strömsund och leverantörsfakturaportalen (LFP) är det webbaserade system som hanterar elektroniska fakturor inom Jämtlands läns landsting. Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har av landstingets revisorer fått i uppdrag att granska och bedöma rutinerna och organisation för detta. Den revisionsfråga som skall besvaras är om den interna kontrollen och ändamålsenligheten är tillfredsställande tillgodosedd i rutinerna för skanning och elektronisk fakturahantering. 1.1 Sammanfattade revisionell bedömning Efter utförd granskning är vår sammanfattande revisionella bedömning att den interna kontrollen och ändamålsenligheten är tillfredsställande tillgodosedd i rutinerna för skanning och elektronisk fakturahantering, dock anser vi att det på några områden finns möjligheter till förbättringsåtgärder. Vad som ligger till grund för detta uttalande är främst (för mer detaljer hänvisas till rapporten): - De tekniska detaljer i systemet som förbättrar förutsättningarna för den interna kontrollen - bl a sökmöjligheter, spårbarhet, loggningslistor och elektroniska attester. - Att landstinget i hanteringen av elektroniska fakturor lagt in momentet utbetalningskontroll, som bl a innebär att minst två personer måste vara inblandad i kedjan för hantering av leverantörsfakturor. - En till antal personer och enhet begränsad behörighetsadministration (och hantering för upplägg av nya leverantörer) samt en behörighetsadministration som till stor del är gemensam med ekonomisystemet. - Projektet som sådant som från förstudie till implementering bedömts som välstrukturerat och genomarbetat. - Utarbetade rutiner och organisation för support till användare. 1

4 Inom följande områden gör vi bedömningen att ytterligare överväganden och tydliggöranden behöver göras: - När det gäller leverantörsfakturor som riskerar att inte betalas i tid anser vi att rent praktiskt måste ansvaret ligga på den centrala administrationen, där de tekniska förutsättningarna för denna kontroll är störst. - När det gäller momentet utbetalningskontroll anser vi det finnas en viss otydlighet, dels avseende innebörden i momentet men även om kontrollen skall omfatta alla fakturor eller om den kan utföras stickprovsmässigt. Av Attest- och utbetalningsreglementet och dess tillämpningsanvisningar framgår att förutom attestanten krävs ytterligare en person som kontrollerar och signerar underlaget (utbetalningskontroll). Vidare framgår att utbetalningskontrollen skall omfatta en fullständighets- och rimlighetsbedömning, att utbetalningskontrollen innebär en kontroll av attestanterna och att den får utföras genom oregelbundna stickprovskontroller. Vid frågor till utbetalningskontrollanter framgår även där att olikheter förekommer både vad gäller kontrollens innebörd och om den utförs på samtliga fakturor eller stickprovsmässigt. Vi föreslår en tydligare beskrivning av momentets innebörd och omfattning och anser att kontrollen kan utföras stickprovsmässigt. - När det gäller organisationen kring utbetalningskontrollen, om den ska utföras decentraliserat eller centralt, anser vi att överväganden bör göras om inte den ska utföras centralt då kontrollen skulle kunna bli mer ekonomiskt effektiv. Med den elektroniska fakturahanteringen finns rutiner som automatiskt kontrollerar att rätt person är attestant. För de övriga kontroller som utförs av utbetalningskontrollanten är sannolikt inte nyttan av verksamhetskännedom vid decentraliserad hantering större än den extra kontrollkostnaden för att flera personer utför kontrollen. - Det finns fortfarande vissa typer av fakturor där inte rutinerna är helt utarbetade. Detta gäller t ex inte helt fullständiga fakturor (t ex kontokortsfakturor) men även mobiltelefonfakturor med egna samtal, bensinkortsfakturor mfl. Arbetet med dessa rutiner får fortsätta. 2

5 2. Inledning 2.1 Bakgrund och revisionsfråga Landstingsfullmäktige beslutade i februari 2003 att skanning av leverantörsfakturor skulle införas inom landstinget. Idag utförs skanning av leverantörsfakturor på entreprenad av Schlumberger Sema Infodata i Strömsund och leverantörsfakturaportalen (LFP) är det webbaserade system som hanterar elektroniska fakturor inom Jämtlands läns landsting. Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har av landstingets revisorer fått i uppdrag att granska och bedöma rutinerna och organisation för detta. Den revisionsfråga som skall besvaras är om den interna kontrollen och ändamålsenligheten är tillfredsställande tillgodosedd i rutinerna för skanning och elektronisk fakturahantering. 2.2 Avgränsning och revisionsmetod Granskningen omfattar systemet för hantering av elektroniska fakturor, leverantörsfakturaportalen (LFP). Granskningen har genomförts med dokumentstudier och intervjuer. 3. Resultat av granskning 3.1 Skanning av fakturor Enligt underlag i förstudien och beslut i landstingsfullmäktige skulle tjänsten skanning av fakturor upphandlas. Skanning utförs av entreprenör (Schlumberger Sema Info Data i Strömsund) med bred erfarenhet. Beslut om att upphandla tjänsten skanning av fakturor motiveras av att det enligt Etapp1, Slutrapport inte framkommit några belägg för att skanningsarbetet ska bedrivas i egen regi. Framförallt för att skanningstjänst på entreprenad ses som det mest ekonomiskt fördelaktiga samt att det är mindre svårhanterligt avseende arbetets utförande och krav på IT-struktur och utrustning. Faktureringsadress för leverantörsfakturor är Jämtlands läns landsting, Box 910, Östersund, vilket gör att landstinget inte är lika beroende av samma leverantör av tjänsten skanning av fakturor (jmfr Östersunds kommun som har postort Strömsund). Att byta leverantör innebär inte samma administrativa merkostnad. Frakt av fakturor till Strömsund sker med JLLs interna slingbil som dagligen besöker länets alla hälsocentraler Revisionell bedömning Vi bedömer att fattade beslut om upphandling av skanningstjänst, val av faktureringsadress och rutin för frakt av fakturor är väl underbyggda, motiverade och ändamålsenliga. 3

6 3.2 Hantering av elektroniska fakturor Leverantörsfakturaportal och ekonomisystem JLL har Raindance som ekonomisystem och leverantörsfakturaportalen (LFP), som hanterar elektroniska fakturor, är en webbapplikation med gränssnitt mot Raindance modul leverantörsreskontra. Detta innebär att hantering av en skannad faktura i leverantörsfakturaportalen parallellt ger upphov till konteringar mm i Raindance. Många versioner av leverantörsfakturaportalen är testade och den som finns nu anses enligt projektledning fungera tillfredsställande Hantering av leverantörsfaktura i leverantörsfakturaportalen Nedan visas en översikt av momenten i leverantörsfakturaportalen. Momenten kommenteras på nästa sida. Leverantörsfakturaportalen Raindance Skanning av faktura, Schlumberger Sema 1. Inläsning av skannad faktura i leverantörsfakturaportalen. Ankomstregistrering (med tillhörande kontering) sker i Raindance 2. Användaren får ett e- postmeddelande om NY FAKTURA att behandla. 3. Inloggning i leverantörsfakturaportalen 4. Leveranskontroll 5. Kontering 6. Attest 7. Cirkulera fakturan med eller utan sekretess 8. Utbetalningskontroll 9. Signering Konteringar etc skapas i Raindance samtidigt som signering sker i leverantörsfaktura portalen. Betalning sker i Raindance 4

7 1. Inläsning av skannade fakturor. För ej korrekt inlästa/tolkade fakturor finns särskild rutin. Se vidare under avsnitt E-post meddelande kommer om att fakturor erhållits i vanliga e-posthanteraren. Uppgifter på fakturan (kostnadsställe +citrixanvändar ID) avgör vem som blir mottagare. 3. Inloggning i leverantörsfakturaportalen sker med samma användarnamn som i Citrixnätverket och med samma lösenord som i Raindance. Se vidare under avsnitt Leverantörskontrollen är det moment som innebär ett intygande om att landstinget tillgodogjorts det som beställts. Momentet finns beskrivet i JLLs Attest och utbetalningsreglemente. 5. Kontering sker som vanligt men med sökfunktioner för respektive koddelsrubrik, detta är en förbättrad möjlighet i det nya systemet. 6. Attesten är intygandet om att den ekonomiska händelsen är i enlighet med gällande regler och beslut samt att erforderliga kontroller gjorts på ett korrekt sätt och av rätt person, attest utförs för varje konteringsrad. Attest och attest med elektronisk signatur finns beskrivet i JLLs Attest- och utbetalningsreglemente. Momenten 4,5 och 6 kan utföras av en eller flera personer. 7. Att cirkulera en faktura innebär att den skickas till nästa person som skall utföra ett moment. Detta kan ske redan under momenten 4, 5 och 6. För cirkulering av fakturor med sekretessbelagda uppgifter finns särskild rutin. Se vidare under avsnitt Utbetalningskontroll är en ytterligare kontroll som utförs och innebär en kontroll av attestanterna och skall enligt Attest och utbetalningsreglementet omfatta en fullständighetsoch rimlighetsbedöming. Utbetalningskontrollen förutsätter att attest fullgjorts och måste utföras av någon annan en den som attesterat. Momentet finns beskrivet i JLLs Attest och utbetalningsreglemente. Se vidare under avsnitt Signering av fakturor innebär att de fakturor där attest och utbetalningskontroll utförts skickas för betalning och att redovisningsinformation överförs till Raindance. I användarmanualen finns inte beskrivet hur man gör då rutinerna avviker från normalfallet, t ex en faktura som inte kan godkännas för attest eller utbetalningskontroll. Den rutin som används i sådana specialfall är att användaren kontaktar systemförvaltarorganisationen för att få hjälp med problemet Revisionell bedömning JLL har under lång tid arbetat tillsammans med WM-data för att få fram en version av Leverantörsfakturaportalen som fungerar tillfredsställande. Idag är bedömningen att systemet och kopplingen till ekonomisystemet fungerar bra. 5

8 3.3 Intern kontroll Inom ramen för tillfredsställande tillgodosedd intern kontroll i rutinerna har ett antal kontrollmål ställts upp. Dessa kontrolleras och bedöms nedan: Finns ett attestreglemente som tar hänsyn till nya rutiner med bla elektroniska attester? Ett nytt Attest och utbetalningsreglemente har antagits som tar hänsyn till elektroniska attester och övriga moment i hanteringen av elektroniska fakturor, t ex leveranskontroll, attest och utbetalningskontroll. Finns rutiner för hantering av ej korrekt tolkade fakturor? Rutiner finns för hantering av fakturor som ej tolkats korrekt eller där leverantör ej finns i leverantörsregistret. En fakturas uppgifter måste tolkas korrekt till 100 % för att inte hamna i den meny som benämns fakturaportalen. Denna portal administreras enbart av 4 personer på landstingets kansli. Dessa personer rättar felaktiga fakturor och skickar dem sedan vidare till mottagarens brevlåda i LFP. Sker upplägg av ny leverantör och behörighetsadministration på ett ur intern kontrollsynpunkt tillfredsställande sätt? Leverantörsupplägg sker enbart på Landstingets kansli av de fyra personer som administrerar LFP. Behörighetsadministrationen sker i ekonomisystemets behörighetsfunktion, så enligt upp uppgift innebär detta inte så mycket extraarbete. För LFP finns fyra områden för behörighet: - För att överhuvudtaget komma in i LFP krävs behörighetsnivå 0 eller 1. - Nivå som styr vad som får göras: behörighetsnivå 1 innebär att endast leveranskontroll kan utföras, behörighetsnivå 2 innebär en rätt att utföra attest på de kostnadsställen som finns upplagda för personen, behörighetsnivå 3 = innebär attesträtt som ovan fast man har även behörighet att se sekretessfakturor. - Nivå för de personer som får utföra utbetalningskontroller (behörighetsnivå = 4) - Ytterligare en behörighet finns som innebär att man kan se allt (även sekretessfakturor) men inte utföra något. Används av revisorer. Är attestantförteckningar underlag för behörighetsadministration i leverantörsfakturaportalen? Attestantförteckningen är huvudunderlag för behörighetsadministrationen på kostnadsställenivå men då det förekommer att chefer delegerar attesträtt på projekt och/eller objekt överensstämmer inte behörighetsadministrationen helt med attestantförteckningarna. Detta innebär att på vissa kostnadsställen kan personer med attesträtt på endast ett särskilt projekt även kontera på andra projekt. Detta problem bedöms som ringa men är ett avsteg från en ideal situation. Från början var tanken att beslutade attestantförteckningar fullt ut skulle vara underlag för behörighetsadministration i LFP, men då detta bedömdes bli för administrativt omfattande blev det inte så. 6

9 Är fler än en person inblandad i kedjan för hantering av en leverantörsfaktura? De obligatoriska momenten attest och utbetalningskontroll kan inte utföras av samma person varför fakturan alltid måste passera två personer innan betalning kan ske. Är rutinerna för utbetalningskontroll effektiva och ändamålsenliga samt tillfredsställande ur internkontroll perspektiv? När det gäller organisationen kring utbetalningskontrollen, om den ska utföras decentraliserat eller centralt, anser vi att överväganden bör göras om inte den kan utföras centralt då kontrollen då skulle bli mer ekonomiskt effektiv. Med den elektroniska fakturahanteringen finns rutiner som automatiskt kontrollerar att rätt person är attestant. För de övriga kontroller som utförs av utbetalningskontrollanten är sannolikt inte nyttan av verksamhetskännedom vid decentraliserad hantering större än den extra kontrollkostnaden för att flera personer utför kontrollen. När det gäller momentet utbetalningskontroll anser vi det finnas en viss otydlighet, dels avseende innebörden i momentet men även om kontrollen skall omfatta alla fakturor eller om den kan utföras stickprovsmässigt. Av Attest- och utbetalningsreglementet och dess tillämpningsanvisningar framgår att förutom attestanten krävs ytterligare en person som kontrollerar och signerar underlaget (utbetalningskontroll). Vidare framgår att utbetalningskontrollen skall omfatta en fullständighets- och rimlighetsbedömning, att utbetalningskontrollen innebär en kontroll av attestanterna och att den får utföras genom oregelbundna stickprovskontroller. Vid frågor till utbetalningskontrollanter framgår även där att olikheter förekommer både vad gäller kontrollens innebörd och om den utförs på samtliga fakturor eller stickprovsmässigt. Vi föreslår en tydligare beskrivning av momentets innebörd och omfattning och anser att kontrollen kan utföras stickprovsmässigt. Finns rutiner för hantering av fakturor med sekretessbelagda uppgifter? För att sekretessbelägga en faktura måste en särskild behörighet innehas. Då en faktura sekretessbelagts behövs en särskild behörighet för att kunna se fakturan i läsbart skick. Rutinerna för hantering av fakturor med sekretessbelagda uppgifter bedöms som tillfredsställande. Uppfylls Kommunala redovisningslagens krav på ankomstregistering i det nya systemet? Enligt lagen om kommunal redovisning 2 kap, 9 skall kontanta in- och utbetalningar bokföras senast påföljande arbetsdag. Fordringar och skulder samt övriga ekonomiska händelser skall bokföras så snart det kan ske. Till övriga ekonomiska händelser räknas bland annat inkomna leverantörsfakturor. Bokföring så snart det kan ske innebär för leverantörsfakturor i princip att de skall bokföras samma dag som fakturan anländer. I JLLs system sker ankomstregistrering av alla fakturor som skannas och hanteras i leverantörsfakturaportalen. Viss fördröjning sker med anledning av att fakturan anländer till landstinget för vidarebefordran till Strömsund och eventuellt till följd av Semas hantering vid inskanningen av leverantörsfakturor. Vi bedömer inte rutinerna avvika från lagens intentioner. 7

10 Finns en organisation uppbyggd som kan ge support till användare? Organisation finns för att ta hand om intern support vid skarp drift. En extra projektanställning har skett på landstingets kansli som enbart ska arbeta med detta under de kommande sex månaderna. Utöver detta har varje förvaltning som driftsätter elektronisk fakturahantering en egen pilotenhet som ska vara ett första stöd och svara på frågor inom respektive förvaltning. Finns ändamålsenlig användardokumentation? Vi bedömer att framtagen användarmanual för leverantörsfakturaportalen är väl genomarbetad. Detta bekräftas vid fråga till användare som även de anser att manualen är bra. Är rutiner för inloggning i leverantörsfakturaportalen tillfredsställande? Rutinerna är de samma för leverantörsfakturaportalen och ekonomisystemet Raindance och följer JLLs allmänna regler för lösenord. Finns möjligheter att manuellt komplettera en leverantörsfaktura med information? Ja, det finns. Detta kan användas för att t ex vid representation uppge vad det avser och deltagare, hänvisning till beslut etc. Finns rutiner för att inte fakturor blir liggande i någon brevlåda och inte betalas i tid? Ja, det finns. I användarmanualen finns beskrivet hur man gör då man ska vara borta och vill hänvisa sina fakturor som kommer till brevlådan till annan. Om personen inte själv hänvisat finns följande uppföljning. Dels har den så kallade EKO-Roten enligt överenskommelse ett visst ansvar för sådana situationer. Störst ansvar för att detta inte inträffar är närmaste chef. Slutligen har vi den centrala administrationen där kontinuerlig uppföljning sker av LFP:s fakturacentral = övervaka användarnas antal fakturor i brevlådan, hur länge de har legat samt om de är på väg att förfalla eller har förfallit. Vid behov kan brevlåda stängas och fakturorna massflyttas till annan brevlåda. När det gäller leverantörsfakturor som riskerar att inte betalas i tid är vår bedömning att rent praktiskt måste ansvaret ligga på den centrala administrationen, där de tekniska förutsättningarna för denna kontroll är störst. I vissa fall är inte inkommande fakturor fullständiga (gäller t ex kontokortsfakturor) och behöver kompletteras. Finns särskilda rutiner för detta? För närvarande pågår en rutinframställning för denna typ av fakturor. Komplettering av elektronisk faktura ska då, enligt tanke, ske med egen skanner. Sker arkivering av fakturor på ett ur internkontrollsynpunkt tillfredsställande sätt? Arkivering av pappersfaktura med återsökningsmöjlighet i 10 år ingår i upphandlingen med Sema. När det gäller de elektroniska fakturorna planeras dessa lagras inom JLL på CD, DVD eller liknande. 8

11 3.3.1 Revisionell bedömning Genom att hantera leverantörsfakturor elektroniskt förbättras generellt den interna kontrollen. Detta beroende på att system för elektronisk fakturahantering innebär att: - det är enklare att söka fakturor och snabbt och enkelt att få tillgång till dem. - spårbarheten ökar, dvs att du får en bättre kontroll över var en ej färdigbehandlad faktura befinner sig. - loggningslistor kan erhållas som innebär att det i efterhand går att verifiera hur en faktura hanterats - användande av elektroniska attester är säkrare ur intern kontrollsynpunkt än namnteckning - automatisk ankomstregistrering sker För Jämtlands läns landsting är detta inget undantag, möjligheterna till en förbättrad intern kontroll ökar med införande av elektronisk leverantörsfakturahantering. Efter utförd granskning är vår sammanfattande revisionella bedömning att den interna kontrollen och ändamålsenligheten är tillfredsställande tillgodosedd i rutinerna för skanning och elektronisk fakturahantering, dock anser vi att det på några områden finns möjligheter till förbättringsåtgärder. Källor Slutrapport Scanning av leverantörsfakturor, etapp 1, Förstudie Elektronisk fakturahantering, Manual Fakturaportal version 0.102, preliminär Manual Nyregistrering av leverantör Manual Nyregistrering av leverantör utland Manual Nyregistrering av leverantör factoring Attest- och utbetalningsreglemente Träff och frågor till projektledning (Peter Ahlberg och Karin Salomonsson) Frågor till 5 användare Frågor till 4 behörighetskontrollanter 9