Budget workshop höst Eva Wessén

Transkript

1 Budget workshop 2018-höst Eva Wessén

2 Agenda Kort repetition Nyheter Investeringar Avstämning OH FAQ

3 Syfte och mål Syftet: Ett forum för att stödja aktiva användare i Raindance budget och prognosmodul. Målet är att ge användarna en repetition, praktisk genomgång av nyheter och möjlighet att ställa frågor.

4 Repetition

5 Status/beslut (BPR/BPA) Ek. (BPR) Ek.Lokal adm. (BPA) Centralt (BPC) Översikt budget end to end Budget: Förutsättningar till godkänd budget/prognos Start Förutsättningar Aktuella perioder Gemensamma pris och värderegister T.ex. lönerev. IT-abg, C-OH, F-OH... Ladda personaldata Nollställa p-fördeln. & def.sätta Slut BSLEN pris och värderegister T.ex. lokalryggsäck Gemensamma pris och värderegister T.ex. I-OH Ändrad OH justering Ändrad OH Personal inkl IT & L-ryggs. Övriga Intäkter/kostnader/ OH Investeringar & avskrivningar Fördeln. parallelleförbrukn Balanserat kapital Flerårsplan Status Låst (BPR) Beslut Status Stängd (BPA)

6 Administrera Styra upp bokslutsenhetens budgetprocess 1. Start: före registrering 2. Ändra OH procent: Utifrån behov 3. Ändra status: Låsa och stänga

7 Nyheter

8 Nyheter hösten Attestfilter för att minimera risk att budgeter på fel aktivitet. 2. Personalbudgetbilderna har snabbats upp. 3. Personalbudgetbilderna har delats i tre bilder. 1. Personaldata 2. Personalbudget 3. Publicera personalbudget 4. Att Spara och Spara flera knapparna utnyttjas mer. 5. Avskrivningar på befintliga anläggningar är sparat från start. 6. BPT ny roll. 7. Lokalkostnad fasta lokaler ny informationsbild. 8. Bilden för att administrera OH-%.

9 Steg för registrering Nytt steg 2 Pers publicera Stegen därefter har förskjutits => totalt 8 steg

10 Steg 1: Personaldata flik Begränsad till personaldata - styr budgeten. Färre fält mer överblickbar. Nytt fält tjänstgöringsgrad => styr kostnaderna. Grundomfattning = Ej ändringsbar information från Primula, styr inga beräkningar. - Borde ha styrt lokalkostnad för fasta lokaler. Placering styr möjlighet till avstämning av fullt ut konterad personal. Spara = snabb-spara personaldata i aktuell flik. Spara flera = sparar personaldata, beräknar budget och sparar: Lön, Sociala avgifter, IT-abg och Lokalryggsäck till värderegistret

11 Steg 1: Personalbudget flik 2 Visar de flesta fält som sparats i flik 1. Visar även personaldata omräknat till kronor. Ingen registrering kan göras denna flik. Bilden sparas utifrån första flikens Spara flera.

12 Steg 2: Pers Publicera För över personalbudget till resultatbudget. Tar lite längre tid att spara. Spara innan du går över till steg 3.

13 Lokalkostnad fasta lokaler Priset uppdateras direkt när någon ändrar sin pristabell.

14 Administrera OH-% Fyra flikar en översikt och tre registreringsbilder 2018=aktuell % innevarande år 2019=aktuell % pågående budgetering

15 Investeringar

16 Steg 5: Investeringar Registrera i kronor och positiva tal 1.Befintliga anläggningar simulerade avskrivningar för befintliga anläggningar har uppdateras av BPC 2.Komplettera de pågående anläggningarna 3.Budgetera inköp av nya anläggningar under innevarande år och de följande åren enligt bild. Budgeterade framtida investeringar ligger till grund för tilldelning av investeringsutrymmet.

17 Pågående investeringar Registrera i kronor och positiva tal

18 Nya investeringar Registrera i kronor och positiva tal

19 Avstämning investeringar

20 Avstämning avskrivn bef anl Bilden visar framtida avskrivningar på befintliga anläggningar aktiverade i anläggningsregistret t.o.m

21 Stämma av OH-% BPA

22 Kärnverksamhetens beräknade OH 1. Öppna bild B00 Avstämning OH budget. 2. Jämför Central och Fakultet: Budget OH kostn Central/Fak 2019 per fakultet och gren, med beslutet. 3. Jämför Institutionens budgeterade kostnad för verksamhetsstöd med Budget OH kostn Inst Avvikelser bör täckas av tidigare års över/underskott. 5. Vid behov korrigera OH-% satserna under Admin, B00 OH-procent. a) Spara om Steg 3, 4 och Registrera kärnverksamhetens beräknade OH för central-, fakultetsoch institutions-oh, på aktiviteterna för motbokning av OH-kostnad.

23 Beslutad central- & fakultets-oh Exempel MAI, Forskning, Utbildningsvetenskap: Beslutad Central-OH och Fakultets-OH hittar du i budgetförutsättningarna AKT

24 Registrera deb. & beräknad OHC AKT Registrera beslutet på debiterad LiU OH Registrera beräknad OHC på LiU OH exkl Avvikelse = 1 tkr för lite fördelat

25 Administrera OH-% B00 OH-procent styr beräknad OH kostnad: steg 3 INT/KOSTN AKT och steg 4 INT/KOSTN VSH/FAK Steg 6 Fördeln Parförbrukn bör också sparas om B00 OH-procent: Summering av Reg. Flikarna

26 B00 Reg korr proc OHC Central OH Kolumn Korr proc styr budgeterad OH-kostnad Finab FP/GP = FAB/GAB FP=FAB GP=GAB

27 B00 Reg korr proc OHF Fakultets OH Tips! Använd delsummor

28 Checklista OH Innevarande års OH-ligger default korrigera i B00 OH-procent före start om du vet. 2. Registrera i Steg 3 beslutad central- och fakultets-oh på aktiviteterna där internfakturan hamnar. 3. Kontrollera att allt är parallell-fördelat korrekt. 4. Stäm av kärnverksamhetens beräknade OH. Räcker den till att täcka internfakturan och kostnaden för institutionens stöd? OBS! Ta även hänsyn till tidigare års över- eller underskott. a) Om ja, gå vidare till punkt 5. b) Om nej, korrigera %-satsen B00 OH-procent och spara om Steg 3, Steg 4 och Steg 6. Kontrollera igen om beräknad OH täcker kostnaden för OH. c) Stäm av parallellfördelning igen. 5. Registrera motbokningen av kärnverksamhetens beräknade OH för central-, fakultets- och institutions-oh.

29 FAQ

30 Checklista Admin: Lönerevision Pris fasta lokaler Preliminär OH-% Steg 1-5 sparade för alla enheter Efter steg 1 stäm av lokalkostnad fasta lokaler Stäm av och uppdatera parallellförbrukning Stäm av och registrera OH-fakturan och intäkten för OH Spara eget kapital Uppdatera flerårsplan Stäm av budgeten i avstämningsbilderna. Lås och stäng alla enheter Sänd in signerad bild 7000 Avstämning budget att signera

31 Lokalkostnader Beräknas: Tj.grad * fördelning * pris Borde ha beräknats: Grundomf * fördelning * pris Rättas till nästa års budget

32 Grundomfattning Informationsfält från Primula som för närvarande inte styr något. För nya rader = blankt. Ändras till nästa år

33 Tjänstgöringsgrad All typ av tjänstledighet kommer inte med endast de som har fast ledighet. Resterande uppdateras manuellt. Det har varit svårt att få klara besked om vilka fält från Primula som är aktuella fortsatt diskussion med Primula för förbättringar till nästa år.

34 Summering

35 Agenda Kort repetition Nyheter Investeringar Avstämning OH FAQ

36 Syfte och mål Syftet: Ett forum för att stödja aktiva användare i Raindance budget och prognosmodul. Målet är att ge användarna en repetition, praktisk genomgång av nyheter och möjlighet att ställa frågor.

37 Extra bilder Generella funktioner Budget & prognos

38 Avstämning Avstämningsbilderna uppdateras direkt Flik 7 Budget o prognos översikt Flik Budget\Avstämning avstämning av reg. värden

39 Avstämning personal B00 Avstämning personal utifrån budgeterad enhet B00 Avstämning personal utifrån placering B00 Kontroll fördelning personal

40 Budgeterat stöd per funktion

41 Generella funktioner knappar (1 av 3)

42 Generella funktioner knappar (2 av 3)

43 Generella funktioner knappar (3 av 3)

44 Lagring verifikat Verifikat bokförs på lägsta koddel Eftersom inte unik kod valts lagras prognos/budget på sista koden i ett intervall

45 Eva Wessén