Granskning av intern kontroll avseende betalningsrutiner

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av intern kontroll avseende betalningsrutiner Caroline Liljebjörn Elin Petersson 24 maj 2017

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning Bedömningar mot kontrollmål Inledning Bakgrund Revisionsfråga och kontrollmål Metod Iakttagelser och bedömningar Finns en ändamålsenlig organisation, ansvarsfördelning och delegation avseende betalningsrutiner? Iakttagelser Bedömning Är attestrutinerna ändamålsenliga? Iakttagelser Bedömning Finns särskilda regler och kontroller för utbetalning av stora belopp? Iakttagelser Bedömning Finns rutiner för att vid behov revidera rätten att attestera? Iakttagelser Bedömning Finns ändamålsenliga rutiner, med tillräcklig kontroll, för utbetalningarna som inte hanteras i rutinen för leverantörsfakturor eller lönesystemet? Iakttagelser Bedömning Är processerna tillräckligt dokumenterade? Iakttagelser Bedömning... 9 Maj av 10

3 1. Sammanfattning och revisionell bedömning Kommunens lekmannarevisorer har observerat ett antal händelser av bedrägerier och oegentligheter i andra kommuner och kommunala bolag, vilket föranleder att inom ramen för en riskbedömning genomföra en granskning av betalningsrutinerna i kommunens bolag. Vi bedömer att styrelsens interna kontroll avseende betalningsrutiner i huvudsak är tillräcklig. Det baserar vi på att det finns beslutade dokument som visar VDs och övriga anställdas behörighet avseende inköp, men att leverantörsfakturor i de flesta fall endast attesteras av en person och att det är en person som ensam hanterar hela processen avseende utbetalning av leverantörsfakturor. För att stärka den interna kontrollen har vi identifierat följande förbättringsområden: Vi anser att de fakturor som i dagsläget endast attesteras av VD eller drifttekniker först bör kontrolleras av ytterligare en person. Vi anser att VDs egna utlägg bör attesteras av styrelseordförande. Vi anser att ytterligare en person utöver ekonomen bör kontrollräkna och signera betalningsförslaget samt att två i förening signerar utbetalningen via banken Bedömningar mot kontrollmål Kontrollmål Finns en ändamålsenlig organisation, ansvarsfördelning och delegation avseende betalningsrutiner? Är attestrutinerna ändamålsenliga? Kommentar Delvis uppfyllt Vi bedömer att det delvis finns en ändamålsenlig organisation, ansvarsfördelning och delegation avseende betalningsrutiner. Det baserar vi på att det finns beslutade dokument som visar VDs och övriga anställdas behörighet avseende inköp, men att leverantörsfakturor i de flesta fall endast attesteras av en person och att det är en person som ensam hanterar hela processen avseende utbetalning av leverantörsfakturor. Delvis uppfyllt Vi bedömer att attestrutinerna del- Maj av 10

4 vis är ändamålsenliga. Vid ser det som en brist att leverantörsfakturor endast godkänns av en person samt att VD attesterar sina egna utlägg. Vi anser att VDs egna utlägg bör attesteras av styrelseordförande. Vi bedömer att den interna kontrollen bör stärkas genom att ytterligare en person utöver ekonomen kontrollräknar och signerar betalningsförslaget samt att två i förening signerar utbetalningen via banken. Finns särskilda regler och kontroller för utbetalning av stora belopp? Finns rutiner för att vid behov revidera rätten att attestera? Finns ändamålsenliga rutiner, med tillräcklig kontroll, för utbetalningar som inte hanteras i rutinen för leverantörsfakturor eller lönesystemet? Är processerna tillräckligt dokumenterade? Delvis uppfyllt Vi bedömer att det finns särskilda regler för utbetalning av belopp över 15 basbelopp eftersom det då ska ha föregåtts av ett styrelsebeslut. Vi bedömer vidare att den interna kontrollen för bolagets utbetalningsrutin bör stärkas så att hanteringen inbegriper två olika personer. Uppfyllt Vi bedömer att det i allt väsentligt finns rutiner för att vid behov revidera rätten att attestera. De baserar vi på att det vid granskningstillfället fanns ett dokument som beskrev ersättare för VD. Uppfyllt Vi bedömer att det i stort sett finns ändamålsenliga rutiner för utbetalning som inte hanteras i rutinen för leverantörsfakturor eller i lönesystemet. Som beskrivet ovan anser vi att VDs egna utlägg bör attesteras av styrelseordförande. Uppfyllt Vi bedömer att bolagets processer i allt väsentligt är tillräckligt dokumenterade bland annat genom att bolaget har fått ta del av den kart- Maj av 10

5 läggning som den auktoriserade revisorn upprättat. Maj av 10

6 2. Inledning 2.1. Bakgrund Kommunens lekmannarevisorer har observerat ett antal händelser av bedrägerier och oegentligheter i andra kommuner och kommunala bolag, vilket föranleder att inom ramen för en riskbedömning genomföra en granskning av betalningsrutinerna i kommunens bolag Revisionsfråga och kontrollmål Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Säkerställer styrelsen att den interna kontrollen avseende betalningsrutiner är tillräcklig? Följande kontrollmål ska besvaras av granskningen: Finns en ändamålsenlig organisation, ansvarsfördelning och delegation avseende betalningsrutiner? Är attestrutinerna ändamålsenliga? Finns särskilda regler och kontroller för utbetalning av stora belopp? Finns rutiner för att vid behov revidera rätten att attestera? Finns ändamålsenliga rutiner, med tillräcklig intern kontroll, för utbetalningarna som inte hanteras i rutinen för leverantörsfakturor eller lönesystemet? Är processerna tillräckligt dokumenterade? 2.3. Metod Vi har genomfört intervju med bolagets VD. Vi har tagit del av följande dokument: VD-instruktion, bokslutsprocessen, delegation samt fullmakt. Vi har tagit stickprov på leverantörsfakturor och övrig bokföring för år 2016 och år 2017 till och med april månad. Maj av 10

7 3. Iakttagelser och bedömningar 3.1. Finns en ändamålsenlig organisation, ansvarsfördelning och delegation avseende betalningsrutiner? Iakttagelser har en manuell hantering av leverantörsfakturor. Volymen uppgår till ca fakturor per vecka. Bolaget hyr in en ekonom som sköter fakturahantering och bokföring från en extern redovisningsbyrå. Ekonomen konterar fakturorna och VD beslutsattesterar. Driftteknikern attesterar driftkostnader upp till tkr. VD och ekonom har som rutin att tillsammans gå igenom samtliga fakturor en gång per vecka innan ekonomen utför betalningen via internetbanken med hjälp av bankdosa. Lönehanteringen för bolagets anställda hanteras av Mönsterås kommun. Kommunen använder lönesystemet Heroma. Bolagets anställda rapporterar manuellt via pappersblankett som registreras i systemet av kommunens löneadministratör. Av intervjun framgår att det ej förekommer personliga utlägg för personalen. Handkassa togs bort under januari månad VD förfogar över ett företagskort som personalen får låna om de behöver göra mindre inköp. Köp av dyrare karaktär görs på faktura Bedömning Vi bedömer att det delvis finns en ändamålsenlig organisation, ansvarsfördelning och delegation avseende betalningsrutiner. Det baserar vi på att det finns beslutade dokument som visar VDs och övriga anställdas behörighet avseende inköp, men att leverantörsfakturor i de flesta fall endast attesteras av en person och att det är en person som ensam hanterar hela processen avseende utbetalning av leverantörsfakturor Är attestrutinerna ändamålsenliga? Iakttagelser I dokumentet som är benämnt Bokslutsprocessen är bolagets attestanter utsedda. Driftteknikern har befogenhet att köpa in mindre artiklar och attestera dessa fakturor. Övriga inköp attesteras av VD. Vi har granskat leverantörsfakturor och övrig bokföring för år 2016 och 2017 till och med april månad via stickprov. Stickproven visade att fakturorna enbart attesteras av en person. De flesta fakturorna är beslutsattesterade av VD men ej granskningsattesterade. Dokumentationen i pärmen för leverantörsfakturor överensstämmer med bolagets rutin som är beskriven i dokumentet Bokslutsprocessen, se 3.6.1, det vill säga att slagremsan, journalen och fakturorna sätts i pärm för leverantörsfakturor tillsammans med betalningsförslag, utskrift av betalningsfil och kvittens av betalningen. Betalningsunderlaget som skickas till banken är enbart signerat av ekonomen. Vidare visade stickproven att VD attesterar egna utlägg. Maj av 10

8 Bedömning Vi bedömer att attestrutinerna delvis är ändamålsenliga. Vid ser det som en brist att leverantörsfakturor endast godkänns av en person samt att VD attesterar sina egna utlägg. Vi anser att VDs egna utlägg bör attesteras av styrelseordförande. Vi bedömer att den interna kontrollen bör stärkas genom att ytterligare en person utöver ekonomen kontrollräknar och signerar betalningsförslaget samt att två i förening signerar utbetalningen via banken Finns särskilda regler och kontroller för utbetalning av stora belopp? Iakttagelser VD har befogenhet att ingå avtal upp till 15 basbelopp (år 2017 cirka 672 tkr). Enligt VD informeras styrelsen även om investeringar och fakturor över 100 tkr. Det finns ingen spärr i fakturasystemet för stora fakturabelopp Bedömning Vi bedömer att det finns särskilda regler för utbetalning av belopp över 15 basbelopp eftersom det då ska ha föregåtts av ett styrelsebeslut. Vi bedömer vidare att den interna kontrollen för bolagets utbetalningsrutin bör stärkas så att hanteringen inbegriper två olika personer Finns rutiner för att vid behov revidera rätten att attestera? Iakttagelser Bolaget har ett upprättat delegationsdokument som ger bolagets drifttekniker VDs befogenheter under semester och övrig frånvaro. Rutinen anger dock att ärenden av betydande ekonomisk karaktär ska diskuteras med VD eller styrelsens ordförande. Under intervjun framgår att det trots delegation vanligtvis inte sker någon attest och betalning av fakturor innan VD är åter i tjänst Bedömning Vi bedömer att det i allt väsentligt finns rutiner för att vid behov revidera rätten att attestera. De baserar vi på att det vid granskningstillfället fanns ett dokument som beskrev ersättare för VD Finns ändamålsenliga rutiner, med tillräcklig kontroll, för utbetalningarna som inte hanteras i rutinen för leverantörsfakturor eller lönesystemet? Iakttagelser Genomförda stickprov visar att utbetalningar som inte hanteras i rutinen för leverantörsfakturor eller i lönesystemet bland annat avser utgifter för extern och intern representation samt resekostnader. Underlagen till utbetalningar har attesterats av VD. Maj av 10

9 Bedömning Vi bedömer att det i stort sett finns ändamålsenliga rutiner för utbetalning som inte hanteras i rutinen för leverantörsfakturor eller i lönesystemet. Som beskrivet ovan anser vi att VDs egna utlägg bör attesteras av styrelseordförande Är processerna tillräckligt dokumenterade? Iakttagelser Bolaget har en rad styrdokument som knyter an till ämnesområdet betalningsrutiner. Det finns en skriftlig delegation som ger driftteknikern VDs befogenheter under semester eller övrig frånvaro. Enligt delegationen ska ärenden av betydande ekonomisk karaktär diskuteras med VD eller styrelsens ordförande. Dokumentet är signerat av VD den 27 juni Fullmakt är upprättad som ger angivna fullmaktshavare att var för sig ta ut medel från kontot i banken för att erlägga betalningar via leverantörsbetalningar. Fullmakten avser fyra fullmaktshavare och gäller från och med Fullmakten är signerad Bolagets auktoriserade revisor har upprättat en beskrivning av bolagets administrativa rutiner. Dokumentet är daterat och har reviderats Enligt rutinen ska samtliga intäkter och kostnader attesteras av VD. Alla utbetalningar kräver VDs signatur. Ingen dubbelattest krävs vid utbetalning hos banken. Avseende leverantörsfakturor anger rutinen att teknikern har befogenhet att utföra inköp av artiklar av mindre värde men att övriga inköp hanteras av VD. Samtliga fakturor ska attesteras manuellt av VD, alternativt tekniker och i samband med attest görs kontering. VD tillsammans med ekonom går igenom samtliga fakturor innan de bokförs i systemet. Ekonomen registrerar därefter leverantörsfakturorna i reskontran och tar ut leverantörsfakturajournal. Denna stäms av mot underliggande fakturor genom att ekonomen manuellt kontrollräknar summan av alla fakturor. Slagremsan sätts tillsammans med journalen och fakturorna i pärm för leverantörsfakturor. Betalningsfil upprättas av ekonomen vanligtvis en gång per vecka. Betalningsfilen skickas därefter via banken. Betalningsförslag, utskrift av betalningsfil tillsammans med kvittens av betalningen sätts i pärmen för leverantörsfakturor. Vidare behandlar rutinen bolagets löneprocess. använder sig av Mönsterås kommuns lönesystem Heroma. Grundschema läggs in för all personal och detta genererar en fastställd månadslön. Övriga justeringar i form av beredskapslön, övertid, semester mm läggs in via självservice i Heroma men måste godkännas av VD. Utbetalningen sker därefter av kommunens löneavdelning. Instruktion för VD i antogs av styrelsen VD har enligt 8 kap 25 ABL att handha bolagets löpande förvaltning enligt riktlinjer och anvisningar som styrelsen meddelar. Instruktionen behandlar VDs arbetsuppgifter som bl.a. innefattar att ingå för den löpande driften erforderliga avtal där bolagets åtaganden ej överstiger 15 basbelopp eller i övrigt är av större betydelse, upprätta delårs- och årsbokslut, förhandla och besluta om personalens löner, reseersättningar, tjänstledigheter, semestrar mm, upprätta förslag till budget och verksamhetsplan, upprätta förslag till taxor och avgifter, besluta om budgeterade investeringar upp till 15 basbelopp. VD äger rätt att inom ramen för Maj av 10

10 sin behörighet delegera beslutanderätt till annan anställd inom bolaget samt utfärda fullmakt. VD ska utöva erforderlig kontroll över hur sådana överförda befogenheter utnyttjas. För beslut som fattas med stöd av delegationen ansvarar VD Bedömning Vi bedömer att bolagets processer i allt väsentligt är tillräckligt dokumenterade bland annat genom att bolaget har fått ta del av den kartläggning som den auktoriserade revisorn upprättat. Maj av 10

11 Jörn Wahlroth Uppdragsledare Caroline Liljebjörn Projektledare Maj av 10