Granskning av kontanthantering inom kostenheten

Transkript

1 Revisionsrapport Caroline Liljebjörn 7 oktober 2013 Granskning av kontanthantering inom kostenheten Kalmar kommun

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Revisionsfråga och kontrollmål Revisionsmetod och avgränsning Iakttagelser Dokumenterade rutiner Rutiner för hantering av handkassor Rutiner för försäljningsverksamhet Blankett för kassaredovisning Intern kontroll Tillämpade rutiner Oxhagshemmet Fördjupad granskning Stensberg Enliden Norrlidshemmet Förvaring av kontanter Revisionell bedömning Kontrollmål...6 Kalmar kommun

3 1. Inledning För kommunal verksamhet är det nödvändigt att ha goda rutiner för intern kontroll. Avseende kontanthanteringen är den interna kontrollen särskilt viktig av två skäl; dels för att säkerställa att de intäkter som tillhör kommunen rätteligen kommer kommunen tillgodo, dels för att inte personalen ska utsättas för onödig riskexponering. Risker för personal kan bestå av rånrisk eller att bli oskyldigt misstänkt Revisionsfråga och kontrollmål Revisionsfrågan som ska besvaras lyder: Tillser servicenämnden att den interna kontrollen avseende kontanthantering är tillräcklig med hänvisning till väsentlighet och risk? Kontrollmålen som granskningen omfattar är följande: Finns tydliga och dokumenterade rutiner för hantering av handkassor (utlämnande, inventering, avslut)? Tillämpas dessa och är de kända i verksamheten? Finns det tydliga och dokumenterade rutiner för kontant försäljningsverksamhet? Tillämpas dessa och är de kända i verksamheterna? Förvaras kontanta medel på ett betryggande sätt? När ska pengarna sättas in på konto? Hur blir verksamheten informerad om regler och rutiner, inklusive vikarier? Förekommer dualitet? Granskningen avser kostverksamheten inom servicenämndens ansvarsområde Revisionsmetod och avgränsning Intervjuer har genomförts med kassaansvarig personal vid fyra enheter, kassakontrollant vid serviceförvaltningen samt personal vid ekonomiavdelningen. Granskning har även skett av verksamhetens intäktsredovisning, kassakvitton, kassarapporter, dokumenterade avstämningar och annan räkenskapsinformation. Under granskningen har vi besökt följande enheter: Oxhagshemmet, Stensberg, Enliden och Norrlidshemmet. En djupare analys av kontanthanteringen har gjorts vid Oxhagshemmet. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av berörd personal. Kalmar kommun 1 av 8

4 2. Iakttagelser 2.1. Dokumenterade rutiner Rutiner för hantering av handkassor I den kommungemensamma verksamhetshandboken finns rutiner för handkassor. Verksamhetshandboken finns tillgänglig på kommunens intranät, som kan nås av anställda inom Kalmar kommun. Rutinbeskrivningen omfattar utlämnande, överlåtelse, löpande redovisning, årsavstämning samt avslut av handkassa. Till samtliga händelser finns framtagna blanketter. Blanketten öppnande/utökning av handkassa samt överlåtelse av handkassa ska undertecknas av ansvarig chef och skickas till förvaltningens kassakontrollant. Vid årsavslut ska förvaltningens kassakontrollant ta fram en aktuell lista och respektive innehavare av handkassa ska bekräfta, via underskrift att beloppet stämmer. Vid avslutning av en handkassa betalas beloppet in på anvisat plusgiro och blanketten sänds till ekonomienheten på kommunledningskontoret. Innehavaren är personligt ansvarig för beloppet Rutiner för försäljningsverksamhet Den kommungemensamma verksamhetshandboken innehåller även regler för kommunen tillhöriga kassor. Följande punkter finns upptagna i dokumentet: En specifik modell av kassaregister och tillhörande kortläsare ska användas. Respektive nämnd ska utse kassaansvarig kassaredogörare och ansvarig för den interna kontrollen kassakontrollant. Kassan ska förvaras i kassaskåp eller i annat låsbart utrymme. Kassan får inte sammanblandas med andra penningmedel. Den som svarar för kassan ska ensam ha tillgång till nyckel där kontanter förvaras. Periodavslut (z2-kvitto) ska tas ut sista försäljningsdagen i månaden. Överstiger behållningen av kontantförsäljningen under månaden 5 tkr måste ytterligare redovisning och insättning ske. Det åligger varje förvaltning att svara för den interna kontrollen. Kassan ska kontrolleras minst två gånger per år, i vissa fall oftare. Kalmar kommun 2 av 8

5 Blankett för kassaredovisning Kassaredovisningen ska skickas till kommunledningskontorets ekonomiavdelning tillsammans med periodavslutet (z2-kvitto). Av kassaredovisningen framgår datum, nummer på z2-kvittot och redovisningsansvarig. Försäljningen delas upp i mat, dryck, avhämning och matkuponger. Kontanter och kortförsäljning summeras och eventuell kassadifferens anges. Om kontanterna i kassan inte stämmer med periodavslutet (z2-kvittot) ska överordnad chef underteckna kassaredovisningen. Den centrala ekonomiavdelningen kontaktar kassaansvarig om iakttagelser gjorts som kräver ändrade rutiner Intern kontroll Kostenheten övergick till servicenämndens ansvarsområde den 1 juli Nämnden har utsett kassaansvariga och kassaredogörare för de kassaregister som finns inom kostenheten(servicenämnden 174/2012). I början av år 2013 besökte kassaredogöraren tillsammans med en kollega samtliga kassaansvariga vid de åtta enheter som har kassaregister. Vid besöket ställdes frågor kring hur kontanterna förvaras, rutiner kring hantering av nycklar, insättningsfrekvens, hur kontanterna transporteras till banken samt vad som görs för att minska kontanthanteringen. Samtliga växelkassor kontrollräknades. Resultatet av kartläggningen rapporterades till nämnden i mars 2013 (Servicenämnden 38/2013) Tillämpade rutiner Samtliga granskade enheter har kassaregister med kortläsare som är godkända av kommunledningskontorets ekonomiavdelning. Transaktionerna sparas på ett minne (chip) som, vid de större enheterna, byts ungefär en gång om året. Riktlinjerna för handkassor omfattar även växelkassorna. Växelkassorna finns upptagna i kommunens balansräkning och kassaansvarig bekräftar via underskrift att beloppet stämmer vid årsavslut. Några andra handkassor har inte påträffats i samband med granskningen Oxhagshemmet Kassan i restaurangen på Oxhagshemmet hanteras av en personal per dag, men det är fyra stycken som delar på arbetsuppgiften. Vikarier lärs upp genom att gå bredvid den ordinarie personalen. Varje dag görs ett dagsavslut (z1-kvitto) av kassaapparaten. Dagens kassabehållning räknas och stäms av mot uppgifterna på dagsavslutet. Växelkassan skiljs av. Inlämning av kassaredovisning tillsammans med periodavslut (z2-kvitto) görs till kommunledningskontorets ekonomiavdelning två till tre gånger per vecka. Det är två ordinarie personal förutom kassaansvarig som sköter redovisningen av kassan. Kassaansvarig planerar att flera ska göra kassaredovisningarna för att insättningar ska kunna ske oftare. Kalmar kommun 3 av 8

6 Kassaredovisning arkiveras tillsammans med insättningskvittot från banken. I en separat pärm sparas dagsavslut (z1-kvitto)för kontanter och kortbetalningar samt kopia på periodavslutet (z2-kvitto). Felslag, som upptäcks under dagen, rättas i kassaapparaten. Det felaktiga kvittot sparas inte. Positiva differenser som upptäcks när dagskassan räknas, sparas och registreras i kassaapparaten påföljande dag Fördjupad granskning Vi har granskat periodavslut (z2-kvitto) och kassaredovisningar från den 1 januari till den 15 augusti och vi konstaterar följande: Samtliga periodavslut (z2-kvitto) återfanns i nummerordning tillsammans med kassaredovisningen. Enligt kassaredovisningarna har de gjorts av tre olika personer. Signatur fattades på de redovisningar som två av personerna har gjort. Öppning av kassalåda, utan registerat köp, har gjorts enligt de flesta periodavslut (z2-kvitto). Öppningarna varierar mellan 1 upp till 12 stycken. Manuella justeringar har gjorts i kassan regelbundet, men inte överdrivet. Inga differenser har dokumenterats på kassaredovisningarna Stensberg Kassan i restaurangen på Stensberg hanteras av en personal på vardagarna, men på helgerna är de två som arbetar. Totalt är det fyra stycken som delar på arbetsuppgiften. Varje dag görs ett dagsavslut (z1-kvitto) av kassaapparaten. Dagens kassabehållning räknas och stäms av mot uppgifterna på dagsavslutet. Växelkassan skiljs av. Uppgifterna på dagsavslutet förs över på en avstämningsblankett som attesteras av den som gör dagens kassaavstämning. Dagsavsluten sparas i pärm tillsammans med avstämningsblanketten. Inlämning av kassaredovisning tillsammans med periodavslut (z2-kvitto) görs till kommunledningskontorets ekonomiavdelning två till tre gånger per vecka. Det är en ordinarie personal förutom kassaansvarig som sköter redovisningen av kassan. Kopia på kassaredovisningen sparas i datorn Enliden Kassan hanteras av två personal på vardagarna och en på helgerna. Totalt är det tre stycken som delar på arbetsuppgiften. Varje dag görs ett dagsavslut (z1-kvitto) av kassaapparaten. Dagens kassabehållning räknas och stäms av mot uppgifterna på dagsavslutet. Växelkassan skiljs av. Uppgif- Kalmar kommun 4 av 8

7 terna på dagsavslutet förs över i en kassabok och signeras av den som gör dagens kassaavstämning. Kassaböcker och z1-kvitton sparas. Inlämning av kassaredovisning tillsammans med periodavslut (z2-kvitto) görs till kommunledningskontorets ekonomiavdelning en gång i veckan. Det är en ordinarie personal förutom kassaansvarig som sköter redovisningen av kassan. Felslag, som upptäcks under dagen, rättas i kassaapparaten. Det felaktiga kvittot sparas inte. Positiva differenser som upptäcks när dagskassan räknas, läggs åt sidan och utreds Norrlidshemmet Kassan i restaurangen på Norrlidshemmet hanteras av två-tre personal per dag. Vikarier lärs upp genom att gå bredvid den ordinarie personalen. Varje dag görs ett dagsavslut (z1-kvitto) av kassaapparaten. Dagsavslutet sparas inte och ingen avstämning sker av dagens kassabehållning. Inlämning av kassaredovisning tillsammans med periodavslut (z2-kvitto) görs till kommunledningskontorets ekonomiavdelning en gång per månad. Det är en ordinarie personal förutom kassaansvarig som sköter redovisningen av kassan. Felslag, som upptäcks under dagen, rättas i kassaapparaten. Det felaktiga kvittot signeras och sparas. Positiva differenser som upptäcks när dagskassan räknas, sparas och registreras i kassaapparaten påföljande dag Förvaring av kontanter Alla granskade enheter har kassaskåp där fler än kassaansvarig på enheten har tillgång till nyckel. Hanteringen av nycklar skiljer sig åt mellan enheterna. Kalmar kommun 5 av 8

8 3. Revisionell bedömning Vi bedömer att den interna kontrollen avseende kontanthanteringen inom kostenheten i stor utsträckning är tillräcklig, men att det finns utrymme att stärka den ytterligare. Tillämpade rutiner skyddar inte helt personalen för onödig riskexponering. Vi har identifierat följande brister: endast är en person som stämmer av dagskassan och gör kassaredovisningen per gång differenser inte redovisas enligt de riktlinjer som finns nyckelhanteringen varierar 3.1. Kontrollmål Finns tydliga och dokumenterade rutiner för hantering av handkassor (utlämnande, inventering, avslut)? Vi bedömer att det finns tydliga och dokumenterade rutiner för hantering av handkassor i den kommungemensamma verksamhetshandboken. Rutinerna omfattar utlämnande, överlåtelse, löpande redovisning, årsavstämning samt avslut av handkassa. Tillämpas dessa och är de kända i verksamheten? Vi bedömer att de dokumenterade rutinerna för hantering av handkassor även tilllämpas för växelkassor inom kostverksamheten. Växelkassorna finns i kommunens balansräkning och kassaansvarig bekräftar via underskrift att beloppet stämmer vid årsavslut. Vi har noterat att avsedda blanketter använts vid utökning av växelkassor. Finns det tydliga och dokumenterade rutiner för kontant försäljningsverksamhet? Vi bedömer att det finns tydliga och dokumenterade rutiner för kontant försäljningsverksamhet i den kommungemensamma verksamhetshandboken. Vi rekommenderar att rutinerna utökas med instruktioner avseende att dagsavstämningarna ska dokumenteras och vilket övrigt räkenskapsmaterial som ska sparas. För att öka den interna kontrollen bör det vara två personer i förening som stämmer av kassan. Avstämningarna bör signeras. Tillämpas dessa och är de kända i verksamheterna? Vi bedömer de dokumenterade rutinerna är kända i verksamheten och att de tilllämpas, men att avvikelser förekommer. Följande avvikelser har konstaterats: Vid samtliga granskade enheter är det flera som har tillgång till nyckeln där kontanterna förvaras. Granskningen visar att differenser inte redovisas enligt de riktlinjer som finns. Rättning av felslag dokumenteras inte. Kalmar kommun 6 av 8

9 Vi anser att antalet personer som har tillgång till nyckeln där kontanter förvaras bör begränsas så långt det är möjligt. Avvägning bör ske så att inte redovisade belopp överstiger 5 tkr. Vi bedömer att dokumenterade rutiner bör anpassas. Differenser, som inte kunnat härledas, bör noteras på kassaredovisningen och redovisas tillsammans med övriga kontanter. Vid rättning av felslag bör det felaktiga kvittot signeras och sparas tillsammans med rättningskvittot. Förvaras kontanta medel på ett betryggande sätt? Vi bedömer att kontanta medel förvaras på ett betryggande sätt. Besökta enheter har kassaskåp. Nyckelhanteringen varierar. Vi bedömer att rutinerna för nyckelhantering bör ses över. När ska pengarna sättas in på konto? Enligt riktlinjerna ska redovisning ske sista försäljningsdagen i månaden, men inbetalning ska ske så ofta att varje redovisning inte överstiger 5 tkr. Hur blir verksamheten informerad om regler och rutiner, inklusive vikarier? Information om regler och rutiner sker i samband med kassaredogörarens besök vid de olika enheterna. Den centrala ekonomiavdelningen kontaktar kassansvarig om iakttagelser gjorts som kräver ändrade rutiner. Vikarier får instruktioner av ordinarie personal. Förekommer dualitet? Det finns en utsedd kassaansvarig vid varje enhet, men det är flera som handhar kassaenheten och minst två som sköter redovisningen till ekonomiavdelningen. Kalmar kommun 7 av 8

10 Caroline Liljebjörn Projektledare Pär Sturesson Uppdragsledare Kalmar kommun 8 av 8