Revisionsrapport Leverantörsfakturor Sundsvalls kommun Anneth Nyqvist Maj 2015

Transkript

1 Revisionsrapport Anneth Nyqvist Leverantörsfakturor Sundsvalls kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfråga Avgränsning Metod Granskningsresultat Rutiner kring fakturaflödet Finns det dokumenterade riktlinjer kring hantering av leverantörsfakturor? Finns rutiner för systematisk uppföljning av riktlinjerna/anvisningarna? Uppfyller fakturorna kraven på en fullständig verifikation? Sker utbetalning av leverantörsfakturor utifrån tillräckliga underlag, av behörig och under kontrollerade former?... 7 Sundsvalls kommun

3 1. Sammanfattande bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har genomfört en granskning avseende leverantörsfakturor. Granskningen syftar till att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig avseende system och rutiner för hantering av leverantörsfakturor. Granskningen har resulterat i följande iakttagelser och bedömningar: - Den övergripande hanteringen av leverantörsfakturaflödet fungerar i stort sett på ett tillfredsställande sätt. - Det finns dokumenterade riktlinjer kring av hantering av leverantörsfakturor med undantag av fakturor avseende representation. - Rutinerna för manuella uppföljningar och kontroller kan förbättras. I 2015 års intern kontrollplaner är det endast koncernstaben, stadsbyggnadsnämnden och lantmäterinämnden som har kontroller gällande fakturahantering. - Fakturorna uppfyller kraven på en fullständig verifikation. Vad vi har uppfattat vid intervjuer har instruktioner gällander kontering av representation varit otydliga vilket också granskningen visar på. - Utbetalningen av leverantörsfakturor sker utifrån tillräckliga underlag och av behörig person. Det baserar vi på att systemetet endast tar med fakturor som är klarmarkerade för betalning och att betalningar endast kan utföras med tillräcklig behörighet. - När det gäller utbetalningar från ProCapita bedömer vi att kontrollrutinerna kan förstärkas. Nuvarande kontroller utförs i efterhand och den person som skickar filen har inga underlag att kontrollera utifrån. Bedömningarna avseende ProCapita bygger på en översiktlig granskning. För att kunna göra en bättre bedömning av hanteringen i ProCapita behöver en mer djupgående granskning göras. Sammanfattningsvis bedömer vi att den interna kontrollen gällande system och rutiner för hantering av leverantörsfakturor delvis är tillräcklig. I syfte att utveckla verksamheten lämnar vi följande förslag till åtgärder: - De automatiserade rutinerna vid inläsning av fakturor kan behöva kompletteras med manuella rutiner, exempelvis bör det finnas en checklista över att fakturor från vanligt förekommande leverantörer och med hög periodicitet har blivit inlästa. - Manuella kontroller gällande fakturahantering bör finnas på samtliga nämnder/- förvaltningar. - Anvisningarna bör kompletteras med information kring vilka uppgifter som krävs för fakturor som avser representation, kurser m m. Kontering av representation och interna kurser/konferenser bör förtydligas för att säkerställa en enhetlig kontering och korrekta momsavdrag. Det bör också förtydligas att en person som deltar inte bör attestera fakturan. - Betalningsrutinerna vid utbetalning från ProCapita bör utredas ytterligare för att säkerställa en säker hantering. Sundsvalls kommun 1 av 8

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Av kommunallagen framgår att kommunens nämnder och styrelser ska ha kontroll över sin verksamhet. Detta innebär att nämnderna själva ansvarar för att ha en ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt, att det finns säkra rutiner som förhindrar förluster och som säkerställer att redovisningen är rättvisande. Rutiner och system för hantering av leverantörsfakturor och utbetalningar avseende sådana utgör ett väsentligt riskområde. Att ha väl fungerande rutiner och system är således viktigt för att upprätthålla en säker hantering av leverantörsfakturor och utbetalningar relaterade till dessa. Revisorerna har i sin väsentlighets- och riskanalys identifierat behov av att granska om den interna kontrollen avseende hantering av leverantörsfakturor är tillräcklig Syfte och revisionsfråga Granskningen syftar till att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig avseende system och rutiner för hantering av leverantörsfakturor. Följande kontrollmål ska besvaras: - Det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hantering av leverantörsfakturor. Anvisningarna omfattar även hantering av s k förtroendekänsliga poster. - Finns systematisk uppföljning av anvisningarna? - Fakturorna uppfyller kravet på en fullständig verifikation vad gäller s k förtroendekänsliga poster, bl a med avseende på angivande av syfte och deltagare, beslut samt att korrekt momsavdrag görs. - Utbetalningar av leverantörsfakturor sker utifrån tillräckliga underlag, av behörig person och under kontrollerade former Avgränsning Granskningen omfattar kommunstyrelsen och samtliga nämnder. Granskningen genomförs på central nivå och de rutiner och kontroller som finns för att stödja respektive nämnd samt Individ- och familjeomsorgen Metod Dokumentstudier av styrande/stödjande dokument. Intervjuer har genomförts med sektionschef för Service och Teknik/Addera/-Ekonomiservice och enhetschef mottagningsgrupp för ekonomiskt stöd. Vi har granskat 56 stycken slumpmässigt utvalda leverantörsfakturor, främst från kontogrupperna 70 resor, 71 representation och 64 förbrukningsmaterial. Vidare har vi granskat 14 fakturor från ett urval restauranger i Sundsvall där kontering har skett på annat konto än 711 representation. Sundsvalls kommun 2 av 8

5 3. Granskningsresultat 3.1. Rutiner kring fakturaflödet Samtliga fakturor hanteras i Raindanceportalen med undantag av klientrelaterade fakturor som hanteras i försystemet ProCapita. 43 % av fakturorna är elektroniska (e-fakturor) medan övriga fakturor skannas externt. Samtliga fakturor blir inlästa i Raindance automatiskt via fil. Undantaget är fakturor avseende inkasso som inkommer via vanlig postgång och skannas på ekonomiservice. Fakturorna ankomstregistreras, och via ett referensnummer som ska finnas på fakturan, identifieras sakgranskningsattestanten. Ekonomiservice åtgärdar fakturor som saknar referensnummer eller av annan anledning inte går vidare till sakgranskningsattestanten. Ekonomiservice gör en löpande uppföljning av hur stor andel av fakturorna som saknar referens, förnärvarande 6,5 % av samtliga fakturor. Fakturafiler uppdateras två gånger dagligen och om det inte kommer någon fil sker felsökning. Det finns dock en risk att fakturor av någon anledning inte kommer med i fakturafilen och att kommunen kan få dröjsmålsräntor och kostnader för inkasso för att fakturorna inte betalas i tid. Inom socialförvaltningen hanteras klientrelaterade fakturor i försystemet Procapita, både fakturor kopplade till försörjningsstöd men även köp av externa vårdplatser. Attester och kontroller utförs manuellt i ProCapita och det är viktigt att de rutiner som finns kring hantering av leverantörsfakturor och attester även fungerar i sidoordnade system. Hanteringen är manuell, men följer tillämpningsanvisningarnas krav på att minst två personer ska attestera en faktura. Bidrag till föreningar hanteras genom en inläsning av betalningsfil från verksamhetssystemet till Raindance. Ekonomiservice stämmer av om föreningen har skulder till kommunen, och i förekommande fall sker en kvittning, innan utbetalning sker. Förvaltningen skickar med ett attesterat underlag som Ekonomiservice stämmer av innan utbetalningen verkställs. Sekretessbelagda fakturor hanteras i portalen. Utifrån leverantör och referens finns möjlighet att styra att en faktura ska bli sekretessbelagd redan vid ankomstregistrering. I de fall en faktura redan är registrerad finns möjlighet att ändra den till sekretess. Ekonomiservice gör inga kontroller av att sekretessbelagda fakturor hanteras korrekt utan det ansvaret åvilar förvaltningarna. Ekonomiservice gör inga övergripande kontroller av fakturor. Det är endast 7 % av fakturorna som kräver någon form av formell hantering av och då beror 6,5 % på att fakturan saknas referens. Det är upp till den som beställer vara/tjänst från ny leverantör att kontrollera att leverantören har F-skatt. Om en ny leverantör saknar F-skatt, görs ingen utbetalning från Raindance utan beslutsattestanten/sakgranskaren får istället ett löneavdrag och får betala fakturan privat. Sundsvalls kommun 3 av 8

6 Bedömning Den övergripande hanteringen av leverantörsfakturor fungerar på ett tillfredsställande sätt. Vi bedömer att den övergripande hanteringen av leverantörsfakturor i stort sett fungerar på ett tillfredsställande sätt. De automatiserade rutinerna kan dock behöva kompletteras med manuella rutiner, exempelvis bör det finnas en checklista över att fakturor från vanligt förekommande leverantörer och med hög periodicitet har blivit inlästa Finns det dokumenterade riktlinjer kring hantering av leverantörsfakturor? Sundsvalls kommun har ett attestreglemente (fullmäktige ) samt tillämpningsanvisningar(kommunstyrelsen ). Ekonomiservice har tagit fram en rutinbeskrivning av Hantering av elektroniska fakturor i Raindance fakturaportal. Det finns tydliga instruktioner och bilder på olika moment. På intranätet finns under elektronisk leverantörfaktura uppgifter om vad en faktura ska innehålla och det finns även instruktioner gällande s k bluffakturor. Det finns även ett litet gult kort framtaget där det framgår vilka krav som ställs på en fakturas innehåll. En grundutbildning erbjuds samtliga nyanställda vid ca 8 utbildningstillfällen per år. Det förekommer även att förvaltningar bjuder in ekonomiservice för fördjupade utbildningar. I utbildningarna ingår även rutiner kring moms, representation, personliga utlägg etc. Även upphandlingsenheten erbjuder löpande utbildningar som omfattar dessa områden. I tillämpningsanvisningar till attestreglemente finns exempel på vilka egna kostnader och utlägg i tjänsten attestant ej ska attestera. Det finns inga funktioner i Raindance för att fullt ut kunna förhindra attest av egna utlägg. Ekonomiservice på minner om de rutiner som finns vid utbildningar men det kan förekomma ändå. När fakturor avser chefens personliga utlägg ska chefen sakgranska fakturan och överordnad chef beslutsattesterar. Men det är upp till sakgranskare oc h chef att själva uppmärksamma att fakturan är personlig. För representationskonton finns det pop-upfönster i Raindanceportalen där det framgår att deltagare och syfte måste anges, men det finns inga krav på att det måste fyllas i för att fakturan ska kunna godkännas för betalning. Sundsvalls kommun 4 av 8

7 Bedömning Det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hantering av leverantörsfakturor. Anvisningarna omfattar även hantering av s k förtroendekänsliga poster. Vi bedömer att det finns dokumenterade riktlinjer kring av hantering av leverantörsfakturor i tillräcklig omfattning. Då attestreglemente och tillämpningsanvisningar är några år gamla anser vi dock att de kan uppdateras, framförallt utifrån att en större del av hanteringen av fakturor sker elektroniskt. Exempelvis bör manuella namnteckningar användas i begränsad omfattning. Anvisningarna bör kompletteras med vilka uppgifter som krävs för fakturor som avser representation, kurser m m Finns rutiner för systematisk uppföljning av riktlinjerna/anvisningarna? Av attestreglementet framgår att nämnder och styrelser är skyldiga att se till att bestämmelserna i detta reglemente följs och att tillämpliga attestmoment utförs. I nämndernas intern kontrollplaner för 2015 är det endast koncernstaben, stadsbyggnadsnämnden och lantmäterinämnden som har någon uppföljning av fakturahanteringen. I uppföljningen ingår stickprovskontroller av representation, hotell, resor, utbildningar, moms, F-skatt m m. I kommunstyrelsens intern kontrollplan ingår stickprovsuppföljningar av att attestreglementet följs. Ekonomiservice utför på eget initiativ kontroller av exempelvis representation, moms och egna utlägg sporadiskt, oftast när det finns praktikanter på avdelningen. Bedömning Finns rutiner för systematisk uppföljning av riktlinjerna/anvisningarna Vi bedömer att rutinerna för systematisk uppföljning kan förbättras. I 2015 års intern kontrollplaner är det endast koncernstaben, stadsbyggnadsnämnden och lantmäterinämnden som har kontroller gällande fakturahantering. Vi anser att manuella kontroller gällande fakturahantering bör finnas på samtliga nämnder/- förvaltningar Uppfyller fakturorna kraven på en fullständig verifikation? Kraven på vilken information en faktura ska innehålla finns i Lagen om kommunal redovisning (KRL) 2 kap 4 andra stycket: Verifikationen skall innefatta uppgift om när den har sammanställts, när den ekonomiska händelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. I förekommande fall ska verifikationen även innefatta upplysningar om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för den ekonomiska händelsen samt var dessa finns tillgängliga. Sundsvalls kommun 5 av 8

8 Även Skatteverket ställer krav på vilka uppgifter som ska finnas med på fakturan. Se vidare bilaga 1. Vi har granskat 56 stycken slumpmässigt utvalda leverantörsfakturor, främst från följande kontogrupper: 70 Resor 71 Representation 64 Förbrukningsmaterial Vidare har vi granskat 14 fakturor från ett urval av restauranger i Sundsvall där kontering har skett på annat konto än 711 representation. Vi har gjort följande kontroller: - Att uppgifterna överensstämmer med kraven på verifikation från KRL och kraven på fakturor från Skatteverket. - Att syfte, program och deltagare anges vid kostnader för personalutbildning, personalrepresentation samt extern representation. Program behövs för att kunna särskilja interna kurser/konferenser som i vissa fall ger full avdragsrätt för moms och interna möten med begränsad avdragsrätt. - Att beslutsattestant finns med på aktuell lista över attestanter - Att beslutsattestanten inte har godkänt uppgifter av personlig karaktär. - Att konteringen av fakturan överensstämmer med Kommunbas 13. Vi har gjort följande iakttagelser med anledning av stickproven: - Samtliga fakturor uppfyller kraven på en fullständig verifikation utifrån KRL och Skatteverket. - Av 24 fakturor som har konterats som representation eller resekostnader saknas deltagarförteckningar på 1 faktura och syfte saknas på 3 fakturor. På 5 av dessa finns beslutsattestanten med i deltagarförteckningen. - Av de 14 fakturor från restauranger som konterats på avvikande konto saknas syfte och deltagarförteckning på 2 fakturor. - Program som styrker att det är en intern kurs/konferens saknas för samtliga fakturor där vi bedömer att det kan betraktas som sådan aktivitet, och fullt momsavdrag har gjorts. - Av de fakturor som faktiskt avser representation har full moms dragits. - Beslutsattestanter finns med på aktuell lista över attestanter i samtliga fall. - Beställningsreferens saknas på 4 fakturor. - Kontering av fakturorna avviker till stor del mot KommunBas 13. Det finns ett urval fakturor från olika restauranger som har konterats på varierande baskonto. Av de vi granskat uppfyllde dock 12 av 14 fakturor ändå de krav som ställs gällande syfte och deltagarförteckning. Sundsvalls kommun 6 av 8

9 Bedömning Uppfyller fakturorna kraven på en fullständig verifikation? Vi bedömer att fakturorna uppfyller kraven på en fullständig verifikation. Vad vi har uppfattat vid intervjuer har instruktionerna gällander kontering av representation varit otydliga vilket också granskningen visar på. Vi föreslår därför att kontering av representation förtydligas för att säkerställa en enhetlig kontering och att rutiner utarbetas för att säkerställa korrekta momsavdrag. Det bör också förtydligas att en person som deltar vid en aktivitet inte bör attestera fakturan Sker utbetalning av leverantörsfakturor utifrån tillräckliga underlag, av behörig och under kontrollerade former? Betalningsfil skickas en gång per dag. Systemet söker upp alla betalningsattesterade fakturor till och med efterföljande dag och sammanställder dessa i en betalningsfil. Det finns även manuella filer från exempelvis ProCapita som måste kompletteras med ett attesterat underlag innan ekonomiservice också godkänner beloppet. Det går inte att lägga till ytterligare fakturor i betalningsfilen eller ändra betalningsfilen på annat sätt än att fördröja regleringen av kredifakturor. Utbetalningen måste verkställas av två i förening vilket också är ett krav från banken. Det finns 7-8 personer på Ekonomiservice som har behörighet att godkänna och signera betalningar. Det finns ingen inbyggd systematiserad kontroll av höga belopp, dubbelbetalningar eller liknande. ProCapita Varje dag skapas en betalningsfil i ProCapita utifrån registrerade beslut. Det är endast två medarbetare inom socialförvaltningen som har behörighet att skapa och skicka filen. De gör inga kontroller av betalningarna utan stämmer endast av totalsummorna. Efter att filen har skickats görs en sammanställning av samtliga beslut per dag som attesteras av enhetschef och arkiveras. I samband med attesten görs vissa kontroller och stickprover. I mottagningsgruppen är det tre enhetschefer som hjälps åt med att attestera var 3:e månad. Intervjuade chefer anser att det är svårt att bedöma riktigheten i utbetalningarna, de gör några stickprover, men de anser inte att de har möjligheter att göra tillräckliga kontroller. Alternativa rutiner efterfrågas. Bedömning Vi bedömer att utbetalningen av leverantörsfakturor sker utifrån tillräckliga underlag och av behörig person. Det baserar vi på att systemetet endast tar med fakturor som är klarmarkerade för betalning och att betalningar endast kan utföras med tillräcklig behörighet. Sundsvalls kommun 7 av 8

10 När det gäller utbetalningar från ProCapita bedömer vi att kontrollrutinerna kan förstärkas. Nuvarande kontroller/attester utförs av enhetscheferna i efterhand och den person som skickar betalfilen kontrollerar endast att totalsummor stämmer. Det är också sårbart att endast två personer har behörighet att skicka filen vid ledigheter och annan frånvaro. Vidare anser vi att det bör utredas vilken funktion inom förvaltningen som är mest lämpad att skicka betalfilen och att säkerställa att det finns tillräckliga underlag för att kunna ifrågasätta eventuella felaktigheter. Sundsvall Anneth Nyqvist PerÅke Brunström Sundsvalls kommun 8 av 8