Hantering av privata medel

Transkript

1 Hantering av privata medel - Sociala resursförvaltningen Fastställd Datum: Avdelning: Ekonomiavdelningen

2 Hantering av privata medel inom LSS-verksamheten i Sociala resursförvaltningen Fråga om behörig ställföreträdare ska tas upp om brukare i förvaltningens boenden inte själv är i stånd att ha hand om sin ekonomi och kvittera ut pengar. Om föräldrar har den rättsliga vårdnaden om barnet (under 18 år) är de förmyndare. När båda föräldrarna har vårdnaden om sitt barn är de gemensamt förmyndare för barnet. Förmyndare för personer under 18 år, personer som brukaren gett fullmakt till, gode män och förvaltare kallas behörig ställföreträdare. Nedanstående regler är tillämpliga i de fall behörig ställföreträdare överlämnar privata medel till brukarens kontaktman på boendet eller till brukare i verksamheten personlig assistans. Kontaktmän och ersättare Sektionschefen utser kontaktmän och för ett register över aktuella kontaktmän i verksamheten. Vid byte av kontaktman ska registret uppdateras. Utifrån verksamhetens behov ansvarar sektionschefen också för att upprätta en rutin för ersättare vid kontaktmannens frånvaro. För att minska risken att brukaren inte kan nyttja sina privata medel ska också sektionschefen ha tillgång till en extranyckel. Det är kontaktmannen som är ansvarig för redovisningen. Vidare ska utflykter som kostar pengar i möjligaste mån planeras i förväg så att brukaren har tillgång till fickpengar och det bör alltid finnas tillgängliga fickpengar, 300 kronor, i plånboken. Under utflykter där ordinarie kontaktman inte deltar, kan ansvaret för brukarens privata medel lämnas över till annan personal. Det ska alltid noteras, i sektionschefens register, vem som ersätter ordinarie kontaktman. Hantering av privata medel Brukarens pension, statligt bostadstillägg, habiliteringsersättning etc utbetalas till brukarens personliga bankkonto som disponeras av behörig ställförträdare. Faktura avseende hyra, boendeabonnemang, elavgift, färdtjänst m m skickas till behörig ställeföreträdare som betalar denna. Behörig ställföreträdare ska personligen lämna kontanta medel eller sätta in pengar på konto som kvitteras av utsedd kontaktman på boendet eller i verksamheten personlig assistans. Tänk på att beloppet alltid ska anges i såväl siffror som bokstäver på kvittensen. Om kontaktman inte är i tjänst signerar sektionschefen, av sektionschefen utsedd ersättare eller annan personal. Bilaga 3 används och fylls i samband med överlämnandet. Den som tar emot medel är personligen ansvarig för dessa. Behörig ställföreträdare kan utfärda bankkort med begränsade veckoöverföringar. Extra överföring av medel kan förekomma exempelvis vid klädinköp eller dylikt. Större inköp kan givetvis även betalas direkt av behörig ställföreträdare. Fullmakt/överenskommelse avseende bankkort Om summan i brukarens kontanta medel som disponeras av kontaktmannen överstiger kronor ska pengarna föras över till ett bankkonto som istället disponeras av behörig 2

3 ställföreträdare. Kontaktmannen ansvarar för att insättning sker. Överföringen bokförs som en utgift i kassaboken med insättningskvittot som verifikationsunderlag. Behörig ställföreträdare ska i sådant fall bevilja fullmakt/teckna överenskommelse för utsedd kontaktman att disponera medel på ett för brukaren särskilt öppnat bankkonto. Behörig ställföreträdare överför lämpligen månadsvis, eller efter överenskommelse med brukarens kontaktman, ett belopp att användas till brukarens personliga utgifter och aktiviteter under månaden. Av säkerhetsskäl ska beloppet dock inte överstiga kronor. Se bilaga 2. (Totalt belopp inklusive kontanta medel är 3000 kronor) Om kontaktmannen har fullmakt för brukarens bankkort och om det föreligger behov, kan kontaktmannen två gånger per år, begära ett saldo från banken som del av underlag till granskningen av brukarens räkenskaper. Om allt fungerar som det ska finns dock ingen anledning att begära saldo. Redovisning av privata medel Den enskilde brukaren ansvarar för sina privata medel och sköter, så långt som möjligt, sin löpande ekonomi själv. I de fall brukaren inte själv klarar av att utföra post- eller bankärenden kan kontaktman föreslå att behörig ställföreträdare övertar ansvaret. I de fall verksamheten förvaltar privata medel för brukare boende i förvaltningens boenden eller i verksamheten personlig assistans och gör inköp för brukarens räkning, ska alla ekonomiska transaktioner såväl kostnader som intäkter redovisas i kassaboken enligt god redovisningssed. Följande regler är tillämpliga i de fall behörig ställföreträdare överlämnar privata medel till brukarens kontaktman: 1. Transaktioner mellan brukare och anställd personal får inte förekomma 2. Alla intäkter och kostnader ska styrkas med kvitto. Kvittona ska klistras upp på ett A4- papper och ska förvaras i pärm 3. När personal tar emot kontanta medel från behörig ställföreträdare ska kvitto på dessa lämnas till densamma. Signeringslista för hantering av privata medel (Bilaga 3) ska alltid användas. Därefter bokförs det som intäkt i kassaboken styrkt med kopia av kvittot som lämnats till behörig ställföreträdare 4. Transaktionerna ska bokföras löpande i kronologisk ordning för varje brukare i särskild kassabok. Vid nytt år ska verifikationsserien börja om och starta på 1. Kassaboken är kommunens egendom. Kassabok och underlag till transaktioner ska alltid finnas tillgängliga i brukarens boende. Om kontaktman byts under året fortsätter verifikationsserien oavbruten 5. Särskilt framtagen kassabok för förvaltningen ska användas. Brukarens namn ska stå på kassaboken 6. Varje transaktion ska bokföras med varaktig skrift (blyerts får ej användas) och av texten framgå vad transaktionen avser. Förutom texten ska datum och verifikationsnummer anges för varje transaktion 7. Kontanta medel som brukaren själv kvitterar ut och förvarar i sin plånbok bokförs i kassaboken med texten Fickpengar. Transaktionen numreras och behandlas som en vanlig verifikation. I första hand signerar brukaren kassaboken och i andra hand signerar två personal transaktionen. Begäran om redovisning av brukaren av dessa medel får inte förekomma 3

4 8. Fickpengar kvitteras ut enligt vad som är rimligt för den enskilde brukaren utifrån behov, dock för det alltid finnas 300 kronor för utflykter eller vid kontaktmannens frånvaro 9. Behörig ställföreträdare ska granska bokförda ekonomiska transaktioner och med namnunderskrift godkänna såväl granskade transaktioner som mottagandet av kvitton/signeringslista för hantering av privata medel (Bilaga 3) och kopia av redovisningen i kassaboken. Det rekommenderas att behörig ställföreträdare granskar kassaboken en gång per månad och vid samma tillfälle lämnar nya kontanta medel. Granskning av kassboken ska dock minst ske en gång i halvåret. Följande text ska anges i kassaboken: Godkänner granskade transaktioner samt erkänner mottagandet av verifikationsunderlag och kassabokens kopia 10. Verifikationsunderlagen (kvittona) ska efter det skriftliga godkännandet i kassaboken överlämnas till behörig ställföreträdare tillsammans med kopia av signerad kassabok 11. Kassaboken och brukarens privata medel ska förvaras inlåsta på ett sådant sätt att endast kontaktmannen och sektionschefen har tillgång till nyckeln. Brukarens privata medel ska förvaras på ett betryggande sätt, plånbok rekommenderas. Kvitton får dock förvaras i pärm utanför skåpet 12. Om kontaktmannen har fullmakt för brukarens bankkort och om det föreligger behov, kan kontaktmannen två gånger per år, begära ett saldo från banken som del av underlag till granskningen av brukarens räkenskaper. Om allt fungerar som det ska finns dock ingen anledning att begära saldo. Förvaltningens kostnadsansvar Vid besök på restaurang gäller att brukaren endast bekostar egen mat och dryck. Kontaktman eller annan personal i verksamheten får inte låta brukaren bekosta deras mat eller dryck. Vid speciella tillfällen är det tillåtet för brukaren att bjuda personal och övriga brukare på fika eller lättare förtäring, exempelvis i samband brukarens födelsedag. I dessa fall ska syfte och deltagare anges. Kostnader för medföljande personal kan i vissa fall belasta verksamhetens budget. Denna rutin reglerar inte vilken typ av inköp som får belasta verksamhetens budget. (I nuläget finns inte en rutin för vilken typ av inköp och belopp som får belasta verksamhetens budget, förslag kommer arbetas fram i samarbete med verksamheten). Avslutning av brukarens bankmedel Då en brukare flyttar till annat boende eller avlider ska privata medel avslutas. Ansvar och befogenheter övergår till dödsbodelägaren/ägarna. Avslutning av privata medel ska ske enligt följande: 1. Kassaboken stäms av 2. Kontanta medel sätts in på brukarens personliga bankkonto. Insättningen bokförs som en utgift i kassaboken med texten Insättning bank, kassasaldot ska då vara noll. Insättningskvitto från banken ska klistras in i kassaboken 3. Bokförda transaktioner och verifikationsunderlag granskas av behörig ställföreträdare och godkänns skriftligen genom namnunderskrift i kassaboken. Därefter lämnas kvitton samt en kopia av kassaboken till behörig ställföreträdare. Följande text ska anges i kassaboken: Godkänner granskade transaktioner samt erkänner mottagandet av verifikationsunderlag och kassabokens kopia 4. Kassaboken, i original, skickas till ekonomiavdelningen för arkivering 4

5 Lämna aldrig kassaboken i original till behörig ställföreträdare I de fall behörig ställföreträdare inte skriftligen godkänt samtliga ekonomiska transaktioner skickas kopia på kassaboken till dödsbodelägaren. Sådana kvitton som inte har godkänts av behörig ställföreträdare ska arkiveras tillsammans med kassaboken på ekonomiavdelningen. Om behörig ställföreträdare inte hämtat redovisning gäller vanlig tioårspreskription, det vill säga förvaltningen har skyldighet att spara dessa åtminstone tio år. Alternativit skickas redovisningen med rekommenderad post till ställföreträdaren och då sparas kvitto från posten med kassaboken. Revision Sektionschefen ansvarar för att uppföljning genomförs av privata medel så att redovisning sker enligt god redovisningssed. Förvaltningens internrevision och kommunens revisorer är berättigade att när som helst granska handläggningen av privata medel. Vid en sådan granskning ska alla räkenskapshandlingar kunna uppvisas. Åtgärder vid misskötsamhet Den som mottar brukarens privata medel är personligt ansvarig för dessa. I sådant fall att personal missköter hanteringen av brukares privata medel och att det uppmärksammas att det förekommer stöld är detta skäl för polisanmälan. Vidare kan det också vidtas disciplinära åtgärder, vilket kan påverka anställningen. Vid misstanke om stöld ska det också registreras en rapport om risk för missförhållande i Flexite. I sådant fall att verksamheten bedömer att ställföreträdare missköter sitt uppdrag kontaktas avdelningen för överförmyndarärenden inom Sociala resursförvaltningen. 5

6 Bilaga 1 Checklista Privata medel Varje brukare ska ha: Pärm med uppklistrade verifikationsunderlag (kvitto)(inlåsta i den mån det går) Plånbok inlåst i värdeskåpet Kassabok inlåst i värdeskåpet Kassaboken: Samtliga boenden använder förvaltningens gemensamma kassabok För varje transaktion ska datum, verifikationsnummer, text, inbetalning/utbetalning och kassasaldo fyllas i kassaboken Verifikationsnummer skrivs löpande under året och börjar om på nr 1 vid nytt år Brukarens namn ska stå på kassaboken Kontaktmannens underskrift sker på första sidan av kassaboken (nya böcker) Avslutad kassabok skickas till redovisningsansvarig på ekonomiavdelningen för arkivering Fylls i under arbetstid, på arbetsplatsen Verifikationsunderlag (Kvitton) Varje verifikationsunderlag ska sättas på A4-blad med uppskrivet verifikationsnummer Kvitton som erhålls vid inköp ska redovisas direkt vid inköpstillfället Behörig ställföreträdare ska regelbundet hämta kvitton och då skriva datum, text och signatur (Rekommenderas en gång per månad, dock ska det ske minst en gång per halvår) Vid eventuell insättning/uttag av pengar för framtida utgifter ska signeringslista för hantering av privata medel (Bilaga 3) fyllas i och sättas i pärmen. När väl utgiften skett ska det riktiga kvittot ersätta signeringslista för hantering av privata medel (Bilaga 3) i pärmen och utgiften bokföras i kassaboken. Eventuella pengar som är över lämnas tillbaks till kassan När behörig ställföreträdare lämnar pengar till någon annan än kontaktmannen så ska den personen fylla i signeringslista för hantering av privata medel (Bilaga 3) och sätta in i pärmen. Personen förvarar pengarna inlåsta tills kontaktmannen kan motta dem och bokföra dem i kassaboken Övrigt Likvida medel rekommenderas ej överstiga kronor Inga transaktioner får ske mellan brukare och kontaktman Kontrollräkna likvida medel vid varje redovisningstillfälle Signeringslista för hantering av privata medel (Bilaga 3) ska användas för samtliga transaktioner Vid frågor att kontakta redovisningsansvarig ekonomiavdelning. Jandranka Milanovic, Telefon:

7 Bilaga 2 Fullmakt/överenskommelse för bankkort Kontaktpersonens namn: Brukarens namn och personnummer: Kortnummer: Disponibelt belopp samt uttag av kontanter Behörig ställföreträdare godkänner ett disponibelt belopp på kronor i månaden. (Dock max kronor på kontot vid varje enskilt tillfälle, vid enstaka tillfällen kan högre belopp vara aktuellt) Brukaren hämtar själv ut kontanter Brukaren hämtar ut kontanter tillsammans med personal Personal hämtar själv ut kontanter Fickpengar som läggs ut i plånbok i skåp: Maxbelopp (kr/v) (Ange belopp i siffror och bokstäver): Matpengar som läggs ut i plånbok i skåp: Maxbelopp (kr/v) (Ange belopp i siffror och bokstäver): Vid större inköp kontaktas god man: Ja Nej Härmed godkänns ovanstående överenskommelse (ange namn och datum): Brukare: Datum: Kontaktman: Datum: Behörig ställföreträdare: Datum: Sektionschef: Datum:

8 Bilaga 3 Signeringslista för hantering av privata medel Brukarens namn: Nedan antecknas vilket belopp som tas ut samt vilket belopp som lämnas tillbaks efter inköp. Obs! Beloppet ska alltid anges i både siffror och bokstäver. Kvitto redovisas i särskild pärm för kvitto. Listan fungerar som ett stöd innan beloppet förs in i kassaboken av ordinarie kontaktman. När beloppet har förts in i kassaboken sätta en bock ( ) i kolumnen Infört i kassaboken. UTTAGET BELOPP I KR FRÅN (Personal) TILL (Personal) INSATT BELOPP I KR BELOPP I BOKSTÄVER INFÖRT I KASSA- BOKEN VER. NR. DATUM & SIGN. 8