Rutin för hantering av privata medel

Transkript

1 Rutin för hantering av privata medel Rutin för hantering av privata medel Dnr: KS Typ av dokument: Rutin Handläggare: Markus Fjellsson, utredningssekreterare Antagen av: Välfärdschef Revisionshistorik: - Antagningsdatum: Giltighet: Tills vidare

2 Innehåll Rutin för hantering av privata medel... 1 Rutiner för hantering av privata medel inom boende enligt SoL och LSS i Munkedals kommun Allmänt... 3 Särskilt boende enligt SoL/LSS... 3 Kontantsummor... 3 Överenskommelse... 3 Förvaring av privata medel... 3 Kassabok... 4 Förvaring av kassaböcker... 4 Avstämning... 4 Avvikelser... 4 Redovisning... 4 I enskilt hem... 5 Allmänt... 5 Hantering av kontanter och betalkort... 5 Om gåvor och testamenten... 5 Mutbrott... 5 Penninggåvor... 6 Lån av pengar... 6 Andra gåvor... 6 Extra arbete... 6 Resor bekostade av brukare... 6 Testamente... 6 Upprättande och bevittning av testamente... 7 Ansvar... 7

3 Rutiner för hantering av privata medel inom boende enligt SoL och LSS i Munkedals kommun. Allmänt Rutinen för hantering av privata medel gäller i de fall personal hanterar kontanter för brukare. Enhetschefen är ansvarig för att rutinen efterföljs. Personalen ska inte: hantera bankböcker eller större kontantsummor sköta ekonomiska transaktioner som att betala räkningar mm skriva på och motta fullmakt I de fall brukaren inte själv kan klara detta och anhörig eller närstående inte finns ska enhetschefen verka för att frågan löses på ett lämpligt sätt som att till exempel anmäla till överförmyndarenheten för utredning av god man/förvaltare. Särskilt boende enligt SoL/LSS I samband med inflyttning ska brukaren, anhörig eller god man informeras om i vilken utsträckning personalen kan vara behjälplig med förvaring av privata medel. Information ska också ges om vad som ingår i omvårdnadsavgiften (SoL) samt vad som ska betalas av brukaren själv. Kontantsummor Personalen (kontaktpersonen) kan hjälpa till med förvaring av fickpengar i de fall det finns behov av det. Fickpengar bör inte vara större än 2000 kronor per månad. Överenskommelse En skriftlig överenskommelse sker mellan personal och brukaren, anhörig eller god man om ansvarsfördelning och summa. Förvaring av privata medel Alla kontanter och bankkort ska förvaras i ett värdeskåp i brukarens lägenhet. Om den möjligheten inte finns skall medlen förvaras på ett säkert sätt i ett låst skåp på enheten. Varje enhet skall ha en säker rutin när det gäller hur nycklar till värdeskåpen hanteras/förvaras. I de fall personal har tillgång till bankkort ska inte brukaren själv, god man eller någon annan kunna göra kontantuttag på samma konto. Skulle pengar saknas på kontot går det inte att utreda ansvarsfrågan.

4 Kassabok Kassabok förs över alla transaktioner som rör brukarens fickpengar. I kassaboken ska alla utgifter och inkomster specificeras. Alla kvitton ska verifieras med signatur, numreras och sparas. När kontantsummor lämnas till personalen för den boendes räkning ska alltid ett kvitto lämnas till den som lämnar pengarna. Om en viss del av fickpengarna lämnas till brukaren själv ska två av personalen signera. Brukaren behöver då inte spara kvitton. Personal ansvarar inte för pengar som brukaren själv förvarar till exempel i sin plånbok. I de fall personal gör inköp åt brukaren ska alltid kvitto finnas. Av kvittot eller anteckningen ska det framgå vad som inhandlats och av vem. Om kvitto ej kan erhållas vid intern underhållning etc ska personalen signera i kassaboken att transaktionen är gjord. Alla anteckningar ska göras med beständig skrift. Inga blyerts eller tuschpennor får användas. Om man skrivit fel så ska det felskrivna strykas över så att texten fortfarande syns. Den som rättar ska datera och signera. Förvaring av kassaböcker Kassaböcker och kvitton ska förvaras inlåst i värdeskåpet tillsammans med pengarna. Avstämning En gång per månad ska två av personalen gå igenom kassaboken och kontrollera rimligheten i uttag, insättningar, kvitton och saldo. Avstämningen ska dateras och signeras. Revision sker kontinuerligt på enheten, d v s internkontroll av att redovisning och avstämning är korrekt gjorda, detta sker genom stickprov av ett antal kassaböcker. Internkontrollen dateras och signeras. Enhetschefen är ansvarig för att kontrollen genomförs. Avvikelser Vid eventuella avvikelser skall chefen informeras omgående. Vid misstanke om stöld skall polisanmälan göras. För verksamhet som regleras enligt socialtjänstlagen och LSS skall också anmälan göras enligt 14 kap 2, Lex Sara till kommunstyrelsen. Redovisning

5 Redovisning sker till brukaren, anhörig eller god man när de så önskar. Kassabok samt kvitton skall lämnas till god man av personalen senast den 15 januari året efter utläggen. Gode män är redovisningsskyldig till överförmyndare senast den 1 mars. Vid alla tillfällen då kvitto och kassabok överlämnas till god man eller anhörig skall en gemensam avstämning göras där både personal och god man/anhörig skall signera. Vid flyttning från boendet eller vid dödsfall ska överlämnandet ske snarast möjligt. I enskilt hem Allmänt Rutinen gäller när personal som arbetar i brukarens ordinarie boende, enligt SoL/LSS, och som hanterar kontanter och bankkort för en brukares räkning. Huvudregeln är att kommunens personal inte skall hantera bankböcker, göra postoch bankärenden eller uttag för brukarens räkning. Personal kan vara behjälplig vid automatuttag då brukare själv är närvarande. I de fall brukaren inte själv klarar detta och anhörig ej finns som kan vara behjälplig skall anmälan göras om god man. Hantering av kontanter och betalkort I de fall personalen hanterar betalkort vid inköp samt vid inköp via faktura för brukare skall alltid kvitto finnas. Kvittot lämnas till brukaren tillsammans med varorna. På kvittot skall det framgå vad som inhandlats, av vem och när. Om gåvor och testamenten Socialstyrelsens vägledning Om gåvor och testamente gäller som vägledande princip i Munkedals kommun. Mutbrott Enligt 20 kap. 2 brottsbalken (BrB) gör en arbetstagare sig skyldig till mutbrott om han/hon tar emot, låter åt sig utlova eller begär muta eller annan otillbörlig belöning för sin tjänsteutövning. Ansvaret gäller alla anställningar inom både privat och offentlig tjänst. Ansvaret gäller även praktikanter, arvodesuppdrag och kontaktpersoner. Bestämmelserna i 20 kap. 2 BrB gäller även om arbetstagaren tagit emot gåva efter anställningen avslutats. Det behöver inte vara kontanta belöningar, utan

6 bestämmelserna gäller också förmåner av annat slag. Även gåvor som lämnas åt någon närstående till arbetstagaren omfattas av straffansvaret. Vad som anses vara otillbörligt får avgöras efter en samlad bedömning av alla omständigheter som har betydelse i det enskilda fallet. Penninggåvor Enskild personal får inte ta emot penninggåvor. Regeln är absolut. Lån av pengar Det är absolut förbjudet för personal att låna ur brukares privata medel. Personal får inte heller på något sätt medverka till att brukare lånar ut pengar. Andra gåvor Personal får som enskild ta emot gåva på förekommen anledning till exempel vid högtidsdagar. Gåvan skall då vara av ringa värde som en blomsterbukett eller en chokladask. Enhetschefen skall alltid underrättas som dokumenterar i sociala journalen. Gåvor till personal som grupp skall alltid godkännas av enhetschef med undantag av bidrag till kaffekassa som får mottagas av gruppen. Extra arbete Det är inte tillåtet att ha extraarbete hos en brukare. Affärsverksamhet eller försäljning av varor och tjänster mellan brukare och personal är inte heller tillåtet. Resor bekostade av brukare Det är inte tillåtet för personal att göra utflykter, semesterresor etc. som brukare betalar. Risk finns för otillbörlig förmån. Testamente Generellt sett torde det vara uteslutet att vårdpersonal tar emot ett testamentariskt förordnande från en brukare. Om testatorn och berörd personal utanför tjänsten haft en nära personlig relation, kan detta emellertid medföra att mottagandet inte bedöms som en otillbörlig gåva för utförda tjänster i yrkesutövandet. Om någon anställd får ärva en brukare skall arbetsgivaren göra en utredning och klarlägga omständigheterna till testamentets tillkomst.

7 Personal får inte påverka brukaren att skriva ett testamente vare sig till sin egen eller någon annans förmån. Upprättande och bevittning av testamente Personal skall inte medverka vid upprättande av testamente. Personal skall inte ställa upp som testamentsvittne. Personalen skall istället hänvisa till advokat eller annan sakkunnig person. Ansvar Den anställde har själv det juridiska ansvaret om denne tar emot gåva, en förmån eller ett testamentariskt förordnande. Den som känner sig osäker bör alltid först samråda med sin chef. Enhetschefen skall informera personalen om vad som gäller i aktuella sammanhang. Det är lämpligt att särskilt framhålla detta i samband med nyanställning. En sådan information skall ske i form av ett skriftligt meddelande till arbetstagaren, som denne får kvittera.