Anvisningar för avstämning av v-grenarna 10 och 30 och full kostnadstäckning.

Transkript

1 Anvisningar för avstämning av v-grenarna 10 och 30 och full kostnadstäckning. Tömning från v-gren 91 till v-grenarna 10 och 30 Kostnader och intäkter bokförda på v-gren 91 töms till v-grenarna 10 och 30. Tömningen görs med de procentsatser som institutionen beräknat med hjälp av fullkostnadskalkylen. Dessa procentsatser ska återspegla fördelningen av indirekta kostnader mellan stöd för utbildning och stöd för forskning. Efter tömningen (görs på aktivitet kst Lokalkostnader och aktivitet kst Indirekta kostnader) blir saldot på v-gren 91 noll. De indirekta kostnaderna har överförts till v-grenarna 10 och 30 och redovisas som ett debetsaldo på dessa v-grenar (lokalkostnaderna på aktivitet kst och indirekta kostnader på aktivitet kst ). Påläggsbokföring/finansiering av indirekta kostnader Orfi beräknar summan av direkta löne- och driftskostnader för varje aktivitet på alla v-grenar utom 91, 10 och 30. Denna summa multipliceras med de påläggsprocentsatser för indirekta kostnader som beräknats för institutionen i fullkostnadskalkylen (som finns på sektionen Ekonomis hemsida). Med automatik bokförs en vidarefördelning (genom påläggsbokföringen) av de indirekta kostnaderna från v-grenarna 10 och 30 till aktiviteter på övriga v-grenar. Bokföring görs i debet på aktiviteten/alla v-grenar och i kredit på v-grenarna 10 och 30. Samma konto används för debet och kredittransaktionen: Indirekta kostn univ gem Indirekta kostn omr gem Indirekta kostn inst gem Indirekta kostn avd gem Lokaler inst Detta kan också uttryckas som att debettransaktionen är pålägg eller uttag för indirekta kostnader och kredittransaktionen är finansiering av indirekta kostnader. Bokföring på v-grenarna 10 och 30 På v-grenarna 10 och 30 redovisas nu på debetsidan de verkliga indirekta kostnaderna under perioden och på kreditsidan en vidarefördelning av dessa kostnader enligt de %-satser som beräknats enligt den nya modellen (motkonteringen till de indirekta kostnaderna som bokförts på aktiviteten med hjälp av påläggsprocentsatsen). Differenser på v-grenarna 10 och 30 Om saldot på v-grenarna 10 och 30 var för sig är nära noll betyder det att de indirekta kostnaderna fördelats till kärnverksamheten med belopp som är tillräckliga för att uppnå full kostnadstäckning. Har v-grenarna ett debetsaldo (debetsidan är större än kreditsidan) har de verkliga indirekta kostnaderna inte fullt ut fördelats vidare, %-satsen för pålägg har varit för Lunds universitet Sida 1

2 låg. Har v-grenarna ett kreditsaldo (kreditsidan är större än debetsidan) råder motsatt förhållande, %-satsen för pålägg har varit för hög. Uppgår differensen/saldot till mindre belopp finns ingen anledning till åtgärd. Ny avstämning görs nästa månad osv. Uppgår differensen/saldot däremot till ett väsentligt belopp måste anledningen till differensen analyseras. Vad som är väsentligt belopp beror på storleken på verksamheten. Differenser som är > 10 % av den totala kostnadsmassan under perioden kan vara ett riktmärke i början på året. Efterhand som året går bör differensen minska för att i slutet på året vara nära 0. Orsaken till differensen analyseras på två sätt - budgeterade gemensamma kostnader jämförs med verkliga gemensamma kostnader - beräknad fördelningsbas jämförs med verklig fördelningsbas Analys budgeterade gemensamma kostnader Budgeterade gemensamma kostnader finns i kalkylen under institutionsgemensamma kostnader. Differens kan inte uppstå avseende universitetsgemensamma kostnader eller fakultetsgemensamma kostnader (och ev institutionsgemensamma kostnader vid fyra nivåer) eftersom dessa debiteras via finansieringsbidraget med fasta belopp som inte ändras under året. De verkliga gemensamma kostnaderna finns i bokföringen på v-gren 91. Utfallet på v- gren 91 ska jämföras med månad /12 av budgeterat belopp enligt fullkostnadskalkylen (per juni - månad = 6, per september - månad = 9). Om vissa gemensamma kostnader faktureras t ex kvartalsvis och ännu inte kommit in i redovisningen ger detta upphov till differens mellan budget och utfall men sådana differenser ska inte korrigeras för, kostnaderna kommer ju i en senare period. Likadant är det om vissa kostnader bokförts som avser en längre period än den som uppföljningen avser. En annan anledning till differens kan vara att vissa kostnader budgeterats som gemensamma men bokföring av kostnaden gjorts på annan v- gren än v-gren 91. Då måste bokföringen justeras. Analys fördelningsbas Beräknad fördelningsbas hittar man i bilagan till fullkostnadskalkylen. Periodens verkliga fördelningsbas utläses i rapporten INST RR BR/vgren INST fr om Jämförelse görs mellan mån /12 av beräknad fördelningsbas och utfallet i redovisningen per mån-år. Även här kan differenser bero på att kostnaderna (direkta) inte uppkommer jämnt över året. Fördelningsbasen kan antingen vara baserad på historiska eller budgeterade siffror, i enlighet med institutionens bedömning. Om fördelningsbasen avviker påverkar detta även universitetsgemensamma indirekta kostnader och områdesgemensamma indirekta kostnader eftersom dessa kostnader (fast belopp som fördelas med %) fördelas på aktiviteter i förhållande till fördelningsbasen. Om det vid analysen kan konstateras att varken budgeterade gemensamma kostnader eller beräknad fördelningsbas verkar vara fel så finns ingen anledning till åtgärder även om saldot på v-grenarna 10 eller 30 uppgår till väsentliga belopp. Differensen kommer ju att utjämnas längre fram under räkenskapsåret. Konstateras däremot att omfattningen av verksamheten ökat eller minskat väsentligt i förhållande till fördelningsbasen så finns anledning att överväga att justera fördelningsbasen och därmed justera %-satsen för automatisk bokföring av pålägg för indirekta kostnader. Lunds universitet Sida 2

3 En begäran om ändring av fördelningsbasen lämnas in till ekonomisektionen på särskild blankett. Vid osäkerhet om fördelningsbasen behöver ändras kan det vara lämpligt att vänta ytterligare någon eller några månader för att se utfallet i påföljande avstämningar. En diskussion med områdeskansliet eller ekonomisektionen kan också ge vägledning. Det är bra om %-satserna för indirekta kostnader inte ändras alltför ofta. Hantering av saldo på verksamhetsgren 10 och 30 Budget- och kalkyldifferenser skapar saldon på verksamhetsgrenarna 10 och 30. Sannolikt blir dessa differenser mindre när vi tillämpat den nya modellen något år och fått erfarenhet av att budgetera kostnader för stödverksamhet och fördelningsbaser. Idag beräknar vi fördelningsbas på historiska siffror, med möjlighet för institutionen att ändra om de historiska siffrorna inte ger en rättvisande bild av verksamheten under det kommande året. Tanken är att när vi infört ett gemensamt budgeteringsverktyg vid LU ska vi övergå till budgeterad fördelningsbas. Erfarenheter från andra lärosäten som tidigare gått över till att bokföra indirekta kostnader genom påslag på kostnadsbas istället för omkostnadsuttag pekar på att kalkyl- och budgetdifferenserna är störst de första åren. Verksamhetsgren 10 och 30 ska alltid resultatavräknas (både vid över- och underskott), de får inte periodiseras vid boksluten. Saldot på verksamhetsgrenen visar skillnaden mellan de verkliga indirekta kostnaderna för utbildning respektive forskning (från verksamhetsgren 91) och de kostnader som fördelats ut till övriga verksamhetsgrenar med procentuell fördelning. Lunds universitet Sida 3

4 Konton för bokföring av indirekta kostnader ( univgem kostn, omrgem kostn, lokalkostn och instgem kostn, och ev avdgem kostn) får inte användas för manuell bokföring. Manuell bokföring på verksamhetsgren 10 och 30 måste alltid ske med andra konton enligt anvisning nedan. Verksamhetsgren 10 och 30 resultatavräknas alltid Konton för bokföring av indirekta kostnader får inte användas för manuell bokföring (993000, ,995000,996000, ) Blanda inte över- resp underskott på gamla aktivitet med v-gren 10 och 30 Saldon på verksamhetsgren 10 eller 30 hanteras enligt nedan, åtgärderna kan med fördel kombineras. Rådgör med områdeskansliet i dessa frågor. Positivt saldo på verksamhetsgren 10 eller 30 = för högt %-påslag (kreditsidan är större än debetsidan): - sänk påläggsprocenten under året antingen till ny korrekt beräknad procentsats elleren genomsnittsprocent* för att få påslag under hela året att stämma mot ny korrekt påläggsprocent. I kalkyler ska den nya korrekta procentsatsen användas. Det innebär att om man väljer att i bokföringen lägga genomsnittsprocent så överensstämmer inte denna med procentsatsen i kalkylen. Men utfallet i redovisningen för projekt som pågår hela året stämmer med procentsatsen i kalkylen. Lunds universitet Sida 4

5 - använd överskottet till medfinansiering. Bokförs med konto Medfinansiering anslagsmedel. - spara överskottet till kommande år för att avräkna mot budget- och kalkyldifferens. Saldot resultatavräknas då vid bokslut och kan användas för att täcka kommande års differenser. Denna metod ska bara användas om saldot är ett mindre belopp (<7% av fördelningsbasen). Negativt saldo på verksamhetsgren 10 eller 30 = för lågt %-påslag (debetsidan är större än kreditsidan): - höj påläggsprocenten under året antingen till ny korrekt beräknad procentsats eller en genomsnittsprocent* för att få påslag under hela året att stämma mot ny korrekt påläggsprocent. I kalkyler ska den nya korrekta procentsatsen användas. Det innebär att om man väljer att i bokföringen lägga genomsnittsprocent så överensstämmer inte denna med procentsatsen i kalkylen. Men utfallet i redovisningen för projekt som pågår hela året stämmer med procentsatsen i kalkylen. - spara till kommande år för att avräkna mot budget- och kalkyldifferens. Saldot resultatavräknas då vid bokslut och kan avräknas mot kommande års differenser. Denna metod ska bara användas om saldot är ett mindre belopp (<7% av fördelningsbasen). Överskott på v-gren 10 och/eller 30 Sänk %-satsen Använd överskottet till medfinansiering Spara överskottet till kommande år (mindre belopp) Underskott på v-gren 10 och/eller 30 Höj %-satsen Spara underskottet till kommande år (mindre belopp) Bokför inte manuellt uttag för indirekta kostnader för att täcka negativt saldo eller återföra positivt saldo till projekten. Denna bokföring tillhörde den gamla modellen och det försvårar uppföljningen och analysen om man blandar metoderna. Verktygen i nya modellen är ändrad påläggsprocent eller medfinansiering. Verksamhetsgrenarna 10 och 30 ska visa skillnaden mellan de verkliga indirekta kostnaderna för utbildning respektive forskning (från verksamhetsgren 91) och de kostnader som fördelats ut till övriga verksamhetsgrenar med procentuell fördelning. Det är därför olämpligt att blanda in gamla över- eller underskott från aktivitet på dessa verksamhetsgrenar. Vill man inte ha kvar gamla saldon på aktivitet på verksamhetsgrenarna kan de flyttas (kapitalflytt) till någon annan aktivitet på verksamhetsgrenen, men inte till verksamhetsgren 10 och 30. Hantering av saldon på aktivitet Gamla saldon på aktivitet (från bokslutet 2008) hanteras enligt nedan. Verksamhetsgrenarna ses sammantaget, aktiviteter på verksamhetsgren 11 ses sammantaget och den avgiftsfinansierade verksamheten (verksamhetsgren 54, 58 och 55+56) hanteras separat. Målet är att tömma/avsluta aktivitet på alla verksamhetsgrenar på några års sikt. Lunds universitet Sida 5

6 Positivt saldo på (resultatavräknat 2008, finns i kapitalet): - använda till medfinansiering av andra aktiviteter under 2009 eller senare, använd särskilt konto vid bokföring, Medfinansiering anslagsmedel - spara som reserv mot budget- och kalkyldifferenser på verksamhetsgren 10 och 30. Detta kan vara lämpligt om saldot uppgår till ett mindre belopp. Bokföring mellan aktivitet 99996/verksamhetsgren och verksamhetsgren 10 eller 30 görs då som kapitalflytt året efter räkenskapsåret. OBS! Kapital får inte flyttas mellan utbildning och forskning. Positivt saldo på på t ex verksamhetsgren 35 får inte täcka underskott på verksamhetsgren 10 (går bra på verksamhetsgren 30). Flytta vad som behövs för att nollställa verksamhetsgren 10 eller 30 och låt ev resterande saldo ligga kvar på aktivitet flytta till annan aktivitet (fungerar på t ex verksamhetsgren 11) Negativt saldo på (resultatavräknat 2008, finns i kapitalet): - negativt saldo ska täckas. Efter godkännande från området får täckningen göras under flera år. - täcka på sätt som överensstämmer med områdets resursfördelningsmodell. Diskutera med området! * Beräkning av genomsnittsprocentsats För att beräkna genomsnittsprocentsatsen behöver man: - den nya bilagan till fullkostnadskalkylen - pålägg som är bokfört - det verkliga utfallet av fördelningsbasen Anvisningar finns ekonomisektionens hemsida Beräkning av genomsnittsprocent. I följande exempel har man ändrat lokalhyra i budgeten samt ändrat fördelningsbas. Lunds universitet Sida 6

7 Verkligt utfall t o m april Beräknat utfall med genomsnittsprocent Verkligt utfall av fördelningsbas finns på INST-RR/BR-rapporter Skillnaden mellan ny fördelningsbas och verkligt utfall av fördelningsbas Kolumnen januari-april visar det verkliga utfallet t o m april. Kolumnen maj-december visar skillnaden mellan de budgeterade indirekta kostnaderna (kolumnen Summa) minus det verkliga utfallet för januari-april. Genomsnittprocent beräknas så här: Universitetsgem: ( )/9 748=18,16% Områdesgem: ( )/9 748=39,02% Institutionsgem: ( )/9 748=15,80% Lokaler: ( )/9 748=12,67% Exempel genomsnittsprocent universitetsgemensamma: (Budgeterade indirekta kostnader för hela året minus bokfört pålägg)/beräknad fördelningsbas för resten av året Lunds universitet Sida 7