SUHF-MODELLEN EN ÖVERSIKT eller Hur ska vi finansiera vår stödverksamhet?

Transkript

1 SUHF-MODELLEN EN ÖVERSIKT eller Hur ska vi finansiera vår stödverksamhet? EKONOMIENHETEN Agenda Bakgrund & historik Varför? Lite om SUHF Påläggsmetoden Grundprinciper Hur funkar det på Göteborgs universitet? Samfinansiering Jämförelser 1

2 Sveriges universitets- och högskoleförbund SUHF Bildades lärosäten är medlemmar Förbundförsamlingen är det högst beslutande organet Ordförande Helen Dannetun, rektor Linköpings universitet Generalsekreterare Anders Söderholm, rektor Mittuniversitetet Arbetsgrupper och expertgrupper HfR Högskolornas forum för redovisningsfrågor Historik och bakgrund Beslut av SUHF:s förbundsförsamling att rekommendera högskolorna att införa modellen Infördes på Göteborgs universitet budgetåret hade samtliga lärosäten infört SUHF-modellen

3 Historik och bakgrund Mundebo-gruppen och gammal SUHF-rekommendation (35 % avlyft vid projektstart) Många forskningsfinansiärer var negativa till 35% - överenskommelsen och schablonmetoder Vem ska betala vad? Rättvisande fördelning av indirekta kostnader Krav på åtgärder från Riksrevisionen i de senaste revisionsskrivelserna Historik och bakgrund Styrgrupp bestående av rektor SU, förvaltningschefen LTU och ekonomichefen vid LU, Redovisningsmodellen konstruerades av HfR och ekonomisk expertis från Lunds universitet och Luleå tekniska universitet i samarbete med Wallenbergsstiftelsernas revisorer. Företrädare för Riksbankens jubileumsfond och Vetenskapsrådet deltog också i arbetet. 3

4 EKONOMISPEL SUHF-modellen Grundprinciper All verksamhet klassificeras som kärnverksamhet eller stödverksamhet Kärnverksamhet utgörs av utbildning och forskning Stödverksamheten stödjer kärnverksamhetens aktiviteter Alla intäkter och kostnader fördelas på kostnadsbärare De gemensamma kostnaderna fördelas på kostnadsbärare genom fullständig kostnadsfördelning. Kostnader för stödverksamheten belastar kostnadsbärarna som indirekta kostnader Kostnadsbas för fördelning av gemensamma kostnader direkta lönekostnader alternativt direkta löne- och driftkostnader Kärnverksamhet och stödverksamhet Kärnverksamhet är alla de aktiviteter som utgör utbildning och forskning, inklusive samverkan med det omgivande samhället. Alla andra aktiviteter räknas som stödverksamhet eftersom de är till för att stödja kärnverksamheten. Exempel på kärnverksamhet: Undervisning inkl. för- och efterarbete, utveckling av kurser, forskning inkl. laborativt arbete, hålla föredrag hos en intresseförening, skriva bidragsansökan, genomföra en studie på uppdrag av någon extern, tekniskt arbete i nära anknytning till utbildning Exempel på stödverksamhet: Ekonomi- och personaladministration, studievägledning, rekrytering, sköta webbsidor, tekniskt arbete såsom underhållsarbeten organisation/karnverksamhet-och-stodverksamhet/ 4

5 EKONOMISPEL Stödverksamhet Finns på alla nivåer på universitetet: Avlyft Universitetsgemensam stödverksamhet och universitetsbiblioteket Fakultetsgemensam stödverksamhet Institutionsgemensam stödverksamhet Universitetsgemensamt stöd Ej avlyft Fakultetsgemensamt stöd Fakultetsgemensamt stöd 5

6 Direkta kostnader Direkt kostnad = Kostnad som är exklusiv för en kostnadsbärare Lärare, forskare och doktorander Lokaler Övriga driftkostnader Indirekta kostnader Indirekt kostnad = Kostnad som är gemensam för flera kostnadsbärare Personal inom administrativt och tekniskt stöd Lokaler för stöd Övriga driftkostnader 6

7 Total kostnad Direkta kostnader och indirekta kostnader Påläggsmetoden teknik för att fördela Påläggsmetoden är en företagsekonomisk metod som används för att fördela gemensamma kostnader med hjälp av en beräknad nyckel. Metoden bygger på principen att man ska beräkna och tillämpa nyckeln på samma sätt. 7

8 Fördelningsbas och kostnadsbas Fördelningsbasen avgör hur stor andel av de budgeterade gemensamma kostnaderna som respektive fakultet/institution ska bära. Kostnadsbasen används sedan för att bokföra kostnaden på kostnadsbärarna (= utbildningsprogram, forskningsprojekt osv.) med hjälp av tekniken med triggrar. Val av kostnadsbas Direkta personalkostnader (DL = direkt lön) Direkta personalkostnader och direkta driftkostnader 8

9 Fördelningsbas Personal- och driftkostnader inom kärnverksamheten Ej lokalkostnader Ej avskrivningskostnader Ej interna kostnader Avdrag görs för samverkan med Chalmers och VGR Kostnader för stödverksamhet på fakultets- och institutionsnivå räknas med. Pålägg för gemensamma kostnader Fördelning av alla typer av gemensamma kostnader kan ske med hjälp av påläggsmetoden. Institutionen ska beräkna pålägg för indirekta kostnader utifrån fastställda respektive budgeterade värden. Från överliggande nivåer fördelas kostnaderna för stödverksamheten med fasta belopp. Institutionens kostnader för den egna stödverksamheten utgörs av budgeterade värden samt fastställda belopp för bastjänster. Procentsatserna beräknas en gång per år i samband med budgeten och gäller sedan för hela året. 9

10 Flera olika procentsatser Indirekta kostnader OH-kostnader (lön & drift) Universitetsgemensamma kostnader inom utbildning Universitetsgemensamma kostnader inom forskning Fakultetsgemensamma kostnader inom utbildning Fakultetsgemensamma kostnader inom forskning Institutionsgemensamma kostnader inom utbildning Institutionsgemensamma kostnader inom forskning Direkta kostnader lokaler och IT (lön) Lokalkostnader inom utbildning Lokalkostnader inom forskning IT-kostnader inom utbildning IT-kostnader inom forskning Påläggsprocentsatsen har två uppgifter 1. Att fördela indirekta kostnader till kostnadsbärare i redovisningen % Varje månadsskifte läser AGRESSO av hur mycket som finns bokfört som direkt personalkostnad och direkt driftkostnad i exempelvis forskningsprojekten. Systemet multiplicerar med procentsatsen och bokför automatiskt en indirekt kostnad på projektet. 10

11 Påläggsprocentsatsen har två uppgifter 2. Att kalkylera de indirekta kostnaderna i budgeten eller när ett pris ska bestämmas. När universitetet ska söka bidrag eller sätta ett pris på ett uppdrag används påläggsprocentsatsen för att beräkna de indirekta kostnadernas storlek. % Budgetera kärn-/stödverksamhet En institution ska budgetera sin verksamhet indelad i kärnverksamhet och stödverksamhet. Kärnverksamheten utgörs av utbildning och forskning, båda innehåller samverkan med det omgivande samhället ( tredje uppgiften ). Kravet på intern särredovisning av stödverksamhets kostnader påverkar även budgetarbetet. Stödverksamheten ska delas upp i stöd till utbildning och stöd till forskning. Det är mycket viktigt att verksamheten är rätt klassificerad både mellan kärn- och stödverksamhet och mellan utbildning och forskning. 11

12 Budgetera stödverksamhet Stöd till forskning eller till utbildning? Uppdelningen i stöd till utbildning och stöd till forskning ska göras efter hur kärnverksamheten använder stödverksamheten eller om den används gemensamt ska uppdelningen ske efter en fördelningsbas som baseras på de totala kostnaderna vid det senaste avslutade räkenskapsåret. Budgetera stödverksamhet Inkomsten från påläggen är stödverksamhetens enda finansiering. Stödverksamheten ska alltid budgeteras och redovisas med ett nollresultat. Över- och underskott som uppkommer på stödverksamheten ska återföras till kärnverksamheten inom institutionen. Över- och underskott inom stödverksamheten stannar på institutionsnivån. 12

13 Budgetera stödverksamhet Varje undantag höjer påläggsprocenten Beror på att det inte finns någon annan finansiering Undantag gör (oftast) att kostnadsredovisningen blir fel Undantag ska undvikas Bättre att öka finansieringen eller samfinansiera Vad gör man när finansiären inte vill betala för alla gemensamma kostnader? 13

14 Ur regleringsbrevet: Samfinansiering 14

15 Förr och nu Samfinansiering Innebär att medel tas antingen från anslag, överskott eller balanserat kapital för att täcka kostnader som en bidragsgivare inte finansierar. Tidigare syntes samfinansieringen inte i redovisningen. Indirekta kostnader togs inte ut av projekten. Nu är det medvetet beslut. Kräver styrning. forskning/samfinansiering/ 15

16 Samfinansiering (forts) Indirekta Direkta kostnader kostnader Institutionens = 120 pengar budget = 80 pengar Pålägg Univ gem kostn % Fak gem kostn 100 8% Inst gem kostn % Summa gem kostn % Dir lön o drift Institutionens utfall Inkomst av pålägg Univ gem kostn 170 Fak gem kostn 85 Inst gem kostn 255 Indirekta Direkta Summa gem kostnader 510 kostnader = Dir 120 lön pengar o drift, utfall = 80 pengar Diff 90 Projekt Ada Lön 100 Drift 80 Avskr 5 Lokaler 3 Indir Bidrag 250 Samfin 28 SUHF-modellen jämförelser Jämförelse av gemensamma kostnader mellan lärosätena JÄMFÖRELSETAL Andel stödkostnader i förhållande till totala kostnader (inkl stödkostnader) VÄRDEN Budgeterade gemensamma kostnader 2016 Kostnader 2015 enligt resultaträkningen BERÄKNING(tkr) = 23,7 % Utbildning 33 % Forskning 19 % 16

17 SUHF-modellen jämförelser SUHF-modellen jämförelser 17

18 SUHF-modellen jämförelse inom GU 40% Andel kostnader för stödverksamhet av totala kostnader per fakultet 35% 30% 34,2% 33,5% 33% 35,5% 34,4% 25% 20% 22,5% 24,1% ,1% 15% % 5% 0% SA ITFS NFS Genomsnitt SFS HFS UFS HHFS KFS Stödkostnader enligt budget och totala kostnader enligt senaste utfall. Fördelar och nackdelar + Medvetenhet om kostnaderna som tidigare doldes + Mer korrekt redovisning + Möjlighet till jämförelse inom och mellan lärosäten + Bättre diskussionsunderlag Varje enskilt projekt har fått högre kostnader Samverkan störs av olika förutsättningar (olika baser) Risk att medel placeras där det är lägst OH istället för där de förvaltas bäst 18

19 Avslutning Utvärdering Hör gärna av er med frågor! 19