Rutiner för avstämning och analys av stödverksamheten

Transkript

1 Rutiner för avstämning och analys av stödverksamheten Avstämning av indirekta kostnader Avstämning av saldon på verksamhetsgren 10 och 30 ska göras löpande på varje institution, eller på den nivå som de indirekta kostnaderna bokförs. I avstämningen ingår det två väsentliga delar: - Stämmer budgeterade kostnader för gemensamma kostnader med verkliga gemensamma kostnader på verksamhetsgren 91? - Stämmer den beräknade (budgeterade) fördelningsbasen med den verkliga fördelningsbasen, dvs. utfallet på lön och drift? Om saldot på verksamhetsgrenarna för uppföljning av indirekta kostnader, 10 och 30, var för sig är nära noll betyder det att de indirekta kostnaderna fördelats till kärnverksamheten med belopp som är tillräckliga för att uppnå full kostnadstäckning. Om det finns ett underskott på verksamhetsgrenarna betyder det att de indirekta kostnaderna inte fullt ut fördelats vidare, procentsatsen för pålägg har varit för låg under året. Om det finns ett överskott råder motsatt förhållande, procentsatsen för pålägg har varit för hög under året. För anvisningar och mallar, se Ekonomiportalen, Instruktioner till avstämning av verksamhetsgren 10 och 30 Analys av över- och underskott på verksamhetsgrenarna för uppföljning av indirekta kostnader När avstämning av saldon gjorts är det viktigt att gå vidare och analysera de eventuella budgetavvikelser och/eller kalkyldifferenser som uppstått. - Varför är de verkliga indirekta kostnaderna högre/lägre än de budgeterade? o Är det något vi missat när vi lade budgeten, t.ex. lokalvård? o Är det någon transaktion som är felbokförd, t.ex. någon lön? o Har det blivit ändrade förutsättningar sedan budgeten lades, t.ex. att den nya kopiatorn blev dyrare än vad som tänkts? - Varför är utfallet på fördelningsbasen högre/lägre än den planerade/budgeterade? o Är det något vi missat när vi lade budgeten, en ny kurs? o Har det blivit ändrade förutsättningar sedan budgeten lades, t.ex. att man inte kommer att kunna rekrytera personal i planerad omfattning eller att de externa anslagen blivit större eller mindre? Lunds universitet Sida 1 Sektionen Ekonomi , uppdaterad

2 Åtgärder av över- och underskott allmänt Det är viktigt att avstämning och analyser som görs under året görs ur ett helårsperspektiv. - Om vissa gemensamma kostnader faktureras ojämnt över året ska sådana avvikelser inte justeras för. På samma sätt ska inte heller differenser i fördelningsbasen som uppstår då verksamheten är ojämnt fördelad mellan t.ex. vår och höst korrigeras för - Bokföringsfel t.ex. felkonterad indirekt kostnad på annan verksamhetsgren än 91, ska korrigeras snarast - För att bibehålla eller öka förståelsen och acceptansen för redovisningsmodellen bör inte procentsatser för pålägg ändras för ofta Det är viktigt att avstämning och analyser som görs vid årets slut görs ur ett flerårsperspektiv. - För att bibehålla eller öka trovärdigheten mot finansiärerna ska inte justeringar för tidigare års saldon läggas in i bilagan till fullkostnadskalkylen - I de flesta fall kan det vara lämpligt att inte åtgärda saldon utan låta dem jämnas ut över åren - Erfarenhet från andra lärosäten som sedan tidigare tillämpat en snarlik redovisningsmodell för indirekta kostnader är att kalkyl- och budgetdifferenser är störst de första åren och att överoch underskott jämnas ut över åren Åtgärder av över- och underskott under året Om avsevärda fel i budgeten eller stora förändringar i verksamheten upptäcks under året, kan man överväga att ändra budgeterade värden för indirekta kostnader och/eller fördelningsbasen och därmed justera procentsatsen för pålägg. Ändra procentsatsen för pålägg antingen till en ny korrekt beräknad procentsats eller till en genomsnittsprocentsats för att få påslag under hela året att stämma med budgeten. I kalkyler ska den nya korrekta procentsatsen användas. Överskott på verksamhetsgren 10 och 30 kan användas till medfinansiering av forskningsprojekt, bokföring görs på konto (OBS! Forsknings- och utbildningspengar får inte blandas!) Spara över- eller underskottet till kommande år (saldo som är mindre än ~7% av fördelningsbasen) - Om fördelningen mellan verksamhetsgren 10 och 30 förändras, kontakta ekonomisektionen för ändring av fördelningsnycklarna i Orfi. Lunds universitet Sida 2 Sektionen Ekonomi , uppdaterad

3 Åtgärder för över- och underskott efter avslutat budgetår Över- och underskotten på verksamhetsgren 10 och 30 finns på två aktiviteter (lokalkostnader) och (indirekta kostnader). Bokföringsexempel hur man kan hantera över- och underskott finns sist i dokumentet. Efter avslutat budgetår kan man göra följande: Balansera - huvudprincipen bör vara att låta inte allt för stora saldon (rekommendation ungefär 7 % av fördelningsbasen) ligga kvar och balansera kommande års saldon eller Nollställa - i vissa fall kan det finnas behov/önskemål att nollställa saldon, eller minska över- eller underskottet till ungefär 7 % av fördelningsbasen Följande alternativ finns för att nollställa (eller minska över- eller underskott): 1. Utbildning v-gren 10 - överskott 1.1. Flytta kapitalet med konto Kapitalflyttning vg 10 och 30 från verksamhetsgren 10 till verksamhetsgren 11 (proportionell fördelning till verksamhetsgren 54 och 58). Om överskottet i ett senare skede ska användas till medfinansiering på verksamhetsgren 11 ska man i denna bokföring använda konto Medfinansiering anslagsmedel Låt saldot ligga kvar på verksamhetsgren 10 och använd överskottet till medfinansiering eller återföring till icke-medfinansierade projekt på verksamhetsgren 11 med konto Medfinansiering anslagsmedel Flytta kapitalet med konto Kapitalflyttning vg 10 och 30 för att täcka kvarstående saldo på aktivitet kst på verksamhetsgren 11, 54 och 58 (OBS! Flytta inte mer än saldot på aktivitet kst eller saldot på verksamhetsgren 10) 2. Utbildning v-gren 10 underskott 2.1. Flytta kapital med konto Kapitalflyttning vg 10 och 30 från verksamhetsgren 11 (proportionell fördelning från verksamhetsgren 54 och 58) till verksamhetsgren Flytta kapital med konto Kapitalflyttning vg 10 och 30 för att flytta kvarstående saldo från aktivitet kst på verksamhetsgren 11, 54 och 58 till verksamhetsgren 10 (OBS! Flytta inte mer än saldot på aktivitet kst eller saldot på verksamhetsgren 10) 3. Forskning v-gren 30 överskott 3.1. Flytta kapitalet med konto Kapitalflyttning vg 10 och 30 från verksamhetsgren 30 till verksamhetsgren 21 (proportionell fördelning till verksamhetsgren 55 och 56). Om överskottet i ett senare skede ska användas till medfinansiering på verksamhetsgren 35 och 36 ska man i denna bokföring använda konto Medfinansiering anslagsmedel Låt saldot ligga kvar på verksamhetsgren 30 och använd till medfinansiering eller återföring till icke-medfinansierade projekt på verksamhetsgren 35 och 36 med konto Medfinansiering anslagsmedel. Lunds universitet Sida 3 Sektionen Ekonomi , uppdaterad

4 3.3. Flytta kapitalet med konto Kapitalflyttning vg 10 och 30 för att täcka kvarstående saldo på aktivitet kst verksamhetsgren 21, 24, 35, 36, 55 och 56 (OBS! Flytta inte mer än saldot på aktivitet kst eller saldot på verksamhetsgren 30) 4. Forskning v-gren 30 - underskott 4.1. Flytta kapital med konto Kapitalflyttning vg 10 och 30 från verksamhetsgren 21 (proportionell fördelning från verksamhetsgren 55 och 56) till verksamhetsgren Tilläggsdebitera projekt på verksamhetsgren 35 och 36 som inte är medfinansierade (kontakta sektionen Ekonomi för hantering) 4.3. Tilläggsdebitera projekt på verksamhetsgren 55 och 56 (kontakta sektionen Ekonomi för hantering) 4.4. Flytta kapital med konto Kapitalflyttning vg 10 och 30 för att flytta kvarstående saldo från aktivitet kst på verksamhetsgren 21, 24, 35, 36, 55 och 56 till verksamhetsgren 30 (OBS! Flytta inte mer än saldot på aktivitet kst eller saldot på verksamhetsgren 30) Varför inte föra tillbaka till projekt på verksamhetsgren 35? Många vill föra tillbaka överskotten på verksamhetsgren 30 till projekt på verksamhetsgren 35 på projekt som är medfinansierade. Nedanstående bokföring visar varför man i stället ska föra tillbaka överskotten till verksamhetsgren 21. Lunds universitet Sida 4 Sektionen Ekonomi , uppdaterad

5 Bokföringsexempel Lunds universitet Sida 5 Sektionen Ekonomi , uppdaterad

6 Förutsättningar: - vid kapitalflytt krävs alltid prefektbeslut - saldot på v-gren 10 och 30 tas fram med rapporten Saldolista flexibel (ange kst, konto , v-gren 10 eller 30, samt ange 'Aktivitet' i parametern "Summa nivå 1") - för nollställning av saldon genom proportionell fördelning till flera vgrenar behövs även rapporten INST-UPPFÖLJN indirekta kostn (ange kst eller moderkostnadsställe) - rapporten INST-UPPFÖLJN indirekta kostn visar saldot per kostnadsställe på konto , , , , , samt (konton för påläggsbokföring)' - rapporten INST-UPPFÖLJN indirekta kostn tas ut på period 12 föregående år - tänk på att saldon på v-gren 10 och 30 ligger på två olika aktiviteter. I exemplen nedan har en fördelning 20/80% använts, för riktiga saldon - ta fram Saldolista flexibel enligt ovan Konton: Balanserad kapitalförändring Kapitalflyttning vg 10 och Kapitalfärändring enl RR Medfinansiering anslagsmedel Aktiviteter: kst Lokalkostnader kst Indirekta kostnader kst Fördelningsaktivitet (användes t o m 2008 vid fördelning av indirekta kostnader) Hantering av överskott på v-gren 10 under året : Exempel Det finns ett överskott på v-gren 10 under året. Om man med säkerhet vet att detta inte kommer att korrigeras under resten av året kan man använda överskottet till att medfinansiera under året. Vid bokföring i huvudboken används intäktskontot, Hantering av överskott på v-gren 30 under året : Kst / Kst D Kst / Kst D Kst , 54, / Kst+xxxxx K Det finns ett överskott på v-gren 30 under året. Om man med säkerhet vet att detta inte kommer att korrigeras under resten av året kan man använda överskottet till att medfinansiera under året. Vid bokföring i huvudboken används medfinansieringskontot, Kst / Kst D Kst / Kst D Kst , / Kst+xxxxx K

7 Hantering av överskott på v-gren 10 efter avslutat budgetår : 1.1. Det finns ett positivt myndighetskapital d v s ett kreditsaldo på konto på v-gren 10. Detta kan flyttas genom kapitalflytt till v-gren 11 (och ev 54 och 58 proportionellt, se exempel sist i dokumentet). Kontot för kapitalflytt, , används vid bokföringen i huvudboken. Kst Kst D Kst Kst D Kst , 54, Kst+xxxxx K * Se exempel på uträkning för proportionell fördelning sist i dokumentet. När kapitalflytt har gjorts, kan löpande medfinansiering göras med dessa medel tillsammans med årets övriga budgeterad medfinansiering på konto Det finns ett positivt myndighetskapital d v s ett kreditsaldo på konto på v-gren 10. Detta kan användas till medfinansiering kommande år. Vid bokföring i huvudboken används intäktskontot, Kst / Kst D Kst / Kst D Kst , 54, / Kst+xxxxx K Denna hantering rekommenderas vid enstaka transaktioner, t ex vid medfinansering av enstaka projekt. Annars rekommenderas kapitalflytt till v-gren Det finns ett underskott på aktivitet kst på v- gren 11, 54 eller 58. Det finns ett positivt myndighetskapital d v s ett kreditsaldo på konto på v-gren 10. Kontot för kapitalflytt, , används vid bokföringen i huvudboken. Kst Kst D Kst Kst D Kst , 54, Kst K

8 Hantering av underskott på v-gren 10 efter avslutat budgetår : 2.1. Det finns ett negativt myndighetskapital d v s ett debetsaldo på konto på v-gren 10. Detta kan täckas genom kapitalflytt från v-gren 11 (och ev 54 och 58 proportionellt, se exempel sist i dokumentet). Kontot för kapitalflytt, , används vid bokföringen i huvudboken. Kst Kst K Kst Kst K Kst , 54, Kst+xxxxx D * Se exempel på uträkning för proportionell fördelning sist i dokumentet 2.2. Det finns ett överskott på aktivitet kst på v- gren 11, 54 eller 58. Det finns ett negativt myndighetskapital d v s ett debetsaldo på konto på v-gren 10 som ska flyttas från aktivitet kst enligt prefektbeslut. Kontot för kapitalflytt, , används vid bokföringen i huvudboken. Kst Kst K Kst Kst K Kst , 54, Kst D

9 Hantering av överskott på v-gren 30 efter avslutat budgetår : 3.1. Det finns ett positivt myndighetskapital d v s ett kreditsaldo på konto på v-gren 30. Detta kan flyttas genom kapitalflytt till vg 21 (och ev 55 och 56 proportionellt, se exempel sist i dokumentet). * Se exempel på uträkning för proportionell fördelning sist i dokumentet Kst Kst D Kst Kst D Kst , 55, Kst+xxxxx K Det finns ett positivt myndighetskapital d v s ett kreditsaldo på konto på v-gren 30. Detta kan användas till medfinansiering kommande år. Vid bokföring i huvudboken används Kst / Kst D Kst / Kst D Kst , / Kst+xxxxx K Denna hantering rekommenderas vid enstaka transaktioner, t ex vid medfinansering av enstaka projekt. Annars rekommenderas kapitalflytt till v-gren Det finns ett positivt myndighetskapital d v s ett kreditsaldo på konto på v-gren 30. Detta kan återföras till projekt/aktiviteter på v-gren 35 och 36 som inte är medfinansierade. Vid bokföring i huvudboken används konto Det finns ett underskott på aktivitet kst på v- gren 21, 24, 35, 36, 55, eller 56. Det finns ett positivt myndighetskapital d v s ett kreditsaldo på konto på v-gren 30 som ska flyttas till aktivitet kst enligt prefektbeslut. Kontot för kapitalflytt, , används vid bokföringen i huvudboken. Kst / Kst D Kst / Kst D Kst , / Kst+xxxxx K Kst Kst D Kst Kst D Kst , 24 osv Kst K

10 Hantering av underskott på v-gren 30 efter avslutat budgetår : 4.1. Det finns ett negativt myndighetskapital d v s ett debetsaldo på konto på v-gren 30. Detta kan täckas genom kapitalflytt från v-gren 21 (och ev 55 och 56 proportionellt, se exempel sist i dokumentet) Kontot för kapitalflytt används vid bokföringen i huvudboken. * Se exempel på uträkning för proportionell fördelning sist i dokumentet Kst Kst K Kst Kst K Kst ,55, Kst+xxxxxx D Det finns ett överskott på aktivitet kst på v- gren 21, 24, 35, 36, 55, eller 56. Det finns ett negativt myndighetskapital d v s ett debetsaldo på konto på v-gren 30 som ska flyttas från aktivitet kst enligt prefektbeslut. Kontot för kapitalflytt, , används vid bokföringen i huvudboken: Kst Kst K Kst Kst K Kst , 24 osv Kst D Vid tilläggsdebitering av projekt som inte är medfinansierade på v-gren 35 och 36, samt projekt på v- gren 55 och 56 kontakta sektionen Ekonomi. *Uträkning för proportionell fördelning mellan vgrenar och kostnadsställen Exempel: Det finns ett underskott på v-gren 10 på 700 Tkr. Ta ut ekonomirapporten INST-UPPFÖLJN indirekta kostn, för att räkna ut den proportionella finansiering av indirekta kostnader mellan de olika vgrenarna/kostnadsställena och multiplicera med underskottet. Totalt finansierades 2847 Tkr indirekta kostnader, varav 2273 var från v-gren 11 och 574 från v- gren 54. Uträkningen för täckningen av underskottet blir då 559 Tkr från v-gren 11 (=2273/2847*700) och 141 Tkr från för v-gren 54 (=574/2847*700). Det blir två konteringar var på v-gren 10 eftersom det i detta exempel ligger 15% av underskottet på aktivitet och 85% ligger på aktivitet Kst Kst K Kst Kst K Kst Kst+xxxxx D Kst Kst K Kst Kst K Kst Kst+xxxxx D