Internfakturering 14 MARS 2014

Transkript

1 Internfakturering 14 MARS 2014

2 Utbildningens syfte Syftet med kursen är att på ett korrekt sätt kunna hantera internfakturor i Orfi.

3 Utbildningens innehåll Teori Internfaktura Intern försäljning Externt samköp Fördelning Praktik Registrera Buntöversikt Bokföringsorder Granskning Skicka internfaktura Betalning Överföring Arkivering Påminnelser

4 Internfaktura Det finns tre olika typer av internfakturor: Intern försäljning Externt samköp Fördelning

5 Intern försäljning En institution/motsvarande inom LU säljer något till en annan institution/motsvarande inom LU. Säljaren bedriver verksamheten och kontering sker alltid med interna konton (kkl 9) inkomstkonto hos säljaren och utgiftskonto hos köparen. Samma koncernkod används av både säljaren och köparen. Försäljningen bokförs i Orfi internfakturering. Lunds universitet Säljande institution/ motsvarande Vara/tjänst Betalning Köpande institution/ motsvarande

6 Intern försäljning - Beloppsgränser Undvik att fakturera mindre belopp. Återkommande försäljning för mindre belopp till samma kund: Fakturera månadsvis/kvartalsvis. Sålda varor eller tjänster till större belopp: Fakturera i så nära anslutning till utförandet/leveransen som möjligt. Vad är mindre belopp? - Beror på storleken på institutionens verksamhet, annars kan kr vara ett riktmärke.

7 Intern försäljning Verksamhetsgren Köpande institution: Kontera på den verksamhetsgren/aktivitet där varan/tjänsten ska nyttjas. Säljande institution: Kontera på den verksamhetsgren/aktivitet där kostnaderna för att producera den sålda varan/tjänsten uppstått/bokförts.

8 Intern försäljning Stöd- och kärnverksamhet En stor del av den interna köp/säljverksamheten inom universitetet består av att centrala enheter (stödverksamhet) säljer tjänster till institutionerna (kärnverksamhet). Några exempel: LDC säljer datatjänster, LU Service säljer lokalvård, telefonitjänster, post/porto m m och LU Byggnad hyr ut skrivsalar, föreläsningssalar etc.

9 Intern försäljning Indirekta kostnader Försäljning från stödverksamhet: Inkludera säljarens direkta och indirekta kostnader (institutionsgemensamma) vid prissättning. Eller enligt överenskommelse.

10 Intern försäljning Indirekta kostnader Försäljning från kärnverksamhet grundprincip Vid försäljning till annan institution (kärnverksamhet): Kom överens om priset innan fakturering. Inkludera inte indirekta kostnader, även vid pris enligt överenskommelse. Köpare: Interna konton för köp av varor och tjänster genererar indirekta kostnader Säljare: Interna intäktskonton reducerar de indirekta kostnaderna

11 Intern försäljning Indirekta kostnader Köp av hela kurser Speciell överenskommelse, kontakta din fakultet.

12 Intern försäljning Uppdragsutbildning All fakturering av uppdragsutbildning mot extern kund sköts av Lund University Commissioned Education (LUCE). Institutionen skickar en internfaktura till LUCE avseende sin medverkan i utbildningen. Institutionens direkta kostnader för verksamheten + påslag för indirekta kostnader ska faktureras på det nya kontot (Intern försäljning uppdragsutbildning) på verksamhetsgren 54. Detta konto reducerar inte de indirekta kostnaderna hos säljaren.

13 Intern försäljning Anläggningstillgång Försäljningspriset fastställs till det bokförda värdet. Intern försäljning av anläggningstillgångar sker genom en faktura i Internfaktureringen. Försäljningsintäkten ska konteras med ett konto i kontogrupp 9831*. Tillgångar som sålts internt byter därefter ägare i anläggningsregistret. På så sätt flyttas tillgångarnas balansposter över till det nya kostnadsstället samt eventuella återstående avskrivningar kommer att belasta det nya kostnadsstället under den återstående ekonomiska livslängden. Sektion Ekonomi följer regelbundet upp internförsäljningar och flyttar tillgångarna.

14 Samköp/fördelning Följande huvudregel gäller: Kontering sker med externa konton (kkl 1-8) om det är en ren vidarefördelning av externa inkomster/utgifter. Obs! Inte kontoklass 4. Exempel: externt samköp Kontering sker med interna konton (kkl 9) om det sker någon form av omräkning/dyl eller om det gäller internfördelningar/uttaxeringar. Bokförs i internfaktureringen och i huvudboken (redovisningen)

15 Externt samköp Vid ett gemensamt externt inköp är det möjligt att få ett bättre pris och säljaren skickar endast en faktura. T ex: Två institutioner/enheter delar på en anläggningstillgång. Fördelningen mellan institutionerna bör ske direkt vid hanteringen i Lupin.

16 Externt samköp Om den ena institutionen redan tagit emot den externa fakturan och bokfört hela beloppet hos sig: Internfakturera den andra institutionen dess del. Fakturan bokförs som en samköpsfaktura, d v s både avsändare och mottagare använder samma externa kostnadskonto och samma koncernkod som vid betalningen i Lupin. Om inköpet gäller en anläggningstillgång så ska ett särskilt samköpskonto användas för den vidarefakturerade delen.

17 Intern vidareförmedling Omföring eller vidareförmedling av intäkter och kostnader. Obs! Inte löneombokningar (kkl 4) Typ av ekonomisk händelse avgör om externa eller interna konton ska användas. Det är viktigt att både avsändaren och mottagaren använder samma konto, koncernkod och ev. finansiär eller rapportkod.

18 Intern vidareförmedling De vanligaste fallen av vidarefördelningar mellan institutioner och områden är: vidarefördelning av inkomster, t ex externa bidrag bidrag från centrumbildningar till olika institutioner ytterligare tilldelning från område till institution eller från universitetsstyrelsen fördelning av avskrivningar

19 Intern vidareförmedling Reseräkningar och fakturerade reseutgifter som ska betalas av någon annan institution/enhet I första hand: fakturan för resan ska ställas direkt till den institution/enhet som ska betala reseräkningen i Primula Res konteras på institutionen/ enheten som ska betala Informera resenären om hur reseräkningen ska konteras (kostnadsställe-verksamhetsgren-aktivitet-fritt).

20 Registrera internfaktura Interna transaktioner mellan avdelningar och institutioner inom universitetet registreras i Orfi internfaktureringsmodul. Både den avsändande och den mottagande institutionen registrerar sin del av internfakturan i samma formulär. Hela universitetet har samma internfakturanummerserie. Det framställs inte några internfakturor på papper utan alla fakturor aviseras elektroniskt. Om det behövs ytterligare information än den som får plats i beskrivningsfältet kan avsändaren bifoga underlag med internfakturan, i form av t ex Word- eller pdfdokument, alt. skicka med internposten.

21 Buntöversikt All registrering ska dokumenteras på papper genom att du skriver ut en buntöversikt när du är klar med registreringen. Buntöversikten är en förteckning över vad du har registrerat i en bunt. Översikten ska skrivas under av den som har registrerat bunten och sedan lämnas till granskaren tillsammans med fakturaunderlagen.

22 Granskning Det sker ingen maskinell granskning utan endast pappersgranskning, d v s jämförelse görs av registrerarens buntöversikt med underlagen. Granskaren kontrollerar att bokföringen är korrekt (rätt mottagarkostnadsställe, belopp och kontering). Granskaren skriver under buntöversikten med namnteckning.

23 Bokföringsorder Buntöversikten ska lämnas till prefekten för tecknande av bokföringsorder eller till den person som prefekten utser att göra detta. Beslut om vem som har rätt att teckna bokföringsorder utöver prefekten fattas av prefekten och beslutet ska arkiveras på institutionen.

24 Skicka internfaktura När internfakturan är granskad och buntöversikten har blivit underskriven av den som har rätt att teckna bokföringsorder så ska internfakturan skickas till mottagaren. Detta görs genom att du skickar en avisering till mottagaren genom att klicka på knappen <Kör>. Aviseringen skickas till alla användare som har behörighet till kostnadsstället.

25 Betalning av internfaktura När du tar emot en internfaktura får du en avisering i din arbetslista.

26 Betalning av internfaktura Aviseringen går att öppna som en utskrivbar sida.

27 Betalning av internfaktura Den mottagande institutionen konterar, skriver ut buntöversikt och godkänner internfakturan. En avisering skickas till avsändaren.

28 Överföring Internfakturans konteringar förs över till huvudboken först när fakturan konterats och godkänts av mottagaren. Postningar av godkända internfakturor till huvudboken görs en gång per dygn genom en central rutin. I huvudboken kan hela verksamhetens transaktioner och saldon tas ut i rapporter. Detaljerad information om internfakturor finns i interfaktureringsmodulen.

29

30 Påminnelser Påminnelser på obetalda internfakturor framställs och aviseras till mottagaren av sektion Ekonomi. Det skickas inte ut några påminnelser på papper utan påminnelserna kommer precis som internfakturorna att skickas elektroniskt. Påminnelserna kommer också att gå till alla användare på kostnadsstället som får aviseringar om internfakturor. Första påminnelsen skickas 30 dagar efter utställandet av internfakturan och sen kommer det att skickas en påminnelse varje vecka tills internfakturan blivit betald.

31 Arkivering Buntöversikten arkiveras tillsammans med fakturaunderlagen i ordning efter buntöversiktens datum. Verifikationer ska sparas i tio år efter räkenskapsårets utgång. Tänk på att för andra handlingar gäller helt andra tidsfrister. Vissa handlingar, t ex forskningskontrakt och gåvobrev ska bevaras för all framtid.

32