Anvisning till a rsra kning/slutra kning 2013

Transkript

1 Anvisning till a rsra kning/slutra kning 2013 Först och främst: ta fram förra årets årsräkning och kolla vad utgående värdet av din huvudmans tillgångar var då? Ingående belopp för årets årsräkning skall alltid vara samma som det utgående värdet föregående år. Årsräkning och sluträkning skall fyllas i med permanent skrift, det vill säga inte under några omständigheter ifyllas med blyertspenna. Årsräkningen skall sändas in till överförmyndarverksamheten före den 1 mars, för sluträkning gäller inlämning senast en månad efter förordnandets upphörande. Om förhinder uppstår krävs att ansökan om anstånd inkommer till överförmyndarverksamheten före 1 mars samt före sista inlämningsdag för sluträkning. Årsräkning och sluträkning kan anses vara komplett när den är fullständigt ifylld och följande är medsänt: Årsbesked eller kapital- och räntebesked i original från bank för samtliga upptagna tillgångar och skulder, som visar värdet per den sista dagen i redovisningsperioden, Kontoutdrag från bank som visar samtliga transaktioner under hela redovisningsperioden, Samtliga verifikationer, exempelvis kontrollbesked från Försäkringskassan, fakturor, kvitton och kvittenser som visar/styrker huvudmannens inkomster och utgifter under redovisningsperioden, Betalordrar och giroblanketter (i de fall betalningarna inte framgår av kontoutdragen).

2 Använd med fördel ett sifferregister och ordna verifikationerna efter de rubriker som finns i årsräkningsblanketten. Sätt verifikationerna bakom respektive siffra i sifferregistret. I de fall flera uppgifter finns i samma bilaga, exempelvis vad gäller pensionsutbetalningar och avdragen skatt, skall hänvisning finnas var i handlingarna originalet finns. Samtliga belopp som redovisas skall kunna hänvisas till ett verifikat. Kontantprincipen gäller, och innebär att det är endast faktiska inkomster och utgifter under året som skall redovisas. Endast in och ut från huvudmannens konto, inget annat. Verifikationer i form av fakturor får ni tillbaka när granskningen är avslutad. Samtliga tillgångar skall vara överförmyndarspärrade, undantaget transaktionskontot. Kontrollera att spärren framgår av årsbeskedet. Vid slutredovisning är sista redovisningsdag den dag då ställföreträdarskapet upphörde. Allmänt gällande årsräkningsblanketten För gode män och förvaltare gäller som huvudregel att man har tillgång till ett transaktionskonto för att kunna betala de löpande utgifterna och genomföra andra nödvändiga transaktioner. Samtliga tillgångar skall styrkas med årsbesked/kapital och räntebesked, taxeringsbevis eller andra verifikat som styrker tillgången. Genomgång av årsräkningsblanketten 1:1 Tillgångar i form av bankkonto enligt föregående årsräkning eller förteckning Ange bank, kontonummer och belopp enligt utgående värde på förra årets årsräkning eller på inlämnad tillgångsförteckning. Om detta är den första årsräkningen som skall lämnas in skall de tillgångar som redovisats på transaktionskontot i förteckningen fyllas i. 1:2 Inkomster under perioden Samtliga inkomster (på det/de konton som redovisas under 1:1) som skett under redovisningsperioden skall redovisas. Verifikationer i form av kontrolluppgift, lönespecifikation, kontoutdrag (avsändaren skall vara tydlig) eller annat underlag där beloppens storlek framgår skall bifogas. Inkomster skall redovisas som bruttobelopp, det vill säga inklusive skatt, eftersom det är bruttoinkomsten som ligger till grund för om det är huvudmannen eller kommunen som skall stå för arvodet till god man/förvaltare. Skatten redovisas som en utgift under 2:1. Utdelning från aktie, fonder eller andra värdepapper skall endast redovisas om den utbetalas med kontanta medel till det konto som redovisas under ruta 1:1. Utdelning från fonder

3 återinvesteras oftast, vilket innebär att utdelningen används till att köpa nya fondandelar. Återinvesterad utdelning skall alltså inte redovisas som inkomst. Om uttagsmedgivande har givits från spärrat konto, som redovisas under 1:3, och överförts till transaktionskontot skall detta tas upp som en inkomst. När pengarna sedan har använts tas det upp som en utgift under 2:1. Försäljningslikvider från fastigheter och bostadsrätter skall redovisas liksom inkomster i form av arv och gåva. Om god man/förvaltare företrätt sin huvudman i arvskifte skall handlingar som styrker arvets storlek finnas i akten hos överförmyndaren och behöver inte bifogas igen. 1:3 Tillgångar i form av överförmyndarspärrade konton, värdepapper, fordringar, fastigheter, bostadsrätter enligt föregående årsräkning eller förteckning. Ange bank, kontonummer och belopp enligt utgående värde på förra årets årsräkning. Detsamma gäller för värdepapper, fordringar, fastigheter och bostadsrätter. Fastigheter skall anges med fastighetsbeteckning. Bostadsrätt skall anges med föreningens namn och lägenhetsbeteckning. Om detta är den första årsräkningen som lämnas in skall de tillgångar som redovisats i förteckningen fyllas i. 2:1 Utgifter under perioden. Samtliga utgifter som har skett under redovisningsperioden skall redovisas (på det/de konton som redovisas under 1:1). Verifikationer i form av kvitton, fakturor eller annat underlag som styrker beloppet skall bifogas. Notera att kontoutdrag inte är en adekvat ersättning för en faktura, eftersom kontoutdraget inte styrker vems faktura som är betald eller att rätt belopp är betalt. Värdeminskning på aktier och värdepapper skall inte redovisas som utgift. Arvode enligt överförmyndarnämndens beslut samt inbetalning av sociala avgifter till Skatteverket skall alltid redovisas. Information om inbetalning av skatt och sociala avgifter hittar ni hos Skatteverket. Om pengar har flyttats från transaktionskonto till överförmyndarspärrat konto skall detta tas upp som en utgift och styrkas med verifikat. Särskilt viktigt är att redovisning av de privata medlen görs på ett tydligt sätt. Vi återkommer till frågan om hantering av privata medel längre fram i anvisningen. 2:2 Tillgångar i form av bankkonto vid redovisningsperiodens slut (31 december eller upphörandedagen). Bank, kontonummer och belopp skall anges på blanketten och styrkas med årsbesked/kapitaloch räntebesked. Notera det datum som årsbeskedet har skrivits ut och att inkomster och utgifter som gjorts efter detta datum ej skall tas upp i aktuell årsräkning.

4 2:3 Tillgångar i form av överförmyndarspärrade konton, värdepapper, fordringar, fastigheter, bostadsrätter vid redovisningsperiodens slut (31 december eller upphörandedagen). Bank och kontonummer skall styrkas med årsbesked eller kapital- och räntebesked per redovisningsperiodens slutdatum, i original. Fastighet skall anges med fastighetsbeteckning och styrkas med taxeringsbevis. Bostadsrätt skall anges med föreningens namn och lägenhetsbeteckning. Fordringars värde skall styrkas med skuldebrev. Fonder, aktier och andra värdepapper redovisas i antal och marknadsvärde och skall styrkas med depåförteckning, årsbesked eller motsvarande. På årsbeskeden ska framgå antal, kursvärde, transaktioner under året och vilka konton/depåer som är överförmyndarspärrade. Obligationer skall styrkas till nominellt belopp. Försäkringsvärden styrks av försäkringsbolaget. 3. Skulder. Skulder anges med långivare och belopp. Skuld skall styrkas med besked från långivare, inkassoföretag eller kronofogde. Skulder skall redovisas per borgenär. Betalda räntekostnader och amorteringar förs in under punkt 3:3. Åtgärder som god man/förvaltare vidtagit för att minska skuldernas storlek, till exempel frivillig uppgörelse med fordringsägare och ansökan om skuldsanering, skall redovisas för under övriga upplysningar. Differens A + B skall vara lika med C + D. Om en differens uppstår skall den gode mannen/förvaltaren själv åtgärda detta, alltså räkna om eller på annat vis försöka få siffrorna att stämma. Om det trots allt uppstår en differens skall dess storlek redovisas här. Övriga upplysningar Övriga upplysningar som kan vara värdefullt vid granskning av aktuell års-/sluträkning är exempelvis om huvudmannen har del i ett dödsbo som ännu inte skiftats, om skuldsanering ansökts om, uppgörelser med fordringsägare, eller andra viktiga uppgifter skall anges här. Hantering av fickpengar I de fall där huvudmannen själv gör inköp kan en stående överföring göras från transaktionskontot till huvudmannens eget konto, alltså det kontot huvudmannen ensam disponerar över och har kort till. Överföringen skall kunna styrkas via kontoutdrag. I din redovisning behöver du alltså inte ange hur huvudmannen använder de överförda fickpengarna. Det enda du redovisar är överföringarna från det ena kontot till det andra. I det fall huvudmannen inte har ett kort att handla/ta ut pengar med själv utan får kontanter i

5 handen utav dig skall kvittens på överlämnade pengar skrivas under av god man och huvudmannen själv. Är det så att huvudmannen inte kan ta hand om sina pengar själv krävs ofta att personalen på boendet är behjälplig. När god man/förvaltare lämnar pengar skall kassabladet kvitteras av såväl mottagande, behörig, personal som av ställföreträdare samt att kvittens, där datum och belopp framgår, skall skrivas och lämnas till ställföreträdaren. God man/förvaltare kontrollerar boendepersonalens/hemtjänstens redovisning av dessa medel. Kort sagt skall uttag från transaktionskontot som skall gå till fickpengar kunna styrkas med kontoutdrag eller en kvittens. I de fall inköp görs för huvudmannens räkning skall underlag/kvitto sparas och sändas in som underlag till årsräkningen. Märk väl att det inte under några omständigheter är tillåtet att blanda samman huvudmannens och god man/förvaltares ekonomi. Det är absolut förbjudet. Detta innebär att du exempelvis inte får göra inköp för din huvudmans räkning med ditt eget kontokort. Tänk på att Gode män/förvaltare är skyldiga att inhämta överförmyndarnämndens samtycke till följande åtgärder: Uttag av spärrade bankmedel och övriga spärrade tillgångar. Köp av aktier och andra placeringar än fonder och värdepapper garanterade av stat eller kommun. Köp, försäljning och inteckning av fast egendom eller tomträtt. Köp, försäljning och pantsättning av bostadsrätt. Utlåning av huvudmannens egendom. Driva en rörelse för huvudmannen. Arvskifte. Upptagande av lån för huvudmannen. Notera att granskning av årsräkningen äger rum först när den är komplett. Om du begär arvode för ditt uppdrag kommer det inte betalas ut, eller beslutas om, förrän granskning är gjord.