Projektplan för delprojekt D - Harmonisering av administrativa rutiner

Transkript

1 Universitetsdirektören Projektplan för delprojekt D - Harmonisering av administrativa rutiner Projektledare: Martin Melkersson Uppdragsgivare: Rektor Datum: Bakgrund och motiv Utredningarna Study of SLUs Organization and Structure (SLU ua Fe, , Organisationsutredningen) och On the Education at SLU (SLU ua Fe , Utbildningsutredningen) redovisade sina förslag under hösten Rektor fick styrelsens uppdrag att presentera och diskutera utredningarnas förslag inom universitetets organisation och att fastställa en handlingsplan för förändringsarbetet och därtill hörande kommunikationsplan. Rektor fastställde en handlingsplan för förändringsarbetet. I beslutet utses universitetsdirektör Martin Melkersson till ledare av delprojektet D, Harmonisering, administration. 2. Syfte och mål samt nytta med projektet Förändringsarbetets övergripande syftet är att det ska leda till förändringar som skapar bättre förutsättningar för SLU att åstadkomma kraftsamling och prioritering, ett enhetligt arbetssätt, ökad intern samverkan samt ökad effektivitet i resursutnyttjandet. Förändringarna ska leda till en ökad tydlighet både internt och i omvärlden om vad SLU står för och stärka universitetets konkurrenskraft. Delprojektets syfte är att harmonisera vissa administrativa rutiner för att underlätta rörlighet mellan institutioner och fakulteter och göra det möjligt att dela institutioner mellan fakulteter. Ett annat syfte är att öka transparensen och underlätta för organisationen att förstå regelverk och styrmekanismer. En del av delprojektets syfte är också att effektivisera rutinerna för rekrytering av högre anställningar för att säkerställa personalförsörjningen vid institutionerna. 3. Avgränsningar samt påverkan på annan verksamhet För att uppnå delprojektets syfte och mål görs inledningsvis en avgränsning till att harmonisera rutiner som bedöms få störst effekt och genomslag i hela organisationen. Arbetet bedöms endast marginellt påverka annan verksamhet. Viss försening av annat utvecklingsarbete kan dock förväntas. SLU, Box 7070, SE Uppsala, Sweden tel: +46 (0) Org.nr info@slu.se

2 4. Kritiska faktorer Den framtida organisationen är inte känd (kan försvåra arbetet inom underprojektet Anslagsfördelningsmodeller) 5. Genomförande Harmonisering av administrativa rutiner pågår ständigt i olika projekt. Under flera år har ledningskansliet drivit ett arbete med att se över 25 processer som under 2012 ersattes av 16 roller 1. Rektor fastställde i oktober 2012 Riktlinjer för utbildning på forskarnivå. Beslutet innebär en harmonisering av arbetet med utbildning på forskarnivå på olika nivåer inom universitetet. Riktlinjer för externfinansiering fastställdes av rektor i december Riktlinjerna ger ett förstärkt stöd till institutionerna i handläggningen av ansökningar om externa bidrag samt förbereder för en digitaliserad kontraktsprocess. Ett flertal utvecklingsprojekt har under senare år bedrivits för att skapa ett harmoniserat arbetssätt inom universitetsadministrationen. Exempel på slutförda utvecklingsprojekt är Ansvarsfördelning inom säkerhetsområdet, Fullkostnadsbaserade bidragsansökningar (SUHF-modellen), Införande av ett gemensamt e-postsystem inom hela SLU, gemensamma och enhetliga webbar för externa besökare respektive medarbetare, Standardiserade arbetssätt för reseräkningar, Standardiserad fakturahantering, Gemensam budgetmodell, Rutiner för granskning av underlag vid antagning till utbildning på forskarnivå och Förtydligande av riktlinjerna för antagning till docent. För närvarande pågår ytterligare utvecklingsprojekt, bland annat e-beställning, Gemensam katalog över anställda och verksamma vid SLU (IDIS), Översyn av dokument- och ärendehantering, Gemensamma definitioner av organisatoriska enheter, Interna uppsägningsregler av lokaler samt Beslutsmodell för investering. Exempel på områden som i ett senare skede ska harmoniseras är bland annat Facility management/intendenturerna och Inköp och upphandling. Utöver ovan redovisat genomfört och pågående harmoniseringsarbete prioriteras i det här delprojektet analys och utveckling av rutiner för 1 ( 2(5)

3 1. Anslagsfördelningsmodeller 2. Beräkning av overheadkostnader 3. Rekrytering till högre anställningar Valet av dessa administrativa rutiner har gjorts för att underlätta såväl samverkansprojekt som flytt mellan fakulteter samt att säkerställa personalförsörjning vid institutionerna. Underprojekt 1 - Anslagsfördelningsmodeller En total harmonisering av hela anslagsfördelningsmodellen bedöms inte nödvändig eller ens önskvärd eftersom fakulteterna måste ges handlingsutrymme, framförallt i mer strategiska prioriteringar. En avgränsning görs därför till följande områden: Prestationsmodeller inom forskning och utbildning på forskarnivå, Finansiering av högre anställningar, Styrning och finansiering av utbildning på grund- och avancerad nivå (denna fråga hanteras initialt i första hand inom delprojekt B Ledningsstruktur). I samband med implementeringen av rutinerna i delprojekt B övergår området till en anslagsfördelningsfråga). I arbetet ingår också att göra en översyn av hur uppdrag ges, hur de följs upp och hur uppdragen bidrar till uppfyllelsen av SLU:s mål. Underprojekt 2 - Overheadkostnader Med overheadkostnader avses såväl fakultets- som institutionsoverhead inkluderande direkta och indirekta kostnader, lokaler, infrastruktur, m.m. SUHF-modellen ska vara utgångspunkt för arbetet. Arbetet inleds med en kartläggning av hur institutioner/motsvarande hanterar fastställt regelverk. I det inledande skedet ingår också att kartlägga hur andra lärosäten hanterar frågan och vilka nivåer på overheadkostnader som de har. Nästa steg är att tydliggöra hur befintligt regelverk ska hanteras så att större likhet skapas. Målsättningen är inte att uppnå en enhetlig overheadkostnad på alla institutioner, bland annat olika stora lokalkostnader hindrar det. Däremot är målet att institutioner ska tillämpa regelverket på ett enhetligt sätt. Fakultetsoverheaden däremot bör kunna vara enhetlig. Rutiner för köp/sälj mellan fakulteter/institutioner/motsvarande ska hanteras inom ramen för detta arbete. Underprojekt 3 Rekrytering till högre anställningar Med högre anställningar avses professor, universitetslektor och biträdande universitetslektor. I detta underprojekt ingår inte finansiering av anställningarna (ingår i underprojekt 1). 3(5)

4 Konsultfirman Deloitte genomförde under hösten 2012 en analys ärendehanteringen vid SLU av vissa processer, bland annat rekrytering till högre anställningar. Av slutrapporten framgår att tio olika aktörer i dag är involverade i rekryteringsprocessen av högre anställningar. Nämnder och styrelser är delaktiga i besluten och sammanträder med olika antal veckors mellanrum. Ärendena blir beroende av dessa mötesrutiner och kan därför bli liggande utan behandling under lång tid i väntan på ett möte trädde förändringar i högskoleförordningen i kraft rörande bland annat rekryteringsprocessen. I detta underprojekt ska de nya bestämmelserna granskas och rutinerna för rekrytering av högre anställningar anpassas till dessa i syfte att minska antalet beslutsfattare och förkorta rekryteringsprocessen. Andra delar i rekryteringsrutinerna som behöver harmoniseras är rutiner för diarieföring för att skapa en transarent process och för att det ska bli enklare att följa ett ärende. Ett systemstöd som stöd till rekryteringsrutinen ska också utvecklas. 6. Tidsplan 25 januari 12 april genomförs närmare specificering och analys av de olika underprojekten med en redovisning av de moment som ska genomföras. Eventuella konsekvensanalyser genomförs parallellt med detta arbete. 16 april utskick till styrelsen. 24 april fattar styrelsen ett inriktningsbeslut. 25 april 31 maj slutförs arbetet i de olika underprojekten. 11 juni utskick till styrelsen juni fattar styrelsen slutligt beslut. I och med detta beslut startar implementeringsfasen. 7. Projektorganisation Universitetsdirektöre Martin Melkersson är projektledare för delprojektet. Underprojektledarna rapporterar kontinuerligt till universitetsdirektören. Maria Hart är koordinator för delprojektet och ansvarar för att sammanställa slutrapporten. Underprojekt 1 - Anslagsfördelningsmodeller Arbetet leds av ledningskansliet. Underprojektledare är Daniel Gillberg. Arbetet ska bedrivas i samverkan med fakultetskanslierna. 4(5)

5 Underprojekt 2 - Overheadkostnader Arbetet leds av ekonomiavdelningen. Underprojektledare är Anna Sjölander. Arbetet ska bedrivas i samverkan med fakultetskanslierna. Underprojekt 3 - Rekrytering av högre anställningar Arbetet leds av IT-avdelningen. Underprojektledare är Stefan Edholm. Arbetet ska bedrivas i samverkan med fakultetskanslierna och personalavdelningen. Styrgrupp Till delprojektet knyts en styrgrupp bestående av universitetsdirektör Martin Melkersson, kansliernas strategiska möte (KSM, som består av fakultetsdirektörerna, chefen för ledningskansliet och chefen för enheten för planering och uppföljning vid ledningskansliet) samt koordinator Maria Hart. I frågor rörande Overheadkostnader respektive Rekrytering av högre anställningar adjungeras Malin Larsson Lewin respektive Stefan Cederqvist till gruppen. 8. Resurser och budget Arbetet bedrivs inom ramen för varje avdelnings och kanslis ordinarie personella resurser och budget. Delprojektet förutsätts vid behov kunna utnyttja av rektor avsatta medel för förändringsarbetet, 2 mnkr första halvåret Kommunikation/ förankring under och efter projektet Kommunikation om delprojektet följer den kommunikationsplan för förändringsarbetet som beslutats av rektor. Arbetet och förslag i delprojektet förankras löpande i ledningsrådet och i den administrativa chefsgruppen. Personalorganisationerna bjuds in till ledningsrådets sammanträden då förändringsarbetet behandlas. En referensgrupp med företrädare för prefekter och administrativa chefer bildas för diskussion och förankring av förslagen. 10. Godkännande av projektplanen Projektets planering och förutsättningar godkänns samt uppdraget accepteras av uppdragsgivaren och projektledaren. 5(5)