Regler för ekonomihantering

Transkript

1 Dokumentets syfte Syftet med detta dokument är att ge samtliga funktionärer som hanterar pengar i någon form en god inblick i vad som förväntas av denne. Dokumentet skall förhoppningsvis ge berörda funktionärer tillräckligt med information för att dessa skall kunna göra ett gott arbete med sin ekonomi. Dokumentet behandlar hur mästeriernas kassor, handkassor, fakturor, internfakturor, utläggsoch intäktsräkningar samt kontanter skall hanteras. Det behandlar dessutom vilka dokument som skickas vart, och vid vilken tid. Terminologi och grundläggande regler Kassor Det skall finnas fem kassor i idét, varken fler eller färre Skattmästarens, Cafémästeriets, Sexmästeriets, Pubmästeriets och D-shopens kassor. En kassa är att betrakta som en lokal bank i någon mening. Över varje kassa ska ansvarig mästare föra kassabok, i vilken samtliga transaktioner i kassan skall redovisas. Summan i kassan skall naturligtvis överrensstämma vid varje tidpunkt med teoretisk summa i kassaboken. När kassan börjar växa i storlek sätter mästaren in lämplig summa på banken (se Bankinsättningar på sidan 3). Vid årets början och slut skall mästeriernas kassor vara identiskt 0 (noll) kr. Startkassor uthämtas från Skattmästaren vid årets början. Handkassor En handkassa är en arbetskassa som man använder som grund för att kunna ge tillbaka växel o d. En handkassa lånar man ur sin kassa vid aktivitetens (exempelvis en dag i cafét) början och återlämnar vid aktivitetens slut. Detta skall dokumenteras i kassan medelst minst någon form av minneslapp, dock behöver det ej föras in i kassaboken. Handlån Ett handlån gör man om man tar pengar i en kassa för att bege sig och göra manuella inköp. Handlån skall kvitteras på ett riktigt kvitto. Kvittot förvaras i kassan tills dess pengarna kommit tillbaka i form av kontanter och/eller inköpskvitton, varpå det återlämnas till den som lånat. Inköpet skall föras in som utgift i kassaboken. Inköpskvittona lämnas tillsammans med utläggsräkning (se Utläggsräkning på sidan 3) till Skattmästaren. 1 (6)

2 Utgående fakturor Det här är ett tråkigt och väldigt krångligt kapitel, men ack så viktigt. En faktura är ju, som nog alla vet, ett meddelande från säljare till köpare om vad som köpts, till vilket pris, och vid vilken tid, samt när detta senast skall vara betalt. En internfaktura fungerar på samma sätt, fast betalningen sköts här med bokföringsteknik snarare än bankbetalningar. Detta är den vanligaste fakturatypen på D-sektionen och därför benämns övriga fakturor speciellt externa fakturor i detta dokument. Då sektionen skickar externa fakturor tillämpas sista betalningsdatum 30 dagar efter fakturadatum. Vid intern fakturering specificeras inget sådant datum. Alla fakturor, interna såväl som externa, skall förses med datum, löpnummer, avsändare och mottagare samt kontaktpersoner/referenser. Skriver man en samlingsfaktura på flera olika köp så skall varje köp specificeras för sig på fakturan. Detta gäller både interna och externa fakturor. Externa fakturor gör man i fyra exemplar. Ett original och tre kopior. Originalet och en kopia skickas till fakturamottagaren. En kopia lämnas till Skattmästaren och en kopia behåller den som fakturerar. Interna fakturor gör man i tre exemplar. Ett original och två kopior. Originalet lämnas till Skattmästaren. En kopia lämnas till fakturerat mästeri, och en kopia behåller den som fakturerar. Med datum avses det datum då fakturan skrivs. Avsändare är det mästeri som skriver fakturan och mottagare är de som ska betala fakturan. Exempel på mottagare kan vara ett annat mästeri eller ett företag. Vår referens/kontaktperson är den person hos avsändaren som genomfört försäljningen. Er referens/kontaktperson är den person hos mottagaren som genomfört köpet. Fakturans löpnummer är fyrdelat. Den första delen är konstant lika med fakturerande mästeris sifferkod, därefter kommer ett streck, därefter de två sista siffrorna i aktuellt årtal, och sist en tvåsiffrig räknare som ökas med ett för varje ny faktura. Exempelvis för Cafémästerifaktura nummer 23, Faktureringsunderlag Man skriver ett faktureringsunderlag då man från något mästeri inköper saker utan att betala kontant. På detta specificerar man vad man har tagit, när man gjort det, vem som gjort det och till vad man gjorde det (det som kom mer att stå på fakturaspecifikationen). Med jämna mellanrum samlas faktureringsunderlagen upp av berörd mästare, vilken sedan skriver fakturor för uthämtade produkter. 2 (6)

3 Inkommande fakturor När det kommer en faktura till oss, vilket det gör från bl a ICA och bageriet, så skall originalet omedelbart förmedlas till Skattmästaren, som gör betalningen via banken. Kopian skall sparas i mästeriets eget arkiv för eventuella framtida behov. Eventuella medföljande följesedlar bör också sparas. Medföljer ingen kopia så gör man en enkelt och snabbt i sektionens kopieringsmaskin. Utläggsräkning Om man har ett kontant utlägg i sektionens namn så får man naturligtvis pengar för detta. I dessa fall skall man fylla i en utläggsräkning och tillsammans med denna bifoga kvitton som styrker inköpet. På utläggsräkningen skall specificeras datum, mästeri och vad som inköpts. Den skall även signeras med namnteckning och namnförtydligande. För varje utgiftspost skall även specificeras vilket konto utgiften skall hamna på (se kontoplan på sidan 4). Företrädesvis skall kontanta ersättningar ges ur mästeriets kassa, om sådan finnes. Finns det ingen, eller om den inte innehåller tillräckliga medel, fås ersättning av Skattmästaren. Vad som är gjort skall kryssas för i lämplig ruta på utläggsräkningen. Förfarandet blir likadant om man använder sig av handlån ur kassan, se ovan. Överblivna kontanter läggs tillbaka i kassan, utläggsräkning skrivs och kvittona bifogas denna. Det inses lätt att detta sätt är ekvivalent med det ovan beskrivna. Kvitton som ej är i A4-format skall klistras upp på ett sådant. Under inga omständigheter får kvittona buntas ihop på annat sätt. Arken med de uppklistrade kvittona häftas ihop med utläggsräkningen med en häftklammer. Utläggsräkningen lämnas till Skattmästaren. Om ersättning skall hämtas ur Skattmästarens kassa måste detta naturligtvis ske personligen. Kopia på utläggsräkningen arkiveras i mästeriets arkiv. Intäktsräkning Då man har en kontant intäkt skriver man en intäktsräkning på vilken man specificerar datum och evenemang. Denna lämnas sedan till Skattmästaren. Kopia arkiveras i mästeriets arkiv. Om mästeriet har en egen kassa, lägges pengarna i den och mästeriets kassa kryssas i på räkningen, annars lämnas pengarna till Skattmästaren och detta alternativ kryssas för på räkningen. Vid stora summor pengar (>5000 kr) skall pengarna räknas och kvitteras av två personer. Bankinsättningar Varje mästeri sätter själv in sina pengar på banken då kassan vuxit sig för stor. För detta används värdepåsar till sedlar mynt sätts in manuellt. Exakt hur insättningsblanketten skall 3 (6)

4 fyllas i visas på förekommen anledning av kvalificerad person (Skattmästare, företrädare eller liknande). Kopian på insättningslappen häftas ihop med remsan på värdepåsen, för värdepåsar, och lämnas till Skattmästaren som kontrollerar denna mot bankens rapport. Värdepåsar lämnas i serviceboxen på banken. Alla pengar som sätts in på banken skall räknas av två personer. Kontoplan För sektionens bokföring finns en kontoplan som talar om vilket kontonummer som hör till vilken utgifts- eller intäktspost. Det är dessa konton som skall specificeras på intäkts- och utläggsräkningar. Kopia på kontoplanen utlämnas av Skattmästaren på begäran. Reglerna mästerivis Skattmästaren Skattmästarens uppdrag definieras av följande punkter: Skattmästarens kassa förvaras i kassaskåpet i RåsenbaD. Nycklar till kassaskåpet får endast innehas av firmatecknare. Intäkts- och utläggsräkningar skall bokföras senast en månad efter att de inkommit. En viss fördröjning är av godo, då den kronologiska ordningen blir lättare att bibehålla. Ersättning för kontantutlägg ges ur Skattmästarens kassa endast om mästerikassan inte är tillräckligt stor, eller om ingen kassa finnes i mästeriet. Skattmästarens kassa bör inte uppgå till mer än kr, eller understiga 5000 kr. Externa fakturor betalas sista bankdagen före slutdatum på fakturan. Alla papper arkiveras naturligtvis. Cafémästeriet Cafémästeriet är det mästeri som hanterar absolut mest kontanter och därför är det här särskilt viktigt att rutiner följs. Följande punkter har satts upp för Cafémästeriet: Cafémästeriets kassa förvaras i kassaskåpet i Caféförrådet. Nycklar till kassaskåpet får endast innehas av valda funktionärer i Cafémästeriet. Intäktsräkning lämnas en gång per vecka, specificerad dag för dag, till Skattmästaren. 4 (6)

5 Utläggsräkningar skrivs för varje inköpstillfälle, och lämnas inom en vecka till Skattmästaren. Ersättning för kontantutlägg hämtas ur Cafémästeriets kassa, om tillräckligt med medel finnes. Cafémästeriets kassa bör inte uppgå till mer än kr. Fakturering skall göras minst en gång per läsperiod. Fakturakopior in/ut samt följesedlar skall arkiveras av mästeriet. Inventering och lagervärdesberäkning bör göras efter varje läsperiod, och skall göras varje terminsslut, efter det att terminens verksamhet är slut. Pubmästeriet Pubmästeriet hanterar stora mängder pengar vid punkttillfällen. Detta föranleder vissa skillnader gentemot Cafémästeriet. Följande punkter har satts upp för Pubmästeriet: Pubmästeriets kassa förvaras i Pubmästeriskåpet i sexförrådet. Nycklar till kassan får endast innehas av valda funktionärer i Pubmästeriet. Intäktsräkning lämnas efter varje arrangemang. Utläggsräkningar skrivs för varje inköpstillfälle, och lämnas inom en vecka till Skattmästaren. Ersättning för kontantutlägg hämtas ur Pubmästeriets kassa, om tillräckligt med medel finnes. Pubmästeriets kassa bör inte uppgå till mer än kr. Fakturering skall göras minst en gång per läsperiod. Fakturakopior in/ut samt följesedlar skall arkiveras av mästeriet. Inventering och lagervärdesberäkning bör göras efter varje läsperiod, och skall göras varje terminsslut, efter det att terminens verksamhet är slut. Sexmästeriet Se Pubmästeriet på sidan 5, och byt ut Pubmästeriet mot Sexmästeriet på alla platser. D-shop Följande punkter har satts upp för D-shopen: D-shopens kassa förvaras i märkesskåpet. 5 (6)

6 Nycklar till kassan får endast innehas av Märkvärdig(a). Intäktsräkning lämnas varje termin. Utläggsräkning skrivs för varje inköpstillfälle, och lämnas inom en vecka till Skattmästaren. Ersättning för kontantutlägg hämtas ur D-shopens kassa, om tillräckligt med medel finnes. D-shopens kassa bör inte uppgå till mer än 2000 kr Fakturering skall göras minst en gång per läsperiod. Fakturakopior in/ut samt följesedlar skall arkiveras av mästeriet. Inventering och lagervärdesberäkning skall göras varje terminsslut, efter det att terminens verksamhet är slut. 6 (6)