Vi som håller i dagens utbildningspass: Syfte med dagens utbildning. Utbildning NY EKONOMI ht Karin Olandersson.

Transkript

1 Utbildning NY EKONOMI ht 2015 ANSKAFFA RESURSER Vi som håller i dagens utbildningspass: Karin Olandersson Kerstin Larsson Syfte med dagens utbildning Förståelse och övergripande kunskap om ekonomimodellen och den nya kodsträngen om nya rutiner Anskaffa resurser Vad har vi köpt? Vad har vi använt pengarna till? 1

2 Innehåll Översikt nyheter Ny och system kodsträng i Lupin Nya kodsträngen Stöd till forskningsprojekt Övriga förändringar i Lupin Urval rutiner och principer, Nya bl rutiner a: Kontraktshantering Övriga utbetalningar Internfakturering Tidplan övergången Lokalkostnader Nya konton Ny kodsträng i Lupin Ny kodsträng Konto Aktivitet ( ) Funktion, Tillgång/Fin (999) Intrastatinfo enbart på varuinköp inom EU Intrastatkod enbart på varuinköp inom EU Två organisationer i Lupin Lunds universitet Ny kodsträng Lunds universitet_old Gammal kodsträng Tidigare hanterade fakturor och beställningar Ingen kontroll mellan organisationer om fakturanummer är unikt för leverantören Vid beställning måste organisation väljas 2

3 Tilldelning av ny kodsträng i Lupin Aktivitet (kostnadsställe.verksamhet.aktivitet) Alla aktiviteter inom kostnadsstället tilldelas kostnadsställets alla grupper Inga individuella tilldelningar Konto, Funktion, Intrastat och Tillgång (999) Tilldelas alla grupper Önskemål om ändring skickas till lev@eken.lu.se Favoriter och förvalda värden Favoriter Visas överst i listan Förvalda värden Ett värde per koddel Fakturanummer extern faktura Verifikationsnummer på extern faktura i Lupin Fakturanummer i Raindance Fakturanummer på extern leverantörsfaktura i Lupin Er referens i Raindance Fakturanummer i Leverantörsreskontran i Raindance: 70XXXXXX manuellt registrerad 71XXXXXX överförd från Lupin 3

4 Internfaktura i Lupin Internfaktura Ställs ut i Raindance - betalas i Lupin Granskare i Lupin väljs vid utställandet Inga interna konton Bokföring av både debet och kredit när fakturan är konterad och attesterad i Lupin Intern motpart sätts med automatik Fakturanr 45XXXXXX i båda systemen Attest i Lupin Ny attest ny kodsträng Attestflöde sätts upp enligt den uppsättning som finns idag men enbart på kostnadsställe. Attest på aktivitet ej prioriterat vid övergång - läggs till under början på 2016 Parallell attest Eget köp (hierarkiskt) Eskalering sker till angiven chef (ej hierarkiskt) Abonnemangsfakturor Ny ansökning om förkontering av t ex mobiltelefonfakturor upplagda på abonnemang Granskare ligger kvar 4

5 Anläggningstillgång Anläggningstillgång Bokföring direkt i balansräkningen Preliminärt anläggningskonto väljs vid kontering Finansiär 999 för registrering av stöldbegärlig tillgång Inget godkännande av konteringen i Raindance Separat utbildning ger behörighet till anläggningsregistret i Raindance Intrastat - Lupin Två nya dimensioner i Lupin Intrastatinformation och statistisk varukod kan anges i fält redan i Lupin Intrastat - Raindance Enklare hantering Utbildning via film Sök fram de poster som finns på ditt kostnadsställe 5

6 Viktigt att tänka på inför 2016 Viktigt att alla fakturor blir granskade och attesterade inför byte av organisation(kodsträng) Fakturor över SEK som gäller 2016 ska periodiseras i Orfi, skicka mail till redovisning@eken.lu.se På de ordrar som faktura ej inkommit och matchat order/leverans före 11 jan får fakturan granskas och attesteras manuellt med ny kodsträng Löner och andra ersättningar Primula/Primula webb Lön Arvode och Utlägg Ny kodsträng Ombokning av lön, arvode, resor ID begrepp Övriga rutiner Förskott Reseförskott Handkasseförskott Redovisning Leverantörsskulder centralt Rättningar 6

7 Fördelning av lokalkostnader Ingen ändring i rutiner eller systemstöd. Översyn pågår hos LU Bygg och LU Service. Nya konton (för hyra och lokalservice/städ) Avstämning av fördelning och pålägg på särskild aktivitet (istället för 10 och 30): Stödverksamhetens lokalkostnader: på akt Kärnverksamhetens gemensamma lokalkostnader: på akt Nya konton Konto för Hotell och Restaurang delas upp Konton med Ej bibl borttagna Namnändringar för att förtydliga en del konto 7