Rutin mot mutor och bestickning

Transkript

1 Verktygslådan SMART Titel Utgåva Rutin mot mutor och bestickning Syfte Rutinen ska utgöra en praktisk vägledning och ett stöd för hur olika situationer ska hanteras. Genom att ha en tydlig rutin när det gäller att ge eller att motta förmåner av olika slag vill vi underlätta för medarbetarna att bedöma om förmånen är att anse som tillåten eller ej. 2. Omfattning Rutinen tar sikte på alla former av mutor och bestickning, således både fall där någon i den egna organisationen erbjuds eller tar emot en muta och fall där den egna organisationen erbjuder eller lämnar en muta åt (besticker) någon. Likaså omfattas all verksamhet i organisationen. Förutom affärstransaktioner med ett annat privat eller offentligt företag omfattas alltså även exempelvis ansökan om erhållande av ett tillstånd från en myndighet eller annat offentligt organ eller i förekommande fall beviljande av tillstånd. 3. Ansvar Alla chefer och medarbetare ansvarar för att de efterlever det som sägs i rutinen. Alla chefer och medarbetare har ett ansvar för att påtala missförhållanden för närmaste chef eller om detta inte är lämpligt till annan högre chef. Den chef som tagit mot anmälan ska följa rutinerna för interna oegentligheter. Varje chef har ett ansvar att säkerställa att denna rutin följs inom sitt ansvarsområde. I de fall kompletterande regler behöver skapas i en specifik verksamhet ska detta göras i samråd med jurist. 4. Genomförande 4.1 Vad avses med en förmån och när är en förmån att anse som bestickning eller muta? Med förmån avses enligt denna rutin: Gåvor. Middagar och andra nöjesarrangemang. Resor, studiebesök, utbildningar, konferenser och säljfrämjande arrangemang samt andra liknande förmåner till kund, leverantör eller annan affärskontakt. 4.2 Absolut förbud mot givande och mottagande av förmån som utgör bestickning eller muta Var går gränsen för muta och bestickning? En förutsättning för straffansvar är att belöningen, förmånen eller gåvan är otillbörlig. Vad som är otillbörligt får bestämmas utifrån en samlad bedömning av alla omständigheter som föreligger i det enskilda fallet. Någon beloppsgräns för vad som är att betrakta som muta finns inte, utan det är förmånens värde sett från mottagarens synpunkt som är avgörande. Om du är osäker, kontakta din närmaste chef för att få stöd i beslutsfattandet. Omständigheter som påverkar bedömningen i varje enskilt fall är: om förmånen lämnats och tagits emot öppet

2 om förmånen objektivt sett varit måttfull om förmånen lämnats eller tagits emot under en pågående upphandlingssituation om förmånen varit till nytta i arbetet om villkor uppställts för förmånen förmånens värde för mottagaren om mottagarens arbetsgivare godkänt förmånen parternas relationer mottagarens integritetskänslighet om mottagarens anhöriga eller andra närstående omfattas av förmånen Givaren kan dömas för bestickning och mottagaren kan dömas för mutbrott till böter eller fängelse i högst två år. Om ett besticknings- respektive mutbrott är grovt blir straffet fängelse i lägst sex månader och högst sex år. 4.3 Hur vet vi var gränsen går? Det finns ingen skarp gräns för vad som ska betecknas som en otillbörlig förmån. Genom att du ställer följande enkla frågor till dig själv kan du göra en första bedömning av förmånen: Skulle mina chefer, arbetskamrater eller externa intressenter reagera negativt om förmånen blev känd? Kan mina chefer, arbetskamrater eller externa intressenter uppfatta förmånen som om att jag får en vinning av förmånen som inte kan anses vara skälig? Finns det risk för negativ publicitet om jag berättar om förmånen i media? Om svaret på någon av dessa frågor blir ett ja ska du antingen avstå från att ge eller ta emot förmånen. Om du av några skäl ändå tvekar ska du kontakta din närmaste chef för att få stöd i beslutsfattandet. 4.4 Vilka generella regler gäller för när vi tar emot och/eller ger olika typer av förmåner? Förmån får inte ges eller tas emot då syftet är eller misstänks vara att påverka mottagarens beteende eller beslut. Förmån som lämnas eller tas emot ska vara objektivt sett måttfull och präglas av öppenhet samt utgöra ett naturligt och nyttigt led i tjänsteutövningen. Förmån får aldrig lämnas eller tas emot om den är förenad med villkor om visst handlande för mottagaren. Affärskontakter med personer som den anställde har en personlig vänskapsrelation till bör undvikas och/eller noggrant övervägas. Vid minsta tveksamhet avseende lämpligheten i förmånen ska närmaste chef lämna sitt godkännande som vid behov kan inhämta råd och stöd från jurist. I de fall det finns en tveksamhet avseende lämpligheten av förmånen ska vi avstå från att ge eller ta emot förmånen. Avsteg från de generella reglerna kan göras efter beslut av stadsdirektören efter samråd med jurist. 4.5 Vilka regler ska du som medarbetare följa när du tar emot en förmån? Under förutsättning att de generella reglerna under punkt 4.2 är uppfyllda så är det tillåtet med: Arbetsmåltider

3 Arbetsmåltider av måttfull karaktär och som har en naturlig koppling till arbetet är tillåtna. Upprepade inbjudningar från kund, leverantör eller annan affärskontakt till samma person under kortare tidsperioder skall undvikas. Uppvaktning Måttfull uppvaktning på jämna födelsedagar, andra bemärkelsedagar eller vid sjukdom är tillåtna. Gåvor Gåva som har ett värde under 300 kr för mottagaren (Vid högre värde eller vid fler gåvor under året krävs godkännande av närmaste chef). Utövar du myndighetsutövning är det inte tillåtet att ta emot några gåvor överhuvudtaget. Resor och konferenser Resor, studiebesök, utbildningar och konferenser är tillåtna om de utgör ett naturligt led i tjänsten. Det är viktigt att det finns ett klart syfte och innehåll med arrangemanget som har en koppling till tjänsteuppdraget. Fritid och egna aktiviteter ska normalt inte förekomma på ordinarie arbetstid. Förmåner som även omfattar familjemedlem eller motsvarande får inte accepteras. Om det finns särskilda skäl kan undantag beviljas av närmaste chef som i förekommande fall ska inhämta stöd från jurist. Möjlighet ska finnas för familjemedlem att själv betala sina egna kostnader. I de fall ett avböjande av en gåva allvarligt kan störa relationen mellan kommunen och gåvogivaren ska en särskild bedömning göras. I de fall som en chef godkänner gåvan ska gåvan disponeras av kommunen. 4.6 Särskilda regler för att ta emot en förmån i vård- och omsorgsverksamhet Inom vård- och omsorgsverksamheten kan särskilda förhållanden mellan brukare och personal uppstå och det är därför viktigt att anhöriga och brukare inte uppfattar att man kan få fördelar genom att ge förmåner till medarbetarna. Socialstyrelsen har gett ut rekommendationer inom området vilka även gäller i följande delar för kommunens medarbetare: Blommor, tårtor och choklad kan gå bra att ta emot för att givaren (brukare eller anhörig) inte ska bli ledsen. Kontanter är inte tillåtet att ta emot (om det är lämpligt kan vi be den som vill ge pengar att lämna dem till något välgörande ändamål istället). Om någon boende testamenterar pengar eller saker till personal får man inte ta emot detta. Vi får inte heller påverka någon boende att skriva testamente, vare sig till vår egen eller någon annans fördel. Inte heller skall vi hjälpa någon med att upprätta eller bevittna testamenten. Vad vi kan göra är att hjälpa till med att ta reda på telefonnummer till en advokat som gör detta. Om någon av personalen fyller år eller slutar och en boende vill uppvakta går det bra under förutsättning att gåvans art och omständigheterna vid dess överlämnande inte kan ge anledning till antagande eller misstanke om särbehandling av vårdtagaren. Närmaste chef ska i så fall godkänna gåvan. Om boende gör föremål på terapin får vi köpa dem, dock inte direkt av den boende. Försäljningen ska i sådana fall ske via arbetsterapin.

4 4.7 Vilka regler ska du som medarbetare följa när du erbjuder en förmån? Under förutsättning att de generella reglerna under punkt 4.2 är uppfyllda så är det tillåtet med: Arbetsmåltider Arbetsmåltider av måttfull karaktär och som har en naturlig koppling till arbetet är tillåtna. Upprepade inbjudningar till samma kund, leverantör eller annan affärskontakt eller samma person under kortare tidsperioder skall undvikas. Gåvor Gåva som har ett värde under 300 kr för mottagaren (vid högre värde eller vid fler gåvor under året krävs godkännande av närmaste chef). Resor och konferenser Förmåner i samband med resor, studiebesök, utbildningar och konferenser är tillåtna om de utgör ett naturligt led i tjänsten. Det är viktigt att det finns ett klart syfte och innehåll med arrangemanget som har en koppling till tjänsteuppdraget. Fritid och egna aktiviteter ska normalt inte förekomma på ordinarie arbetstid. Erbjudande av förmåner som även omfattar familjemedlem eller motsvarande ska i normalfallet undvikas helt. Om det finns särskilda skäl kan undantag beviljas av närmaste chef som i förekommande fall ska inhämta stöd från jurist. 4.8 Om jäv Jäv kan förekomma i samband med myndighetsutövning, inköp, upphandling eller andra liknande aktiviteter. Med jäv avses att en medarbetare berörs personligen av ett ärende som hon/han arbetar med genom att, utanför sitt arbete i organisationen, kunna ha särskild nytta. Det är inte bara om den anställde själv kan ha en sådan nytta av resultatet som jäv uppstår, utan också om en nära släkting eller annan närstående kan ha det. Som nära släkting och annan närstående räknas bland annat make/registrerad partner, förälder, barn, barnbarn, syskon, far- och morförälder, svärförälder och svåger/svägerska liksom sambo, förlovad och nära släktings make, sambo och förlovad samt nära vän till den anställde. Med särskild nytta avses: Ekonomisk vinning Andra fördelar så som tillstånd, förtur till lägenheter, köplatser etc. Den som är jävig i förhållande till en leverantör får inte delta i arbete eller beslut rörande upphandling eller inköp från leverantören. Om du bedömer att du kan vara jävig i ett ärende ska du omgående anmäla detta till närmaste chef. Referenser: För att motverka mutor har Institutet Mot Mutor (IMM) gett ut Vägledande etiska regler för kontakt- och relationsfrämjande förmåner i affärsverksamhet, mest känd under kortnamnet IMM:s Vägledning. Informationsskriften Farliga Förmåner - vad lagen säger om bestickning, korruptiv marknadsföring och mutbrott.

5