SUHF-modellen, en redovisningsmodell för indirekta kostnader

Transkript

1 SUHF-modellen, en redovisningsmodell för indirekta kostnader - en introduktion Stockholm, Christina Adolfsson, Enhetschef ekonomienheten Umeå universitet HfR redovisningsråd E-post: suhf-modellen@suhf.se

2 SUHF-modellen - introduktion Varför? Hur?

3 Varför? Vem ska betala för indirekta kostnader? Regeringen (anslag) Finansiärer (externa medel) Källa: UKÄ 2017:1

4 Bakgrund Historik 2007: rekommendation från SUHF, alla rektorer enade : arbete med modellen Implementeringen SUHF-modellen har ett antal grundläggande principer Varje lärosäte har utifrån dessa anpassat sin egna förutsättningar 2010: infört på lärosätena SUHF-statistiken Regleringsbrev

5 Ur regleringsbrev. De indirekta kostnaderna bör beräknas med utgångspunkt i den modell som har tagits fram av Sveriges universitets- och högskoleförbund tillsammans med vissa finansiärer. (UoH) Bidrag för forskningsprojekt vid universitet och högskolor ska omfatta medel för de direkta och de indirekta kostnaderna i samma proportioner som beräknats för projektet i dess helhet. (VR)

6 SUHF-modellen varför? Modellen ska leda till rättvisande redovisning och kalkylering samt bättre uppföljning av full kostnadstäckning vid högskolornas olika verksamheter. Öka finansiärers förtroende för högskolornas redovisning och därmed till en förbättrad dialog kring finansieringsfrågor.

7 Direkta & indirekta kostnader Vad är skillnaden? Ex. bidragsfinansierat forskningsprojekt Direkta Indirekta Forskarlöner Ekonom, administr. Materialinköp IT-stöd Resekostnader Lokal för stödpersonal Hotell/logi HR-funktion Forskarens eget rum gemensamma resurser som nyttjas av projektet Kostnad som är exklusiv för projektet

8 Kärn & stödverksamhet Kärn: Utbildning på grund o avancerad nivå, Forskning/forskarutb, Samverkan Stöd: Administration gemensam för flera kostnadsbärare Kan vara svårt med gränsdragning.

9 Hur? Påläggsfördelning procent eller fasta belopp Fördelningsbas (hur mycket ska varje kostnadsbärare betala?) De indirekta kostnaderna delas in i typ av kostnad Skilj mellan grundutbildning och forskning Två eller tre organisatoriska nivåer

10 Fördelning av indirekta/ gemensamma kostnader Högskolegemensamt Fakultetsgemensamt Institutionsgemensamt Pålägg Fördelningsbas Direkta kostnader Direkta kostnader Direkta kostnader Direkta kostnader Kostnadsbärare

11 Fördelningsbas Lärosäten har valt olika fördelningsbaser Direkt lön Direkt lön och direkt drift Direkt drift Direkt lön Direkt lön och direkt drift

12 SUHF-modellen Gemensamma kostnaders funktioner indirekta kostnader 1. Ledning 2. Utbildnings- resp. forskningsadministration 3. Ekonomi- och personaladministration 4. Infrastruktur och service 5. Bibliotek 6. Nivåspecifikt mm.

13 1. Ledning Högsta ledningen på nivån med tillhörande stöd-/stab-/kanslipersonal, ledningsanknutna kostnader samt styrelser och nämnder. Chefer på mellannivåer vid centrala nivån och fakulteter, t ex personalchef, ingår normalt inte i ledningsfunktionen utan hör ihop med den funktion, som chefen representerar. Chefer under prefekten på en institution, i den mån de ingår i institutionsledningen och finansieras som gemensam kostnad, förs till ledningsfunktionen. För en administrativ chef vid en fakultet/institution, proportioneras kostnaden på administrative chefens arbetsuppgifter t ex mellan ledning och ekonomi- och personaladministration. Högskolegem Rektor med kansli Förvaltningschef/stab Universitetsstyrelse Internrevision Förvaltningsjurist Fakultetsgem Ordförande/dekanus med kansli Fakultetsnämnd/- styrelse Institutionsgem Prefekt/motsvarande med stab Högsta institutionsledningen Institutionsstyrelse

14 2. Utbildn resp forskn.admin. Utbildningsadministration, forskningsadministration, beredning, planering, styrning, kvalitets- /effektivitetsarbete, uppföljning/utvärderingar, upphandling, verksamhetsadministrativa stödsystem Samverkan med omvärlden: internationalisering, näringslivskontakter, regional utveckling, kontakt/rådgivning, externfinansieringsstöd, EU-stöd, juridisk service, administrativa stödsystem Specifika kostnader inom utbildning: studieinformation, rekrytering, antagning, studievägledning, examination, handikappåtgärder, högskoleprov, schemaadministration, tentamensadministration, studiedokumentation, kursutvärderingssystem, studentportal, studentförsäkringar, Studenthälsa, internationellt studentutbyte Specifika kostnader för forskning: Rådgivning externfinansiering, forskningsdatabas Högskolegem Utbildningsenhet Forskningsenhet Studerandeservice Externa relationer Affärsjurist Akademiska högtider Fakultetsgem Beredning/ handläggning Studerandeservice Programansvar Forskningsstudierektor Institutionsgem Ämnesföreträdares indirekta kostn Utbildningsledare Forskningsledare Utbildningsadministration Projektadministratör

15 3. Ekonomi- och personaladministration Ekonomi: administration, styrning, planering, resursfördelning, kalkylering, budgetering, redovisning, uppföljning, bokslut, årsredovisning, ekonomiadministrativa system etc. Personal: administration, anställningsärenden, lönehantering, arbetsmiljö, rehabilitering, lönebildning, personalpolicy, uppföljning/statistik, reseräkningshantering, personaladm system, anställningsnämnder, personalstiftelse, facklig verksamhet etc. Högskolegem Ekonomienhet Personalenhet Planeringsenhet Fakultetsgem Anställnings- /rekryteringsnämnd Budgetsamordnare Controllers på fakultetskansli Institutionsgem Ekonom Ekonomiadministratör Personaladministratör

16 4. Infrastruktur och service Fastighetsplanering: lokalplanering, säkerhets-/miljöfrågor etc. IT-drift och underhåll: teknisk plattform och utveckling av strategier och policys etc. Licenser för administrativa stödsystem hänförs till respektive funktion. Information/kommunikation: telefoni, telefonväxel, intern/extern information/kommunikation, marknadsföring, marknadsföringsstrategier, policy, hemsidor, Web, personaltidning, studiebesök, sponsring, public relations, presstjänst, varumärke, grafisk profil etc. Logistik och service: administrativ service, post-/godshantering, vaktmästeri, reception, diarieföring, arkivhantering, ärende- och dokumenthanteringssystem, parkeringshantering etc. Högskolegem Fastighetsenhet IT-teknisk plattform Informationsenhet Reception Registratur Fakultetsgem IT-tekniker Institutionsgem IT-tekniker Webredaktör Registrator

17 5. Bibliotek Biblioteksverksamhet: kundrelationer/service, studiemiljö, katalogisering, mediainköp, samlingar/tidskrifter, kursböcker, sökstationer, publikations- /artikeldatabaser etc. Kostnader för t ex ledning och ekonomihantering är en del av totalkostnaden för biblioteksfunktionen. Högskolegem Huvudbibliotek Fakultetsgem Fakultetsbibliotek Institutionsgem Institutionsbibliotek

18 6. Nivåspecifikt m.m. Kostnader för övriga åligganden och åtaganden. Kostnader för extraordinära/nivåspecifika poster. Kostnaderna specificeras i projektkalkylen.

19 Rättvisa Effektivitet 19

20 Kostnadsberäkning och finansiering Kostnadsberäkning: Att med hjälp av en kostnadskalkyl fastställa vad kostnadsbäraren kostar oavsett finansiering Finansiering: Att från en eller flera finansiärer hitta finansiering som täcker den totala kostnaden 20

21 Full kostnadstäckning - Projektkalkyl

22 Olika syn på finansiering % av indirekta kostnader Proportionell finansiering

23 Behov av samfinansiering tydliggörs Samfinansiering

24 SUHF-statistiken insamling Varje vår lämnar UoH in uppgifter om de budgeterade indirekta kostnaderna för året till SUHF SUHF sammanställer och presenterar statistiken;

25 andel indirekta kostnader Jämförelse tidigare år - forskning 30% 10 största lärosäten - forskning 25% 20% 15% 10% % 0% CTH GU KI KTH LiU LU SLU SU UmU UU SUHF-statistiken 2016/Ann-Kristin Mattsson/

26 andel indirekta kostnader Jämförelse tidigare år - forskning 40% Lärosäten med forskningsvolym >200 mnkr 35% 30% 25% 20% 15% 10% % 0% HJ KaU LNU LTU MAH MdH MiU SH ÖU SUHF-statistiken 2016/Ann-Kristin Mattsson/

27 andel indirekta kostnader Jämförelse tidigare år - utbildning 50% 10 största lärosäten - utbildning 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% % 0% CTH GU KI KTH LiU LU SLU SU UmU UU SUHF-statistiken 2016/Ann-Kristin Mattsson/

28 andel indirekta kostnader Jämförelse tidigare år - utbildning 50% Lärosäten med utbildningsvolym >550 mnkr 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% % 0% HJ KaU LNU LTU MAH MdH MiU ÖU SUHF-statistiken 2016/Ann-Kristin Mattsson/

29 Använda SUHF-statistiken? Använda modellen för Benchmark Komplicerat! det går inte att få en rättvisande bild av omfattningen på institutionens stödverksamhet i förhållande till en annan institution vid samma lärosäte eller vid ett annat lärosäte genom att jämföra påläggsprocentsatser. (SUHF-modellen i verkligheten)

30 Använda SUHF-statistiken? Lärosätens olika sammansättning, verksamhet och styrning ger olika procentsatser Grundutbildning generellt högre gemensamma kostnader än forskning Mindre högskolor har generellt högre procentsatser Stordriftsfördelar

31 Använda SUHF-statistiken? Jämför inte lärosätenas procentsatser, titta i stället på vad ett bidragsprojekt kostar att driva!

32

33 Diskussionsfråga Vilka styrkor och svagheter finns med SUHF-modellen?

34 Styrkor En gemensam modell för universitets- och högskolor Kontinuitet, har använts under många år nu Möjliggör jämförelser mellan lärosäten och inom lärosätet Möjliggör en rättvis fördelning av indirekta kostnader Möjliggör en full kostnadskalkyl för forskningsprojekt Visar behov av eventuell samfinansiering vid extern finansiering Kostnadseffektiv Enklare uppföljning Ordning och reda

35 Svagheter Tillämpning svår att förstå Finns inbyggd gränsdragningsproblematik Olika tillämpningar på lärosätena försvårar jämförelser Olika fördelningsbaser (direkt lön eller direkt lön + driftskostnader) gör jämförelse svår mellan lärosäten Risken kan finns för suboptimering, tex Köper tjänster istället för att anställa personal Flyttar projekten till lärosäte med lägst oh-kostnad Alla finansiärer köper inte modellen, kräver egna kalkylmallar och samfinansiering => risk att modellen urholkas Kan kräva mycket administration