Välkomna! Schema. SUHF-modellen vid Göteborgs universitet. Hans-Göran Gustafsson Johanna Wickberg Frida Wiklander

Transkript

1 1 Välkomna! SUHF-modellen vid Göteborgs universitet Hans-Göran Gustafsson Johanna Wickberg Frida Wiklander Schema 0900 Inledning, bakgrund och principer 1015 Fika Budget och fördelningar 1145 Lunch (på egen hand) Redovisning Uppföljning 1400 Fika Jämförelser internt och externt Kalkylering Samfinansiering 1600 Slut för dagen (senast)

2 2 SUHF-modellen redovisning av direkta och indirekta kostnader Utbildningen syftar till att ge ekonomer som arbetar med budget, uppföljning och redovisning kunskap om redovisningsmodellen för full kostnadsredovisning (=SUHF-modellen). Efter utbildningen ska deltagarna: - Kunna tillämpa modellen - Kunna beskriva modellen - Känna till modellens bakgrund och historik i stora drag SUHF-modellen redovisning av direkta och indirekta kostnader Vad är SUHF? Övergripande historik och problembeskrivning Grundläggande principer och begrepp Påläggsmetoden Tillämpning Budget, fördelning, påläggsberäkning Redovisning av indirekta kostnader m fl Uppföljning efterkalkyler Jämförelser mellan lärosäten och inom universitetet Kalkylering av externt finansierad verksamhet Samfinansiering

3 3 Sveriges universitets- och högskoleförbund SUHF Bildades lärosäten är medlemmar Förbundförsamlingen är det högst beslutande organet Ordförande Helen Dannetun, rektor LiU Arbetsgrupper och expertgrupper HfR Högskolornas forum för redovisningsfrågor Bakgrund och historik Redovisningsmodellen infördes för att tydliggöra såväl internt som för de externa finansiärerna och rättvisande fördela de indirekta kostnaderna, samt för att tillgodose Riksrevisionens krav på bättre kostnads- och intäktsredovisning. Initiativet togs av SUHF tillsammans med Wallenbergsstiftelserna för att tydliggöra de indirekta kostnaderna. Redovisningsmodellen konstruerades av HfR och ekonomisk expertis från Lunds universitet och Luleå tekniska universitet i samarbete med Wallenbergsstiftelsernas revisorer. Företrädare för Riksbankens jubileumsfond och Vetenskapsrådet deltog också i arbetet.

4 4 SUHF-modellen Avsikten med SUHF-modellen är att åstadkomma en mer rättvisande och fullständig kostnadsredovisning och öka förtroendet hos de externa finansiärerna för hur de indirekta kostnaderna beräknas och redovisas. EKONOMISPEL SUHF-modellen Grundprinciper All verksamhet klassificeras som kärnverksamhet eller stödverksamhet Kärnverksamhet utgörs av utbildning och forskning Stödverksamheten stödjer kärnverksamhetens aktiviteter Alla intäkter och kostnader fördelas på kostnadsbärare De gemensamma kostnaderna fördelas på kostnadsbärare genom fullständig kostnadsfördelning. Kostnader för stödverksamheten belastar kostnadsbärarna som indirekta kostnader Kostnadsbas för fördelning av gemensamma kostnader direkta lönekostnader alternativt direkta löne- och driftkostnader

5 5 Kärnverksamhet och stödverksamhet Kärnverksamhet är alla de aktiviteter som utgör utbildning och forskning, inklusive samverkan med det omgivande samhället. Alla andra aktiviteter räknas som stödverksamhet eftersom de är till för att stödja kärnverksamheten. Exempel på kärnverksamhet: Undervisning inkl. för- och efterarbete, utveckling av kurser, forskning inkl. laborativt arbete, hålla föredrag hos en intresseförening, skriva bidragsansökan, genomföra en studie på uppdrag av någon extern, tekniskt arbete i nära anknytning till utbildning Exempel på stödverksamhet: Ekonomi- och personaladministration, studievägledning, rekrytering, sköta webbsidor, tekniskt arbete såsom underhållsarbeten organisation/karnverksamhet-och-stodverksamhet/ EKONOMISPEL Stödverksamhet Finns på alla nivåer på universitetet: Universitetsgemensam stödverksamhet och universitetsbiblioteket avser alla funktioner som finns till för att ge stöd till hela universitetet. Exempel är ledning, personal- och ekonomienheterna m.fl. Kostnaden för denna verksamhet fördelas proportionerligt mellan universitetets samtliga institutioner. Viss stödverksamhet som organiseras på universitetsnivå fördelar sina kostnader efter hur deras tjänster används. Campusservice är ett exempel på detta. Fakultetsgemensam stödverksamhet avser alla funktioner som finns till för att stödja de institutioner som hör till respektive fakultet. Exempel är fakultetsledning, utbildningsplanering m.m. Kostnaden för denna verksamhet fördelas proportionerligt mellan de institutioner som hör till respektive fakultet. Institutionsgemensam stödverksamhet avser alla funktioner som finns på de olika institutionerna eller motsvarande som är till för att ge stöd till den egna institutionen. Exempel är institutionsledning, teknisk-administrativ personal m.m. Kostnaden för denna verksamhet bestäms av institutionen själv.

6 6 EKONOMISPEL Stödverksamhet I redovisningen delas stödverksamheten in i sex funktioner: Ledning verksamhet 310 Utbildnings- respektive forskningsadministration verks 320 Ekonomi- och personaladministration verksamhet 330 Infrastruktur och service verksamhet 340 Bibliotek verksamhet 350 Nivåspecifikt (övrigt) verksamhet 360 En beskrivning av innehållet i respektive funktion finns i tabellen Indelning av stödverksamhetens funktioner Stödkostnader per funktion funktion mnkr procent ledning % utbildning resp forskningsadmin % ekonomi och personaladmin % infrastruktur och service % bibliotek % nivåspecifikt 5 0,3% Summerat alla nivåer per funktion enligt budget 2016.

7 7 Stödkostnader per funktion 0,3% 15% 15% ledning utbildning resp forskningsadmin 12% 18% 30% ekonomi och personaladmin infrastruktur och service bibliotek nivåspecifikt Summerat alla nivåer per funktion enligt budget Avlyft Universitetsgemensamt stöd Ej avlyft Fakultetsgemensamt stöd Fakultetsgemensamt stöd

8 8 De gemensamma kostnaderna uppstår på tre nivåer. Dessa kostnader delas upp i kostnader för stöd till forskning och kostnader för stöd till utbildning i budgeten. Benämns indirekta kostnader när de belastar kostnadsbäraren. Universitetsgemensamma kostnader Kostnaderna för den universitetsgemensamma stödverksamheten och universitetsbiblioteket utgörs av den budget som fastställs av universitetsstyrelsen. Den totala kostnaden, uppdelad på forskning och utbildning, fördelas mellan fakulteterna. Fördelningen sker efter varje fakultets kostnadsandel inom utbildning respektive forskning. Fördelningsnyckeln består av de totala kostnaderna vid det senaste avslutade räkenskapsåret för varje fakultetsområde. Fördelas vidare till institutionerna med fasta belopp och med samma uppdelning mellan utbildning och forskning som från universitetsnivån. Fördelningsnyckeln är den samma som för fördelning mellan fakultetsområden. Notera dock att hänsyn ska tas till lokala förutsättningar!

9 9 Biblioteksgemensamma kostnader Från och med 2014 delas biblioteksverksamheten upp i: Service till studenter som omfattar 50 procent av verksamheten Service till forskare som utgör 38 procent av verksamheten Allmän del (samhällsuppdraget) som omfattar 12 procent av verksamheten Fördelningen av kostnaderna för studentservicen baseras på en antalet helårsstudenter efter avräkning per fakultet senast avslutade verksamhetsår. Kostnaderna för forskningsstödet fördelas utifrån lönekostnader inom forskningen per fakultet. Den allmänna delen fördelas till fakulteter och institutioner på samma sätt som kostnaden för de universitetsgemensamma verksamheterna och uppdelat mellan forskning och utbildning. Fördelning av universitetsgemensamma kostnader Budgeten för stödverksamheten (gemensamma förvaltningen m.m.) delas upp mellan utbildning och forskning Budgeterade kostnader fördelas till fakulteter med fasta belopp efter fakulteternas kostnadsomsättning inom utbildning respektive forskning De universitetsgemensamma kostnaderna fördelas från fakultetsnivån till institutionen med samma uppdelning mellan utbildning och forskning

10 10 Fakultetsgemensamma kostnader Budgeten för fakultetsgemensamma kostnader med uppdelning mellan utbildning och forskning ska fördelas med fasta belopp till tillhörande institutioner. Samma fördelningsnyckel som för de universitetsgemensamma kostnaderna. Hur fördelning av kostnaderna till institutionsnivån har gått till ska framgå av fakultetens budget. Kostnader för kärnverksamhet på fakultetsnivån ska inte fördelas vidare. Kostnaden för stödverksamheten vid LUN läggs till de fakultetsgemensamma kostnaderna för berörda institutioner. Fördelning av fakultetsgemensamma kostnader Budgeten för stödverksamheten (kansliet m.m.) delas upp mellan utbildning och forskning Budgeterade kostnader fördelas till institutionerna med fasta belopp efter institutionernas kostnadsomsättning inom utbildning respektive forskning Hänsyn ska tas till lokala förutsättningar inom fakulteten och till större förändringar av organisation och uppdrag.

11 11 Institutionens gemensamma kostnader Institutionens totala kostnader för stödverksamhet utgörs av den egna stödverksamhetens kostnader (inklusive tilldelade belopp för bastjänster) och de fördelade fasta beloppen för universitetsoch fakultetsgemensam stödverksamhet. Institutionens totala kostnader för stödverksamhet finansieras genom pålägg på direkta löne- och driftkostnader inom utbildning och forskning. Finansieras genom pålägg på direkta löne- och driftkostnader (inom kärnverksamheten) Stödverksamheten ska alltid budgeteras med ett nollresultat. Inkomster av avgifter (såväl externt som internt) minskar den kostnad som ska fördelas till kostnadsbärarna. Fördelningsbas och kostnadsbas Fördelningsbasen avgör hur stor andel av de budgeterade gemensamma kostnaderna som respektive fakultet/institution ska bära. Kostnadsbasen används sedan för att bokföra kostnaden på kostnadsbärarna (= utbildningsprogram, forskningsprojekt osv.) med hjälp av tekniken med triggrar.

12 12 Val av kostnadsbas Direkta personalkostnader (DL = direkt lön) Direkta personalkostnader och direkta driftkostnader Direkta kostnader Direkt kostnad = Kostnad som är exklusiv för en kostnadsbärare Lärare, forskare och doktorander Lokaler Övriga driftkostnader

13 13 Indirekta kostnader Indirekt kostnad = Kostnad som är gemensam för flera kostnadsbärare Personal inom administrativt och tekniskt stöd Lokaler för stöd Övriga driftkostnader Total kostnad Direkta kostnader och indirekta kostnader

14 14 Pålägg för gemensamma kostnader Fördelning av alla typer av gemensamma kostnader kan ske med hjälp av påläggsmetoden. Institutionen ska beräkna pålägg för indirekta kostnader utifrån fastställda respektive budgeterade värden. Från överliggande nivåer fördelas kostnaderna för stödverksamheten med fasta belopp. Institutionens kostnader för den egna stödverksamheten utgörs av budgeterade värden samt fastställda belopp för bastjänster. Påläggsmetoden teknik för att fördela Påläggsmetoden är en företagsekonomisk metod som används för att fördela gemensamma kostnader med hjälp av en beräknad nyckel. Metoden bygger på principen att man ska beräkna och tillämpa nyckeln på samma sätt.

15 15 När och hur beräknas procentsatserna? Procentsatserna beräknas en gång per år i samband med budgeten och gäller sedan för hela året; en procentsats för utbildning och en för forskning. Utbildning Forskning t ex 70 % t ex 40 % stodverksamhet/palagg/ Påläggsprocentsatsen har två uppgifter 1. Att fördela indirekta kostnader till kostnadsbärare i redovisningen % Varje månadsskifte läser AGRESSO av hur mycket som finns bokfört som direkt personalkostnad och direkt driftkostnad i exempelvis forskningsprojekten. Systemet multiplicerar med procentsatsen och bokför automatiskt en indirekt kostnad på projektet.

16 16 Påläggsprocentsatsen har två uppgifter 2. Att kalkylera de indirekta kostnaderna i budgeten eller när ett pris ska bestämmas. När universitetet ska söka bidrag eller sätta ett pris på ett uppdrag används påläggsprocentsatsen för att beräkna de indirekta kostnadernas storlek. % Påläggsmetoden kan även användas för att fördela vissa direkta kostnader. Vid Göteborgs universitet används påläggsmetoden även för bokföring av: Direkta lokalkostnader Direkta IT-kostnader

17 17 Budgetera kärn-/stödverksamhet En institution ska budgetera sin verksamhet indelad i kärnverksamhet och stödverksamhet. Kärnverksamheten utgörs av utbildning och forskning, båda innehåller samverkan med det omgivande samhället ( tredje uppgiften ). Kravet på intern särredovisning av stödverksamhets kostnader påverkar även budgetarbetet. Stödverksamheten ska delas upp i stöd till utbildning och stöd till forskning. Det är mycket viktigt att verksamheten är rätt klassificerad både mellan kärn- och stödverksamhet och mellan utbildning och forskning. Budgetera stödverksamhet Kostnader för stödverksamhet uppstår på tre nivåer: Universitetsgemensam Fakultetsgemensam Institutionsgemensam

18 18 Budgetera stödverksamhet Stöd till forskning eller till utbildning? Uppdelningen i stöd till utbildning och stöd till forskning ska göras efter hur kärnverksamheten använder stödverksamheten eller om den används gemensamt ska uppdelningen ske efter en fördelningsbas som baseras på de totala kostnaderna vid det senaste avslutade räkenskapsåret. Stödverksamhetens budget ska även vara indelad i olika kostnadsslag (lönekostnader, driftkostnader, lokalkostnader och avskrivningar.) Budgetera stödverksamhet Finansieringen av stödverksamheten redovisas som en utgiftsreduktion och inte som inkomster av pålägg. Över- och underskott som uppkommer på stödverksamheten ska återföras till kärnverksamheten inom institutionen. Över- och underskott inom stödverksamheten stannar på institutionsnivån. Stödverksamheten ska alltid budgeteras och redovisas med ett nollresultat.

19 19 Påläggsberäkning för indirekta kostnader Institutionen fördelar de indirekta kostnaderna för stödverksamheten på sina respektive kostnadsbärare med hjälp av pålägg. Budgeterade institutionsgemensamma kostnader som hör till utbildning Budgeterad direkt lön och drift inom utbildningen X 100 Budgeterade institutionsgemensamma kostnader som hör till forskning Budgeterad direkt lön och drift inom forskningen X 100 Påläggsberäkning för indirekta kostnader

20 20 Påläggsberäkning för indirekta kostnader Budgetering av kostnader för lokaler och IT Lokalkostnaderna ska delas upp mellan kärn- och stödverksamhet samt mellan utbildning och forskning utifrån hur de används. Där det inte är möjligt används en schablonmetod exempelvis utifrån personalkostnadernas fördelning. Även IT-kostnader ska delas upp mellan kärn- och stödverksamhet och mellan utbildning och forskning. Nyckeltal för fördelning är exempelvis antal användarkonton. Så väl lokalkostnaderna som IT-kostnaderna ska fördelas till respektive funktion inom stödverksamheten.

21 21 Påläggsmetoden används även för direkta kostnader Institutionen fördelar de direkta kostnaderna för lokaler och IT på sina respektive kostnadsbärare med hjälp av pålägg. Budgeterade lokalkostnader som hör till utbildning Budgeterad direkt lön inom utbildningen X 100 Budgeterade IT kostnader som hör till utbildning Budgeterad direkt lön inom utbildningen X Institutionens ansvar i budgetarbetet Institution ska upprätta en budget som fastställs av prefekten efter hörande i institutionsrådet. Budgeten ska omfatta hela verksamheten för nästkommande budgetår, samtliga intäkter och kostnader för de olika verksamheterna ska budgeteras. Prefekten ansvarar för institutionens samlade verksamhet och fastställer institutionens verksamhetsplan och budget. Om institutionsledningen fattat beslut om ändringar i verksamhetens inriktning eller omfattning under året som också påverkar intäkter och kostnader, behöver institutionens budget revideras (prognos). Institutionerna ska tertialvis genomföra uppföljningar och redovisa bedömningar av institutionens ekonomiska resultat (prognos). 42

22 22 Institutionens resultatbudget På kärnverksamheten (v 1 och v 2) framgår: Direkta och indirekta kostnader för utbildning respektive forskning. På stödverksamheten (v 3*) framgår: De institutionsgemensamma utgifterna (lön, drift, lokaler & IT) inklusive tilldelade belopp för bastjänster. Finansieringen av gemensamma utgifter (för tre nivåer) i form av kostnadsminskning. Utgiften för universitets- och fakultetsgem kostnader. Nettokostnaden på v 3* blir noll (0). Hur går det till? Utbildning Forskning Universitetsgemensamt Fakultetsgemensamt Dessa kostnader är fastställda för varje år och ändras inte under året!

23 23 Hur går det till? Institutionens stödbudget Funktioner Utbildning Forskning Gemensamt Ledning Utbildnings- resp forskn adm Ekonomi- o personaladm Infrastruktur och service Bibliotek Nivåspecifikt Gemensamma kostnader fördelas genom senast avslutade räkenskapsårs kostnadsomslutning Finns en fråga i Agresso och mall på ekonomiwebben Bastjänster inom campusservice och servicecenter samt stödfunktionernas andel av lokal och IT ska ingå i institutionens stödbudget Eventuell direktifiering läggs in i stödbudget men används inte vid beräkningen av påläggsprocent Hur går det till? Institutionens stödbudget Beräkning av fördelning mellan utbildning och forskning för stödkostnader av allmän karaktär Fyll i färgade fält! Utbildning Forskning Summa Börja här! Personal och driftkostnader Personal och driftkostnader ,8% inom utbildning ,2% inom forskning ,0% SUHF funktion (budget 2016) Ofördelat 3. Utbildning Fördelat S:a 4. Forskn Fördelat S:a Ledning Utbildnings resp. forskningsadm Ekonomi och personaladm Infrastruktur och service Bibliotek Nivåspecifikt Summa

24 24 Hur går det till? Institutionens stödbudget Funktioner Utbildning Utbildning + gem kostnader Forskning + gem Forskning kostnader Ledning Utbildnings- resp forskn adm Ekonomi- o personaladm Infrastruktur och service Bibliotek Nivåspecifikt Summa Hur går det till? Utbildning Forskning Universitetsgemensamt Fakultetsgemensamt Institutionsgemensamt Institutionens budget för kärnverksamhet Utbildning Forskning V10 V18-19 tot utb V20 V24-25 tot forsk Lönekostnader Driftkostnader Påläggsbaserade dir kostn Lokalkostnader Avskrivningar Pålägg: Utbildning Forskning Universitetsgemensamt 2500/10225=24,4% 24,4% 24,4% 15,0% Fakultetsgemensamt 9,8% 6,0% Institutionsgemensamt 33,6% 18,2%

25 25 Hur går det till? Pålägg: Utbildning Forskning Universitetsgemensamt 24,4% 15,0% Fakultetsgemensamt 9,8% 6,0% Institutionsgemensamt 33,6% 18,2% Det är möjligt att välja en annan procentsats som pålägg än den som räknas fram! Utbildning Forskning V10 V18-19 tot utb V20 V24-25 tot forsk Lönekostnader Driftkostnader Påläggsbaserade dir kostn Lokalkostnader Avskrivningar Indirekta kostnader: univ gem *0,244= fak gem inst gem Löpande redovisning Verksamhetsgrupp 3 utgifter för stödverksamhet, vilka fördelas vidare som indirekta kostnader, OH Verksamhetsgrupp 4 utgifter för lokaler och IT för fördelning till kärnverksamhet som direkta kostnader och till stödverksamhet för att ingå i de institutionsgemensamma kostnaderna

26 26 Löpande redovisning institutionsnivå Verksamhetsgrupp 3 stödverksamheten Finansiering av universitets- och fakultetsgem kostnader Finansiering av institutionsgem kostnader Nollställning/Hantering av över- och underskott Budgetfördelning i tolftedelar Specialfall Löpande redovisning institutionsnivå Utgifterna inom stödverksamheten består av fördelade fakultetsgemensamma kostnader och fördelade universitetsgemensamma kostnader samt av utgifter för stödverksamheten på institutionsnivå. Utgifterna för fakultets- och universitetsgemensamma kostnader bokförs månadsvis på verksamhet 300 med konto Inkomsterna av påläggen för indirekta kostnader inom kärnverksamheten kommer in på verksamhet 300 i form av kostnadsminskning. Inkomsterna bokförs som krediteringar av konto

27 Verksamhetskoder för SUHF-modellen vid Göteborgs universitet Verksamhet Benämning 300 Avräkning ink/utg 309 Nollställn resultat stödv Ledning 320 Utbildn o forskningsadm 330 Ekonomi o personaladm 340 Infrastruktur o service 350 Bibliotek 360 Nivåspecifikt Verksamhet Benämning 400 Inkomst av pålägg lokal/it kostnad 409 Nollställning resultat lokal/it kostnad 410 Lokalkostnader 420 IT infrastrukturkostnad Löpande redovisning institutionsnivå Utgifterna inom stödverksamheten löper på verksamheterna Stödverksamheten finansieras genom påläggen för indirekta kostnader inom kärnverksamheten Inkomsterna, i form av kostnadsminskning, ska fördelas till verksamheterna enligt budgeten (tolftedelsfördelning) med konto Lathund Konteringsmall

28 28 Löpande redovisning institutionsnivå Stödverksamhetens resultat ska redovisas som noll vid T1, T2 och i årsbokslutet. Över- respektive underskott ska därför omföras till kärnverksamheten på institutionen och redovisas som indirekta kostnader inom kärnverkamheten. Nollställning Omföring enligt en särskild rutin tertialvis samt vid årsskifte. Särskild mall/blankett med tillhörande rapport i AGRESSO finns för ändamålet. Exempel på specialfall Direkt kostnad på ett projekt Direktbelastning

29 29 Direkt kostnad på ett projekt Administration kan vara en planerad del av ett bidragsfinansierat forskningsprojekt. I så fall finns särskild finansiering för det i projektet som framgår av kontraktet. Administratörens lön konteras i dessa fall direkt på projektets verksamhet med ordinarie lönekonto. Direkt belasting av en administrativ resurs med specifikt syfte En administrativ resurs som endast är avsedd för exemplevis ett specifikt utbildningsprogram kan kostnadsföras där. Administratörens lön konteras då inom stödverksamheten. Utgiften omförs varje månad med konto (debet på kostnadsbäraren och kredit verks 300). OBS! Inte lönekonto! Räknas inte med i underlaget för påläggsberäkningen

30 30 Löpande redovisning institutionsnivå Verksamhetsgrupp 4 Lokaler och IT Utgifter för lokaler och IT Finansiering av utgifter för lokaler och IT genom kostnadsminskning Nollställning/Hantering av över- och underskott Löpande redovisning av lokalkostnader institutionsnivå Den lokalhyra som fördelas till varje institution bokförs i sin helhet på verksamhet 410 med konto De fördelade utgifterna för lokalvård bokförs på verksamhet 410 med konto Tillsammans bildar de institutionens lokalkostnad. Lokalkostnaden bokförs på kostnadsbärarna med hjälp av pålägg inom utbildning respektive forskning.

31 31 Löpande redovisning av lokalkostnader institutionsnivå Inkomsterna av påläggen för direkta lokalkostnader inom kärnverksamheten kommer in på verksamhet 400 med konto Stödverksamheten ska debiteras sin andel av institutionens lokalkostnad per funktion med konto 50111, som krediteras verksamhet 400 med samma konto (tolftedelsfördelning). Löpande redovisning av IT-kostnader institutionsnivå Samma princip som för lokalkostnaderna. De utgifter för IT som fördelas till varje institution bokförs i sin helhet på verksamhet 420 med konto 5725, 5726 respektive IT-kostnaden bokförs på kostnadsbärarna med hjälp av pålägg inom utbildning respektive forskning med konto Inkomsterna av påläggen för direkta IT-kostnader inom kärnverksamheten kommer in på verksamhet 400 med konto Stödverksamheten ska debiteras sin andel av institutionens lokalkostnad, som krediteras verksamhet 400 med konto 5724 (tolftedelsfördelning).

32 32 Löpande redovisning institutionsnivå Lokal- och IT-kostnaderna redovisas som direkta kostnader inom kärnverksamheten. Över- respektive underskott inom verksamhetsgrupp 4 ska därför omföras till kärnverksamheten på institutionen. Nollställning Omföring enligt en särskild rutin tertialvis samt vid årsskifte. Särskild mall/blankett med tillhörande rapport i AGRESSO finns för ändamålet. Redovisningen vid en institution Lokaler & IT v-grupp 4 Fördelas till institutionen Lokaler Utbildning v-gren 1 Forskning v-gren 2 Andel som hör till Stöd Indirekta kostnader i form av pålägg forskning + ev. egna tillägg Stöd v-grupp 3 IT Univ gem Inst gem Fak gem Indirekta kostnader i form av pålägg utbildning

33 33 Redovisningen vid en institution, RR Redovisningen vid en institution, RR spec indir kostn

34 34 Redovisningen vid en institution, verks 300/309 Redovisningen vid en institution, verks 4*

35 35 Uppföljning Efterkalkylering Budgetavvikelse respektive kalkyldifferens Till vilken nytta? Att göra efterkalkylen är enkelt Tilldelade universitets- resp. fakultetsgem kostnader inom utbildn Utfall löne- och driftkostnader inom utbildning x 100

36 36 Att göra efterkalkylen är enkelt Utfall för institutionsgemensamma kostnader inom utbildn Utfall löne- och driftkostnader inom utbildning x 100 Ta hjälp av Browsern i Agresso (se lathund) Utgå från Resultatrapport verksamhet under Fråga saldotabell i Huvudboken Uteslut konto Nollställning annars visas resultat = noll Vid ev. direktifiering måste även konto uteslutas Parameterval: Välj senast avslutade verksamhetsår Välj institutionens ansvar Välj verksamhet 3 till Att göra efterkalkylen är enkelt -samlade-lankar-och-dokument/

37 37 och ger kunskap inför kommande beräkningar Lärandeprocess helhetsbedömning viktig för slutresultatet Särskilt för institutionsgemensamma kostnader Särskilt för verksamhet av liten omfattning Budget- eller kalkyldifferens? (De kan ta ut varandra.) Budgetavvikelse eller kalkyldifferens? En budgetavvikelse innebär att stödverksamheten kostat mer eller mindre än budgeterat. saldo på funktionsverksamhet = budgetavvikelse En kalkyldifferens uppstår när kärnverksamheten blir större eller mindre än budgeterat eftersom påläggen då kalkylerats för högt eller lågt. saldo på verks 300 = kalkyldifferens Över- respektive underskott inom stödverksamheten förs om till kärnverksamheten, men stannar på institutionsnivån.

38 38 SUHF-modellen jämförelser Jämförelse av gemensamma kostnader mellan lärosätena JÄMFÖRELSETAL Andel stödkostnader i förhållande till totala kostnader (inkl stödkostnader) VÄRDEN Budgeterade gemensamma kostnader 2015 Kostnader 2014 enligt resultaträkningen - endast externa kostnader (interna kostnader eliminerade) BERÄKNING(tkr) Utbildning 33 % = 24,3 % Forskning 19 % SUHF-modellen jämförelser

39 39 EKONOMISPEL SUHF-modellen jämförelse inom GU 45% Andel stödverksamhet av totala verksamhetskostnader (procentsatser enligt budget 2015) 40% 35% 34,2% 34,6% 33,5% 33% 33,2% 35,0% 35,5% 37,1% 34,4% 30% 29,3% 25% 22,5% 25,9% 22,5% 24,1% 22,2% 24,1% % % 10% 5% 0% HFS SFS HHFS UFS SA NFS KFS ITFS Hur ska man räkna för att få täckning för alla kostnader vid externfinansierad verksamhet?

40 40 Kalkylexempel Direkta kostnader 35% Personal 120 Lokal 20 Drift 30 Avskrivningar 20 Indirekta kostnader 52 Total projektkostnad 242

41 41 Prissättning uppdrag Konkurrens Nedsättning av gemensamma kostnader Aldrig samfinansiera uppdragsverksamhet/konkurrens/ kalkylerauppdragsverksamhet/indirektakostnader/ Vad gör man när finansiären inte vill betala för alla kostnader? 24,1% forskning/samfinansiering/

42 42 Samfinansiering Innebär att medel tas antingen från årets anslag, överskott eller balanserat kapital för att täcka kostnader som en bidragsgivare inte finansierar. Tidigare syntes samfinansieringen inte i redovisningen. Indirekta kostnader togs inte ut av projekten. Nu är det medvetet beslut. Kräver styrning. forskning/samfinansiering/ Systemstöd för samfinansiering fr o m 2016 Beräknas som mellanskillnaden mellan den externa finansieringen och den totala projektkostnaden inklusive indirekta kostnader. Systemstödet i AGRESSO använder kvoten av mellanskillnaden och budgeterade projektkostnader som en procentsats. Procentsatsen triggas mot kostnaderna månadsvis i samband med periodavslutet. Följer kostnaderna istället för bidragsinkomsterna. forskning/samfinansiering/

43 43 Påläggens storlek och beräkning vid Göteborgs universitet utredning 2015 Ja, påläggen inom Göteborgs universitet är högre än vid andra lärosäten med medicinsk fakultet. Göteborgs universitet har högre kostnader för stödverksamheten, vilket ger högre pålägg. Undantag från debitering istället för ökad finansiering ger högre pålägg. SUHF-modellen ifrågasätts internt Gör GU rätt? Påläggens storlek och beräkning vid Göteborgs universitet utredning 2015 Åtgärdsförslag Utbildning i SUHF-modellen införs Övergripande presentation av SUHF-modellen på svenska och engelska tas fram SUHF-modellens tillämpning beaktas när nytt budgetverktyg anskaffas Genomlysa undantagen med syfte att minska dem. Justera riktlinjerna så att ett och samma basår används inom hela universitetet.

44 44 Avslutning Utvärdering Hör gärna av er med frågor! SUHF-modellen redovisning av direkta och indirekta kostnader Utbildningen syftar till att ge ekonomer som arbetar med budget, uppföljning och redovisning kunskap om redovisningsmodellen för full kostnadsredovisning (=SUHF-modellen). Efter utbildningen ska deltagarna: - Kunna tillämpa modellen - Kunna beskriva modellen - Känna till modellens bakgrund och historik i stora drag

45 45 Punktlista för budgetarbetet Nedan listas aktiviteter rörande SUHF-modellen som sker i samband med budgetarbetet, de kan göras i olika ordning beroende på vilken metod som används Lägg in de fasta beloppen för universitets- och fakultetsgemensamt för utbildning respektive forskning i din budgetfil (om du har en egen sådan). Lägg in bastjänster för campus och servicecenter i institutionens stödbudget under infrastruktur och service. Ordinarie kostnader (lön, material mm) inom stödverksamheten budgeteras på respektive funktion. Ta fram stödverksamhetens andel av lokalkostnaderna (främst efter verkligt användande, om det inte är möjligt välj schablon). Budgetera stödverksamhetens andel av lokalkostnaderna på respektive funktion exempelvis via funktionens andel av total lönekostnad. Ta fram stödverksamhetens andel av IT kostnaderna (främst med verkligt användande som grund, exempelvis via x-id) och för in i budget för stöd. Budgetera stödverksamhetens andel av IT-kostnaderna på respektive funktion exempelvis via funktionens andel av total lönekostnad eller x-id. Eventuell direktifiering av kostnader (via kostnadsreduktion i stödbudgeten, för senare omföring på berörd verksamhet) Innebär att en stödkostnad läggs på stödbudgeten men sedan förs om till ett specifikt projekt/verksamhet genom OH-konto. Dela upp stödkostnaderna i respektive funktion på utbildning/forskning/gemensamt. Ta fram rapporten fördelningsbas i Agresso från senast avslutade räkenskapsår och beräkna fördelning mellan utbildning och forskning av det som lagts som gemensamt i stödbudgeten. Som hjälp i fördelningen används blanketten mall för fördelning mellan utbildning och forskning som finns på budgetwebben. Belopp för respektive utbildning och forskning klara. Lägg in Stödverksamhetens budgetbelopp för utbildning respektive forskning i budgetfilen (om sådan finns) för att få fördelningen ut på respektive verksamhet. Kostnadsbasen är lön+drift (inkl. IT men ej lokaler, avskrivningar) Beräkna påläggssatserna och fördela ut stödverksamhetens kostnader på verksamheterna. Gör en bedömning om påläggen är rimliga, framför allt utifrån hur trolig budgeten är. Detta kan vara svårt om man är ny och i sin första budgetprocess. Det kan vara bra att göra efterkalkyler på tidigare års pålägg för att se hur årets pålägg förhåller sig till tidigare års och varför det ser ut som det gör. Det kan också vara värdefullt att titta på budget-utfallshistorik.

46 46 Fördelningar och pålägg som ska vara gjorda när processen klar: Fördelning mellan utbildning, forskning och stöd ska så långt som det är möjligt utgå från verkligt användande av resurser. Indirekta kostnader Pålägg gällande fasta belopp: Universitetsgemensamt till utbildning. Universitetsgemensamt till forskning. Fakultetsgemensamt till utbildning. Fakultetsgemensamma till forskning. Pålägg gällande institutionsbudgeterade belopp: Stödkostnader till utbildning (gemensam metod). Arbeta först fram själva beloppet (fördelningen) för stödkostnader till utbildning (interna bedömningar utifrån SUHF:s riktlinjer, använd blankett på Budgetwebben). Stödkostnader till forskning (gemensam metod). Arbeta först fram själva beloppet (fördelningen) för stödkostnader till forskning (interna bedömningar utifrån SUHF:s riktlinjer, använd blankett på Budgetwebben). Lokaler och IT Arbeta fram IT- kostnad till stöd (totalt belopp kommer från GU), resten är kärnverksamhet (intern fördelningsmetod). Fördela IT-kostnad till utbildning (intern fördelningsmetod). Fördela IT- kostnad till forskning (intern fördelningsmetod). Använd beloppet för att räkna ut pålägg för IT- kostnad till utbildning (gemensam metod). Använd beloppet för att räkna ut pålägg för IT- kostnad till forskning (gemensam metod). Arbeta fram lokalkostnad till stöd (totalt belopp kommer från GU), resten är kärnverksamhet (intern fördelningsmetod). Fördela lokalkostnad till utbildning (intern fördelningsmetod). Fördela lokalkostnad till forskning (intern fördelningsmetod). Använd beloppet för att räkna ut pålägg för lokalkostnad till utbildning (gemensam metod). Använd beloppet för att räkna ut pålägg för lokalkostnad till forskning (gemensam metod)

47 GÖTEBORGS UNIVERSITET Ekonomienheten Löpande redovisning i verksamhetsgrupp 3 Fakultetsnivån Verks 300 Avräkn vgr3 Verks 310 Ledning Verks 320 Utb/fo adm Verks 330 Ek/pers adm 1) ) 5) 4 5 2) 5) ) 5) ) 2) 50 3) 1 3) 3 3) 4 4) 1 4) Institutionsnivån Verks 300 Avräkn vgr3 Verks 310 Ledning Verks 320 Utb/fo adm Verks 330 Ek/pers adm 6) ) 5) 4 5 2) 5) ) 5) ) 2) 50 3) 1 3) 6 3) 5 4) 2 4) 1 Löpande redovisning i verksamhetsgrupp ) ) Fakultetsnivån Kostnadsbärare Verks 400 Ink pålägg Verks 410 Lokalkostn Verks 420 IT-kostn Verks 10 Verks ) 7) 7 16) 2 12) ) 12) ) 2 4) 15) 1 8) 105 8) 100 9) 40 9) 35 14) 10 14) Redovisningshändelser Debet Kredit Institutionsnivån Konto Konto 1) Kostnaden för universitetsgem/ub till GF Verks 400 Ink pålägg Verks 410 Lokalkostn Verks 420 IT-kostn 2) Omföring till stödfunktionerna för finansiering av deras budget ) 7) 75 16) 22 3) Lokalkostnaden för varje stödfunktion omförs till V ) 15) 6 4) IT-kostnaden för varje funktion omförs till V ) 5) Stödfunktionernas egna kostnader (lön, drift) 4*/5* 3 4) 6) Kostnaden för universitets- o fakultetsgemensamt till fakulteten ) Lokalhyran till infra ) Indirekta kostnader för kostnadsbäraren (triggade pålägg) univgem fakgem instgem ) Direkta lokalkostnader för kostnadsbäraren (triggade pålägg) ) Kalkyldifferens: Indirekta kostnader +5, dir lokalkostn +3 11) Budgetdifferens: Budgeten överskriden med 2 (32-30) 12) Direkta kostnader för kostnadsbäraren (löner, drift etc.) 4*/5* 13) Anslagsintäkt 301* 14) IT-kostnad (triggade pålägg) ) Lokalvårdskostnaden till infra ) IT-kostnaden till infra 5725/5726