Utbildning NY EKONOMI ht 2015 STARTSKOTTET

Transkript

1 Utbildning NY EKONOMI ht 2015 STARTSKOTTET

2 Vi som håller i dagens utbildningspass: Agneta Sjöfors, projektledare Elisabeth Pupp, biträdande projektledare Helena Jönsson, biträdande projektledare

3 Utbildningen i Ny ekonomi

4

5 Syfte med dagens utbildning Nya ekonomimodellen Grundläggande förståelse Effekter på ekonomiarbetet Påverkan rutiner och system

6 Projektets hemsida

7 Innehåll Översikt nyheter och system Översikt nyheter Nya kodsträngen Stöd Kodsträngen till forskningsprojekt Urval rutiner och principer, bl a: Budget, analys och uppföljning Kontraktshantering Ny Internfakturering ekonomi! Tidplan övergången

8 Nyheter

9 Ny systemkarta Primula personal Lupin inköp ekontrakt W3D3 diarie Raindance redovisning Lupos LUPP EOS budget Kuben uppföljning

10 Nytt: Alla internfakturor via Lupin Lupin Interna kundfakturor Godkända Interna fakturor Raindance Inga fakturor på skrivbordet!

11 Ny kontraktshantering Renodling ekontrakt avvecklas Diarieföring i DFS/W3D3 Information för bokföring och ekonomisk uppföljning i Raindance

12 Ny funktionalitet i ekonomisystemet Projektportal Stöd för periodisering av intäkter Stöd för samfinansiering Rekvisitioner Nytt i kundfaktureringen

13 Nya möjligheter med tidredovisning Målgrupper: Internsäljare (LDC) Forskningsprojekt där tidredovisning krävs (pilot 2016?) Funktioner: Redovisa timmar per projekt Fördela lönekostnader Underlag för fakturering Särskild behörighet Särskild utbildning

14 Ny inloggning Åtkomst Raindance Inloggning med Lucat-ID En inloggning för samtliga kostnadsställen på hela Lunds universitet Ökad flexibilitet

15 Nya godkännanderutiner Inga buntöversikter! Ekonomen godkänner elektroniskt Prefekten bestämmer vilka som får godkänna på institutionens kostnadsställen

16 Ny kodsträng Orfi: ekonomisk händelse Konto Koncern -kod Kostnadsställe Orfi 11i Verksamhetsgren Finansiärkod Rapportkod: Momsred. Utbet stip. Aktivitet Fritt fält Raindance: verksamhet ekonomisk händelse annan indelning Kostnadsställe Konto Aktivitet Verksamhet Funktion Finansiär Motpart verksamhet annan indelning

17 Nytt i kodsträngen Störst ändring: aktivitet Underlättar med en plan från början All (mycket) information samlad Mindre del obligatorisk från början, uppdatering efter hand Färre verksamhetskoder Endast två interna motparter vid internt köp/sälj Inom fakultet Mellan fakultet

18 Nyheter kontering Alltid externa konton Undantag: fördelning gemensamma kostnader Motpart anger intern/extern Färre balansposter på institution. Försvinner: Leverantörsskulder Kundfordringar Avräkningskonto/kassakonto Ej kapitalflytt mellan 21 o 35

19 Nyheter anläggningsbokföringen Lättare kontera inköpet: ett konto, tydlig investering Viktigt med vana vid anläggningshantering Särskild behörighet Särskild utbildning

20 Nytt i budget, analys och uppföljning Stöd till projekt Flerårig projektbudget i EOS Uppföljning i Kuben Bättre möjlighet till analys och uppföljning

21 Nytt i full kostnadstäckningsmodellen Färre konton och verksamhetskoder Daglig beräkning, men månatlig bokföring av pålägg Nytt sätt att beräkna fördelningarna inom utbildning och forskning

22 Kodsträngen

23 Kodsträngen från och med 2016 Konto AKT KST VSH FUNK FIN MOTP 5 pos 6 pos 6 pos 2 pos 5 pos 3 pos 4 pos Konto Aktivitet Kostnadsställe Verksamhet Funktion Finansiär Motpart vilken händelse? var i organisationen? vilken resultatenhet? vilken del av LU:s verksamheter? annan frivillig märkning/indelning vem är finansiär av en intäkt? vilka parter är inblandade i händelsen?

24 Kodsträngen i Raindance 1. Ekonomiska händelsen, vilket delsystem? 2. Specifik händelse, vilka motparter är inblandade i händelsen? 3. Var i organisationen, vilken typ av Aktivitet?

25 Kodsträngen i Lupin Konto AKT FUNK 5 pos 16 pos 5 pos Konto: Obligatorisk Aktivitet: Obligatorisk Ex Sök på del av kod eller benämning Spara favoriter!

26 Kodsträngen i Lupin, forts Konto AKT FUNK 5 pos 16 pos 5 pos Funktion Frivillig Övriga obligatoriska koddelar Kostnadsställe, Verksamhet och Motpart: fylls i automatiskt vid inläsning i Raindance

27 Kodsträngen i Primula KST AKT VSH FUNK 6 pos 6 pos 2 pos 5 pos Kostnadsställe Obligatorisk Aktivitet Obligatorisk, valen styrs utifrån valt kostnadsställe Går begränsa valen/söka i benämningen Verksamhet Obligatorisk, styrs utifrån vald aktivitet

28 Kodsträngen i Primula, forts KST AKT VSH FUNK 6 pos 6 pos 2 pos 5 pos Funktion Frivillig Övriga obligatoriska koddelar Motpart: fylls i automatiskt vid inläsning i Raindance Spara favoriter i Sparade konteringar!

29 Strukturer till koddelarna Vi bokför på: Konto AKT KST VSH FUNK FIN MOTP 5 pos 6 pos 6 pos 2 pos 5 pos 3 pos 4 pos Strukturinformation till dessa koddelar ger: Summeringar i rapporter i Raindance, EOS och Kuben Stöd kontera Underlag till bokföring

30 Strukturer, exempel Stöd att kombinera koddelar (rätt) i bokföring Akt Linne-Palme nr Kst Barn o Familjers Hälsa Hallström Vsh 11 Grundutbildning med anslag

31 Strukturer, exempel Stöd kontera Kodguide för att hitta rätt värde. Ex. leta i finansiärgruppen Statliga myndigheter för att hitta VR, Vetenskapsrådet.

32 Strukturer, exempel Summering Kst Inst Fak Förpackningslogistik 110 Designvetenskaper 10 Lunds Tekniska Högskola

33 Strukturer, exempel Underlag till bokföring Förkonterade aktiviteter Övriga strukturer och kodning För rapportering och uppföljning

34 Översättning av aktiviteter Syfte IB till 2016 till Raindance Kodsträngssaldon för 2015 till Raindance Konvertering av historik i Kuben (2015 och bakåt) Konvertering av budget för 2016 och utfall för 2015 i EOS Översättning av löner, avtal som fortsatt ska automatdebiteras (hyror, telefoni, datorarbetsplatser- EGA)

35 Översättning av aktiviteter, forts. Metod Daglig uppdatering av Orfi-saldon och ekontraktsuppgifter i en gemensam Accessfil Översättning till internt id, ihopslagningar mm. Exportfil till Raindance, därefter slutgiltigt aktivitetsnummer Tidplan Kvalitetssäkring och komplettering t o m 30/11 Kompletteringar nya kombinationer 1/12-13/1 2016

36 Budget, analys och uppföljning

37 Budget, analys och uppföljning Budget 2016 konverteras till ny ekonomimodell inför det första bokslutet Rapporteringstidpunkter 2016 blir sannolikt kvartal Ny rutin för periodisering av bidragsinkomster, påverkan på bokslutsarbetet?

38 Stöd till projekt i EOS Stöd för kalkyl, budget och simulering av projekt i EOS - målgrupp ekonomer och controllers Budget läses över till Kuben för uppföljning - målgrupp forskare Aktivitetsinformation som projektledare, projekt och forskargrupp läses över till EOS och Kuben och blir valbara där

39 Stöd till projekt - utdata

40 Stöd till projekt - utdata

41 Analys och uppföljning Bättre möjlighet till analys och uppföljning Nya möjligheter att följa upp kostnader per person Ny metod för bokföring av löpande semesterkostnader Nya möjligheter att följa upp tvärvetenskapliga projekt

42 Ny metod för löpande semesterkostnader Ny metod löpande semesterkostnader som utjämnar resultateffekten på avdelnings, institutions- och fakultetsnivå. Dagens modell

43 Ny metod för löpande semesterkostnad Löpande semesterkostnad motbokas på särskild aktivitet på varje kostnadsställe och verksamhet

44 Uppföljning av tvärvetenskapliga projekt Projektledare Projekt Projekt Kontrakt LTH Kontrakt Natur Kontrakt LTH Kontrakt Natur Forskargrupp

45 Uppföljning i övergången Gamla ekonomimodellen, händelser t o m 31 dec 2015 Orfi och LUPP till preliminärt 31 mars 2016 EOS till minst till 31 mars Kubens nuvarande databas finns kvar framöver

46 Uppföljning i övergången Nya ekonomimodellen, händelser 2016 och bakåt i tiden Konverterad utfallsdata 2015 i Raindance och EOS Konverterad utfallsdata i Kuben» Obs, jan-feb endast nya händelser

47 Nytt i full kostnadstäckningsmodellen Färre konton och verksamhetskoder Daglig beräkning, men månatlig bokföring av pålägg Nytt sätt att beräkna och bokföra fördelningarna inom utbildning respektive forskning Mer rättvisande resultat i kärnverksamheten

48 Full kostnadstäckningsmodellen 91 Utbildning Uppdrags utb Fördelning från EOS Forskning

49 Full kostnadstäckningsmodellen Utbildning Uppdrags utb Forskning Utfall påläggsbas Utfall påläggsbas

50 Full kostnadstäckningsmodellen Utbildning Uppdrags utb Utfall påläggsbas

51 Full kostnadstäckningsmodellen vsh 11 vsh 58 summa akt akt akt Årets inkomst uppdra Årets inkomst intern Intäkt Personalkostnader Lokalkostnader Driftkostnader Avskrivningskostnad Indir kostn ovanligga Kostnad Resultat gamla verksamhetsgren 10 Mer rättvisande resultat per verksamhetsgren

52 Ny ekonomi!

53 Grundblocken i bokföringen Köpa Sälja Rätta Dela

54 Köpa Anskaffa resurser Externt - Hantera löner, arvoden och utlägg i Primula - Hantera beställningar och externa leverantörsfakturor i Lupin Internt - Hantera interna leverantörsfakturor i Lupin Samköp: I första hand varsin faktura från leverantören eller delad kontering på externa fakturan i Lupin I andra hand: ena parten betalar hela fakturan och internfakturerar sedan andra parten; särskild fakturatyp

55 Sälja Finansiera verksamheten Externt Internt - Fakturera extern kund i RD - Fakturera intern kund i RD - Rekvirera bidragsmedel i RD - Boka ut fr utredningskonto i RD Fakturering och rekvisition i kundfakturaportalen Utbokning från utredningskontot med bokföringsorder

56 Rätta Ekonomisk händelse Verksamhet - Korrigera konto - Korrigera aktivitet-kst-vsh - Korrigera finansiär - Korrigera funktion - Korrigera motpart - (Flytta kapital) Lön rättas i första hand i Primula, i andra hand i Raindance i särskild ver typ Fakturor rättas i Raindance: olika ver typer för extern och intern händelse hänvisning till fakt nr/dyl

57 Dela Fördela/vidarefördela Kostnader, ex Vidarefördelning: Bokföringsorder med samma konto, motpart och ev finansiär som ursprungsbokföringen, men annan aktivitetvsh-kst Samfinansiera: I första hand med automatik Särskilt konto Intäkter, ex - Fördela gem kostn - Fördela anslagsmedel - Fördela lokalkostnader - Fördela bidragsmedel - Samfinansiera

58 Exempel hur ska händelserna bokföras? 1. Inst A har i ett av sina projekt kört fast i arbetet med några analyser och kommer överens med Inst B om att anlita Ida Snille som är expert på att lösa just den sortens problem. 2. Bosse Balder ska opereras och kommer att vara borta några månader. Avdelningen lånar in Karl Rapp från grannavdelningen för att täcka upp för Bosse.

59 Bokföringsorder i Raindance Ekonomiska händelsen och motpart styr Olika verifikationstyper och radtyper Arbeta med mallar i Excel Godkänna (attest) = av behörig ekonom, kontrollera kontering och bifogade underlag Signera = slutföra bokföringen, med lösenord Bokfört direkt (Definitiv) ingen postning!

60 Dokumenthantering, verifikationer och arkivering Diarieföring av kontrakt, avtal och beslut: arkivering, ingen gallring Verifikationer: arkivering i Raindance Inkl. bokföringsunderlag/räkenskapsmaterial eller hänvisning. Ska tydligt gå att följa bokföringen. Bokföringsunderlag/räkenskapsunderlag ska arkiveras, kan gallras (17år) Rättningar/omföringar ska kopplas (i andra hand hänvisas) till ursprunglig händelse/verifikation Viktigt med Huvudtexter på verifikationer

61 Tidplan Primula Registrera reseräkningar senast 4 december Granska och attestera senast 14 december Systemet är stängt december Fr o m 18 december: nya kodsträngen Spara favoriter!

62 Tidplan Lupin Granska fakturor för 2015 senast 7 januari Attestera fakturor senast 11 januari Systemet är stängt januari Fr o m 14 januari: nya kodsträngen Använd favoriter!

63 Tidplan Raindance Välkomna in 12 januari! Intern och extern fakturering av kund Rekvisition av bidrag Bokföringsorder Registervård, t ex aktiviteter Komplettera anläggningstillgångar i början av feb

64 December: Inläsning aktiviteter, leverantörer och kunder 12 januari Inläsning IB 2016 och månadssaldon 2015 Inläsning Inläsning anläggningsregister kund- obetalda fakturor Översättning budget 2016

65 2016!